SECCIÓN 12: PRESUPUESTO Y CÁLCULO DE COSTOS

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1 SECCIÓN 12: PRESUPUESTO Y CÁLCULO DE COSTOS NOTAS: Presupuestar, es el proceso de hacer una aproximación, muy exacta, de las horas de mano de obra y de los materiales, equipo y subcontratistas, que se necesitarán para un trabajo. A este presupuesto se le adicionan los costos fijos y las ganancias. Algunos contratistas preparan presupuestos y dan precios sin antes inspeccionar el sitio de la obra. Lo que es todavía peor, cometen el error de brindarle al cliente, presupuestos del trabajo, expresados en US $/ft 2 (US $/m 2 ), y lo creen necesario porque así lo hace la competencia. Por el contrario, los precios cotizados al cliente, se deben derivar de lo que le cuesta, a la empresa, hacer el trabajo; no de lo que las empresas que le compiten, dicen que debería costar. La competencia se vence con presupuestos acertados, y siendo más eficiente en el sitio de trabajo, es decir, haciendo un trabajo de igual o mejor calidad y en menos tiempo, que los competidores. Por qué no se deben dar presupuestos, a los clientes, en US $/ft 2 (US $/m 2 )? A diferencia de los productores, los contratistas venden horas de mano de obra de construcción, no ft 2 (m 2 ) de adoquines. No hay dos proyectos que sean idénticos en consumo de trabajo o de materiales. Un proyecto puede ser un andén frente a una casa, con fácil acceso desde la calle. Otro puede estar por detrás de la casa, en un lote confinado, al cual hay que llevar todos los materiales por medio de coches. Por lo tanto, ningún contratista puede suministrar, de manera certera, un precio en US $/ft 2 (US $/m 2 ), y ningún presupuesto se puede desarrollar o se puede dar ninguna cotización, sin antes haber visitado el sito de la obra. Todo el presupuesto de la mano de obra se hace por horas, y se divide en actividades. Los contratistas realizan varias actividades, siguiendo la secuencia lógica de construcción de un pavimento de adoquines de concreto. Las actividades pueden incluir (pero no estar limitadas a) las siguientes: Demolición y remoción de asfalto, concreto y otros materiales. Excavación de suelo. Compactación de suelo e instalación de un geotextil. Colocación y compactación de la base. Colocación y enrasado de la arena de asiento. Instalación y compactación (inicial y final, incluyendo la arena de juntas) de los adoquines. Corte. Confinamientos laterales. Limpieza. Las horas de mano de obra se calculan según la secuencia como van llegando y se van instalando los materiales. Por ejemplo, la arena de asiento se compra por ton (t). El regarla y enrasarla, con un espesor de 1 in. (25 mm), se presupuesta en tons (t) por hora. Los confinamientos laterales se compran por ft (m), de manera que los costos se presupuestan por ft (m) por hora. Una parte esencial del conocimiento de los costos para presupuestos, es llevar el recuento diario de la mano de obra y de los materiales, a medida que avanza la obra. Esto puede ayudar a prevenir sobrecostos. Algunos ejemplos de sobrecostos incluyen los cambios hechos por el dueño, el almacenamiento de agua en el área excavada, el retraso en el suministro de material granular para base, la compactación insuficiente de la base, colocar demasiada arena de asiento, un color equivocado de adoquines, el daño de la sierra o del vibrocompactador de placa (que se deben revisar cada día). Después de que se ha terminado el trabajo, ya es demasiado tarde para regresar y reducir los costos de ciertas actividades y de los errores. Ese dinero ya se gastó. 12. Presupuesto y cálculo de costos Sección

2 NOTAS: Las Hojas Diarias de Trabajo y las Hojas de Costos de Obra para Materiales y para Mano de Obra, son herramientas esenciales para seguirle la pista a la mano de obra y a los materiales, durante el desarrollo de la obra, y permiten controlar los costos durante el trabajo. Cómo sabe el contratista si se han controlado los costos, cuando no puede estar en el sitio monitoreándolos? Los presupuestos para los materiales y la mano de obra de las Hojas de Costos de Obra se com-paran con lo que se registra, a diario, del trabajo ejecutado. A continuación se ajustan aquellos puntos sobre los cuales el contratista tiene control. Si se sigue este procedimiento, se pueden controlar los costos durante el trabajo, a través de una Orden de Cambio, firmada por el dueño, que accede a un aumento en el precio. Otros, por ejemplo, pueden incluir el alquiler de una bomba para sacar el agua, encontrar un proveedor de agregado, que lo entregue a tiempo, usar el tamaño correcto de equipo de compactación, presupuestar la cantidad correcta de arena de asiento, uso de la Orden de Compra para verificar el color correcto de los adoquines, y efectuar el mantenimiento periódico de las sierras y equipo de compactación. Cómo sabe, quien presupuesta, que los estimativos de mano de obra en la Hoja de Costos de Obra, son los razonables que se pueden esperar de un maestro? La respuesta se da a través de la definición de Costos del Trabajo, que es el proceso de compilar la historia de los costos de mano de obra y de materiales para todos los trabajos. Los costos promedio de esos trabajos se usan, como base, para presupuestar los costos de trabajos futuros. Dichos costos se pueden recoger, a mano o en un programa de base de datos en una computadora. El maestro puede sentirse inclinado a anotar las horas de mano de obra, de la misma manera como aparecen en la Hoja de Costos de Obra. Sin embargo, debe entender que las Hojas de Costos de Obra no reflejan la eficiencia del capataz. Por el contrario, las cantidades que anota el capataz le dicen, a quien presupuesta, qué tan bien predijo las horas de mano de obra y los materiales para el trabajo. Las páginas siguientes incluyen hojas desarrolladas por quien presupuesta el proyecto del patio Anderson. A cada actividad (ítem) de material y mano de obra, se le asigna un código, para que se pueda crear una base de datos para cada uno. Estos códigos los puede asignar la empresa y modificarlos cuando sea necesario. Es conveniente registrarlos primero a mano y luego en el computador. Al hacerlo a mano, hay un mejor entendimiento de las relaciones entre dichos costos. Presupuesto de Materiales - Se suma un factor por desperdicio. La Cantidad Estimada (EST.QTY) incluye cubos o amarres completos de adoquines. Presupuesto de Mano de Obra - Los costos de mano de obra son los promedios de producción por hombre - hora. La producción se expresa como una unidad de medida, por horas, es decir, ft 2 /hora (m 2 /hora), tons/hora, (t/hora). Hoja Resumen de Costos del Presupuesto - Combina los costos de material y de mano de obra, y los del subcontratista. Los costos fijos y las ganancias se incluyen en esta hoja. Esos dos ítems importantes se tratan más adelante. Se incluye una Orden de Compra, como ejemplo, que documenta los materiales pedidos, cuándo se van a despachar, y la fecha real del despacho. Una orden de compra, enviada al proveedor días o semanas antes, o cuando se requieran los bienes, le permite programar los despachos. Esto les ahorrará tiempo, di-nero y frustración al contratista y al proveedor. Pedir adoquines u otros materiales, la mañana que se necesitan, no ayuda a que los materiales lleguen a tiempo. La Hoja de Costos de Trabajo, Reales vs. Presupuestados, compara los costos del trabajo reales con los que fueron presupuestados. 186 Sección 12

3 NOTAS: Costos Fijos Los costos fijos son los que se pagan para mantener la empresa. La Hoja de Resumen de Precios Presupuestados incluye un factor de costos fijos, sobre la mano de obra, del 150%. Este factor varía de una empresa a otra. Algunas cargan costos fijos a la mano de obra; otras a la mano de obra y materiales. Pero, la manera segura de recuperar costos fijos, es cargarlos a la mano de obra. Esta empresa, en particular, usa unos costos fijos de 150% sobre el total de la mano de obra. Cómo se determinó este factor? Los costos fijos se determinan haciendo un estimativo razonable, al comienzo del año, de las ventas para todo el año. La pregunta que se debe responder es: Cuántos dólares de mano de obra, en trabajos, se deben vender al año para cubrir los costos fijos? En este manual se incluye una hoja llamada Hoja Mensual de Costos Fijos, que es una lista de la mayoría de los ítems de los costos fijos, es decir, de la mano de obra o materiales que son necesarios para que funcione la empresa. Con frecuencia se denominan Gastos Generales y Administrativos (G&A). Incluyen los salarios de los propietarios y de otros, como un administrador de la oficina o un encargado de presupuestos, que no trabajan, directamente, en las obras. También incluyen el pago o la amortización de los costos de compra de equipos, que deben tener en cuenta la inflación anual pues, con seguridad, un Bobcat costará más en unos pocos años, de lo que cuesta ahora. Las preguntas críticas para todos los contratistas son: (1) Cuántas horas de mano de obra es necesario vender para recuperar (pagar) los costos de funcionamiento de la empresa (costos fijos)?, y (2) Qué factores de multiplicación se debe aplicar al costo básico de la mano de obra, para recuperar esos costos fijos? A continuación se presenta un ejemplo, que ayuda a explicar este asunto clave para la supervivencia financiera de la empresa. Se asume que la empresa requiere US $ 180,000 de costos fijos, en un año entero. Esta cifra se puede calcular de la Hoja Mensual de Costos, de la página 177. Se asume que el costo promedio de la mano de obra, para los obreros, es US $18/hora, e incluye los impuestos del empleado, seguros, y beneficios (o sobrecarga de la mano de obra ). Se asume una cuadrilla de cinco personas, que trabajan 2,000 horas por año, o sea 10,000 horas, que costarán 10,000 horas x US $ 18/hora = US $ 180,000 en mano de obra, por año. Dado que los costos fijos son US $ 180,000, los US $ 18/hora de costos de mano de obra, deben incrementarse por 2, con el fin de recuperar los costos fijos. Así, la mano de obra y la rata por costos fijos son: US $ 18 por mano de obra + US $ 18 por recuperación de costos fijos = US $ 36/hora. Este incremento de US $ 18/hora para recuperar los costos fijos, incluyen los costos de funcionamiento y de reemplazo del equipo (ver la Hoja Mensual de Costos). Pero no incluye los costos fijos generados al pedir y manejar materiales y subcontratistas. Los costos fijos por materiales se dicutirán más adelante. Este es un ejemplo sencillo, para una empresa con una cuadrilla. Si tiene dos o más cuadrillas, ni el dueño ni el maestro pueden estar con todos al tiempo. Para que la empresa pueda crecer y tener más de una cuadrilla, se requieren maestros confiables y un sistema de costos del trabajo, que los dirija en el control de los costos y en la administración de los proyectos, el cual puede comenzar usando las formas que se dan en este Manual. También existen programas de computador más sofisticados. El sistema de costos de la empresa requerirá de refinamiento constante, con base en el enfoque y en la complejidad de los proyectos. Cualquiera que sea el sistema que se utilice, se deben revisar, varias veces al año, los costos de los proyectos y de la empresa. En algunos proyectos, es 12. Presupuesto y cálculo de costos Sección

4 NOTAS: necesario seguirles la pista y revisarlos diariamente, para asegurar que se recuperan los costos fijos y que se obtiene una ganancia. Aunque está por fuera del alcance de este curso, el proceso de determinar los costos fijos, las ventas de mano de obra y las ganancias, se denomina Elaboración del Presupuesto de la Empresa. El presupuesto es la primera etapa para organizar y planear un negocio. Se determina al comienzo de cada año. Consiste en una lista, renglón por renglón, de todos los gastos y las entradas estimadas. Los gastos y las entradas, a lo largo del año, se registran y se agrupan, por categorías. Esta lista se revisa al final de cada año de labor, a partir del primer año de funcionamiento. Proporciona una historia y una guía para la elaboración del presupuesto, para el año venidero. Para mayor información sobre la preparación del presupuesto de la empresa, así como de la determinación de costos del trabajo, se puede consultar el libro The Complete Business Manual for Concrete Paver Contractor (El Manual Completo del Negocio para el Contratista de Adoquines de Concreto), del ICPI. En áreas de Norteamérica donde la estación de construcción es de menos de 12 meses, el costo fijo debe pagar los 12 meses de operaciones. Las operaciones pueden incluir el pago de maestros calificados por 12 meses, para retenerlos como empleados. La carga salarial usada en el presupuesto, debe reflejar este marco de tiempo de 12 meses. Qué ocurre si las ventas declinan debido a unas ventas pobres o al mal clima? En ese caso, los costos fijos se deben recortar inmediatamente, para adaptarlos a las entradas por ventas que puedan soportarlos. Un error común que cometen las empresas cuando el clima esta mal, es trabajar tiempo extra. Sólo hay un determinado número de días al año para trabajar. Por lo tanto, una mayor cantidad de dinero se tendrá que cargar como costos fijos, al cliente, para recobrar, en unas pocas horas, los retrasos debidos al mal clima. Esta es la razón por la cual, los costos fijos se deben revisar varias veces al año para asegurarse de que hay suficiente ingreso, por ventas, con qué cubrirlos. Y qué ocurre si aumentan las ventas? En ese caso, se necesitarán más cuadrillas. Esto incrementará los costos fijos con la compra de más herramienta y maquinaria, o el alquiler de equipo. Los costos fijos se incrementarán substancialmente si se contrata un nuevo empleado para la oficina, cuyas horas no se le pueden cargar directamente al trabajo. Basado en el factor de costos fijos del 150%, las ventas necesitan ser, al menos, tres veces mayores que el salario del nuevo empleado, con el fin de recobrar su salario, de los costos fijos. Esta empresa, en particular, le carga un factor de costos fijos del 25% a los materiales. Esto no es un maquillaje para ganancias. Se adiciona para pagar el manejo, almacenamiento y disposición de escombros. Por ejemplo, los adoquines pueden venir atados o no atados. Los cubos de adoquines, no atados, deteriorarán más rápidamente las carretillas que los cubos atados. Estos costos se deben cubrir en cada obra. Otros costos relacionados con los adoquines, los confinamientos laterales, materiales para la base y la arena, se deben seguir con cuidado. Se deben seleccionar vendedores que ofrecen productos de calidad, servicio en caso de presentarse problemas, y un empaquetado que permita una instalación eficiente. Ganancias Las ganancias son impulsadas por los objetivos de la empresa, que debe responder preguntas básicas como Cuántas ganancias se esperan en dos años? En cinco? Cuánto dinero se necesitará para mercadear y promover la empresa, y cómo se gastará? Cuáles son los objetivos de inversión de los dueños de la empresa? Quieren, ellos, ganar dinero para reinvertirlo en el desarrollo de su negocio? O comenzar otras inversiones? Cuánto más dinero se necesita para alcanzar dichos objetivos? 188 Sección 12

5 NOTAS: Esta empresa aplica una ganancia del 11% a los costos directos de mano de obra y materiales más los costos fijos. Sobre la ganancia bruta se cobrarán impuestos, por lo cual la ganancia neta será de menos del 11%. Impuestos de ventas, GST, PST y envío se le adicionan al precio del trabajo, después de impuestos. El precio total para el patio Anderson es de US $ 3,860. El proyecto consiste en 395 ft 2 (36.7 m 2 ) de pavimento de adoquines de concreto. Algunos contratistas pueden cotizarle un trabajo al cliente por US $ 9.77/ft 2 (US $ /m 2 ). Sin embargo, no hay razón para cotizarle el trabajo al cliente a US $ 9.77/ft 2, debido a que se presupuesta, construye y se paga, usando tarifas de mano de obra por hora, más materiales, equipo, subcontratistas, gastos fijos y ganancias. Esto, sin duda alguna, será completamente diferente para el próximo trabajo. Video Complementario Sección 6 Figura 12-1: Proceso de documentación y de costeo del trabajo. 12. Presupuesto y cálculo de costos Sección

6 NOTAS: Incentivos para el Capataz (Maestro) y para la Cuadrilla La actitud, el comportamiento, el orden y las dotes de liderazgo frente a la cuadrilla, por parte del maestro, son claves para la rentabilidad de cada trabajo y para la de la empresa. A él o a ella, se les debe dar bonificaciones cuando las obras se terminan, a tiempo y dentro de los costos presupuestados. Estos bonos, a su vez, deben pasar del capataz a la cuadrilla que trabaja para él o ella. Si bien, los sistemas de bonos están por fuera de este curso, los estudiantes y los instructores pueden querer discutir algunos que hayan funcionado dentro de sus empresas. La primera prioridad para el capataz y la cuadrilla, es la calidad del trabajo, sin saltarse ningún paso del proceso de construcción, para terminar más rápido o a unos costos menores. El nombre y la reputación de la empresa, y el de los empleados, se juegan en cada obra. La calidad de cada obra se refleja, favorable o desfavorablemente, en cada uno de ellos, y, al final, en la prosperidad de la empresa. Muchas de las obras de tipo residencial, se consiguen por referencia de clientes satisfechos y de las referencias de sus trabajos. Por lo tanto, el capataz debe ser recompensado por crear un trabajo bien ejecutado, que genere más negocios hacia el futuro. Costos Reales vs. Costos Estimados La Hoja de Costos Reales vs. Costos Estimados, es una herramienta para manejar al maestro y a la empresa. Indica si los costos reales estuvieron por arriba o por debajo, de los estimados. El maestro y el presupuestador deben discutir la razón por la cual se presentan diferencias sustanciales, y realizar los ajustes en el presupuesto de la obra, o la productividad en la obra, según sea necesario. Obviamente, habrá diferencias de opinión entre el presupuestador de la obra y el capataz. En estas discusiones debe actuar, como mediador, un miembro de la administración de la empresa, o el dueño de la misma. Esta persona debe identificar las oportunidades, para que quien presupuesta la obra, refine los montos de los costos y para que el capataz mejore las habilidades para trabajos futuros. La Figura 12-1 resume el flujo de información para el capataz proveniente del Portafolios de la Obra, los pasos del proceso de presupuesto de la obra y el flujo de información que regresa a quien presupuesta la obra. En realidad, no es tan complejo como en la Figura El costeo del trabajo es un refinamiento continuo de los presupuestos de costos, a través de una base de datos, fruto de muchos niveles de productividad horaria, provenientes de muchos trabajos. Otra clave para las ganancias es volverse más eficiente usando máquinas y herramientas, que ahorren mano de obra. Estas pueden reducir las horas de mano de obra y el número de personas para cada renglón de trabajo, manteniendo la calidad en la instalación. 190 Sección 12

7 12. Presupuesto y cálculo de costos Sección

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9 HOJA DE RESUMEN DE COSTOS DE PRESUPUESTO 21-Abr-94 Nombre de la obra: RESIDENCIA ANDERSON - PATIO Por: JET T0030 PRECIO UNITARIO $9.77 Adoquines $ Base $60.00 Otros $ TOTAL, EN PIES 2 (m 2 ) 395 COSTO DE MATERIALES $ MANO DE OBRA Y CARGA: Cantidad Costo Unitario Adoquines 19 x $18.00 = $ Base 8 x $18.00 = $ Otros 21 x $18.00 = $ MANO DE OBRA Y CARGA TOTAL MANO DE OBRA $ Cantidad Factor SUBCONTRATISTA: x = $0.00 EQUIPO: x = $0.00 OTROS: x = $0.00 OTROS COSTOS DE CONSTRUCCIÓN $0.00 TOTAL COSTOS DIRECTOS $1, APLICACIÓN DE LOS COSTOS FIJOS Cantidad Multiplicador Mano de Obra: $ x % = $ Materiales: $ x % = $ TOTAL DE COSTOS FIJOS APLICADOS $1, COSTOS DE EQUILIBRIO $3, APLICACIÓN DE GANANCIAS: Costos/OH Multiplicador $ x % = $ ÍTEMS VARIOS: Cantidad Impuesto Ventas $63.54 Transp./Varios $ Otros $0.00 TOTAL ÍTEMS VARIOS $ AJUSTE PARA REDONDEO DE CIFRA $ Presupuesto y cálculo de costos PRECIO DE COTIZACIÓN INDICADO $3, Sección

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11 2/01/96 TRABAJO NÚMERO: 3140 RESIDENCIA ANDERSON - PATIO COSTOS DEL TRABAJO, REALES VS PRESUPUESTADOS CÓDIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD ESTIMADO REAL VARIACIÓN PORCENTAJE 341M ALQUILER DE EQUIPO DIA % TOTALES: % 120L INSTALACIÓN DE ADOQUINES HORA % 121L CORTE DE ADOQUINES CON SIERRA HORA % 140L CAMA SE ASIENTO DE ARENA ENRASADA HORA % 200L COLOCACIÓN DE LA BASE GRANULAR HORA (3.00) 200 % 230L RENIVELACIÓN / COMPACTACIÓN DE CAPA DE BASE HORA % 310L INSTALACIÓN DE BORDILLO DE PVC HORA % 320L EXCAVACIÓN/CARGUE DE SUELO HORA % 321L DEMOLICIÓN/CARGUE DE CONCRETO HORA (5.00) 131 % TOTALES: % 110M TRANSPORTE CARGA % 310M BOTADURA CARGA % TOTALES: % 310M CONFINAMIENTO LATERAL PIE (m) % TOTALES: % 311M CLAVOS DE 12 in UNIDAD % TOTALES: % B14AA ADOQUINES COBBLE CUADRADOS PIE 2 (m 2 ) % B15AA ADOQUINES COBBLE RECTANGULARES PIE 2 (m 2 ) % TOTALES: % 140M CAMA DE ARENA TONNE (t) % 200M BASE GRANULAR TONNE (t) (1.00) 117 % TOTALES: (1.00) 110 % 12. Presupuesto y cálculo de costos Sección

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