GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1

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1 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CÓDIGO: APO5-P-005 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 NÓMINA Y PRESTACIONES LABORALES FECHA DE VIGENCIA 17/Jan/ OBJETIVO Definir los lineamientos para efectuar el proceso de la liquidación de la nómina de los servidores públicos vinculados a la planta de personal de la ANM, de manera oportuna, dando cumplimiento a la normatividad vigente. 2. ALCANCE Inicia con la recepción e ingreso de novedades laborales o prestacionales y termina con la firma de la nómina y entrega al Grupo de Recursos Financieros. 3. DEFINICIONES AFP:Administradora de Fondo de Pensiones. APORTES PARAFISCALES:contribución especial que realizan los empleadores al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, para que estas Entidades adelanten programas de naturaleza social, según su misión. ASIGNACIÓN BÁSICA:Corresponde al valor mensual básico señalado para cada cargo o empleo, sin considerar otros factores los cuales son establecidos por el gobierno nacional. BONIFICACIÓN ESPECIAL DE RECREACIÓN:Es un reconocimiento a los empleados públicos equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual, los cuales se pagarán en el momento de iniciar el disfrute del respectivo período vacacional. Así mismo se reconoce cuando se compensen las vacaciones en dinero. CESANTÍAS:Las cesantías son una prestación social consistente en el valor de un mes de sueldo por cada año de servicios continuos o discontinuos y proporcionalmente por fracciones de año laboradas. Su objetivo o finalidad es cubrir o prever las necesidades que se originan para el trabajador con posterioridad al retiro de una empresa, por lo que resulta un ahorro obligado orientado a cubrir el riesgo de desempleo. INTERESES A LAS CESANTIAS:Cuando el servidor se encuentra afiliado a un Fondo Administrador de cesantías privado, el empleador cancelará al trabajador el intereses legal del 12% anual o proporcional por fracción, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente. Cuando el servidor se encuentra afiliado al Fondo Nacional del Ahorro, dicho fondo consignará, a partir del 1o. de enero de 1998, en la cuenta de cesantías de cada servidor público afiliado, un interés equivalente al sesenta por ciento (60%) de la variación anual del Índice de Precios al Consumidor, IPC, sobre las cesantías liquidadas por la entidad nominadora correspondientes al año inmediatamente anterior o proporcional por la fracción de año que se liquide definitivamente. EPS:Entidad Promotora de Salud

2 PLANILLA ÚNICA:Es el sistema obligatorio que el Gobierno Nacional ha creado para que todas las empresas de manera unificada calculen, totalicen y paguen los aportes a la Seguridad Social (salud, pensión, riesgos profesionales, Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena) de todos los trabajadores que estén a su cargo. PRIMA DE NAVIDAD:Consiste en el pago que realiza el empleado al servidor, del equivalente a un mes de salario que corresponda al cargo desempeñado en treinta de noviembre de cada año. PRIMA DE SERVICIOS:En el reconocimiento en dinero de quince días de remuneración. PRIMA DE VACACIONES:Es el reconocimiento equivalente a quince días de salario por cada año de servicio. RECARGO NOCTURNO, DOMINICALES Y FESTIVOS:Es la retribución por servicios prestados en recargo en horas nocturnas, domingos y festivo de los funcionarios públicos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Generalidades El desarrollo de la nómina se realizará siguiendo las actividades contempladas en este procedimiento y con las condiciones adecuadas para el desarrollo de la misma, respetando los principios de transparencia, eficacia y celeridad contemplados en la constitución y las leyes. Para proceder a realizar el montaje de la nómina, es necesario recibir las novedades (nuevos nombramientos o salidas de personal, horas extras, escalafón, embargos judiciales, novedades de personal, cambio de cuenta, bonificación de servicio, compensación o disfrute de vacaciones, inicio o terminación de libranza, cambio de fondos pensionales o E.P.S, incapacidades, descuentos voluntarios, etc.), durante los quince (15) primeros días de cada mes, para que pueda ser alimentado en el módulo de nómina WEFSAFI. Estas novedades deben ser presentadas correctamente o la novedad no será aplicada. Los documentos asociados a las novedades deben ser consultados en las circulares que sobre estos temas ha expedido la entidad. 4.2 Prima Técnica Tendrán derecho a la prima técnica los empleados públicos que estén nombrados con carácter permanente en los cargos del nivel Directivo. Jefes de Oficina Asesora y Asesor adscritos al Despacho del Presidente de la AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA. En la asignación de la prima técnica se aplicará uno de los siguientes criterios: Título de estudios de formación avanzada y cinco (5) años de experiencia altamente calificada Evaluación del desempeño.

3 Para efectos del otorgamiento de la prima técnica por título de estudios de formación avanzada, se requiere que el funcionario acredite requisitos que excedan los establecidos para el cargo desempeñado. El empleado público que ocupe en propiedad, un empleo susceptible de asignación o incremento de prima técnica, presentará por escrito, al Coordinador del Grupo de Talento Humano o quien haga sus veces, la solicitud acompañada de los documentos que legalmente acrediten el cumplimiento de los requisitos exigidos. Una vez reunida la documentación, el Coordinador del Grupo de Talento Humano o quien haga sus veces, verificará, dentro de un término máximo de dos (2) meses, si el solicitante acredita los requisitos para la asignación o incremento de la prima técnica. Si el empleado público cumple los requisitos señalados en la presente resolución, en cada caso, el Presidente de la Agencia, proferirá la resolución motivada de asignación o incremento de la prima técnica, previo certificado de disponibilidad presupuestal. La solicitud de asignación o incremento de la prima técnica no constituye por sí misma una obligación para la AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA de reconocerla, ni un derecho a favor del solicitante de que le sea otorgada Prima técnica por Título de Estudios de Formación Avanzada y Cinco (5) Años de Experiencia Altamente Calificada: La prima técnica por título de estudios de formación avanzada y cinco (5) años de experiencia altamente calificada, se otorgará como un porcentaje de hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor de la asignación básica mensual que corresponda al empleo del cual es titular el beneficiario, y de conformidad con el artículo 7 del Decreto Ley 1661 de 1991 constituye factor salarial. El valor de la prima técnica se reajustará en la misma proporción en que varíe la asignación básica mensual del empleado público, teniendo en cuenta la normativa vigente. Requisitos de Asignación: Tendrán derecho a prima técnica los empleados que desempeñen en propiedad los cargos que sean susceptibles de asignación que acrediten los siguientes requisitos: Título de Estudios de Formación Avanzada: Es el reconocimiento expreso de carácter académico, otorgado a una persona natural a la culminación de un programa, por haber adquirido un saber determinado en una institución de educación superior que corresponda a programas de posgrado en la modalidad de especialización, maestría, doctorado o post-doctorado y aquellos que establezcan las disposiciones legales correspondientes. Los estudios deben estar relacionados con las funciones del cargo que desempeña el funcionario interesado en su reconocimiento. Tal reconocimiento se hará constar en un diploma o acta de grado que acredite el otorgamiento de título.

4 Para efectos del reconocimiento de la prima técnica por formación avanzada y experiencia, se tendrán en cuenta aquellos títulos obtenidos como resultado de estudios de posgrado no inferiores a un (1) año académicos de duración en universidades nacionales y extranjeras, debidamente reconocidas u homologadas de acuerdo con las normas que regulan la materia. El título de estudios ele posgrado no podrá compensarse por experiencia, y deberá estar relacionado con las funciones del cargo Acreditar por escrito experiencia altamente calificada: La experiencia altamente calificada es aquella adquirida por un empleado en el ejercicio de la profesión o en la investigación técnica o científica, en áreas relacionadas con las funciones propias del cargo o del área de trabajo que desarrolla el funcionario en la Agencia, que lo han capacitado para realizar un trabajo idóneo, complejo y excelente. Dicha experiencia será calificada con fundamento en la documentación que el empleado acredite. El término de la experiencia altamente calificada que se exige por este criterio, es decir, los cinco (5) años, debe exceder los requisitos establecidos para el desempeño del cargo del cual es titular el interesado Acreditación de Requisitos: El interesado deberá adjuntar a la solicitud de reconocimiento de prima técnica por estudios de formación avanzada y experiencia altamente calificada, los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos para el otorgamiento respectivo: Estudios: El diploma o acta de grado dond13 conste el otorgamiento del título de formación avanzada, expedido por la universidad o institución de educación superior. Experiencia: La experiencia deberá acreditarse mediante la presentación de constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones públicas o privadas, que deberán contener como mínimo: nombre o razón social del empleador tiempo de servicio, relación de las funciones desempeñadas. El tiempo de experiencia se contabilizará por una sola vez, cuando la persona en ejercicio de sw profesión haya asesorado en el mismo periodo a una o varias instituciones Porcentaje de Asignación: Se otorgará un treinta por ciento (30%) de la asignación básica mensual para quienes cumplan los requisitos mínimos de la asignación de la prima técnica y que deben exceder a los requeridos para el desempeño del empleo Incremento: El valor máximo de la prima técnica podrá ser incrementado hasta en un veinte por ciento (20%) de la asignación básica mensual de quien la percibe, en los porcentajes adelante

5 señalados, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos: Un tres por ciento (3%) por el título de especialización en áreas directamente relacionadas con sus funciones. Un nueve por ciento (9%) por el título de maestría en áreas directamente relacionadas con sus funciones. Un quince por ciento (15%) por el título de doctorado o candidato a doctorado, en áreas directamente relacionadas con sus funciones. Un tres por ciento (3%) por publicaciones en revistas especializadas internacionales de n:- conocida circulación o libros, en áreas directamente relacionadas con sus funciones. Un dos por ciento (2%} por publicaciones en revistas nacionales de nivel internacional (ISBN), en áreas directamente relacionadas con sus funciones. Los porcentajes anteriores son acumulables hasta el total del veinte por ciento (20%) por concepto de incremento de la prima técnica. El título académico deberá ser distinto al exigido para el desempeño del empleo y adicional al ya acreditado para el reconocimiento de la prima técnica o de cualquier emolumento Prima Técnica por Evaluación de Desempeño La prima técnica por evaluación de desempeño se otorgará a los empleados públicos señalados en el artículo 1 del Decreto 1164 de 2012, que hayan obtenido calificación de servicios no inferior al noventa por ciento (90%) en la última evaluación de desempeño, correspondiente a un periodo no inferior a tres (3) meses en el ejercicio del cargo de propiedad, hasta por un porcentaje del cincuenta por ciento (50%) del valor de la así nación básica mensual que corresponda al empleo del cual es titular el beneficiario. Los porcentajes a otorgar teniendo en cuenta la evaluación de desempeño laboral son: El valor de la prima técnica por evaluación del desempeño, se reajustará en la misma proporción en que varíe la asignación básica mensual del empleado público, teniendo en cuenta la normativa vigente. El valor máximo de la prima técnica de que trata el presente artículo, de conformidad con en el literal a) del artículo 2 del Decreto 1661 de 1991, podrá ser incrementado hasta en un veinte por ciento (20%) de la asignación básica mensual de quien la percibe, siempre y cuando se cumplan con los requisitos señalados en el artículo 5 del Decreto 853 de Procedimiento y Disposiciones Finales Revisión: El valor de la prima técnica podrá ser revisado en cualquier momento, de oficio o a solicitud del interesado, previa evaluación de los criterios con base en los cuales fue otorgada. Los efectos fiscales se surtirán a partir de la fecha de expedición del correspondiente acto administrativo.

6 Pérdida del Derecho a la Prima Técnica. Serán causales de pérdida de la prima técnica las siguientes: La desvinculación del empleado público al cargo o la entidad. La imposición de sanción disciplinaria de suspensión en el ejercicio de las funciones del empleado público, caso en el cual sólo podrá volver a solicitarla transcurrido dos (2) años, contados a partir de la fecha de ejecutoria de la providencia mediante la cual se impuso sanción, siempre y cuando el empleo continúe siendo susceptible de asignación de prima técnica. Cuando haya sido otorgada por evaluación de desempeño, por obtener una calificación de servicios en porcentaje inferior al cumplimiento del noventa por ciento (90%) de los,' compromisos laborales o porque hubiere cesado los motivos por los cuales ésta se asignó. La pérdida del disfrute de la prima técnica, operará en forma automática, una vez se encuentre en firme el acto de retiro del servicio, el de imposición de la sanción o la calificación de servicios. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Documentos Internos: Formularios de novedades a las administradoras de seguridad social. Actos administrativos correspondientes a salarios y prestaciones sociales Carta de autorización descuentos por parte de funcionarios. Documentos Externos: 6. DETALLE DE ACTIVIDADES No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Recibir y revisar novedades y documentos soporte: El (la) Grupo de Gestión recolecta todas la novedades que afecten el pago de la nómina de los funcionarios de la ANM. RESPONSABLE CONTROLES Y/O REGISTROS RELACIONADOS Punto de Control: Autorización descuento por nómina Bonificaciones por servicios. Primas Técnicas Salariales y No Salariales Reconocimiento Por

7 Coordinación. Incapacidades de Enfermedad General, de licencias de Maternidad, de licencias de paternidad y de accidente de trabajo. Horas extras. Libranzas Embargos Otros actos administrativos Registrar las novedades y generar nómina: 2 El (la) Grupo de Gestión, registra las novedades recibidas en el aplicativo vigente; posteriormente corre el programa y genera la nómina. Registro de novedades en el aplicativo vigente Verificar la liquidación de la nómina: 3 El (la) Grupo de Gestión, verifica que los valores por novedades de nómina ingresados, correspondan con las novedades recibidas. Punto de Control Novedades recibidas Registro de novedades ingresadas La liquidación es correcta? 4 Si: Continúa con la actividad # 5 No: Se devuelve a la actividad # 2 5 Revisar y firmar la nómina liquidada: El (la) Coordinador(a) del Grupo de Gestión, revisa la nómina y firma en señal de aprobación. Coordinador(a) del Punto de Control: Registro de firma de la nómina 6 Enviar nómina firmada: El Grupo de Firma de Recibido de Nómina

8 Gestión, entrega la nómina firmada por el (la) Coordinador(a) del Grupo de Gestión Talento Humano, al Grupo de Recursos Financieros para su pago. Realizar pago de nómina, de acuerdo con Instructivo de Pagos: 7 El Grupo de Recursos Financieros, realiza el pago de la nómina, de acuerdo con lo establecido en el Instructivo de Pagos. Grupo de Recursos Financieros Los generados por la ejecución del instructivo Gestionar las novedades por aportes al Sistema de Seguridad Social: 8 El Grupo de Gestión, realiza las gestiones necesarias con las EPS y AFP de acuerdo con las novedades y registra en el aplicativo vigente las novedades por aportes al Sistema de Seguridad Social, así mismo, generando la correspondiente planilla. Así mismo, realiza el registro correspondiente en la página del operador. Registro de novedades Correo institucional Verificar planilla de aportes de Seguridad Social: 9 El Grupo de Gestión, cruza la información de la planilla respecto a las novedades reportadas. Punto de Control: Reporte de Seguridad Social y Parafiscales La información es consistente? 10 Si: Continúa con la actividad # 11 No: Se devuelve a la actividad # 8 11 Revisar y firmar reporte de Seguridad Social y parafiscales: El (la) Coordinador(a) del Grupo de Coordinador(a) del Punto de Control: Registro de firma de aprobación

9 Gestión, revisa el reporte de Seguridad Social y Parafiscales, y firma en señal de aprobación. Entrega reporte de Seguridad Social y parafiscales firmado: Planilla detallada 12 El Grupo de Gestión, entrega reporte de Seguridad Social y Parafiscales firmado por el (la) Coordinador(a) del Grupo de Gestión, al Grupo de Recursos Financieros para su pago. Autorización firmada Firma de recibido Reporte de Seguridad Social y Parafiscales firmado Realizar pago de Seguridad Social y Parafiscales, de acuerdo con Instructivo de Pagos: 13 El Grupo de Recursos Financieros, realiza el pago de los aportes de Seguridad Social y Parafiscales, de acuerdo con lo establecido en el Instructivo de Pagos. Grupo de Recursos Financieros Los generados por la ejecución del instructivo FLUJOGRAMA 7. ANEXOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 12/Dec/2013 Creación del Documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Eliana Catalina Serrano Rey Cargo: Gestor T1 G 10 Fecha: 10/Dec/2013 Nombre: Cargo: Fecha: Maria de Jesus Quintero Monroy Coordinador Grupo Talento Humano 16/Jan/2014 Nombre: Cargo: Fecha: Lisbeth Triana Casas Vicepresidente Administrativa y Financiera 17/Jan/2014 La copia impresa de este documento deja de ser controlada

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