Procedimiento para la Gestión de Nómina y Beneficios

Transcripción

1 Procedimiento para la Gestión de Nómina y Beneficios Objetivo: Establecer los lineamientos para el registro, el cálculo y la cancelación de la nómina y los beneficios monetarios en la Unidad de Negocio Hidropaute. Versión: 1.0 Fecha de vigencia: 31 de agosto del 2015

2 Tabla de Contenido Tabla de Contenido Tabla de Contenido Alcance Definiciones Referencias Responsabilidades y Políticas Procedimiento para la Gestión de Nómina y Beneficios Elaboración de Rol de Pagos Generación de Ingresos Aplicación de Descuentos y Retenciones Procesamiento de Rol de Pagos Emisión de Rol de Pagos y documentos habilitantes Realizar el cálculo de la primera quincena Generación de Otros Procesos de pago al Personal Realizar cálculo de Ingresos Realizar cálculo y aplicación de descuentos y retenciones Verificación de otros procesos de pago al personal Emisión de otros procesos de pago al personal Cálculo para pago de viáticos, subsistencias, transporte y movilización Cálculo para el pago de Liquidaciones Cálculo de ingresos Cálculo y aplicación de descuentos Revisión de variaciones y cierre de liquidación Emisión de liquidación Disposiciones transitorias Derogaciones Diagrama de flujo Anexos... 12

3 Página 3 de 12 1 Alcance Este procedimiento comprende los pasos para el registro, el cálculo, la verificación, el cierre y pago de las remuneraciones y beneficios aplicables a los servidores de la Unidad de Negocio Hidropaute de acuerdo a la base normativa vigente y su aplicabilidad. 2 Definiciones Bonificación por Ubicación Geográfica: Constituye una asignación mensual adicional a la remuneración unificada, que se concederá al servidor que reside y labora permanentemente en campamentos y centrales de la Unidad de Negocio. Esta bonificación se pagará en la segunda quincena de cada mes y se calculará sobre la RMU de cada colaborador de acuerdo a los días efectivamente laborados, con un máximo de días por mes, conforme normativa vigente. Descuentos y retenciones: En cada rol de pago personal, se aplicarán las retenciones y descuentos conforme a las regulaciones tributarias aplicables, al aporte al IESS, por orden judicial o de autoridad competente y los que el servidor hubiere autorizado como son: anticipo, sobregiros, aportes y descuentos de convenios. Todos estos descuentos y retenciones que aplican al rol, Talento Humano los recepta hasta el día 22 del mes en curso. Jornadas Extraordinarias y Suplementarias: corresponde a las horas de trabajo que se cumplan para realizar trabajos especiales, extraordinarios o urgentes, aprobadas por el Subgerente o Jefaturas Gerenciales y comunicadas a la Jefatura de Talento Humano, estas serán reconocidas de acuerdo a: Jornada Extraordinaria: Corresponde a las horas de trabajo que se cumplan en días de descanso obligatorio, en las que se aplicará un incremento del cien por cien (100%) de la remuneración Recargo por Trabajo Nocturno: El trabajo en la jornada nocturna, entendiéndose por tal, la que se realiza entre las 19h00 y las 06h00 del día siguiente, se aplicará un incremento del veinticinco por ciento (25%) de la remuneración. Jornada Suplementaria: Corresponde a las horas de trabajo que superen la jornada regular hasta las 24h00, en las que se aplicará un incremento del cincuenta por ciento (50%) de la remuneración. Si las horas suplementarias se cumplen entre las 24h00 y las 06h00 del día siguiente, éstas se pagarán con el 100% de recargo. Pago de las Remuneraciones: Las remuneraciones se fijan por jornadas mensuales de trabajo y se cancelarán en períodos quincenales. Los pagos se realizarán en moneda de curso legal mediante transferencias bancarias a las cuentas bancarias que los servidores mantengan para el efecto.

4 Página 4 de 12 Personal: Incluye la totalidad de los servidores de la Unidad de Negocio Hidropaute. Servidor: Persona natural que, bajo relación de dependencia, sea regida por el Código de Trabajo o por la Ley Orgánica de Empresas Públicas - LOEP, preste sus servicios lícitos y personales a la Unidad de Negocio Hidropaute. Encargo: Cumplir temporalmente con las funciones de un puesto vacante, hasta que se designe a su titular. Subrogación: Sustituir temporalmente a un colaborador que se encuentre ausente hasta que éste se reintegre a sus funciones. Sobregiro: Es el valor que se genera cuando los ingresos del colaborador son menores a sus descuentos. Remuneración por encargo o subrogación: Todo encargo de funciones o subrogación deberá ser autorizado por el Gerente de la Unidad de Negocio y deberá ser notificado al servidor para su conocimiento y aceptación, por escrito. Cuando un servidor sea encargado o subrogue las funciones de un puesto cuya remuneración sea mayor que la propia, durante todo el tiempo que dure el encargo o subrogación y hasta que el servidor titular se reintegre o sea designado, se le reconocerá la diferencia existente entre su remuneración y la correspondiente al cargo encargado o subrogado. RMU: Remuneración mensual unificada del servidor. Viáticos, Movilización y Subsistencias: Se refiere a los valores que se reconocerán a los servidores por concepto de viáticos, subsistencias, transporte y movilización, cuando el personal se desplace a cumplir tareas requeridas por la Empresa fuera del domicilio y lugar habitual de trabajo. Componentes adicionales de las Remuneraciones de las y los Trabajadores amparados por la Contratación Colectiva. Diferencia de Remuneración por Enfermedad: Se reconocerá la diferencia entre lo que paga el IESS por subsidio de enfermedad y el 100% de la RMU, al trabajador/a al momento de producirse una enfermedad profesional, no profesional o accidente debidamente certificado por el IESS. Este subsidio se reconocerá durante su enfermedad y hasta por el tiempo en el cual el IESS reconozca el mencionado subsidio. Subsidio por Antigüedad: Corresponde al 0,25% de la RMU del trabajador/a, multiplicada por cada año de servicio, cuyo valor se cancelará mensualmente. Subsidio Familiar: Corresponde al 1% del Salario Mínimo Unificado del trabajador en general, que se deberá reconocer por cada hija o hijo hasta los dieciocho (18) años de edad. Este subsidio se pagará por las hijas/os con discapacidad de cualquier edad, portadores del carnet del CONADIS. Descuentos aplicables a las y los trabajadores amparados por la Contratación Colectiva. El valor de las cuotas ordinarias y extraordinarias. Las multas que impusiere a sus afiliados/as.

5 Página 5 de 12 Todo tipo de descuento que solicite el gremio, basándose en su estatuto y/o reglamentos vigentes. 3 Referencias I Contrato Colectivo de trabajo entre la Empresa Pública Estratégica Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC y el Comité de Empresa de los Trabajadores CETRA-CELEC 4 Responsabilidades y Políticas Jefe de Talento Humano Aprueba los valores a pagar, descontar y provisionar resultantes de los procesos de nómina y la generación de los roles de pago respectivos; esto se incluye en procesos especiales como son: anticipos de remuneración, décimos, anticipo quincenal y otros particulares que la Unidad de Negocio requiera. Especialista de Talento Humano Procesa reportes e informes para el seguimiento y control. Verifica la asistencia o días laborados por el servidor a través del Registro de Ausentismo. Considera el cálculo por la diferencia de remuneración en casos de enfermedad o accidente de trabajo. Aplica los descuentos y retenciones correspondientes al período de cálculo, incluido el anticipo por quincena. Realiza el procesamiento y ajustes del Rol de Pagos, en el mecanismo utilizado para el efecto, calculando los ingresos y descuentos. Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relación de los ingresos, aportes patronales, pago de fondos de reserva al Seguro Social, provisiones de vacaciones y décimo tercero. En caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores; y revisa nuevamente hasta que los valores estén cuadrados, como resultado de este proceso se cierra el rol de pagos definitivo. Envía al Departamento Financiero el archivo de pago y reporte de novedades del mes. Genera el archivo de variaciones de sueldo para la carga al sistema informático del IESS. Realiza el cálculo de quincena y emite el archivo de pago que se envía al Departamento Financiero. Retiene los valores correspondientes por retenciones judiciales y aplica descuentos por anticipos de décimo tercer sueldo cuando se trata de este pago. A partir de la solicitud de viáticos autorizada que ingresa a Talento Humano, registra en el sistema los datos necesarios para el cálculo de viáticos.

6 Página 6 de 12 Verifica el Informe de Comisión de Servicios comparando contra los datos de la solicitud de viáticos, para solicitar la devolución del viático si fue anticipado o su liquidación. A partir de la motivación de la separación del empleado calcula los valores que correspondan a Liquidación de Haberes. Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relación de los ingresos, en caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores. Informa al IESS las novedades (aviso de salida, ingresos extras). Envía al Departamento Financiero la liquidación, y los documentos de soporte. Registra el acta de finiquito en el portal institucional del MRL para obtener el acta definitiva u cita para la conciliación del acta de finiquito Asistente de Talento Humano Colabora en las notificaciones por el ingreso y/o salida de personal y/o pasantes para mantener actualizada las novedades de entrada y salida con el IESS. Colabora con el procesamiento de las marcaciones o registros de entrada y salida de del personal. Trabajo Social Reporta los casos de enfermedad o accidente de trabajo, de acuerdo a las condiciones determinadas por la normativa legal vigente. Colaborador Para el reconocimiento de subsistencia geográfica, envía a Talento Humano el reporte de los días efectivos trabajados en campamentos, aprobado por la jefatura inmediata. Para el reconocimiento de horas extraordinarias o suplementarias, envía a Talento Humano el reporte, previamente aprobado por la Subgerencia o Jefatura Gerencial, correspondiente. Elabora la solicitud de anticipo de comisión de servicios e informe de liquidación con la aprobación del Jefe inmediato, para el pago y liquidación de viáticos dentro de los plazos establecidos. 5 Procedimiento para la Gestión de Nómina y Beneficios 5.1 Elaboración de Rol de Pagos Generación de Ingresos

7 Página 7 de Obtiene desde el mecanismo aplicado para el efecto, el Registro de Ausentismo, a través del cual verifica la asistencia o días laborados por el servidor. 2. A partir del día 10 del mes en curso, procesa las Tarjetas de Control de asistencia. 3. Considera el cálculo por la diferencia de remuneración en casos de enfermedad o accidente de trabajo. Trabajo Social 4. Reporta los casos de enfermedad o accidente de trabajo hasta el día 26 del mes en curso, de acuerdo a las condiciones determinadas por la normativa legal vigente. Colaborador 5. Para el reconocimiento de horas extraordinarias o suplementarias, solicita a la Subgerencia correspondiente la aprobación de las horas laboradas y las envía a Talento Humano hasta el día 22 del mes en curso. Para efecto del cálculo de ingresos de los colaboradores, se considera la información del mes anterior, recopilado a través de los Registros de Ausentismo, Registros de Horas Extras y las Tarjetas de Control respectivamente, con excepción de los avisos de enfermedad o accidentes de trabajo que se consideran sobre el mismo mes de elaboración del rol. Las Tarjetas de Control deben contar con las firmas de aprobación respectivas. A la información proporcionada en estas tarjetas se vincula el cálculo para el pago bonificación por ubicación geográfica. Se consideran como ingresos tributables (no grava en aportación al IESS) los valores por subsidio (reconocimiento) de antigüedad, familiar y la diferencia de subsidio de enfermedad o accidente Aplicación de Descuentos y Retenciones. 1. En el mecanismo utilizado para el efecto, aplica los descuentos y retenciones correspondientes al período de cálculo, incluido el anticipo por quincena. En caso de existir variaciones o cambio de sueldo o régimen, subrogaciones, así como Avisos de Entada o Salida de personal, deberán aplicarse hasta el cierre del rol del mes en curso. Cuando el valor de los descuentos supera los ingresos del servidor o trabajador, automáticamente el sistema procesa el cálculo del sobregiro, cuyo valor pasa a formar parte de una cuenta por cobrar. El colaborador debe cubrir el sobregiro a través de Tesorería, es decir depositándolo en la cuenta de la Empresa Procesamiento de Rol de Pagos 1. Realiza el procesamiento y ajustes del Rol de Pagos, en el mecanismo utilizado para el efecto, calculando los ingresos y descuentos.

8 Página 8 de Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relación de los ingresos, aportes patronales, pago de fondos de reserva al Seguro Social, provisiones de vacaciones y décimo tercero. 3. En caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores; y revisa nuevamente hasta que los valores estén cuadrados, como resultado de este proceso se cierra el rol de pagos definitivo Emisión de Rol de Pagos y documentos habilitantes. Jefe de Talento Humano 1. Revisa y autoriza la emisión del Rol de Pagos y obligaciones. 2. Envía al Departamento Financiero el archivo de pago y reporte de novedades del mes, hasta el día 27 del mes en curso. 3. Adicionalmente, genera el archivo de variaciones de sueldo para la carga al sistema informático del IESS Realizar el cálculo de la primera quincena 1. Calcula el porcentaje, vigente, del valor del sueldo o salario de cada servidor y trabajador, restando los valores de sobregiros, en caso de haberlos. 2. Emite el archivo de pago que se envía al Departamento Financiero hasta el día 13 del mes en curso. Jefe de Talento Humano 3. Revisa y autoriza la emisión del Rol de Pagos y obligaciones. Si el sobregiro supera el porcentaje de la quincena se incrementa temporalmente el porcentaje de la quincena para que se cubra el sobregiro. 5.2 Generación de Otros Procesos de pago al Personal Realizar cálculo de Ingresos 1. Calcula en base a los ingresos correspondientes, todos los valores de carácter aportable (sueldo, horas extras, subsistencia geográfica y otros ingresos), exceptuando, subsidios e ingresos por encargo o subrogación para los procesos de décimo tercero o décimo cuarto.

9 Página 9 de Para el proceso de liquidación de impuesto a la renta, considera en el cálculo todos los ingresos de carácter aportable Realizar cálculo y aplicación de descuentos y retenciones. 1. Registra los valores correspondientes por retenciones judiciales Verificación de otros procesos de pago al personal. Se procede igual que en el punto de este procedimiento Emisión de otros procesos de pago al personal. Jefe de Talento Humano 1. Revisa y autoriza la emisión de los roles de pago y obligaciones. 2. Envía al Departamento Financiero el archivo de pago y reporte de novedades. Esto se realiza hasta las fechas establecidas de acuerdo al proceso a ejecutar. 5.3 Cálculo para pago de viáticos, subsistencias, transporte y movilización. Realizar lo establecido en EL INSTRUCTIVO PARA PAGO DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN vigente. 5.4 Cálculo para el pago de Liquidaciones Cálculo de ingresos 1. A partir de la motivación de la separación del empleado o trabajador (puede ser: renuncia, desahucio, retiro voluntario, fallecimiento, jubilación, comisión de servicio sin sueldo), calcula los haberes correspondientes a vacaciones no gozadas, ropa de trabajo no recibida y otros ingresos a reconocer hasta la fecha efectiva de su salida Cálculo y aplicación de descuentos

10 Página 10 de Aplica los descuentos por anticipos, retenciones, quincena y por faltantes de activos de bienes asignados y no devueltos que consten en el certificado de bodega; y, adicionalmente cualquier valor pendiente de cobro Revisión de variaciones y cierre de liquidación 1. Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relación de los ingresos, egresos y provisiones de vacaciones, décimo tercero y cuarto e impuesto a la renta. 2. En caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores; y vuelve a revisar hasta que los valores estén cuadrados, como resultado de este proceso se cierra la liquidación e informa al IESS las novedades presentadas Emisión de liquidación Jefe de Talento Humano 1. Revisa y autoriza la emisión de la liquidación. 2. Envía a la Subgerencia Financiera la liquidación, el acta de finiquito y los documentos de soporte. 3. Registra el acta de finiquito en el portal institucional del Ministerio de Trabajo para obtener el acta definitiva y la cita para la respectiva suscripción. 6 Disposiciones transitorias Aplica desde la fecha de aprobación de este procedimiento. 7 Derogaciones No aplica.

11 Página 11 de 12 8 Diagrama de flujo

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