PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN INTEGRADO CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 Rev.0 Pág. 1 de 12 INDICE 1 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS 2 2 OBJETIVO 3 3 ALCANCE 3 4 REFERENCIAS 3 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3 6 REGISTROS 10 7 ANEXO 12 Elaborado por: Aprobado por: Firma Nombre / Cargo Carlos Valdebenito N. Encargado de Gestión Carlos Concha B. Gerente General Fecha

2 Rev.0 Pág. 2 de 12 1 Hoja de Control de Cambios Rev. Párrafo Modificación realizada : Documento inicial.

3 Rev.0 Pág. 3 de 12 2 Objetivo El objetivo de este procedimiento es definir la metodología para la elaboración, aprobación, distribución, revisión y modificación de los documentos que soporta el Sistema de Gestión de Integrado. 3 Alcance Este procedimiento aplica para realizar lo siguiente: Elaborar, revisar y aprobar procedimientos e instructivos de trabajo, para documentar las actividades que se realizan en la empresa. 4 Referencias Este procedimiento cumple con: Sección 4, Punto Control de Documentos del Manual Integrado de Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. Cláusula Control de los Documentos de la Norma NCh-ISO 9001:2000. Cláusula Control de Documentos de la Norma NCh-ISO 14001:2004 Cláusula Control de Documentos de la Norma OHSAS 18001: Descripción del Procedimiento 5.1 Identificación de los documentos La documentación del Sistema de Gestión Integrado de Buses Hualpén, se identifica mediante los siguientes datos: Tipo de Documento Título del Documento Nº de Revisión Fecha y firma de las personas responsables de su elaboración y aprobación. Código del documento Número en cada página, indicando el número parcial y total de página.

4 Rev.0 Pág. 4 de Codificación de los documentos La organización general de los documentos del sistema de gestión integrado se define de la siguiente manera: 1. Manual de Gestión Integrado 2. Procedimientos 3. Instructivos de Trabajo 4. Registros La codificación del Manual de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y S&SO, de los procedimientos, instructivos de trabajo y formatos se estructura de la siguiente manera: 1. Manual de Gestión Integrado MGI - BH 2. Procedimientos PGI BH YY - ZZ 3. Instructivos de Trabajo IT XX 4. Registros F-NN PGI-BH-YY-ZZ IT XX F-NN Ejemplo: PGI-BH IT-01 F-01 Lista de Chequeo, que identifica un registro que se genera en el proceso descrito en el Procedimiento General Integrado Nº 42-01, dentro del Instrucción de Trabajo Nº 1 y bajo el Formulario Nº 1 de nombre Lista de Chequeo. Procedimiento de Trabajo PGI : Procedimiento Gestión Integrado. BH : Sigla de uso para el Sistema de Gestión Integrado como referencia a Buses Hualpén YY : Nº de dos cifras que hace referencia al punto que corresponde a la Norma ISO 9001:2000. ZZ : Nº de dos cifras que hace referencia al número del proceso. Instructivos de Trabajo IT XX : Instructivo de Trabajo. : Nº de dos cifras que hace referencia al número del instructivo.

5 Rev.0 Pág. 5 de 12 Registro F NN : Denominación que se hace para identificar el formulario (registro) : N del Registro. 5.3 Estructura de los documentos Los Documentos del Sistema Gestión Integrado constan de los siguientes elementos: PORTADA PAGINAS Contiene la siguiente información: - Logotipo de la Empresa - Tipo de Documento (Manual, procedimiento, instructivo) - Título del documento - Código del documento - Nº de revisión - Paginación parcial y total - Índice - Fecha de elaboración y Aprobación - Cuadro de firmas y nombres de los responsables de Elaborar y aprobar el documento. Contiene la siguiente información: - Logotipo de la Empresa - Tipo de Documento (Manual, procedimiento, instructivo) - Título del Documento - Código del Documento - Nº de Revisión - Paginación - Texto 5.4 Contenido de los documentos Manual de Gestión Integrado El Manual de Gestión Integrado tendrá el siguiente contenido: Presentación de Buses Hualpén Secciones introductorias: objetivo, alcance, etc.

6 Rev.0 Pág. 6 de 12 Política Integrada de Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional Organigrama de Buses Hualpén Sección apartado de las normas ISO 9001:2000-ISO 14001:2004-OHSAS 18001:2007, con indicación del cumplimiento que se asume por parte de la empresa Procedimientos de Gestión de Buses Hualpén Se estructurarán de acuerdo a los siguientes apartados: 1 Hoja de Control de Cambios Descripción de los cambios introducidos en el procedimiento que dan lugar a revisiones del mismo. 2 Objetivo Establece la finalidad del documento 3 Alcance Define el ámbito al cual es aplicable un documento, reflejando claramente las excepciones que pudieran tener lugar 3 Referencias En este punto debe especificarse con qué capítulo del Manual Integrado de Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, Procedimiento y Cláusula de las Normas NCh-ISO 9001: ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007, cumple el procedimiento en cuestión, o cualquier otra norma que tenga relación con el procedimiento. Además, si corresponde, debe señalarse con qué instrucciones de trabajo u otros procedimientos tiene referencia o relación.

7 Rev.0 Pág. 7 de 12 4 Descripción del procedimiento 5 Registros 6 Anexos En este apartado se incluyen las aclaraciones necesarias para asegurar la comprensión del procedimiento, incluyendo definiciones cuando sea necesario. Se detalla los registros que emanan del procedimiento. Se considera como anexo todo antecedente complementario que sea necesario para el buen empleo del procedimiento. Se enumerarán, comenzando desde el 1. Pueden considerarse como anexos, por ejemplo: planos, fotografías, croquis, tablas, planillas, etc Instructivo de Trabajo Se estructurarán de acuerdo a los siguientes apartados: 1 Hoja de Control de Cambios Descripción de los cambios introducidos en el procedimiento que dan lugar a revisiones del mismo. 2 Objetivo Establece la finalidad del documento. 3 Referencias En este punto debe especificarse con qué capítulo del Manual Integrado de Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, Procedimiento y Cláusula de las Normas NCh-ISO 9001: ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007, cumple el procedimiento en cuestión, o cualquier otra norma que tenga relación con el procedimiento. Además, si corresponde, debe señalarse con qué instrucciones de trabajo u otros procedimientos tiene referencia o relación.

8 Rev.0 Pág. 8 de 12 4 Descripción del procedimiento 5 Registros 6 Anexos En este apartado se incluyen las aclaraciones necesarias para asegurar la comprensión del instructivo, incluyendo definiciones cuando sea necesario. Se detalla los registros que emanan del registro. Se considera como anexo todo antecedente complementario que sea necesario para el buen empleo del procedimiento. Se enumerarán, comenzando desde el 1. Pueden considerarse como anexos, por ejemplo: planos, fotografías, croquis, tablas, planillas, etc. En el caso de insertar otro título se realizará con consulta al encargado de gestión. 5.5 Documentos externos El Asesor Legal es responsable de la identificación y control de la legislación y normativa actualizada que les sean aplicables a los procesos que se hagan mención en los procedimientos, tanto de Calidad, Medioambiente y S&SO. El Encargado de Gestión, mantendrá PGI-BH F-02 "Lista Maestra de Documentos Externos".

9 Rev.0 Pág. 9 de Proceso de Elaboración, Revisión y Aprobación de documentos La responsabilidad del Control de los Documentos es del Encargado de Gestión. El siguiente cuadro muestra los responsables para cada generación de documento: DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN DISTRIBUCIÓN Y CONTROL POLÍTICA Y OBJETIVOS GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL ENCARGADO DE GESTION MANUAL DE GESTIÓN ENCARGADO DE GESTION ENCARGADO DE GESTION GERENTE GENERAL - REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ENCARGADO DE GESTION PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE DEL PROCESO ENCARGADO DE GESTION GERENTE GENERAL - REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ENCARGADO DE GESTION INSTRUCTIVOS RESPONSABLE DEL PROCESO ENCARGADO DE GESTION GERENTE GENERAL - REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ENCARGADO DE GESTION DOCUMETACIÓN EXTERNA NO APLICA NO APLICA NO APLICA ENCARGADO DE GESTION Distribución Distribución de los documentos será de responsabilidad del Encargado de Gestión. La centralización de los documentos se realizará de acuerdo a la PGI-BH F- 01 "Lista Maestra de Documentos Internos". Las personas que reciben el documento deberán

10 Rev.0 Pág. 10 de 12 firmar la hoja PGI-BH F-03 Lista de Distribución de Documentos Internos. Para los registros obsoletos la disposición final se realizará de acuerdo a lo definido en PGI-BH F-01 Lista de Registros La ejecución o puesta en marcha del procedimiento o Instructivo de trabajo será responsabilidad del Jefe de área o proceso, que generó el procedimiento o instructivo. La responsabilidad directa de la conservación de los documentos del sistema es la siguiente: Documentos Maestros: Gerente General o quien él designe al interior de la empresa. Manual Integrado de Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional: Encargado de Gestión Procedimientos e Instrucciones de Trabajo: Jefes de área o Proceso, Supervisores, Personal técnico y operativo que se encuentran definidos en la estructura orgánica de Buses Hualpén. Registros de Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional: En poder del personal de la empresa en el lugar de trabajo. Cuando sea preciso distribuir copias del manual, procedimientos e instructivos a destinatarios externos, el Encargado de Gestión enviará estas copias, para el envió digital, estas se realizarán en formato Acrobat indicando a estos documentos como Copia no controlada, en el caso de ser copias impresas se timbraran como copias no controladas Modificación Una vez autorizado el uso del documento, el responsable de cualquier modificación de documentos de uso en un área específica, será el Jefe de área o proceso de esta, quien entregará las observaciones para la modificación del documento al Encargado de Gestión quien posteriormente realizará los cambios y oficialización de la nueva versión, distribución y recolección de copias antiguas. 6 Registros PGI-BH F- 01 Lista Maestra de Documentos Internos

11 Rev.0 Pág. 11 de 12 PGI-BH F- 02 Lista Maestra de Documentos Externo PGI-BH F- 03 Lista de Distribución de Documentos Internos

12 Rev.0 Pág. 12 de 12 7 Anexo Anexo 01: Modelo Procedimiento Anexo 02: Modelo de Instructivo de Trabajo