UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO. Nombre del proyecto: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE NÓMINA. Empresa:

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE NÓMINA Empresa: DESPACHO CONTABLE JORGE LUIS RAMÍREZ SÁNCHEZ Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINNISTRACIÓN AREA RECURSOS HUMANOS Presenta: Bautista Cabello María Guadalupe Asesor de la UTEQ M. en C. J. Cesar Guillermo Ferrusca Hernández Asesor de la Organización C.P. Jorge Luis Ramírez Sánchez Santiago de Querétaro, Qro, agosto del 2014

2 Resumen El proyecto fue elaborado en el Despacho Jorge Luis Ramírez Sánchez donde se muestra un Manual de Procedimientos para la Elaboración de Nómina. El principal objetivo al realizar el proyecto fue apoyar al personal encargado de nómina a optimizar tiempo, materiales y recursos para su elaboración. Cabe mencionar que también se le apoyo a la elaboración de su filosofía ya que en cualquier organización es de gran importancia. Para la elaboración de este proyecto se realizó la investigación de información adecuada de tal manera que fuera concisa y coherente misma que nos permitió elaborar los procedimientos detalladamente y así cumplir con los objetivos planeados. Los principales temas a tratar en este proyecto fueron la importancia de tener una filosofía, un manual de procedimientos en una organización. Para finalizar los resultados obtenidos con la elaboración de este manual cumplieron con los objetivos previstos al comienzo del proyecto. Algunas de las recomendaciones con en término de dicho proyecto es la actualización del mismo para que el personal encargado se mantenga renovado. 2

3 Description I am doing my professional stay in an Accounting Firm. It is in Querétaro. It is in a house. The place is small and has different rooms. There are seven employers and everyone has a desk because they have customers for the needs. The staff is very responsible, organized and friendly. The working environment is very nice. Name: María Guadalupe Bautista Cabello 3

4 Dedicatorias A Dios: por haberme dado el Don de la vida; por el tiempo y la salud necesaria para terminar mi carrera, gracias por cada segundo que me permitió estar con todos mis seres queridos en esta etapa de mi vida. A mi Mamá: por cada mañana que me daba su bendición, sus consejos, regaños y escucharme. Por haber reído mis alegrías y festejado mis triunfos pero también llorado mis tristezas y fracasos. A mi Papá: por el apoyo incondicional que me brindo durante mi estancia, por cada mañana al levantarse para llevarme a la escuela y todo el tiempo que me dio al esperarme para regresar más pronto a casa; por cada abrazo de alegría y de tristeza. A mi hermana: Por todas las noches de compañía, de risas y travesuras que compartimos. Por cada tarea compartida. A mis profesores: por haberme transmitido sus enseñanzas y prepararme para ser competente el mercado laboral. Al Despacho Contable Jorge Luis Ramírez Sánchez: Por haberme permitido realizar mis estadías y abrirme sus puertas en lo profesional. 4

5 Índice Pagina Resumen...2 Description...3 Dedicatorias...4 Índice...5 I. INTRODUCCIÓN...6 II. ANTECEDENTES...7 III. JUSTIFICACIÓN...12 IV. OBJETIVOS...13 V. ALCANCE...14 VI. ANÁLISIS DE RIEGOS...15 VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA...16 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES...18 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS...19 X. DESARROLLO DEL PROYECTO...20 XI. RESULTADOS OBTENIDOS...42 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...43 XIII. ANEXOS XIV. BIBLIOGRAFÍA 5

6 I. INTRODUCCIÓN El manual de procedimientos es de gran importancia dentro de alguna organización ya que apoyan a la realización de una actividad en específico además de esto se puede obtener el seguimiento adecuado y secuencial de las mismas en orden y en tiempo definido. Cabe mencionar que toda actividad requiere de determinación de tiempo, uso de recursos materiales, tecnológicos, y realización; es por ello que en el Despacho Contable Jorge Luis Ramírez Sánchez se realizará un manual de procedimientos de elaboración de nómina esto ayudará a la ejecución de la misma en menor tiempo y con los programas apropiados, de tal manera que se reduzcan los tiempos y que las personas que se estén capacitando para dicha actividad tengan una guía para su desarrollo. Sin embargo no solo apoyará a las personas de iniciación si no que permitirá a las personas del mismo despacho conocer las interrelaciones que tienen; así como la descripción detallada de cada actividad. 6

7 II. ANTECEDENTES. Filosofía del Despacho Contable Jorge Luis Ramírez Sánchez El Despacho Contable Jorge Luis Ramírez Sánchez está ubicado en Calle Virrey de Mendoza número 143 colonia Virreyes Querétaro.Cuenta con un historial y una experiencia de poco más de doce años, está conformado por el C.P, Jorge Luis Ramírez Sánchez (Titular) y la C.P, Alejandra Guadalupe Pérez Rodríguez (Administrador) en conjunto con una planilla de personal profesional. El despacho está dedicado a los servicios profesionales preponderantemente de contabilidad y administración empresarial para fines financieros, fiscales y de seguridad social. Así, mismo, ofrece asesoría y apoyo a empresas que requieran los servicios de teneduría de libros contables (compilación y registros sistemáticos de las transacciones financieras como; cheques de banco, facturas extendidas y facturas pagadas) además de trámites de las diversas autoridades fiscalizadoras a nivel federal, estatal y municipal, administración de nóminas, sueldos y salarios y previsión social. Es un despacho creado por contadores públicos competitivos con la calidad, honestidad y transparencia de nuestro trabajo, cualidades que son reflejadas a través de la excelente relación que mantiene con sus clientes, al igual que con las autoridades ante quienes son rendidos los resultados del trabajo. 7

8 Misión La misión en una organización es de gran importancia ya que es parte esencial y razón de ser, así como el motivo por el cual existe. Ahora bien el Despacho Contable Jorge Luis Ramírez Sánchez no cuenta con misión, es por ello que se propone la siguiente, recalcando que es solo una sugerencia en cuanto a posibles cambios: Somos un despacho contable dedicados a auxiliar al departamento de contabilidad en una organización, brindando nuestro servicio con el más alto conocimiento, calidad y compromiso para la satisfacción de nuestros clientes. (Elaboró: María Guadalupe Bautista Cabello.- Alumno) 8

9 Visión La importancia de tener una visión en las organizaciones es que ayuda a tener un enfoque hacia el futuro presentando constantes retos de mejora continua de tal manera que el personal que labora en la organización se interese en el constate crecimiento y desarrollo de la misma. Es por ello que se hace la siguiente propuesta para el Despacho Contable Jorge Luis Ramírez Sánchez recalcando que es solo una sugerencia en cuanto a posibles cambios: Llegar a ser el despacho contable más reconocido a nivel estatal con el mejor servicio y calidad para nuestros clientes. (Elaboró: María Guadalupe Bautista Cabello.- Alumno) 9

10 Valores Los valores es una herramienta importante en la vida de las personas ya que reflejan la ética de estas, además de esto se llevan en todos los ámbitos donde se desarrollan, ahora bien en las organizaciones estos no deben de dejarse fuera ya que ayudará a que la organización tenga un mejor ambiente. Sin embargo el Despacho Contable Jorge Luis Ramírez Sánchez no cuenta con valores primordiales para los miembros de esta, es por ello que se proponen los siguientes, recalcando que solo es una sugerencia en cuanto a posibles cambios: HONESTIDAD: este valor es requerido para el despacho debido a que se debe plantear la situación económica de la organización de acuerdo a los resultados obtenidos. RESPONSABILIDAD: predomina en el despacho debido al compromiso que se tiene con nuestros clientes y con el mismo. RESPETO: es fundamental un área de trabajo en donde las personas puedan realizarse en paz y libremente. (Elaboró: María Guadalupe Bautista Cabello.- Alumno) 10

11 Organigrama CONTADOR SECRETARIA Jorge Luis Ramírez Sánchez CONTADORA CONTADORA CONTADOR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR 11

12 III. JUSTIFICACIÓN. La importancia de realizar un Manual de Procedimientos en el Despacho Contable Jorge Luis Ramírez Sánchez es para la elaboración de actividades en menos tiempo utilizando el equipo necesario debido a que el trabajo que realizan es bajo presión por tal motivo si se actualizan los procedimientos de nómina con lo que se relaciona se obtendrá una reducción de tiempo, esfuerzo y trabajo. Tomando en cuenta que cada persona que se encuentra en el despacho es encargada de un procedimiento diferente se encuentra la relación entre sí; cabe resaltar que estos procedimientos deben ser lo más específico posible para cuando no se encuentre la persona encargada de la actividad otra la pueda suplir. Además de esto ayudará a la capacitación del nuevo personal de esta área. 12

13 IV. OBJETIVOS. Los objetivos que se pretender alcanzar con este proyecto son: Describir de forma detallada las actividades a realizar Ayudar a la capacitación del personal para esta área Reducir el tiempo en cuanto a la realización de actividades Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales 13

14 V. ALCANCE. El alcance que tendrá este proyecto será para el personal autorizado de la elaboración de nómina. Así como para la capacitación de nuevos empleados en dicha área. 14

15 VI. ANÁLISIS DE RIESGOS. Los riesgos que se presentaron en cuanto a la elaboración de este proyecto fueron humanos debido a que el personal que cuenta con la información tiene varias actividades por realizar, mismas que le impide el tiempo necesario para la revisión de los procedimientos. 15

16 VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. Para poder comprender este proyecto lo primero que debemos de analizar es que es una manual, procedimientos y un manual de procedimientos. Es por ello que a continuación se definen estas palabras claves de diferentes autores: Manual. Según Duhalt Kraus Miguel A. lo define como: Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo. Según Terry G. R. lo define así: Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. Según Continolo G lo define como: Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. 16

17 Procedimiento. Según Melinkoff R lo define como: Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores. Según Munich G y Martínez lo define como: Consideran que los procedimientos permite establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas. Según Terry y Franklin lo definen como: Son una serie de tareas relacionadas que forman las secuencias establecidas en ejecutar el trabajo que va a desempeñar. Manual de Procedimientos. Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa. Según Gómez lo define como: Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de la unidad administrativa. Además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la atención de los objetivos y el desarrollo de las funciones. 17

18 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES (Diagrama de Gantt) No. De Actividades Mayo Junio Julio Ago Act Capacitación en el despacho 2 Elaboración de Filosofía 3 1er revisión 4 Identificación de proyecto a realizar 5 Recopilación de información 6 Examinar información 7 Formatos a utilizar 8 2da revisión 9 Desarrollo de los procedimientos 10 Revisión de procedimientos 11 3ra revisión 12 Fin del proyecto 18

19 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS Recursos materiales: computadora, impresiones, dispositivo USB, copias, archivos de oficina. Recursos humanos: 2 personas con experiencia y conocimiento en nómina. Recursos financieros: en este recurso se realizó un ahorro para las impresiones, CD y Ciber. Técnicas: las técnicas que se implementaron para la elaboración de este proyecto fueron el análisis de información, la observación y entrevistas al personal correspondiente. 19

20 X. DESARROLLO DEL PROYECTO Antes de crear una empresa se debe de analizar. (Ver anexo 1) Para la creación de una empresa considerar los siguientes datos (Ver anexo 2) Nombre del Procedimiento Creación de una empresa Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Crear una empresa para el almacenamiento de los movimientos de la Nómina No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Ingresa a CONTPAQi Nóminas. (Ingreso a Dto. Nómina CONTPAQi Nóminas.) 2 Ir a la ventana catálogo de empresa Dto. Nómina 3 Ir al menú archivo, submenú Nuevo y seleccionar la Dto. Nómina empresa 4 Ingresar al menú catalogo y seleccionar la opción Dto. Nómina nuevo 5 Capturar los datos en la pestaña Generales Dto. Nómina 6 Ir a la pestaña Recibo Electrónico Dto. Nómina 7 Marcar la casilla emitir sobre recibos sellados Dto. Nómina electrónicamente 8 Indicar como se utilizará el administrador de Dto. Nómina documentos digitales (ADD) 9 Ir al menú catalogo y seleccionar Guardar Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 20

21 Nombre del Procedimiento Creación de una empresa Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Crear una empresa para el almacenamiento de los movimientos de la Nómina Inicio Procedimiento Salida Inicio Ingresa a CONTPAQi Nóminas Ir a la ventana catálogo de empresa Ir al menú archivo, submenú Nuevo y seleccionar la empresa Ir a la pestaña Recibo Electrónico. Capturar los datos en la pestaña Generales Ingresar al menú catalogo y seleccionar la opción nuevo Marcar la casilla emitir sobre recibos sellados electrónicamente Indicar como se utilizará el administrador de documentos digitales (ADD) Ir al menú catalogo y seleccionar Guardar Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos Conociendo al sistema (Ver anexo 3) 21

22 Nombre del Procedimiento Registro de un Tipo de Periodo Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Obtener la información de los periodos de la elaboración de la Nómina. No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Ir a menú Catálogos Dto. Nómina 2 Selecciona la opción Tipo de periodo. Dto. Nómina 3 Indicar la Fecha de inicio del ejercicio Dto. Nómina 4 Ir al menú Catálogo y selecciona la opción Guardar Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 22

23 Nombre del Procedimiento Registro de un Tipo de Periodo Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Obtener la información de los periodos de la elaboración de la Nómina. Inicio Procedimiento Salida Inicio Ir a menú Catálogos Selecciona la opción Tipo de periodo. Indicar la Fecha de inicio del ejercicio Ir al menú Catálogo y selecciona la opción Guardar Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 23

24 Nombre del Procedimiento Registro de un Periodo Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Guardar la información de las fechas de cada periodo de la Nómina para verificar que no abarque el siguiente periodo. No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Ir al menú Catálogos y selecciona la opción Periodo. Dto. Nómina 2 Hacer clic en el ejercicio futuro del periodo Decenal. Dto. Nómina 3 Seleccionar el periodo 1 que debe iniciar el 27 o 28 Dto. Nómina de diciembre y debe terminar el 05 o 06 de enero (dependiendo si el año actual es bisiesto o no). 4 Captura 01/01/año futuro en el campo Fecha de Dto. Nómina inicio 5 Capturar 5 en el campo Días de pago. Dto. Nómina 6 Hacer clic en el botón Guardar. Dto. Nómina 7 Hacer clic en el botón Aceptar. Dto. Nómina 8 Hacer clic en el ejercicio actual y seleccionar el periodo 36 que es del 17 o 18 de diciembre al 26 o 27 de diciembre (dependiendo si el año es bisiesto o no). Dto. Nómina 9 Hacer clic en el botón Nuevo Dto. Nómina 10 Hacer clic en el botón Si a la pregunta Desea Dto. Nómina guardar los cambios? 11 Verificar que para el periodo 37 la Fecha de inicio Dto. Nómina sea 27 o 28 de diciembre y la Fecha fin sea 31 de diciembre. 12 Marca las casillas Fin de mes, Fin bimestre IMSS y Fin de ejercicio. Dto. Nómina 13 Captura 5 en el campo Días de pago del periodo 37, hacer clic en el botón Guardar para aplicar los cambios y cerrar la ventana. Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 24

25 Nombre del Procedimiento Registro de un Periodo Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Guardar la información de las fechas de cada periodo de la Nómina para verificar que no abarque el siguiente periodo. Inicio Procedimiento Salida Inicio Ir al menú Catálogos y seleccionar la opción Periodo Hacer clic en el ejercicio futuro del periodo Decenal. Seleccionar el periodo 1 Guardar. Capturar 5 en el campo Días de pago. Captura 01/01/año futuro en el campo Fecha de inicio Aceptar. Hacer clic en el ejercicio actual y seleccionar el periodo 36 Hacer clic en el botón Nuevo Marca las casillas Fin de mes, Fin bimestre IMSS y Fin de ejercicio. Verificar periodos Hacer clic en el botón Si a la pregunta Desea guardar los cambios? Captura 5 en el campo Días de pago del periodo 37 Guardar Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 25

26 Nombre del Procedimiento Registro Patronal Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Enviar los movimientos afiliatorios de los trabajadores con una sola prima del seguro de Riesgo de Trabajo No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Ir al menú Catálogos Dto. Nómina 2 Selecciona la opción Registro Patronal Dto. Nómina 3 Capturar el Registro Patronal del IMSS Dto. Nómina 4 Seleccionar la Clase y el Fracción de riesgo de Dto. Nómina trabajo en los campos del mismo nombre. 5 Guardar Dto. Nómina 6 Hacer clic en la pestaña Certificado Sello Digital. Dto. Nómina 7 Hacer clic en el botón Examinar del campo Archivo del certificado *.cer y selecciona la ruta donde se encuentra el CSD. 8 Hacer clic en el botón Examinar del campo Archivo de la llave privada*.key y selecciona la ruta donde se encuentra la llave. Dto. Nómina Dto. Nómina 9 Capturar la contraseña y confirmarla. Dto. Nómina 10 Guarda los cambios. Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 26

27 Nombre del Procedimiento Registro Patronal Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Enviar los movimientos afiliatorios de los trabajadores con una sola prima del seguro de Riesgo de Trabajo. Inicio Procedimiento Salida Inicio Ir al menú Catálogos Selecciona la opción Registro Patronal Capturar el Registro Patronal del IMSS Hacer clic en la pestaña Certificado Sello Digital. Guardar Seleccionar la Clase y el Fracción de riesgo de trabajo Hacer clic en el botón Examinar del campo Archivo del certificado *.cer Seleccionar la ruta donde se encuentra el CSD. Hacer clic en el botón Examinar del campo Archivo de la llave privada*.key Capturar la contraseña y confirmarla. Seleccionar la ruta donde se encuentra la llave. Guarda los cambios. Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 27

28 Nombre del Procedimiento Registro de un Departamento Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Agrupar a los empleados para su fácil localización y realizar los movimientos en cuanto a la Nómina. No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Ir al menú Catálogos Dto. Nómina 2 Seleccionar la opción Departamento. Dto. Nómina 3 Capturar un Número (puede ser consecutivo o Dto. Nómina aleatorio) 4 Capturar el Nombre del Departamento. Dto. Nómina 5 Guardar Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 28

29 Nombre del Procedimiento Registro de un Departamento Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Agrupar a los empleados para su fácil localización y realizar los movimientos en cuanto a la Nómina. Inicio Procedimiento Salida Inicio Ir a menú Catálogos Seleccionar la opción Departamento. Capturar un Número Capturar el Nombre del Departamento. Guardar Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 29

30 Nombre del Procedimiento Registro de un Puesto Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Identificar al personal con su cargo y funciones. No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Ir al menú Catálogos Dto. Nómina 2 Seleccionar la opción Puesto Dto. Nómina 3 Capturar su Número y su Nombre. Dto. Nómina 4 Ir al menú Catálogo Dto. Nómina 5 Seleccionar la opción Guardar Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 30

31 Nombre del Procedimiento Registro de un Puesto Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Identificar al personal con su cargo y funciones. Inicio Procedimiento Salida Inicio Ir a menú Catálogos Seleccionar la opción Puesto Capturar su Número y su Nombre. Ir al menú Catálogo Guardar Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 31

32 Nombre del Procedimiento Registro de un Turno Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Identificar al grupo de personas por cada jornada laboral. No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Ir al menú Catálogos Dto. Nómina 2 Seleccionar la opción turno Dto. Nómina 3 Capturar su Número, Nombre y las Horas por turno Dto. Nómina 4 Ir al menú Catálogos Dto. Nómina 5 Seleccionar la opción Guardar Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 32

33 Nombre del Procedimiento Registro de un Turno Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Identificar al grupo de personas por cada jornada laboral. Inicio Procedimiento Salida Inicio Ir a menú Catálogos Seleccionar la opción Turno Capturar su Número, Nombre y las Horas por turno. Ir al menú Catálogo Guardar Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 33

34 Para el registro de los trabajador es necesario los siguientes datos (Ver anexo4) Nombre del Procedimiento Registro de un Trabajador Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Ingresar a los trabajadores de la empresa para realizar los movimientos correspondientes a la Nómina. No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Ir al menú Catálogo Dto. Nómina 2 Seleccionar la opción Empleado. Dto. Nómina 3 Capturar los datos correspondientes (ver anexo Dto. Nómina tabla 4) 4 Registrar el Tipo de Contrato Dto. Nómina 5 Registrar el Tipo de Régimen ( 2.- Sueldos y Dto. Nómina Salarios) 6 Capturar IMSS e INFONAVIT Dto. Nómina 7 Registrar Pagos Bancarios (cuando se paga con Dto. Nómina tarjeta) 8 Ir a menú Catálogo Dto. Nómina 9 Seleccionar la opción Guardar Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 34

35 Nombre del Procedimiento Registro de un Trabajador Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Ingresar a los trabajadores de la empresa para realizar los movimientos correspondientes a la Nómina. Inicio Procedimiento Salida Inicio Ir al menú Catálogo Seleccionar la opción Empleado. Capturar los datos correspondientes Capturar IMSS e INFONAVIT Registrar el Tipo de Régimen Registrar el Tipo de Contrato Registrar Pagos Bancarios Ir a menú Catálogo Guardar Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 35

36 Nombre del Procedimiento Registro de la Configuración de la Prenómina Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Registrar las incidencias de la semana o quincena a los empleados de la organización. No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Verificar que el periodo seleccionado sea el vigente. Dto. Nómina 2 Hacer clic en el botón Prenómina de la barra de Dto. Nómina herramientas. 3 Hacer clic en el botón Filtro. Dto. Nómina 4 Seleccionar la opción Todos del periodo. Dto. Nómina 5 Entrar a la configuración de la prenómina. Dto. Nómina 6 Buscar los conceptos de las percepciones y Dto. Nómina agregarlos a la lista 7 Busca los conceptos de las deducciones y Dto. Nómina agregarlos a la lista 9 Hacer clic en el botón Aceptar para guardar la nueva Dto. Nómina configuración. 10 Hacer clic en el botón Sí para confirmar que deseas Dto. Nómina guardar la nueva configuración de la prenómina. Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 36

37 Nombre del Procedimiento Registro de la Configuración de la Prenómina Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Registrar las incidencias de la semana o quincena a los empleados de la organización. Inicio Procedimiento Salida Inicio Verificar que el periodo seleccionado sea el vigente. Hacer clic en Prenómina Seleccionar Todos del periodo. Agregarlos a la lista Buscar los conceptos de las percepciones Entrar a la configuración de la prenómina. Agregarlos a la lista Hacer clic en el botón Aceptar Hacer clic en Sí para confirmar la nueva configuración de la prenómina. Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 37

38 Nombre del Procedimiento Registro de la Movimientos de Percepciones, Deducciones y Obligaciones. Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Capturar los movimientos correspondientes a los empleados para conocer su sueldo. No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Hacer clic sobre el empleado Dto. Nómina 2 Localizar la columna en donde se hará el Dto. Nómina movimiento 3 Capturar en monto del movimiento Dto. Nómina 4 Hacer clic derecho y seleccionar la opción copiar Dto. Nómina importe 5 Hacer clic en Sí para copiar el importe Dto. Nómina 6 Hacer clic en la pestaña Días y Horas Dto. Nómina 7 Hacer clic en una celda libre Dto. Nómina 8 Seleccionar las incidencias (que corresponden al Dto. Nómina días) 9 Guardar Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 38

39 Nombre del Procedimiento Registro de la Movimientos de Percepciones, Deducciones y Obligaciones. Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Capturar los movimientos correspondientes a los empleados para conocer su sueldo. Inicio Procedimiento Salida Inicio Hacer clic sobre el empleado Localizar la columna Capturar en monto del movimiento Hacer clic en Sí para copiar el importe Seleccionar la opción copiar importe Hacer clic derecho Hacer clic en la pestaña Días y Horas Hacer clic en una celda libre Seleccionar las incidencias Guardar Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 39

40 Nombre del Procedimiento Registro por Tipo de Incidencia Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Minimizar el tiempo para la captura de las mismas incidencias para varios empleados No de Descripción de la actividad Responsable actividad 1 Ir al menú Movimientos Dto. Nómina 2 Seleccionar la opción Captura por tipo de incidencia. Dto. Nómina 3 Seleccionar en el campo Clave. Dto. Nómina 4 Capturar en el campo Dto. Nómina 5 Desplegar la lista de la columna Código Empleado Dto. Nómina 6 Seleccionar a los empleados Dto. Nómina 7 Hacer clic en el botón Guardar para que las Dto. Nómina incidencias queden capturadas. 8 Hacer clic en el botón Salir para cerrar la ventana. Dto. Nómina Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 40

41 Nombre del Procedimiento Registro por Tipo de Incidencia Reviso María de Jesús Ramos Fecha de revisión 21 de julio 2014 Objetivo del procedimiento: Minimizar el tiempo para la captura de las mismas incidencias para varios empleados. Inicio Procedimiento Salida Inicio Ir al menú Movimientos Seleccionar Captura por tipo de incidencia. Seleccionar en el campo Clave. Seleccionar a los empleados Desplegar la lista de la columna Código Empleado Capturar en el campo Guardar Salir para cerrar la ventana. Fin Elaboró María Gpe. Bautista Cabello Revisó María de Jesús Ramos 41

42 XI. RESULTADOS OBTENIDOS Los resultados de este proyecto elaborado en el Despacho Contable Jorge Luis Ramírez Sánchez han sido de plena satisfacción debido a las siguientes causas: Las personas encargadas de la elaboración de Nómina realizan con mayor precisión los movimientos de los empleados. Hay mayor aprendizaje con las personas que están en capacitación. Se aprovecha el mayor tiempo en la elaboración de la Nómina. 42

43 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Los resultados obtenidos de un Manual de Procedimientos para la Elaboración de Nómina aplicado en el Despacho Jorge Luis Ramírez Sánchez. El objetivo principal de este proyecto fue apoyar al personal de la elaboración de nómina para optimizar tiempo, materiales y recursos para su elaboración; además de esto ayudar al personal para las capacitaciones de nuevos empleados que vayan a desarrollarse en las mismas funciones. Al desarrollar dicho proyecto se obtuvo como resultado una mejor capacitación para el nuevo personal debido a la explicación concreta de cada procedimiento, la optimización del tiempo para la elaboración; de tal manera que el nuevo personal empezará a realizar sus funciones sin necesidad de preguntar a cada momento un nuevo movimiento de la nómina. Algunas recomendaciones que surgen en la realización del proyecto son las siguientes: La actualización del Manual de Nómina En caso de haber un cambio en el programa utilizado en el Despacho desechar dicho manual y elaborar uno conforme al nuevo programa. Trabajar con el programa DROPBOX (consiste en mandar los trabajos realizados por vía internet y hacer notificaciones) 43

44 XIII.ANEXOS Anexo 1 CONSIDERACIONES (Anexo 1) Manejo únicamente de CONTPAQi Nóminas Manejo de CONTPAQi Nóminas con Contabilidad Manejo de CONTPAQi Nóminas con Bancos Conexión a internet Zona horaria Zona horaria REQUISITOS El nombre de la empresa y de la base de datos. La mascarilla y tipo de código del empleado El ejercicio vigente y la fecha de inicio de historia. Configurar los datos que se encuentran en la pestaña Contable del Catálogo de empresas Especificar la empresa de CONTPAQi Contabilidad. Definir si quiere que los recibos electrónicos de CONTPAQi Nóminas se guarden en su propio ADD y Si quiere que se almacenen en el ADD de CONTPAQi Contabilidad. Indicar en la pestaña Contable del Catálogo de empresas, qué empresa de CONTPAQi Bancos utilizará. Para el timbrado de CFDI es necesario que la computadora desde donde este creando el documento cuente con una conexión a Internet. Configurar correctamente la zona horaria y la hora de la computadora. Configurar correctamente la zona horaria y la hora de la computadora. 44

45 Anexo 2 DATOS OBLIGATORIOS PARA LA CREACION DE UNA EMPRESA EN EL CONTPAQ (Anexo 2) Nombre de la empresa Nombre corto de la empresa Mascarilla del código del empleado Tipo de código del empleado Fecha de inicio de historia Zona de salario general Factor no deducible por ingresos exentos Régimen fiscal RFC de la empresa Marcar la casilla emitir sobre recibos sellados electrónicamente. Indicar cómo será el Administrador de Documentos Digitales (ADD). Anexo 3 CONOCIENDO AL SISTEMA (Anexo 3) Concepto Barra de menú. Barra de herramientas. Selección del periodo. Seleccionar el periodo de nómina Significado Contiene todas las herramientas del sistema catalogadas por funciones. Contiene botones con acceso a las acciones más utilizadas dentro del sistema. Selección del periodo de nómina Contiene botones con acceso a funciones del sistema agrupadas en las categorías Empresa, Periodos, Procesos y Catálogos. 45

46 Anexo 4 DATOS PARA LA CAPTURA DE UN EMPLEADO (Anexo 4) Código Fecha de alta Tipo de contrato Apellido paterno Apellido materno Nombre (s) Tipo de periodo Salario diario Base de cotización SBC parte fija Tipo de régimen Correo electrónico Tipo de contrato Número del Seguro Social RFC CURP Registro patronal del IMSS (En caso de que su pago sea en banco) Banco para pago electrónico Número de cuenta para pago electrónico Sucursal para pago electrónico Clave interbancaria 46

47 XIII. BIBLIOGRAFÍA Como elaborar y usar los manuales administrativos (Joaquin Rodriguez Valencia) Ed. Ecafsa México Diagramas de flujo Fernando vera Smith Ester del Rocío Jiménez Muñoz ed. Trillas México Contpaq.Nóminas Ingeniería.unam.mx Guiaindustrial/diseño/info Uproanalisisdesist.blogspot 47