LIBROS OBLIGATORIOS SEGÚN LA LEGISLACIÓN MERCANTIL Y LA LEGISLACIÓN FICAL

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1 LIBROS OBLIGATORIOS SEGÚN LA LEGISLACIÓN MERCANTIL Y LA LEGISLACIÓN FICAL Existe una eterna confusión entre los empresarios sobre los libros contables que están obligados a llevar. Esto es consecuencia de las numerosas contradicciones que surgen al comparar la legislación mercantil con la fiscal, así como de las diferencias existentes entre ambas a la hora de enmarcar a los sujetos que quedarán sometidos al ámbito de cada ley. Es decir, puede darse que un mismo sujeto deba regirse por ambas legislaciones y cada una le obligue a llevar unos libros distintos. Es por ejemplo el caso del empresario individual cuyas contradicciones se plasmarán más adelante. Para verlo claramente, vamos a ver qué es lo que dice cada legislación. Mercantilmente: La legislación básica es el Código de Comercio, que en su artículo 25 dice todo empresario llevará necesariamente un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario. Está muy claro que esta pauta la deberán seguir todas las sociedades mercantiles. Pero, qué ocurre con el resto de entidades, dado que hay un cuantioso número de formas de comercio que no se realizan bajo este tipo de entes con personalidad jurídica? Es el caso del empresario individual, las sociedades civiles, las comunidades de bienes y las herencias yacentes, entre otras. Para estas personas físicas o carentes de personalidad jurídica, necesitaremos atender a si su actividad tiene carácter mercantil o no, puesto que en caso afirmativo, entendemos, quedarán plenamente sometidas al Código de Comercio y en consecuencia deberían llevar los dos libros obligatorios. Además, las sociedades mercantiles, llevarán un libro de Actas (artículo 26 Código de Comercio), y los específicos de cada sociedad según sus propias leyes. - Libro registro de Socios: lo deberán llevar las Sociedades Limitadas 1, Sociedades Limitadas Laborales 2 y Sociedades de Garantía Recíproca 3. - Libro registro de contratos con socio único: las Sociedades Anónimas y Sociedades Limitadas Unipersonales 4. - Libro registro de Acciones Nominativas (en caso de que la sociedad posea acciones nominativas): las Sociedades Anónimas 5, Sociedades Anónimas Laborales 2 y Sociedades Comanditarias por acciones 5. Fiscalmente: Respecto al IVA, la cosa no ofrece dudas, puesto que cada persona, física o jurídica, deberá llevar los libros correspondientes al régimen de IVA al que esté sujeto. Lo retomaremos al final del artículo. Sin embargo, si hay problemas con el IRPF. Las personas jurídicas se regirán por lo dicho en el Código mercantil, puesto que sus beneficios tributan por el IS y en la actualidad no obliga a llevar ningún libro específico. Pero, qué ocurre con los sujetos pasivos del IRPF? Dependerá de dos aspectos: a) En primer lugar, dependerá de si su actividad es mercantil o no. Aquí reside el problema, ya que los criterios del legislador para discernir entre unas u otras no es en ningún caso claro. Cuáles son esas actividades empresariales que no tienen carácter mercantil? Lo que nos dice Hacienda es que lo serán aquellas que no persiguen el lucro, como lo son, según ella, los agricultores y ganaderos, pero es que estos empresarios no persiguen el lucro? No parece muy coherente esta manera de diferenciar. Por lo menos, lo que sí sabemos con certeza es cuáles no son mercantiles: los profesionales, las actividades agrícolas, deportivas y de artistas se regirán únicamente por el código fiscal y no por el mercantil. Los libros que con carácter general obliga a llevar el IRPF, son los siguientes, aunque los matizaremos más adelante: - - Libro registro de compras y gastos -

2 Además, los profesionales deberán llevar otro libro registro de provisiones de fondos y suplidos. b) El segundo aspecto será el régimen fiscal que elijan voluntariamente, cuando sea posible, o tengan que acogerse por ley. Esto se debe a que dependiendo del régimen, existe una mayor o menor obligación registral, puesto que la idea es que el régimen en estimación directa modalidad simplificada exige unas menores obligaciones formales que la modalidad normal de este mismo régimen, y a su vez, el régimen de estimación objetiva obliga a una menor carga contable que la estimación directa. La última complicación reside en que no es lo mismo la estimación directa normal para las actividades mercantiles que para las no mercantiles. O en que la modalidad simplificada de los profesionales incluye un libro más que para el resto. Como la casuística es muy variada, lo más fácil es resumirlo todo juntando los dos aspectos que hemos comentado, según la actividad sea o no mercantil, y según el régimen fiscal de IRPF. Actividades mercantiles en Régimen de Estimación Directa, modalidad normal: Libro de inventarios y cuentas anuales Libro de inventarios y cuentas anuales Actividades mercantiles en Régimen de Estimación Directa, modalidad simplificada: Libro de inventarios y cuentas anuales Libro registro de compras y gastos Actividades mercantiles en Régimen de Estimación Objetiva 6 : Libro de inventarios y cuentas anuales (únicamente aquellos que deduzcan amortizaciones por sus elementos de activo). (por las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones). Actividades no mercantiles: Actividades agrícolas, deportivas y de artistas en Régimen de Estimación Directa, modalidades normal y simplificada: Libro registro de compras y gastos

3 Actividades no mercantiles: Actividades agrícolas en Régimen de Estimación Objetiva 6 : (únicamente aquellos que deduzcan amortizaciones por sus elementos de activo). (por las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones). Actividades no mercantiles: Actividades profesionales en Estimación Directa, modalidades normal y simplificada: Libro registro de compras y gastos Libro registro de prov. de fondos y suplidos Además de los libros pertinentes citados anteriormente, los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido, ya sean personas físicas o jurídicas, tendrán que llevar los siguientes libros registro en función del régimen al que estén acogidos. Bien el Régimen general, o bien cualquiera de los regímenes especiales. Régimen de IVA Régimen general (Ver Artículo 62 R.D. 1466/2007) Régimen simplificado (Ver Artículo 40 R.D. 1466/2007) Régimen Especial de la agricultura, ganadería y pesca (Ver Artículo 47 R.D. 1466/2007) Régimen Especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección. (Ver Artículo 51 R.D. 1466/2007) Libros registro obligatorios Libro registro de facturas expedidas Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias Libro registro, en el que anotarán las operaciones comprendidas en este régimen especial. Libro registro de facturas expedidas Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias Libro registro específico para las actividades a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio de cada operación. También conocido como libro de bienes Libro registro usados. específico para las actividades a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio global

4 Régimen Especial del oro de inversión (Ver Artículo 51 quater R.D. 1466/2007) Régimen Especial de las agencias de viajes (Ver Artículo 53 R.D. 1624/1992) Régimen Especial del recargo de equivalencia (Ver Artículo 61 R.D. 1466/2007) Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión y otras actividades a las que no se aplique el régimen especial, deberán hacer constar en el, con la debida separación, las adquisiciones o importaciones que correspondan a cada sector diferenciado de actividad Los sujetos pasivos deberán anotar en el Libro registro de facturas recibidas, con la debida separación, las correspondientes a las adquisiciones de bienes o servicios efectuadas directamente en interés del viajero. Los sujetos pasivos a los que sea aplicable este régimen especial no estarán obligados a llevar registros contables en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido. Se exceptúan los empresarios que realicen otras actividades u operaciones a las que sea aplicable algún o algunos de los restantes regímenes, ya que seguirán lo dispuesto por éstos. Antes de finalizar, cabe destacar que todos los libros fiscales, tanto de IRPF como de IVA en la actualidad ya no se llevan a mano obligatoriamente ni es preciso diligenciarlos en Hacienda. Lo que sí es obligatorio es tener unos medios informáticos capaces de dar dicha información. Es decir, no necesitamos un libro ni un programa informático específico, sino que los extractos informático-contables nos permitan dar la información requerida en dichos libros registro obligatorios si así nos lo exigiera una inspección en un momento dado. Legislación utilizada: - Código de Comercio de 22 de agosto de 1885, - Real Decreto 1757/2007 de 28 de diciembre, por el que se modifica el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, y - Real Decreto 1466/2007, de 2 de noviembre, por el que se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992. Legislación y obligaciones vigentes, en Zaragoza a 31 de octubre de Artículo 27 Ley 2/1995, de 23 de marzo, de Sociedades de Responsabilidad Limitada 2 Disposición final primera de la Ley 4/1997, de 24 de Marzo, de Sociedades Laborales 3 Artículo 24 d la Ley 1/1.994, de 11 de Marzo, sobre Régimen Jurídico de las Sociedades de Garantía Reciproca 4 Artículo 128 Ley 2/1995, de 23 de marzo, de Sociedades de Responsabilidad Limitada 5 Artículo 55 del Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas 6 Los contribuyentes que desarrollen actividades económicas que determinen su rendimiento neto mediante el método de estimación objetiva no llevarán el libro de compras y gastos. Sin embargo deberán conservar, numeradas por orden

5 de fechas y agrupadas por trimestres, las facturas emitidas de acuerdo con lo previsto en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, y las facturas o justificantes documentales de otro tipo recibidos. Igualmente, deberán conservar los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados de conformidad con lo que, en su caso, prevea la Orden Ministerial que los apruebe.

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