PROPUESTA PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS ACADÉMICOS EN LAS ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN RESUMEN
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- María del Carmen Cordero Páez
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1 PROPUESTA PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS ACADÉMICOS EN LAS ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN RESUMEN Esta investigación es fruto de una línea de trabajo que se remonta al año 1998 y dice relación con la elaboración de herramientas para evaluar diferentes aspectos de los recursos humanos en las organizaciones, en esta oportunidad se consultó, además de la literatura técnica pertinente a la evaluación del desempeño, información de gobiernos y universidades de Chile, Perú, Argentina, Colombia, Costa Rica, México, Ecuador, Cuba, Panamá, Santo Domingo, Venezuela y España. Se presentan los lineamientos para evaluar a un académico en una Universidad-Facultad de Negocios-Escuela de Administración, se construyó por etapas el proceso de evaluación del desempeño, se trabajó en un marco referencial, se definieron dimensiones a evaluar, se determinaron variables por dimensiones, se presentaron diferentes fuentes de información para alimentar el sistema de evaluación del académico con sus correspondientes herramientas, se presentan dos instancias una de evaluación y otra de apelación. Palabras clave: Evaluación del desempeño, académico y recursos humanos. INTRODUCCIÓN Los académicos, son hoy más que nunca, la clave del éxito de una Facultad de Negocios, el éxito o fracaso de una Escuela de Administración esta determinado en gran medida por lo que hagan los académicos que la componen, es decir, como ellos funcionan y si agregan valor o no a su Escuela, en definitiva como ponen su talento al servicio de los objetivos de la Facultad y de la Universidad.
2 Pues bien, una vez que se reconoce que los académicos son un componente fundamental en toda Facultad, ya sea esta dependiente de una Universidad pública o privada, surge la necesidad de saber cómo realmente están desempeñando sus talentos los académicos, es aquí donde surge con fuerza la evaluación del desempeño del talento de los académicos y este trabajo presenta los lineamientos fundamentales básicos para la construcción de un sistema de evaluación del desempeño del talento de los académicos en una Escuela de Administración en una Facultad de Negocios. FUNDAMENTOS TEORICOS El marco teórico sobre el cual debe descansar un sistema que pretenda evaluar el desempeño del personal académico, debe estar basado en conceptos técnicos clásicos, los cuales se esquematizan en la figura 1, un buen sistema de evaluación del desempeño de los académicos en una Facultad de Negocios descansa en tres pilares fundamentales, el primero dice relación con la capacidad que debe tener el académico que sirve el cargo, es decir, las capacidades propias del académico con todo las potencialidades para no solo mantenerlas sino que sobre todo para desarrollarlas e incrementarlas en el futuro, en una terminología técnica más contemporánea de recursos humanos, se podría asociar a las competencias que debe poner al servicio de la Facultad el académico. El segundo pilar tiene que ver con un aspecto sustantivo muy difícil de manejar por parte de las partes involucradas (léase Facultad y académico), que corresponde a la motivación que se debe tener (académico) y obtener (Facultad), no es suficiente tener capacidad si no está la intención manifiesta de utilizarla a cabalidad en el ejercicio diario del cargo, este tema es tan complejo al nivel que se puede hablar de un componente endógeno de la motivación en el académico y otro componente exógeno que tiene relación más directa con la Facultad, pero que puede afectar significativamente el desempeño. Por último y como tercer pilar fundamental está la
3 oportunidad que se le brinde al académico para que pueda desarrollar un adecuado desempeño acorde a las capacidades y motivaciones que se presentan en el trabajo y en la Facultad. Se debe dejar establecido de una manera clara y definitiva que sin la conjunción de estos tres elementos, en un marco teórico claro y definido, no tiene ningún sentido hablar de evaluación del desempeño de los académicos, cualquier esfuerzo en este sentido esta condenado a perderse con el correspondiente costo directo y sobre todo un gran costo indirecto a nivel de todas las otras actividades relacionadas con la administración y dirección de los recursos humanos. CAPACIDAD DESEMPEÑO MOTIVACIÓN OPORTUNIDAD Figura 1: Marco teórico de un sistema de evaluación del desempeño. Evaluación del desempeño Como menciona Lavanda, D., (2005) la evaluación históricamente se restringió al simple juicio unilateral del jefe respecto al trabajo de su empleado pero a medida que ha
4 evolucionado la gestión de recursos humanos, se han establecido generaciones de modelos de evaluación, hasta el punto que hoy en día se pueden encontrar modelos de evaluación de cuarta generación. Una evolución contemporanea del concepto de evaluación presenta Gomez Mejia, L., Balkin, D. & Cardy, R., (2001) al expresar que la valoración del rendimiento implica identificar, medir y gestionar el rendimiento de las personas de una organización. En cambio para Pereda, S., & Berrocal, F., (2001) es el proceso sistemático y periódico de medida objetiva del nivel de eficacia y eficiencia de un empelado, o equipo, en su trabajo. Para Sastre, M. & Aguilar, E., (2003) la evaluación del desempeño es aquel proceso sistemático y estructurado, de seguimiento de la labor profesional del empleado, para valorar su actuación y los resultados logrados en el desempeño de su cargo. Otra vision tiene Ariza, J., Morales, A. & Morales, E., (2004) quien dice que el desempeño es el grado en el cual los empleados cumplen con los requisitos del trabajo. Partiendo de esta premisa, la evaluación del desempeño es un proceso de valoración del mismo. Para Dessler, G. & Varela, R., (2004) en cambio, la evaluación del desempeño se define como la valoración del desempeño actual o anterior de un trabajador en comparación con sus estándares, por último Mondy, W., & Noe, R., (2005) plantea que la evaluación del desempeño es un sistema de revisión y evaluación del desempeño laboral individual o de equipos. OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN A continuación se presentan los objetivos planteados para el desarrollo de este trabajo.
5 Objetivo general Desarrollar los lineamientos básicos para evaluar el desempeño de académicos de Escuelas de Administración. Objetivos específicos 1. Definir un marco referencial para implementar una evaluación del desempeño de académicos en una Escuela de Administración. 2. Definir las dimensiones que se le deberían evaluar a un académico. 3. Definir las variables para evaluar a un académico. 4. Determinar las fuentes de información para la evaluación del desempeño. 5. Determinar las herramientas para recabar la información desde las fuentes. 6. Definir un periódo de evaluación para el proceso. METODOLOGÍA Para poder realizar este trabajo y cumplir los objetivos propuestos, fue necesario primero que todo, realizar una investigación exploratoria a fin de conocer en detalle el proceso de evaluación del desempeño del personal. Una vez que se conoció en detalle el proceso técnico de la evaluación del desempeño en función de la teoría clásica existente, se realizó la identificación de sus principales componentes los cuales se configuraron de acuerdo a una lógica sitémica identificando de esta forma cinco etapas básicas del proceso, compuestas cada una por múltiples y
6 diversas actividades. Una vez que se logró organizar el proceso en un orden lógico de etapas y actividades, se realizó un flujograma detallado que permitió visualizar todas las actividades del proceso. Luego de esto, y una vez definido un proceso estándar de evaluación con sus principales componentes, fue posible entonces siguiendo las etapas construidas hacer el diseño lógico del sistema de evaluación del desempeño del académico de una Facultad de Negocios, considerando el cargo y los procesos propios relativos a la educación superior. ANALISIS DE INFORMACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE UN MARCO REFERENCIAL Del análisis de toda la información técnica y de la definición de procesos y etapas, además de la construcción del flujograma del proceso, se definieron las bases técnicas para el diseño del sistema de evaluación del desempeño para los cadémicos. Definición metodológica para un marco referencial La implementación de un mecanismo de evaluación del desempeño en una Escuela de Administración debe necesariamente ceñirse estrictamente a un marco referencial que debe ser trabajado al inicio del proceso y como tal, se constituye en una de las actividades más relevantes del proceso, que si no es bien realizada, el proyecto fracasará irremediablemente. No solo es importante definir formalmente el marco referencial-conceptual, por ejemplo, a través de una planificación del proceso, sino que esa planificación debe sujetarse estrictamente a los parámetros del marco conceptual-referencial, en efecto todas las directrices estratégicas del proyecto deben acotarse en relación a dicho marco. En resumen, el marco referencial debe contener lo que significa y también lo que
7 implica el proyecto institucional, es decir, el proyecto institucional de la Universidad debe ser la base del marco referencial sobre el cual se desarrolle la evaluación de los académicos, tomando de base la definición del cargo del académico. El trabajo técnico de construcción del marco conceptual debe considerar las siguientes etapas que deben ser realizadas y supervisadas por los directivos superiores en la Universidad o bien por la Vicerrectoria Académica o de Recursos Humanos: 1. Convencimiento: Esta actividad es absolutamente relevante y es la primera que debe realizarse, teóricamente es el Rector de la Universidad y el Decano de la Facultad de Negocios quiénes debe estar totalmente seguros que se necesita un mecanismo que diga de manera constante y objetiva como se están comportando los académicos de los diferentes departamentos de la Facultad. La realidad es que en muchas ocasiones los directivos, dudan o no están totalmente seguros del rendimiento de su gente y se convencen a si mismos que es necesario tener información veraz y sistematizada en relación al rendimiento del personal. 2. Sensibilización: Una vez que los directivos ( Rector y Decano) están absolutamente convencidos de la necesidad y conveniencia de la implementación de un mecanismo de evaluación del desempeño para los académicos, deben proceder a transmitir y vender la idea a todo nivel de la Escuela de Negocios, esto por sí solo no es suficiente, pero debe ser el primer paso en este sentido, posteriormente en todas las restantes fases del proyecto se debe seguir sensibilizando, esto debe transformarse en una actividad permanente para los directivos.
8 3. Construcción: Posterior a la etapa de sensibilización los directivos superiores deben encargar la construcción de un sistema completo de evaluación del desempeño de los académicos, se sugiere que sea desarrollado de manera interna y que sea un organismo técnico adecuado que podría estar compuesto por la Vicerrectoria de Recursos Humanos, la Virrectoria Académica en conjunto con personal técnico especialista en evaluación del desempeño. 4. Implementación: Se sugiere que la implementación sea gradual en la Universidad y que se tome un modelo de prueba, en este caso se sugiere que sea la Facultad de Negocios, ahora dentro de la Facultad se sugiere que se aplique a todas las Escuelas, es decir no solamente a la Escuela de Administración. 5. Retroalimentación: Esta etapa se refiere al proceso permanente de monitoreo sobre el sistema diseñado de evaluación del desempeño del académico con el objeto de realizar todos los ajustes pertinentes que ciertamente surgirán dadas las particularidades de cada Escuela de Negocios, no se debe confundir con la retroalimentación que se le debe dar a cada académico al finalizar su evaluación. El marco referencial tal como se muestra en la figura 2, tiene el concepto de proceso sistémico y como tal debe ser considerado. Figura 2: Marco referencial de un sistema de evaluación del desempeño.
9 RESULTADOS Se debe destacar que se definieron 5 etapas en el proceso de evaluacion del desempeño en las cuales se identificaron una serie de actividades, una ruta crítica, las cuales solo por razones de espacio no se presentan en detalle en este paper. Una vez definido el marco conceptual y una vez cumplidas las dos primeras etapas (convencimiento y sensibilización), se presenta a continuación la construcción de los principales componentes del sistema de evaluación del académico. Determinación de dimensiones a evaluar El trabajo de un académico en una Facultad de Negocios es múltiple, aún así se han definidos cuatro dimensiones genéricas: 1. Docencia: 2. Investigación 3. Extensión 4. Aspectos administrativos-directivos Esquematicamente se presentan las dimensiones a continuación, en la figura 3.
10 Figura 3: Dimensiones de un sistema de evaluación del desempeño. Determinación de variables a evaluar Es importante destacar en este punto que un buen sistema de evaluación del desempeño no depende de una gran cantidad de variables, es decir, una gran cantidad de variables no garantiza una buena evaluación, por el contrario, muchos métodos fracasan por que se trata de evaluar bien todo y se termina evaluando mal casi todo, por lo tanto se propone un número reducido de variables por dimensión. Las variables serán presentadas de acuerdo a las dimensiones determinadas para evaluar el trabajo de un académico en una Facultad de Negocios y son las siguientes: Docencia: Variable institucional declarada Relaciones interpersonales Calidad de la docencia Investigación: Variable institucional declarada Pertinencia de la investigación Aporte a lineas de investigación
11 Calidad de la investigación Extensión: Variable institucional declarada Impacto Calidad de la extensión Aspectos administrativos-directivos: Variable institucional declarada Contribución al desarrollo del medio Calidad del trabajo realizado La variable institucional declarada corresponde a las declaraciones estratégicas explícitas que realiza toda Universidad-Facultad-Escuela en relación hacia donde se dirige y la forma en como se realizan todas las actividades. La idea es que la variable institucional declarada englobe el aspecto más relevante declarado por la institución, dichas declaraciones se pueden extraer de la mision, vision, objetivo estratégico o de declaración de principios. Determinar las fuentes de información para la evaluación del desempeño Lo relevante de las fuentes es que sean lo más objetivas posibles, asi como también diversas, si se cumplen estos aspectos se puede garantizar el contar con información de calidad para ser procesada y poder evaluar el desempeño del académico, la propuesta es contar con las siguientes seis fuentes de información: 1. Director de Escuela 2. Decano 3. Académico 4. Pares en la disciplina
12 5. Ayudantes 6. Alumnos Gráficamente el sentido de las fuentes de información se presenta en la figura 4. que se muestra a continuación Figura 4: Fuentes de evaluación del desempeño. Determinar las herramientas para recabar la información desde las fuentes Las herramientas propuestas para ser usadas en la evaluación del académico son la entrevista, la encuesta y la autoevaluación. Para facilitar la comprensión a continuación se presentarán las herramientas propuestas que ascienden a tres, se mostrarán separadas por cada fuente de la evaluación del desempeño del docente: 1. Director de Escuela: La herramienta es una entrevista. 2. Decano: La herramienta es una entrevista. 3. Académico: La herramienta es una autoevaluación. 4. Pares: La herramienta es una entrevista. 5. Ayudantes: La herramienta es una encuesta. 6. Alumnos: La herramienta es una encuesta.
13 Periodicidad de la evaluación del desempeño El tema de la periodicidad es un factor muy importante para garantizar la efectividad de la evaluación del desempeño del académico, muchas Escuelas por ejemplo evalúan la docencia al final del periodo docente, el problema es que este puede ser bi-tri o semestral o máximo anual, lamentablemente estos periodos variables no coinciden con las otras 3 dimensiones a evaluar (docencia, extensión y aspectos administrativosdirectivos), por lo tanto se debe definir un período que permita realizar una evaluación de todas las dimensiones en una forma adecuada y eficiente, en este contexto la investigación, por ejemplo, si tomamos como referencia un artículo en revista indexada, ella es muy difícil que se cumpla antes de uno o dos años, lo mismo para la extensión o para las labores directivas o administrativas que puede realizar un académico en una Escuela de Administración, tomando en consideración todos estos aspectos es que se recomienda realizar la evaluación cada 2 años, esto implica que para la docencia se apliquen los cuestionarios al final de cada materia y en el caso de la extensión al final de cada proyecto, pero la consolidación de toda la información y la evaluación compla del académico se deberá hacer cada 2 años. Consolidación de la información Como se mencionaba anteriormente es el directivo superior el responsable de la evaluación del académico, esto en una Universidad radica en la persona del Rector, sin embargo, no es posible que dicho directivo por sí y ante sí realice este gran trabajo, en la práctica debe delegarlo y se recomienda que la parte administrativa de recolección de información podría estar a cargo de la unidad de recursos humanos o bien en alguna
14 instancia formal directiva que podría ser la Vicerrectoría Académica. De manera complementaria debe existir una instancia que procese y consolide toda la información que se recive de las diferentes fuentes de evolución, lo más relevante es que debe ser esta instancia la que realice la evaluación final del académico y debe además informárselo al académico y realizar los acuerdos y compromisos futuros relacionados con el desempeño. Proceso de apelación El proceso de evaluación del académico es absolutamente subjetivo, por lo tanto existe la posibilidad cierta de que existan diferencias y discrepancias que provoquen en el académico evaluado la sensación de error e injusticia, para paliar este riesgo es que se debe implementar una instancia de apelación. La instancia de apelación debe ser diferente a la instancia de evaluación que se comentó en el punto anterior, se recomienda que la instancia de evaluación radique en la persona del Rector, ya que es él la persona responsable final del proceso de evaluación del desempeño de la Escuela, de la Facultad y de la Universidad, además el Rector tiene la virtud de ser absolutamente independiente de la Facultad, lo cual da garantías ciertas de imparcialidad a los académicos que presentan apelación. CONCLUSIONES Se logro definir un marco referencial para el desarrollo de un sistema de evaluación del desempeño de un académico basado en tres conceptos básicos (capacidad, motivación y oportunidad), el marco referencial se materializa a través de una metodolología basada
15 en 5 etapas (convencimiento, sensibilización, construcción, implementación y retroalimentación). A nivel de dimensiones se logro definir cuatro aspectos que todo académico de una Escuela de Administración puede cubrir (docencia, investigación, extensión y aspectos administrativos-directivos). Las fuentes de información para alimentar el sistema de evaluación del desempeño fueron definidas como el propio académico, el Decano, el Director de Escuela, los pares y los alumnos. A nivel de variables ellas se trabajaron por dimensiones y se trató de que fuera la menor cantidad posible por dimensión y se aseguró de dejar en cada dimensión una variable institucional para segurar el cumplimiento de los objetivos corporativos. Tal como lo recomienda la teoría más moderna sobre el tema, a nivel de fuentes de información, para alimentar la evaluación, se utilizó un sistema mixto basado en 6 fuentes que garantizan la calidad de la información final. Para simplificar la propuesta es que se utilizaron solo tres herramientas clásicas de evaluación del desempeño, que según la teoría clásica son de las más usadas y confiables. El periodo de evaluación propuesto es de 2 años, al cabo de los cuales debe existir una instancia multidisciplinaria que haga el proceso final y la evaluación final, tambien se propuso una instancia de apelación independiente, al proceso, radicada en la persona de más alto nivel de la institución, es decir, el Rector. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. Ariza, J., Morales, A., & Morales, E. (2004). Dirección y administración integrada de personas, fundamentos, procesos y técnicas en práctica. Mc Graw Hill. 2. Cifuentes, C. (2006). Evaluación de desempeño. Un enfoque estratégico. Extraído el 30 Julio, 2007 de [Articulo online]
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