Manual de Extensión. Portal de Usuario, Códigos de marcación & correo de voz para Central Telefónica 3CX Versión 6.0

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1 Manual de Extensión Portal de Usuario, Códigos de marcación & correo de voz para Central Telefónica 3CX Versión 6.0

2 Derechos Reservados , 3CX ltd. La información de este documento esta sujeta a cambios sin previo aviso. Las empresas, nombres, y datos utilizados en los ejemplos son ficticios si no se hace mención de lo contrario. Ninguna parte del documento puede ser reproducida o transmitida bajo ninguna forma o medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la expresa autorización escrita de 3CX Ltd. Central telefónica 3CX para Windows es copyright de 3CX Ltd. 3CX es una marca registrada, Central telefónica 3CX para Windows y el logo de 3CX son marcas registradas de 3CX Ltd. en Europa, Estados Unidos y otros países. Versión 6 Ultima actualización 14 de Mayo de 2008

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4 Tabla de Contenido Introducción a Central Telefónica 3CX... 5 Qué es Central telefónica 3CX para Windows?... 5 Beneficios para un usuario de extensión... 5 El cliente 3CX VOIP & Teléfono basado en Software... 5 Correo de Voz... 7 Introducción... 7 Recogiendo correo de voz a través del teléfono... 7 Recibiendo correo de voz en su buzón de El Portal de Usuario... 9 Introducción... 9 Iniciando sesión... 9 Opciones de Autenticación Correo de Voz Reenvío Notas Importantes Avanzadas Códigos de marcación Introducción Tomar llamada Parqueo de llamada Correo de voz Especificando el estado No disponible / disponible Iniciando sesión en las colas de llamadas Intercomunicador Llamada en Conferencia Introducción Creando una llamada en conferencia... 17

5 Introducción a Central Telefónica 3CX Qué es Central telefónica 3CX para Windows? La central telefónica 3CX es una central IP basada en software que reemplaza una central tradicional o sistema telefónico. Central telefónica 3CX envía las llamadas como paquetes de datos sobre la red de datos en vez de la red telefónica tradicional. Los teléfonos comparten la red con los computadores y por ende no se requiere cableado telefónico separado. Con el uso de una pasarela VOIP, se puede conectar líneas telefónicas existentes a la central IP y de esta manera hacer y recibir llamadas a través de las líneas normales PSTN. Beneficios para un usuario de extensión Central telefónica 3CX ofrece varios beneficios a los usuarios del sistema: Habilidad para responder y hacer llamadas desde cualquier parte, incluso fuera de la oficina Fácil administración de extensión usando un navegador Habilidad de rápidamente ver la presencia (estado de la extensión) de otros usuarios Habilidad de ver el estado de las líneas entrantes Habilidad de ver los números de las personas que llaman que están en la cola Habilidad de recibir su correo de voz y faxes en su buzón de Visualizar el historial completo de sus llamadas con pocos clics del ratón Abrir rápidamente llamadas perdidas Visualizar una lista de números de extensión actualizada automáticamente Transferir llamadas entrantes a cualquier usuario con pocos clics del ratón El cliente 3CX VOIP & Teléfono basado en Software El cliente 3CX VOIP es una pequeña aplicación Windows que le permite hacer y recibir llamadas a través de su teléfono de escritorio o utilizando una diadema conectada directamente a su computador. Se pueden ver los números de extensión de otros usuarios y ver si ellos están disponibles para tomar llamadas. Note que se puede utilizar el cliente 3CX VOIP sin tener que utilizar una diadema. Se puede seguir utilizando su teléfono de escritorio si lo prefiere. Page 5

6 Este cliente 3CX VOIP y teléfono basada en software tiene su propio manual. Se puede descargar el más reciente cliente 3CX VOIP desde: Pantalla 1 Cliente 3CX VOIP en modo de teléfono SIP 1. Teclado 2.Funciones del teléfono 3. Líneas 4. Pantalla de Estado 5. Modos del teléfono 6. Panel de estado 7. Marcar 8. Colgar Si se selecciona utilizar el cliente 3CX VOIP con una diadema, entonces el cliente 3CX VOIP funcionará como un teléfono SIP, y la interfaz será muy similar a la a de un teléfono. Page 6

7 Correo de Voz Introducción Si no esta disponible para tomar una llamada, la central telefónica 3CX puede grabar un mensaje que deje la persona que llama. Estos mensajes pueden ser escuchados en las siguientes maneras: Se puede enviar el mensaje de correo de voz por correo electrónico a usted como un adjunto tipo WAV que puede ser reproducido en Windows media player. Se puede enviar un mensaje de notificación por correo electrónico a usted, de tal manera que usted puede marcar al sistema de correo de voz y escuchar el correo de voz a través del teléfono. Se pueden recoger los correos de voz marcando 999 (número de extensión predeterminada para el correo de voz) La central telefónica 3CX tiene en cuenta el concepto de sistema de mensajería unificada, en la cual el usuario solo necesita revisar su buzón de correo electrónico para ver s, correos de voz y mensajes de fax. Recogiendo correo de voz a través del teléfono Para recoger sus correos de voz a través del teléfono: 1. Marque el número de extensión del sistema de correo de voz Si se encuentra fuera de la empresa, se puede marcar este número desde cualquier menú de recepcionista digital. 2. Ingrese su número de extensión y cuando se le pregunte, ingrese su número de pin. Luego presione # 3. Un anuncio de sistema será reproducido en el que se indica el número de mensajes leídos y no leídos en su buzón de correo de voz. 4. Presione * para reproducir sus mensajes no leídos. 5. Mientras escucha su correo de voz, se tienen estas opciones: 0 Saltar al siguiente mensaje 1 Saltar al mensaje anterior. 2 Repetir el mensaje actual. 3 Borrar el mensaje actual e ir automáticamente al siguiente mensaje. 9 Ir al menú de opciones del correo de voz # - Para terminar la llamada Page 7

8 6. Menú de opciones del correo de voz El menú de opciones del correo de voz le permite configurar un nuevo código pin y también borrar todos los mensajes escuchados. Se puede llegar a él marcando 9 durante la reproducción de un mensaje. Las siguientes opciones son validas en ese menú: 4 para borrar todos los mensajes 6 para reproducir información del buzón 7 para cambiar el número de pin 8 para cambiar su saludo para correo de voz 9 para repetir el menú de opciones # - para colgar la llamada Recibiendo correo de voz en su buzón de Pantalla 2 - Recibiendo correo de voz en su buzón de Si su sistema esta configurado para adjuntar el correo de voz y enviarlo a su correo electrónico, simplemente abra su correo electrónico y haga doble clic sobre el adjunto. El correo de voz ha sido adjuntado en formato wav, entonces automáticamente abrirá Windows media player y se reproducirá el mensaje. Page 8

9 El Portal de Usuario Introducción El portal de usuario permite a los usuarios modificar sus opciones de extensión. Por ejemplo, el usuario puede configurar lo que la central telefónica debería hacer si el / ella no esta disponible, o en una llamada o fuera de la oficina. Nota: El portal de usuario esta solamente disponible en ediciones comerciales de central telefónica 3CX. Iniciando sesión Pantalla 3 - Inicio de sesión para Portal Para iniciar sesión en el portal de usuario: 1. Abra su navegador y diríjase a: 2. Ingrese su número de extensión y PIN y luego haga clic en Login Page 9

10 Pantalla 4 - Página principal de Portal de usuario 3. Después de iniciar sesión exitosamente, sus opciones actuales serán mostradas en el lado derecho de la ventana. Opciones de Autenticación Pantalla 5 - Detalles de Autenticación 1. Teléfonos SIP requieren un ID y contraseña de autenticación para que puedan hacer y recibir llamadas. Se puede cambiar el ID y contraseña en esta ventana de dialogo. Nota: Cualquier cambio en el ID o contraseña de autenticación necesitará que ese cambio sea actualizado también en teléfono de escritorio SIP o en el teléfono basado en software. No cambie su ID o contraseña de autenticación si haber contactado primero a su administrador. Correo de Voz La página de correo de voz le permite configurar opciones relacionadas con la función de correo de voz. Page 10

11 Pantalla 6 - Opciones de correo de voz Se pueden configurar las siguientes opciones: Habilitar o inhabilitar correo de voz Reproducir ID de persona que llamó y que dejó el correo de voz Especificar el formato de fecha Especificar si se quiere o no tener correo de voz enviado a través de . Opcionalmente cambiar su PIN. (Este PIN es también utilizado para iniciar sesión en el portal) Page 11

12 Reenvío Pantalla 7 - Opciones de No respuesta Se puede configurar lo que la central telefónica 3CX debería hacer si usted no responde la llamada, si usted esta ocupado o si su teléfono esta no registrado (por ejemplo cuando no se ha encendido su teléfono SIP). Se tienen las siguientes opciones de reenvío para cada uno de los posibles eventos: Continuar timbrando el sistema no hará nada. Finalizar llamada Reenviar a correo de voz Reenviar a extensión Especifique la extensión a ser reenviada de la lista desplegable. Reenviar a cola de llamadas / grupo de timbre Especifique el número de extensión virtual del grupo de timbre o de la cola de llamadas en la lista desplegable. Reenviar a recepcionista digital Especifique el número de extensión virtual de la recepcionista digital en la lista desplegable. Reenviar a un número externo Es este caso el sistema reenviará la llamada a un número externo. Asegúrese de incluir el número a marcar completo incluyendo el prefijo. La opción de reenviar todas las llamadas es utilizada cuando un usuario esta temporalmente fuera de la oficina, por ejemplo de vacaciones. Page 12

13 Notas Importantes En el caso de No Respuesta, se tiene que especificar el tiempo en segundos, que se desea que el sistema espere. En el caso de Ocupado, se tiene que especificar si se quiere que el teléfono o la central telefónica haga la señalización de ocupado. Por defecto, la mayoría de los teléfonos SIP no dan una señal de respuesta de ocupado, y en cambio aceptan una segunda llamada entrante. Si se quiere redireccionar una llamada cuando usted se encuentra en el teléfono, se necesitará especificar Use PBX status (utilizar el estado de la central), en la lista desplegable de detección de ocupado. Avanzadas Pantalla 8 - Opciones Avanzadas La página avanzadas le permite configurar las siguientes opciones: Si usted se encuentra disponible o no para tomar llamadas. Si se configura el estado a No disponible, las llamadas serán tratadas por la central telefónica como si su extensión estuviera ocupada. Se puede iniciar y cerrar sesiones en las colas de llamadas. Para recibir llamadas desde cualquiera de las colas de llamadas, se tiene que haber iniciado sesión en la cola de llamadas. Se puede configurar su ID para llamada de salida. Note que no todos los proveedores VOIP respetarán esta configuración, y la reemplazarán con el número real por razones legales. Consulte el administrador para mayor información. Page 13

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15 Códigos de marcación Introducción Códigos de marcación son combinaciones específicas de números / teclas, utilizados para acceder funciones específicas dentro de la central telefónica. Tomar llamada Si se escucha una extensión específica timbrando, y si se sabe que esa persona no puede tomar la llamada, se puede entonces tomar la llamada utilizando la opción Call Pickup (Tomar llamada). Para hacer esto, teclee: *20* < número de la extensión > seguido por la tecla enviar. Esto redireccionará la llamada activa desde la extensión especificada a su extensión. Se puede también obtener una llamada de una extensión que esta timbrando sin especificar el número de la extensión. Para hacer esto, teclee *20* seguido por la tecla enviar. Esto redireccionará la primera llamada activa disponible a su extensión. Parqueo de llamada Si se desea se puede parquear una llamada y luego tomarla desde otra extensión: Botón de Transferencia directa *00 a 09 para parquear la llamada. Por ejemplo *01 posicionará la llamada en el sitio de parqueo 1. *10-9 para recoger una llamada parqueada. Por ejemplo *11 recogerá cualquier llamada en el sitio de parqueo 1. Sitios de parqueo soporta el parqueo de múltiples llamadas. Entonces, cuando se quiere tomar una llamada parqueada, se puede agregar el número de extensión desde la cual la llamada fue parqueada, y de esta manera asegurarse de que se esta tomando la llamada que se había parqueado allí. Algunos ejemplos de parqueo de llamada con teléfonos populares: Con un teléfono Grandstream, presione el botón TRNF y marque *00 Con un teléfono Snom, presione el botón TRANSFER y marque *00 Con un teléfono Polycom, presione el botón TRANSFER, luego desde la pantalla seleccione la opción BLIND y luego marque *00 Con un teléfono Cisco, seleccione en la pantalla "more", seleccione BlndXfr y marque *00 Con un teléfono Linksys, presione la tecla de flecha derecha en el botón de navegación para más opciones y luego escoja bxfer y marque *00 Page 15

16 Nota: Las opciones de tomar llamada y parqueo de llamada, solo están disponibles en las ediciones comerciales de central telefónica 3CX Correo de voz Para dejar un mensaje en el buzón de correo de voz de una extensión específica; Marque *4{número extensión} Por ejemplo, *4100, dejará un mensaje de correo de voz en el buzón de correo de voz de la extensión 100 Especificando el estado No disponible / disponible Para especificar el estado de No disponible o Disponible para una extensión específica: Marque *60 para configurar la extensión como disponible Marque *61 para configurar la extensión como no disponible Nota: Las opciones No Disponible y Disponible solo están disponibles en la ediciones comerciales de Central Telefónica 3CX. Iniciando sesión en las colas de llamadas Para iniciar sesión en una cola de llamadas; Marque *62 para que la extensión inicie sesión en todas las colas de llamadas de la cuales la extensión es miembro. Marque *63 para que la extensión cierre sesión en todas las colas de llamadas en la cuales la extensión había iniciado sesión. Nota: Colas de llamadas solamente están disponibles en las ediciones comerciales de Central Telefónica 3CX. Intercomunicador La opción de intercomunicador permite a un usuario de la central telefónica hacer un anuncio a otra extensión sin requerir que la otra parte levante el auricular. El mensaje será reproducido a través del parlante del teléfono. El audio es de de dos vías, y la persona que recibe la llamada puede responder inmediatamente sin levantar el auricular. Para llamar a un usuario a través de la función de intercomunicador: Agregue el prefijo *9, seguido por el número de la extensión que se quiere llamar. Por ejemplo para hacer una llamada de intercomunicador a la extensión 100, se debería marcar: '*9100' Nota: La opción de intercomunicador requiere un teléfono que la soporte y que esté configurado para permitirla. Si tiene alguna duda, por favor revise con el administrador de l a r e d. Page 16

17 Llamada en Conferencia Introducción Llamada en conferencia le permite fácilmente organizar una llamada en conferencia con hasta 32 personas (permitido por la licencia). Aunque existen muchos servicios de conferencia de llamadas, normalmente es más fácil y más barato el alojar sus propias audio conferencias. Conferencias pueden ser organizadas inmediatamente, sin la necesidad de reservar una sala de conferencia. Esto se ha hecho para simplificar la organización de conferencia de llamadas. Creando una llamada en conferencia Para organizar una llamada en conferencia: 1. Marque el número de extensión de conferencia, por defecto este es Se le pedirá que ingrese un ID de conferencia. Este puede ser cualquier número, por ejemplo 100. Todas las personas que llaman y desean unirse a la conferencia deben utilizar el mismo ID de conferencia. 3. Si se es el primer participante, el sistema de conferencia preguntará que confirme la creación de la conferencia. Presione * para confirmar o # para cancelar. 4. Se le preguntará que provea su nombre después del beep y luego presione un botón para continuar. 5. Ahora ingresará a la conferencia. Si se es la primera persona que llama, se escuchará la música de espera, mientras las otras personas se unen. Tan pronto como otra persona se una a la conferencia, su nombre será anunciado. Page 17

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