TENEDURÍA DE LIBROS Y LIBROS DE COMERCIO

Transcripción

1 1 TENEDURÍA DE LIBROS Y LIBROS DE COMERCIO Sabemos que, básicamente el proceso administrativo consiste en tomar decisiones, actuar en conformidad con lo decidido y controlar los resultados de la acción propia de la empresa y de las influencias del medio. Para tomar cualquier decisión es necesario contar con información y muchos de los datos obtenidos son procesados a través de Sistemas Contables. La contabilidad utiliza, para el procesamiento de los datos, una técnica o un conjunto de reglas que tienen como finalidad registrar correctamente las operaciones que se producen en la empresa. Esta técnica es la Teneduría de Libros. Los conceptos de contabilidad y teneduría de libros no se confunden: la Teneduría de Libros es una herramienta que utiliza la Contabilidad para cumplir sus funciones de registrar, clasificar, resumir e interpretar los hechos económicos que se suceden en la empresa. Los hechos económicos reflejados en la contabilidad son actos de cambio en los que intervienen siempre dos sujetos: uno que recibe el valor cambiado y otro que lo entrega. METODOS DE REGISTRACIÓN. Se llaman balanceantes los métodos de registración en que se mantiene constantemente la equivalencia numérica en todas las partidas registradas, realizando anotaciones contrapuestas y por igual valor. Pertenece a este grupo la partida doble. LA PARTIDA DOBLE. La evolución de las técnicas contables hizo necesario que los importes anotados fueran balanceantes entre sí. Además, como toda estructura de las cuentas utilizadas se deriva de la ecuación fundamental, toda modificación patrimonial debe reflejarse en anotaciones de por lo menos dos cuentas, ya que lo contrario significaría no cumplir con la igualdad básica. Las consideraciones anteriores explican por qué el método de registro utilizado se llama partida doble: por cada operación hay que efectuar por lo menos dos anotaciones. Para registrar los aumentos y disminuciones de las cuentas, se las divide en dos partes: el debe (a la izquierda) y el haber (a la derecha). El método de Registración por Partida Doble aplicado a un sistema o conjunto de cuentas establece que la suma de importes registrados en el Debe (débitos) debe ser constantemente igual a la suma de los anotados en el Haber (créditos) de las cuentas correspondientes. En resumen: La partida doble es un método de registración que se basa en la igualdad de los débitos y los créditos. Tiene tres características básicas: * cada hecho va a dar lugar a dos anotaciones * todas las cuentas tienen dos sectores: debe y haber * encontramos dos tipos de cuentas: integrales y diferenciales El sistema de registración por partida doble requiere dos libros principales: el Libro Diario y el Libro Mayor. Recuerda: debitar significa anotar en el Debe acreditar significa anotar en el Haber 1

2 2 CONCEPTO DE CUENTA. Como hemos visto, en contabilidad, para realizar las registraciones, no se utiliza el nombre de los elementos patrimoniales (dinero, escritorios, sillas, camionetas, etc), sino que recurriremos a lo que se conoce con el nombre de cuentas o rubros. Entonces definimos a la CUENTA, como un mecanismo contable que se utiliza para llevar el control de cada uno de los elementos que componen el patrimonio y que nos informa sobre sus variaciones. Las cuentas se clasifican en : * Integrales: son aquellas que representan los elementos que integran el Patrimonio, es decir, Bienes, Derechos y Obligaciones. * Diferenciales: son las que representan el Capital, junto con sus aumentos y disminuciones. Es decir, que indican las pérdidas o ganancias. Algunos ejemplos de cuentas diferenciales: capital sueldos(pérdida) impuestos (pérdida) seguros(pérdida) gastos generales: representan gastos de papelería, libretas de cheques, limpieza, luz, artículos de limpieza (significa una cuenta de pérdida) costo de ventas (pérdida) ventas (ganancias) comisiones (ganados y perdidos) alquileres (ganados y perdidos) intereses (ganados y perdidos) descuentos (ganados y perdidos) Se llamará SALDO de cada cuenta a la diferencia entre las sumas debitadas menos las sumas acreditadas. Si al realizar la diferencia tenemos que: * el debe es mayor que el haber, el SALDO será DEUDOR. * el haber es mayor que el debe, el SALDO será ACREEDOR. Las cuentas de activo y las de pérdida tienen saldo deudor Las cuentas de pasivo y las de ganancia tienen saldo acreedor 2

3 LIBROS DE COMERCIO. 3 Los libros de Comercio, son aquellos registros en que el comerciante debe anotar las operaciones relativas a su actividad, con la finalidad de: * cumplir con las disposiciones legales * tener la información necesaria para la administración de la empresa, conociendo en particular la situación y resultados de su hacienda. Art. 44- Los que profesan el comercio contraen por el mismo hecho la obligación de someterse a todos los actos y formas establecidas en la ley mercantil. Entre esos actos se cuentan: * La obligación de seguir un orden uniforme de contabilidad en idioma español, y de tener los libros necesarios a tal fin. * La conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante, así como la de todos los libros de la contabilidad. Art. 54- Todo comerciante está obligado a tener libros de registro de su contabilidad y de su correspondencia mercantil. El número y forma de esos libros queda enteramente al arbitrio del comerciante con tal que sea regular y lleve los libros que la ley señala como indispensables. Art. 55- Los libros que los comerciantes deben tener indispensablemente, son las siguientes: * El libro diario * El de inventarios * El copiador de cartas Art.56- En el libro diario se asentará día por día, y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante, letras u otros papeles de crédito que diere, recibiere, afianzare o endosare; y en general, todo cuanto recibiere o entregare, de su cuenta o de la ajena, por cualquier título que fuera, de modo que cada partida manifieste quién sea el acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refiere. Art. 59- El libro de inventarios se abrirá con la descripción exacta del dinero, bienes muebles y raíces, créditos y otra cualquiera especie de valores que formen el capital del comerciante al tiempo de empezar su giro. Después formará todo comerciante en los tres primeros meses de cada año, y extenderá en el mismo libro, el balance general de su giro, comprendiendo en él, todos sus bienes, créditos y acciones, así como todas sus deudas y obligaciones pendientes en la fecha del balance, sin reserva ni omisión alguna. Los inventarios y balances generales se firmarán por todos los interesados en el establecimiento, que se hallen presentes al tiempo de su formación.. Art 63- En el libro-copiador, trasladarán los comerciantes íntegramente y a la letra todas las cartas que se escribieren relativas a su comercio. Están asimismo obligados a conservar en legajos y en buen orden todas las cartas que reciban con la relación a sus negociaciones, anotando al dorso la fecha en que las contestaron, o haciendo constar en la misma forma que no dieron contestación. Art.64- Las cartas deberán copiarse por el orden de sus fechas en el idioma en que se hayan escrito los originales. Las posdatas o adiciones que se hagan después que se hubieren registrado, se insertarán a continuación de la última carta copiada, con la respectiva referencia. Art. 65- Los tres libros que se declaran indispensables, estarán encuadernados, forrados y foliados, en cuya forma los presentará cada comerciante al Registro Público y General de Comercio para que se ponga en la primera hoja una constancia certificando: destino del libro, a quién pertenece, cantidad de folios e indicación de la anotación en el Libro de Registro, indicando el folio y número de dicha anotación. 3

4 4 Art.66- En cuanto al modo de llevar así los libros prescriptos por el artículo 55 como los auxiliares que no son exigidos por la ley, se prohibe: 1º) Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que deben hacerse según lo prescripto en el art.56 2º) Dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones. 3º) Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las equivocaciones y omisiones que se cometan, se han de salvar por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierte la omisión o el error. 4º) Tachar asiento alguno 5º) Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación. Art.67- Los libros mercantiles que carezcan de alguna de las formalidades prescriptas en el art. 65, o tengan alguno de los defectos y vicios notados en el precedente, no tienen valor alguno en juicio en favor del comerciante a quien pertenezcan. Art.80- Los comerciantes tienen obligación de conservar sus libros de comercio por el espacio de veinte años, contados desde el cese de su giro o comercio. Los herederos del comerciante se presume que tienen los libros de su autor, y están sujetos a exhibirlos en la forma y los términos que estaría la persona a quien heredaron. * Libros fundamentales en la práctica. Según el art. 54 del Código, el comerciante tienen la libertad de llevar los libros que crea necesarios para su contabilidad, con la condición de que tenga los que la ley señala como obligatorios (art.55). Nos referimos a los llamados libros principales, desde el punto de vista contable que son: * Libro Diario * Libro Mayor * Libro de Inventarios Libro Mayor. No es un registro obligatorio del punto de vista legal, pero sí imprescindible contablemente. Se le llama de segunda entrada, porque toma lo ya registrado en el Libro Diario ordenándolo por cuentas. Es decir, que es un complemento del Diario: toda la información contenida en el Diario cronológicamente, se encuentra clasificada en el Mayor, por conceptos, es decir por cuentas. El Mayor tiene una ficha para cada cuenta: en el Debe se anotará lo que previamente fue anotado en el Debe del Diario y lo mismo sucede con el Haber. CARACTERÍSTICAS: * nos indica en qué fecha se realizó el asiento * nos indica la hoja en que se encuentra * Concepto es la cuenta que dio lugar al hecho * cuando hay más de una cuenta, no se detalla cada una, sino que se escribe la palabra varios. * su ventaja es que con cada pasaje se arrastra el saldo 4

5 DECRETO Nº 540/ Artículo 1º Las Sociedades Comerciales podrán reemplazar los libros Diario e Inventario previstos por el art. 55 del Código de Comercio, por hojas móviles pre o post numeradas correlativamente. Autorizase el empleo de fichas microfilmadas que contendrán las hojas móviles referidas en el inciso anterior. Artículo 2º En los casos previstos en el artículo anterior, una vez realizadas las registraciones, las Sociedades Comerciales presentarán ante el Registro Público de Comercio, a efectos de su intervención, las hojas móviles referidas, encuadernadas en piezas que contendrán mil folios como máximo. Artículo 3º La intervención del Registro Público de Comercio quedará formalizada en el último folio encuadernado, el cual deberá contener los siguientes datos denominación de la sociedad, nombre del libro, cantidad de folios y numeración de los mismos, lugar y fecha de presentación ante el Registro Público de Comercio. Si se utilizaren las fichas microfilmadas referidas en el artículo 1º, la intervención del Registro Público de Comercio será por sistema de perforación en cada una de ellas, indicando la fecha de la misma. Artículo 4º La presentación de los documentos ante el Registro Público de Comercio para su intervención, deberá realizarse por lo menos una vez al año, en el menor de los plazos siguientes: dentro de los treinta días siguientes a la aprobación de los estados contables por parte de los socios o accionistas, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 97 de la ley de 4 de setiembre de 1989, o dentro de los doscientos diez días siguientes al cierre del ejercicio social. Si la presentación se realiza vencido el plazo que corresponda, se presumirá que se terminaron de elaborar los registros contables del período que se presenta, en la fecha establecida por la intervención del Registro Público de Comercio. Artículo 5º Las Sociedades Comerciales podrán igualmente sustituir el libro Copiador de Cartas por la conservación y archivo de la correspondencia enviada en orden progresivo de fechas, con iguales requisitos de intervención que los previstos en los artículos anteriores para las hojas móviles pre o post numeradas correlativamente. Artículo 6º Los asientos contenidos en las hojas móviles numeradas correlativamente, así como la conservación y archivo de la correspondencia enviada en orden progresivo de fechas, en la medida que hayan sido intervenidos por el Registro Público de Comercio, de conformidad con lo dispuesto por los artículos que anteceden, tendrán la misma eficacia probatoria que los libros de comercio y los demás efectos de la teneduría regular de libros, de conformidad con las disposiciones del Código de Comercio Artículo 7º Las normas contenidas en el presente decreto entrarán en vigencia para aquellos ejercicios iniciados a partir de la vigencia de la ley Artículo 8º Aquellas sociedades para las cuales haya vencido el plazo establecido por el artículo 4º, dispondrán de ciento veinte días contados a partir de la publicación del presente decreto, para regularizar la situación de sus registros contables Artículo 9º Derógase el decreto 104/991 de 27 de febrero de