S Í N T E S I S T R I B U T A R I A (Abril 07) No. 40

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1 S Í N T E S I S T R I B U T A R I A (Abril 07) No. 40 Lo importante es no dejar de hacerse preguntas. Albert Einstein DOCTRINA TRIBUTARIA SOBRE LOS LIBROS EXIGIDOS EN LA LEY DEL IVA Durante el mes de Marzo del presente año, realizamos el curso denominado Nuevo Régimen de Facturación y Normas para Elaborar los Libros de IVA (Compras Ventas). Compartimos ideas y revisamos algunas doctrinas tributarias lo que permitió enriquecer nuestra cultura en materia impositiva y contar con herramientas teórico práctica que permitirán aplicar los conocimientos adquiridos en las labores profesionales. En dicho evento, comentamos sobre algunas interrogantes que se presentan al momento de elaborar los libros exigidos por las normas tributarias, en especial los de compras, ventas e inventarios. A continuación transcribimos la doctrina tributaria emanada por el SENIAT identificada como Consulta No de fecha 09/11/2004 la cual comentamos en dicho curso y servirá como aporte para resolver dudas con relación a los mencionados libros. solicita pronunciamiento de esta Gerencia Jurídica Tributaria, en relación con las dudas que se han presentado tanto a los contribuyentes y al público en general, como a las oficinas del nivel operativo de este Servicio, en cuanto a las interrogantes siguientes: 1.- Características y especificaciones que deben contener los formatos correspondientes a los libros de compras y de ventas que deben llevar los agentes de retención del I.V.A. duda que surge por cuanto en la normativa aplicable, es decir las Providencias Administrativas Nº y Nº respectivamente, se establece la obligación del SENIAT de colocar a disposición de los contribuyentes, a través de la página Web tales formatos, y no obstante que dichos formatos estuvieron colocados en nuestra página, fueron suprimidos a requerimiento de la Gerencia de Recaudación aduciendo que no existía modelo definitivo elaborado por este Servicio, situación que ha generado confusión entre los agentes de retención quienes se sienten inseguros en relación con la información que deben llevar tales libros. 1

2 2.- Pueden los contribuyentes ordinarios del I.V.A llevar los libros de compras y de ventas mediante sistemas automatizados o deben hacerlo manualmente? De poder llevarlos de forma automatizada como lo dispone el Reglamento General, qué extremos deben cumplir los contribuyentes en caso de fiscalización? 3.- En los casos de contribuyentes ordinarios que tienen sucursales, deben mantener permanentemente en cada establecimiento sus libros de compras y ventas o pueden llevarse de manera centralizada en la casa matriz? y de poder llevarse en forma centralizada debe el acta de requerimiento en caso de fiscalización, establecer un lapso para su entrega? 4.- Existe obligación por parte de las personas naturales o jurídicas, dedicadas a actividades profesionales no mercantiles, de llevar registros de ingresos y egresos sellados y foliados por la Administración Tributaria? 5.- El libro de inventario que se debe llevar de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta, es de obligatorio cumplimiento para todos los contribuyentes o sólo para aquellos que ejerzan el comercio? Analizada la consulta expuesta a nuestra consideración esta Gerencia procede a emitir opinión en los términos siguientes: Nuestra legislación tributaria, no sólo consagra disposiciones relativas a la obligación jurídica tributaria establecida entre el Estado (sujeto activo) y los particulares (sujetos pasivos), que consiste principalmente en la obligación de dar, es decir, de pagar los impuestos por expresa disposición de la Ley, sino que también prevé a cargo de éstos últimos, el cumplimiento de una serie de actuaciones, tendientes a asegurar y facilitar la determinación y recaudación de los tributos, que la doctrina cataloga de obligaciones secundarias, como serían las obligaciones de hacer, a saber, presentar las declaraciones, llevar libros de determinada clase, entre otras. 2

3 Concretamente, en lo que respecta a los contribuyentes del impuesto al valor agregado, el legislador previó la obligatoriedad de llevar libros y cuentas especiales para el control del cumplimiento de las disposiciones de la Ley y su Reglamento. En este sentido, el Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado, (Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha ) expresa: Artículo 70: Los contribuyentes del impuesto además de los libros exigidos por el Código de Comercio, deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas. En estos libros se registrarán cronológicamente y sin atrasos las informaciones relativas a sus operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones, documentadas mediante facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y servicios, así como, las notas de débito y crédito modificatorias de las facturas originalmente emitidas y otros comprobantes y documentos por lo que se comprueben las ventas o prestaciones de servicios y las adquisiciones de bienes o recepción de servicios. Del contenido de esta disposición se evidencia que el reglamentista dispuso a los fines del impuesto al valor agregado, que adicionalmente a los libros de comercio, los contribuyentes de dicho tributo, deben llevar un libro de compras y otro de ventas, en los cuales deben registrarse cronológicamente y sin atrasos las informaciones de las operaciones realizadas Asimismo, en los artículos 75 y 76 de dicho Reglamento, se establece la información que deben relacionar los contribuyentes del I.V.A, en sus Libros de Compras y de Ventas. Por su parte, el artículo 16 de la Providencia Administrativa Nº mediante la cual se designan a los Entes Públicos Nacionales como Agentes de Retención, dispone: Artículo 16: El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) deberá colocar a disposición de los contribuyentes, a través de su página web, htto:// los formatos correspondientes a los Libros de Ventas. Asimismo, el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) establecerá los formatos electrónicos de la declaración informativa y del comprobante de retención referidos en los artículos 12, 15, y 13 de esta Providencia en su página Web. De igual manera, el artículo 15 de la Providencia Administrativa Nº mediante la cual se designan a los Contribuyentes Especiales como Agentes de Retención, establece: 3

4 Artículo 15. El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) deberá colocar a disposición de los contribuyentes, a través de su página web, los formatos correspondientes a los Libros de Compras y de Ventas. Asimismo, el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) establecerá los formatos electrónicos de la declaración informativa y del comprobante de retención referidos en los artículos 11 y 12 de esta Providencia, ya sea mediante la publicación de un aviso de prensa o en su página web. Estas disposiciones evidencian la obligación a cargo de este Servicio de colocar en dicha página web, los formatos electrónicos, correspondientes a los Libros de Compras y de Ventas, así como de los comprobantes de retención. En consecuencia si como usted lo señala, tales formatos fueron colocados en la referida página pero posteriormente fueron suprimidos, con independencia de las razones que motivaron su retiro, ello evidencia un incumplimiento por parte de este organismo a una normativa dictada por él mismo. Por esta razón entiende esta Gerencia, que a la mayor brevedad posible debe ponerse a disposición de los contribuyentes dichos formatos, por cuanto la situación existente ciertamente genera inseguridad jurídica, y podría constituirse en un eximente de responsabilidad tributaria, en caso que se verifique un incumplimiento por parte de los contribuyentes, ocasionado por un ilícito relativo a la forma de llevar los Libros de Compras y de Ventas, o por la emisión en forma indebida del comprobante de retención. En relación con la forma cómo deben llevarse los libros de compras y de ventas del I.V.A, el artículo 73 del citado Reglamento dispone: Artículo 73: Los contribuyentes que lleven los registros y libros citados en este Reglamento, en forma manual o mediante sistemas mecanizados o automatizados, conservarán en forma ordenada, mientras no esté prescrita la obligación, tanto los libros, facturas y demás documentos contables, como los medios magnéticos, discos, cintas, y similares u otros elementos que se hayan utilizado para efectuar los asientos y registros. De manera que la normativa aplicable permite que los contribuyentes lleven estos libros en forma manual o automatizada, y en cuanto a la información que ellos deben contener, cabe señalar que 4

5 cualquiera sea la forma seleccionada, en ambos casos deben cumplirse los extremos requeridos. Adicionalmente, mientras la obligación no prescriba los contribuyentes deberán conservar tales libros, e igualmente: las facturas, los libros mercantiles, los medios magnéticos, cintas, discos, etc, así como cualquier otro elemento utilizado para conservar tales asientos, a efectos de ponerlos a disposición de los funcionarios fiscales en la oportunidad en que le sean requeridos. Asimismo, el artículo 71 de dicho Reglamento establece que los libros de compras y de ventas deben mantenerse permanentemente en el establecimiento del contribuyente, en consecuencia, en el caso de los contribuyentes con una o varias sucursales, es necesario precisar en qué establecimiento deben mantenerse dichos libros. El término sucursal, ha sido definido como una dependencia, un desprendimiento de la sociedad matriz extranjera, con capacidad para realizar actos comerciales, pero que carece de personalidad jurídica, ya que no es un centro diferenciado de imputación de derechos y obligaciones. Por el contrario, sus actos son imputados a la sociedad matriz. 1 Igualmente se entiende por sucursal el: Establecimiento mercantil o industrial que depende de otro, llamado central o principal, cuyo nombre reproduce, ya esté situado en distinta población o en barrio distinto de una ciudad importante ( ) y en el Diccionario de Derecho Usual se señala que: las sucursales mantienen la unidad de firma social, no poseen capital propio ni responsabilidad separada aunque puedan gozar de relativa independencia dentro de la estructura interna de la institución 2 En tal sentido cabe señalar, que la sucursal no posee personalidad jurídica, por cuanto ella constituye una extensión de la personalidad jurídica de la sociedad de la cual forma parte, razón por la cual, cuando el artículo 71 del referido Reglamento alude a que los libros de compras y de ventas deben mantenerse permanentemente en el establecimiento del contribuyente, en opinión de esta Gerencia, el término establecimiento se refiere, a la sociedad mercantil que posee personalidad jurídica propia, siendo la oficina o lugar donde ella estableció su domicilio fiscal, su sede principal, y por ende, es allí donde deben reposar el Libro de Ventas y de 5

6 Compras, los cuales deberán relacionar todas las operaciones llevadas a cabo por dicha sociedad. En consecuencia, no procede llevar libros por cada sucursal. Ahora bien, en torno a su interrogante respecto a si el acta de requerimiento debe establecer un lapso para la entrega de la documentación solicitada, por cuanto el Código Orgánico Tributario nada dispone al respecto, esta Gerencia entiende que efectivamente dicha acta debe hacer referencia a la documentación requerida por la actuación fiscal, y al lapso razonable en que ella debe ser puesta a disposición de los funcionarios actuantes, haciéndose efectivo dicho lapso, el día hábil siguiente, en aplicación del artículo 42 la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Por otra parte, en cuanto a la obligación de las personas naturales o jurídicas dedicadas a actividades profesionales no mercantiles, de llevar un registro de sus ingresos y egresos, cabe señalar que tales personas, siempre que sean contribuyentes ordinarios del impuesto, están obligadas a cumplir con todos los deberes formales, al igual que quienes realicen actividades comerciales, incluyendo los libros de compras y de ventas antes aludidos. Finalmente, en relación con la obligación de llevar libros de inventarios, necesario es hacer referencia al artículo 177 del Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta, (Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha , en el cual se dispone: Artículo 177. Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a llevar y mantener en el domicilio fiscal o establecimiento a través de medios manuales o magnéticos cuando la Administración Tributaria lo autorice, la siguiente información relativa al registro detallado de entradas y salidas de mercancías de los inventarios, mensuales, por unidades y valores así como, los retiros y autoconsumo de bienes y servicios (Resaltado Nuestro) Al respecto es necesario precisar que dicha información debe ser llevada por todos los contribuyentes, sean o no comerciantes, pero debiéndose ajustar a la naturaleza de su actividad, vale decir, el registro de entradas y salidas de mercancías del inventario de bienes destinados a la venta, sólo lo pueden llevar quienes se dediquen a la compra-venta, pero en el caso de los 6

7 prestadores de servicios, si pueden ser llevados, el registro de entradas de bienes del activo fijo o los autoconsumo de bienes o servicios 1 Villegas, Carlos Gilberto, Derecho de las Sociedades Comerciales, Abeledo - Perrot, Buenos Aires, p Manuel Osorio, Diccionario de Ciencias Jurídicas Políticas y Sociales, Editorial Heliasta. p Los comentarios expuesto en la mencionada consulta nos brinda una orientación sobre los criterios utilizados por la Administración Tributaria en materia de libros, pero recomendamos que los mismos sean revisados por la Gerencia de la empresa conjuntamente con sus asesores tributarios Para cualquier información adicional sobre los asuntos expuestos en esta comunicación pueden hacerlo por los teléfonos o (0416) y gustosamente les atenderemos. Miguel Ángel Pérez Presidente 7

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