MANUAL DE PREGUNTAS FRECUENTES RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS v.1

Transcripción

1 RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Mayo 2015

2 Índice de contenidos I. Información General... 3 A. Descarga de información en línea... 3 B. Definiciones... 3 C. Consultas... 4 II. Uso de la plataforma... 4 A. Ingreso y eliminación de gastos... 4 B. Ingresos por gastos no aceptados (ex gastos rechazados)... 6 C. Certificados de rendición de cuentas... 6 III. Proceso de Rendición... 7 A. Rendiciones de cuentas periodos anteriores... 7 B. No cumplir con la rendición de cuentas... 7 C. Etapas rendición de cuentas... 8 D. Reaperturas... 8 E. Limitación del saldo negativo... 8 F. Documentos de respaldo... 9 G. Otras consultas sobre rendición IV. Clasificación de Ingresos y Gastos A. Declaración de Ingresos B. Clasificación de gastos V. Remuneraciones VI. Subvenciones Especiales A. Subvención Escolar Preferencial (SEP) B. Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento C. Subvención Pro-retención D. Programa de Integración Escolar (PIE) VII. Administración Central Referencias Índice de preguntas

3 I. Información General A. Descarga de información en línea Manual de Cuentas Manual de Usuario del Sistema Manual de Rendición de Remuneraciones: B. Definiciones 1. Cuáles son los principales conceptos relacionados al sistema de rendición de cuentas? Los principales conceptos relacionados al sistema de rendición de cuentas son: INGRESOS: Los conforman aquellos recursos entregados por el Ministerio de Educación los originados en el establecimiento, por cobros de matrícula, derecho de escolaridad, donaciones y/o aportes de centros de padres y/o alumnos. GASTOS: Corresponde los desembolsos relacionados directamente con la operación y funcionamiento del establecimiento que realiza el sostenedor con los aportes y otros recursos recibidos. ESTADO DE RESULTADOS: Muestra los ingresos y egresos efectuados por una entidad durante un periodo determinado de tiempo, valorizados y presentados de acuerdo a los criterios de contabilidad que se utilicen para tales efectos, así como el saldo resultante del periodo, ya sea positivo o negativo. ADMINISTRACIÓN CENTRAL (AC): Es la entidad donde se registra el detalle de los gastos relacionados al soporte administrativo de los Establecimientos Educacionales del sostenedor. RECURSOS CENTRALIZADOS: Son los recursos que se destinan a financiar los gastos de administración y se traspasan desde el(los) establecimiento(s) educacional(es) a la Administración Central. CONTROL Y RESPALDOS: Todos los gastos deben contar con el debido respaldo de la documentación original que justifique las operaciones y que acredite el cumplimiento de los reglamentos o leyes especiales sobre la materia. 3

4 C. Consultas 1. Cuáles son los canales para la atención de consultas? Los canales para la atención de consultas son los siguientes: a) Contactar a la respectiva Dirección Regional de la Superintendencia de Educación b) Mesa de Ayuda: Correo Electrónico: rendicion@supereduc.cl Teléfono: Formulario de Consulta: opción disponible en el extremo inferior derecho del Sistema de Rendición de Cuentas II. Uso de la plataforma A. Ingreso y eliminación de gastos 1. Qué modalidades presenta el Sistema de Rendición de Cuentas para la carga de los gastos? Existen 2 modalidades para ingresar datos en el sistema de rendición de cuentas: a. Ingreso de Datos por Carga Individual, permite ingresar uno a uno la información de cada documento que respalda el gasto a declarar. b. Ingreso de Datos por Carga Masiva, permite ingresar la información de manera conjunta de los documentos que respaldan 1 o más gastos a declarar. Mediante una planilla de extensión CSV, se pueden cargar hasta 1000 documentos (correspondientes a 1000 líneas de datos). La plantilla con el formato de carga masiva se descarga desde el mismo Sistema de Rendición. 2. Se puede ingresar sólo de forma masiva los documentos y no de forma individual? Si, independiente de la subvención a declarar, los datos en el sistema se pueden ingresar utilizando cualquier modalidad: Sólo Carga Individual Sólo Carga Masiva Combinar Carga Individual y Masiva 3. Se puede efectuar carga individual y masiva de manera simultánea? Considerando simultáneamente al hecho de realizar 2 cosas exactamente al mismo tiempo, no es factible efectuar carga individual y masiva de manera simultánea, pero si es posible mezclar las modalidades de carga, carga individual y masiva, cualquiera de las 2 primero, y la otra después e independiente de la subvención a declarar. 4

5 4. Se puede efectuar distintas modalidades de carga para las distintas subvenciones? Si, el sistema permite para todas las subvenciones el ingreso de datos utilizando cualquier modalidad (sólo Carga Individual, o sólo Carga Masiva o ambas). 5. Se puede realizar una planilla para cargar los gastos de todas las subvenciones? Sí, es factible cargar los gastos de distintas subvenciones en una planilla en Ingreso de Datos por Carga Masiva, mientras se cumpla con: Especificar el código respectivo de cada subvención Las condiciones de formato de cada columna del archivo, según subvención No sobrepasar el límite máximo de registros (1000) por archivo 6. El Sistema de Rendición de Cuentas permite identificar datos erróneos involuntariamente cargados? Si, el sistema realiza una revisión y validación de todos los datos que se ingresan en éste, informando al usuario de la siguiente forma: Carga Individual, cada vez que el usuario selecciona Guardar los detalles del gasto ingresado, el sistema indica los campos específicos en que existen conflictos con el ingreso de información, por ser incorrecta o no cumplir con los requisitos exigidos, y no permite guardar los datos hasta que estén correctamente digitados. Carga Masiva, cada vez que el usuario selecciona Cargar Gastos Nuevos, el sistema indica las filas del archivo csv en que existen conflictos con el ingreso de información, especificando cuales son los errores, para la corrección de estos. 7. El Sistema de Rendición de Cuentas permite eliminar gastos erróneamente ingresados? Si, mientras la rendición de cuentas de la Subvención no esté cerrada, existen 2 modalidades para eliminar datos cargados en el sistema: Eliminación individual de Gastos, mediante la opción Eliminar de cada ítem de Gastos, en Ingreso de Datos por Carga Individual. Eliminación Total de Gastos: o Ingresados por carga individual y/o masiva (excluyendo las categorías: Gastos Remuneracionales, Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Público y Aportes Previsionales ), a través de la opción Eliminar Detalle de Gastos Cargados, en Ingreso de Datos por Carga Masiva. o Ingresados por carga individual y/o masiva, específicamente para las categorías: Gastos Remuneracionales, Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Público y Aportes Previsionales, a través de la opción Volver valores a 0, en Ingreso de Datos por Carga Masiva, sección Declarar Totales de Gastos en Remuneraciones. 5

6 8. El Sistema de Rendición de Cuentas permite eliminar gastos después de cerrar la rendición? No, sólo es posible eliminar o modificar datos ingresados cuando la rendición de cuentas de la subvención se encuentre abierta. B. Ingresos por gastos no aceptados (ex gastos rechazados) 1. En el Sistema de Rendición de Cuentas, dónde se reflejan los ingresos por gastos no aceptados (ex gastos rechazados)? Los ingresos por gastos no aceptados son aquellos que anteriormente se denominaban gastos rechazados. Estos corresponden a los gastos que han sido detectados a partir del proceso de fiscalización que realiza la SIE. Se generan porque los respaldos no son los adecuados, los antecedentes son insuficientes o bien, porque el desembolso no se ajusta a lo que establece y permite la normativa, por ello cuando se detecta incrementan el saldo por rendir del sostenedor. En el actual sistema de rendición los ingresos por gastos no aceptados (ex gastos rechazados) se muestran en la sección Ingresos del Estado de Resultado de la siguiente forma: Para Subvención Programa de Integración Escolar (PIE), los gastos no aceptados (ex gastos rechazados) correspondientes a ingresos percibidos por Subvención del 2011 al 2013, se ven reflejados en la categoría Ingresos por Gastos no aceptados de la Rendición de Cuentas recursos 2014, mientras que el detalle del gasto no aceptado se presenta en la sección Monto Rechazado del año respectivo. Para Subvención Escolar Preferencial (SEP), los gastos no aceptados (ex gast os rechazados) correspondientes a ingresos percibidos por Subvención del 2008 al 2013 (no cargados en ninguna rendición de cuentas anterior) se ven reflejados en la categoría Ingresos por Gastos no aceptados de la Rendición de Cuentas recursos 2014, mientras que el detalle del gasto no aceptado se presenta en la sección Gasto Rechazado del año respectivo. C. Certificados de rendición de cuentas 1. Existe algún documento que acredite la realización de la Rendición de Cuentas, y el período en que fue efectuada, dentro o fuera de plazo? Si, existirá un documento que acredite la rendición realizada. 6

7 III. Proceso de Rendición A. Rendiciones de cuentas periodos anteriores 1. Se pueden realizar rendiciones que no se efectuaron durante periodos anteriores? El Dictamen N 11 de la Superintendencia de Educación del 30 de marzo del año 2015, establece que la rendición de cuentas debe hacerse de manera oportuna y eficiente y, en tal sentido, de ser admitido este procedimiento, debe ser de carácter excepcional y cumplir con los siguientes requisitos copulativos: a) Podrán rendirse en el proceso en curso, sólo aquellos recursos no rendidos en el período inmediatamente anterior. b) El sostenedor deberá solicitarlo por escrito, fundadamente y por única vez. c) La dirección regional correspondiente analizará los antecedentes presentados y, de aprobar dicha solicitud, deberá constar fehacientemente que el sostenedor está de buena fe. Para ello, se recomienda contactar a la respectiva Dirección Regional y solicitar información. 2. No haber rendido cuentas el 2013, impide la rendición de cuentas por recursos 2014, teniendo pendiente el anterior proceso? La rendición de cuenta pública del uso de los recursos es obligatoria anualmente para todos los Sostenedores, por lo cual independiente de la situación de los períodos anteriores, el sostenedor debe realizar el proceso de rendición en curso actual. 3. Se puede agregar o modificar o rectificar gastos para el proceso 2013? No se puede, ya que solamente podrán realizar la rendición de cuentas 2013 aquellos sostenedores que realicen la solicitud formal a la respectiva Dirección Regional y cumplan con requisitos copulativos establecidos en el Dictamen N 11 de la Superintendencia de Educación. B. No cumplir con la rendición de cuentas 1. A qué tipo de sanciones se expone el sostenedor por no rendir cuentas de las subvenciones escolares que se soliciten? No efectuar la rendición de cuenta pública del uso de los recursos, es una infracción grave, estipulada en el Art. 76, letra a), de la Ley N de 2011, cuyo piso de multa parte desde las 501 UTM. 7

8 C. Etapas rendición de cuentas 1. Se debe empezar con la rendición de cuentas de alguna subvención en especial o se puede partir con cualquiera? No existe un orden preestablecido, se puede empezar con cualquier subvención y además estar declarando en más de una subvención durante el mismo período de tiempo. 2. Para una factura del que corresponde a gastos de materiales de oficina, que fueron pagados en febrero del año 2014, Se puede declarar este documento en la rendición de recursos 2014? No, sólo se rinden los documentos con fecha de emisión comprendida entre el y el , y que hayan sido efectivamente pagados. Además, sólo se pueden declarar documentos que no hayan sido ingresados en procesos anteriores de rendición de cuentas. D. Reaperturas 1. Se puede solicitar reapertura de la etapa Declaración del Sostenedor? No se ha definido reapertura para la etapa Declaración del Sostenedor. En caso que se genere una instancia de modificación, será informada en la página web de la plataforma de rendición de cuentas. 2. En caso de error en el proceso de rendición actual, y se declaran gastos que corresponden a otra rendición, se puede solicitar la reapertura de la plataforma? Dentro de plazo, el Sostenedor podrá realizar en la misma plataforma las reaperturas que estime conveniente. Una vez cerrada la plataforma y cumplido el plazo, no será posible realizar cambios a la plataforma. E. Limitación del saldo negativo 1. Qué se debe hacer si los gastos de una subvención son superiores a los ingresos recibidos por la misma? El proceso de rendición de cuentas año 2014, contempla que los gastos deben ser menores o iguales a los ingresos recibidos en el Ello implica que el sistema de rendición impedirá la declaración de saldos negativos en todas las subvenciones, por lo tanto, el resultado del saldo deberá mostrar un valor positivo o igual a cero para los recursos entregados en ese mismo período (2014). Para el saldo de la Administración Central se exigirá tal como ocurrió en el año 2013, que el saldo sea cero ($0). Para las próximas rendiciones, el saldo total, incluido el de arrastre del año anterior no podrá ser negativo. 8

9 Sin embargo, como el estado de resultado es por establecimiento (RBD), este si puede tener saldo negativo. Lo que se debe tener claro es que la declaración es por sostenedor, por tanto, lo que se pide es que en su conjunto (consolidado) las subvenciones deben dar saldo mayor o igual a $0. 2. Qué sucede si hay saldos negativos del periodo de rendición anterior (2013)? La rendición de cuentas no puede tener saldo negativo, por la anualidad 2014 (ingresos 2014 Gastos 2014). Sin embargo, existen excepciones que consideran a los establecimientos que poseen saldo negativo de años anteriores, por lo que se espera en esta rendición de cuentas (periodo 2014), que estos saldos sean mayor o igual a $0. Las situaciones, las podemos identificar en los siguientes casos: a) Limitación de saldo negativo por SUBVENCIÓN. Caso 1: Sin saldo de arrastre en las siguientes subvenciones: Mantenimiento, Proretención, Refuerzo Educativo e Internado. En estas subvenciones los gastos deben ser menores o iguales a los ingresos percibidos del periodo 2014 (Ingreso 2014>=Gastos 2014). Caso 2: Con saldo de arrastre para las subvenciones: General, SEP y PIE. Si presenta saldo de arrastre positivo 2013, el ingreso del periodo 2014 más el saldo positivo de arrastre 2013 debe ser mayor o igual al gasto del período 2014 (Ingresos Saldo arrastre positivo >= Gastos 2014). Si presenta saldo de arrastre negativo 2013, el ingreso del período 2014 debe ser mayor o igual al gasto del período 2014 (Ingresos 2014 >= Gastos 2014). Es decir, el saldo final 2014 será, a lo más igual o menor al saldo final 2013, permitiendo, en ese caso, el saldo final negativo. Cabe señalar que en las próximas rendiciones se restringirá esta última alternativa, no siendo posible rendir saldos finales negativos, para todas las rendiciones. b) Saldo Administración Central (SEP y General) El Saldo Final Periodo 2014 siempre debe ser igual a $0. F. Documentos de respaldo 1. Qué tipo de comprobante respalda el pago de bonos y aguinaldos por ley de reajuste? Sirve como comprobante la planilla que envía el MINEDUC firmada por los trabajadores que recibieron el beneficio? El documento legal que respalda el pago de bonos y aguinaldos es la liquidación de sueldo firmada por el trabajador. 9

10 Con respecto a la planilla firmada por los trabajadores en la cual se indica el monto entregado, es una exigencia del MINEDUC y es un respaldo complementario a la liquidación de sueldo. 2. Cómo se declara la Caja Chica? En el sistema se deben ingresar los gastos asociados a la respectiva caja chica, considerando las boletas y facturas que respaldan las transacciones de gastos, por ejemplo: a) Si corresponden a boletas o comprobantes de taxi, micro o carga Bip, se debe usar el tipo de documento "Otro documento exento ", b) Si corresponden a facturas y/o boletas el tipo de documento puede ser factura electrónica, factura electrónica exenta, factura, boletas, boletas electrónicas en donde el número de documento es el número de identificación del comprobante. La subcategoría que incluye la imputación de estos gastos se denomina Caja Chica (código ). Por cada uno de los gastos se deben ingresar los datos del proveedor, detalle y el monto correspondiente. Para mayor detalle ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: 3. Cómo se identifica el número de documento para declarar los gastos? El número de documento en el sistema de rendición, corresponde al número del comprobante, boleta o factura entregada por el proveedor del producto o servicio. 4. Al comprar productos con tarjeta bancaría algunos establecimientos comerciales no entregan boletas, por una nueva disposición del SII. Cómo declararán estos gastos con dichos voucher de las tarjetas de débito? Para el periodo de aplicación de esta nueva normativa, los comercios pueden emitir documentos adicionales que complementen la venta. Para individualizar los productos, es necesario considerar que algunos establecimientos comerciales continuarán emitiendo boletas en papel. El SII, en su página web indica lo siguiente: ( El comprador o cliente final deberá seguir solicitando la boleta en los siguientes casos: Si el establecimiento emite boletas electrónicas de ventas y servicios. Si el establecimiento opera con Máquinas Registradoras, Terminales de Puntos de Ventas, Impresoras Fiscales u otro dispositivo similar, autorizados por el SII para emitir vales en reemplazo de boletas, de acuerdo a normas particulares. Si se realiza el pago en efectivo u otro medio distinto a tarjetas de crédito o débito. Si la compra o el servicio adquirido está exento de IVA. Para confirmar si el comercio en el que está comprando puede eximirse de la obligación de otorgar boletas timbradas de compraventa, el consumidor final puede solicitar el extracto 10

11 de la resolución que norma el modelo, la que debe estar exhibida a vista del público en general. Considerando que son instituciones educacionales, es una buena práctica solicitar siempre factura. Las facturas no tienen monto mínimo de emisión y deben emitirse en aquellas operaciones que se realicen con otros vendedores o prestadores de servicios (artículo 53 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios), lo cual se acredita portando copia legalizada del RUT de la entidad (Sostenedor). Además, se encuentra individualizada la entidad que recibe el producto y/o servicio, mejorando el control de los gastos. Por último, se destaca que al comprar con tarjeta de débito, ésta debe estar directamente relacionada con el establecimiento y Sostenedor, debidamente registrada. En ningún caso debe asignarse a la tarjeta de débito de uso personal. Asimismo los gastos que generen las compras de productos, artículos o insumos deben ajustarse a lo que establece la correspondiente normativa de la subvención; SEP, General, Mantenimiento, PIE, Proretención, Refuerzo Educativo e Internado. 5. Qué sucede si el documento de respaldo de gasto (comprobante, boleta o factura) se extravió? Ante esta situación, se debe recurrir al proveedor y solicitar copia del documento y legalizarla ante notario. Se debe mantener como respaldo una copia legalizada y legible de la factura o documento correspondiente al respaldo de cada gasto. 6. Se puede rendir un gasto que no tenga documentación de respaldo? Todos los gastos deben contar con el debido respaldo de la documentación original o legalizada que justifique las operaciones y que acredite el cumplimiento de las leyes tributarias, de ejecución presupuestaria y de cualquier otro requisito que exijan los reglamentos o leyes especiales sobre la materia. En caso que no exista el documento original, llámese facturas, boletas o contratos de trabajo, se aceptará copia legalizada ante notario. Es importante señalar que el respaldo que debe adjuntarse depende del tipo de gasto. (Para más detalle, revisar Manual de Cuentas disponible en nuestra plataforma de rendiciones). 7. Si un contrato de arriendo es indefinido qué fecha se debe indicar como término de contrato. Si un contrato de arriendo es indefinido la fecha que debe indicarse es el 31/12/ Qué antecedentes se deben ingresar para declarar un gasto por arriendo? El gasto por concepto de arriendo debe registrar de acuerdo a lo siguiente: Si existe contrato de arriendo legalizado ante notario, en el campo tipo documento seleccionar otro documento exento, en el campo Nro. Doc. Ingresar el N de cuota que se canceló, en los campos RUT y Nombre Proveedor ingresar el RUT y nombre del arrendador. Si existe factura, se deberán ingresar los datos contenidos en dicho documento. 11

12 Cabe señalar, que al momento de la fiscalización, se deberá presentar el recibo de arriendo con todos los datos del arrendador y de la cuota de arriendo que se paga, junto con el respectivo contrato legalizado. 9. Se puede prorratear un mismo documento en varias subvenciones y/o en varios establecimientos? Un documento de gasto (factura y/o boletas) puede ser prorrateado o distribuido en varias subvenciones y/o en varios establecimientos, declarando la fracción o proporción del gasto a rendir como monto declarado manteniendo siempre el monto total del documento. 10. Qué diferencia hay entre el monto declarado y el monto total del documento? Puesto que los gastos se pueden distribuir o prorratear entre varios establecimientos y/o subvenciones de un mismo Sostenedor, el sistema de rendición considera en la columna monto declarado el monto del gasto que corresponde al establecimiento que se está declarando y en la columna monto total del documento, el monto que figura en el respectivo total del documento de respaldo. La suma de todos los montos parciales declarados en todos los establecimientos del Sostenedor, debe ser igual o inferior al monto total del documento. G. Otras consultas sobre rendición 1. Si los bonos y aguinaldos fueron rendidos al Ministerio de Educación nuevamente se deben rendir en este proceso? Efectivamente, estos montos deben ser rendidos en nuestra plataforma de rendición de cuentas, puesto que se requiere para conciliar los montos de recursos que reciben los sostenedores. Para ello se debe ingresar manualmente los montos recibidos por estos conceptos en la categoría Bonos y aguinaldos ley de reajuste sector público (código ), según corresponda, solo en el caso que el sostenedor, municipal o de corporación municipal, haya recibido los recursos desde la SUBDERE. Para los sostenedores particulares subvencionados, el monto ya se encuentra pre-cargado y pueden ajustarlo si han hecho devoluciones. Para más información remítase al Manual de Cuentas y Manual de Usuario del Sistema, los cuales le ayudarán a cumplir con este proceso. 2. Cuál es el periodo a rendir en el actual proceso de rendición? En el Manual de Cuentas Recursos 2014, se destaca que las rendiciones de cuentas consideran sólo documentos efectivamente pagados en el período a rendir. Sin embargo, se acepta declarar documentos con fechas de noviembre/diciembre año 2013 pero pagados en el año

13 Por lo tanto, debe declarar en el año 2014 los gastos que se hayan realizado entre el y el y corresponda a la rendición del año Es importante considerar que los documentos no hayan sido declarados en procesos de rendición anteriores. 3. Se pueden rendir gastos pagados con tarjetas de crédito? Se pueden rendir gastos pagados con tarjetas de crédito, siempre y cuando la tarjeta este asociada a la cuenta corriente del establecimiento y/o Sostenedor, y utilizada ante situaciones excepcionales y justificadas como la demora y/o retraso del pago de una subvención y otras situaciones que deriven de la operación y funcionamiento del establecimiento. Cabe señalar, que los gastos son aquellos desembolsos directamente relacionados con la operación y funcionamiento del establecimiento, por tanto, sólo se aceptarán estos gastos si los respaldos (facturas o boletas) cumplen esta condición. Las operaciones asociadas a tarjetas de crédito se deben declarar considerando las categorías señaladas en la Sección P, Clasificación de gastos, pregunta N 4 que señala En qué categoría se declara el pago de créditos bancarios y tarjetas de crédito? 4. Cuál es el procedimiento de rendición para un establecimiento que dejó de funcionar a contar del mes de Marzo 2014, es decir, recibió subvención por Enero y Febrero 2014? El Sostenedor deberá efectuar su declaración y rendición de cuentas de los montos recibidos durante el año 2014, con el fin de cumplir con lo disposiciones de la Superintendencia de Educación (para mayor información ver 5. Se debe efectuar la rendición de un colegio que recibió su reconocimiento en el mes de septiembre de 2014 y por el cual no se impetró subvención? Si existe el reconocimiento oficial de un establecimiento durante el año de rendición, de todas formas se debe rendir lo gastado en el período. Para lo cual, debe acercarse a las dependencias de la Dirección Regional respectiva y presentar los antecedentes que sean requeridos. 6. Respecto a la norma de contabilidad simplificada (SII) relacionada con el artículo N 14 ter de la Ley de Renta. La información que se desprende de este régimen Es consistente con todos los requerimientos que exige la SIE para las rendiciones de cuentas de recursos provenientes de subvenciones? El artículo N 14 ter, permite incorporar al contribuyente a un régimen tributario basado en ingresos y egresos. En este sentido, el régimen de tributación al cual se adscriba cada contribuyente es independiente del tipo de contabilidad que lleve y cada uno debe evaluarlo y decidirlo en términos de su mejor conveniencia. Esto último (el tipo de contabilidad) debe conciliarse con los requerimientos que la normativa educacional establece respecto a la rendición de cuentas. 13

14 7. Se pueden declarar gastos de cuotas de inscripción y/o participación, pago de arbitraje, gastos de movilización para organizar eventos deportivos? Este tipo de gastos pueden ser aceptados siempre y cuando sean respaldados por comprobantes legales válidamente emitidos, como por ejemplo: boletas y facturas timbradas por el SII, vales de carga Bip, boletas de taxi, entre otros, y que se encuentren enmarcados en el ámbito de la educación. Los gastos declarados respaldados con recibos o vales no aceptados legalmente serán rechazados. 8. Cuál es la ETAPA que se debe indicar para las subvenciones: General, PIE, Internado, Refuerzo Educativo, Mantenimiento y Pro-retención para cargar el archivo de carga masiva? La etapa que se debe indicar es 0. Las etapas son consideradas en rendición de cuentas relacionadas con SEP. Se debe colocar un "0" (cero) para el resto de las subvenciones. IV. Clasificación de Ingresos y Gastos A. Declaración de Ingresos 1. Cómo se reflejan las retenciones realizadas por el MINEDUC, por concepto de imposiciones? Las retenciones realizadas por el MINEDUC, por concepto de imposiciones impagas, no se deben reflejar en esta rendición como ingreso, ya que estos dineros están retenidos, por tanto, no han ingresado a la cuenta corriente bancaria del Sostenedor. Respecto a la acreditación de saldo, el Sostenedor debe explicar sus diferencias cuando exista una retención o devolución por este concepto. 2. En qué categoría se deben ingresar las retenciones cuando son liberadas o devueltas por el MINEDUC al Sostenedor? El ingreso de las retenciones de imposiciones liberadas por el MINEDUC a un establecimiento, se deben ingresar en la subcategoría de Reliquidaciones (código ). El mismo criterio aplica para las retenciones judiciales. Para mayor información ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: 14

15 3. Cómo se pueden verificar los montos de ingresos que la Superintendencia informa en el sistema de rendición de cuentas 2014, cuando no coincide con los montos de las subvenciones pagadas? La información cargada en el sistema de rendición corresponde a la información entregada por el MINEDUC al inicio del proceso, por lo cual esta información podría variar. Dado lo anterior, se habilitó la opción para modificar o editar manualmente los ingresos de la plataforma, con el fin que cada Sostenedor registre los ingresos realmente percibidos, según sus registros. Una vez realizada la corrección en el sistema, el Sostenedor deberá informar al encargado regional la modificación y adjuntar la documentación que respalda dicho cambio. En cualquier caso, esta situación será verificada en terreno. 4. Dónde se declaran los ingresos por reliquidación? Las reliquidaciones en general están consideradas en la categoría denominada, Reliquidaciones, Devoluciones y Pagos Manuales (código ), específicamente, en la subcategoría Reliquidaciones (código ), de acuerdo a lo señalado en el Manual de Cuentas para la Rendición Ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: 5. Dónde se declaran los ingresos por piso rural? El monto por concepto de diferencia de piso rural, que se muestra separadamente en la liquidación de subvenciones del MINEDUC, ya se encuentra sumado en la subcategoría de Subvención de Escolaridad ( Código ) B. Clasificación de gastos 1. En qué categoría se declaran los gastos relacionados con la compra de libros de contabilidad? Los gastos relacionados con la compra de libros de carácter administrativo se clasifican en la subcategoría Materiales de Oficina (código ) de acuerdo a lo que señala el Manual de Cuentas para la Rendición 2014 disponible en la plataforma web de la SIE ( 2. En qué categoría se declara el pago de patente comercial? Los gastos relacionados con pagos de patente comercial se clasifican en la subcategoría Otros Gastos de Operación (código ), conforme lo señala el Manual de Cuentas para la Rendición 2014 disponible en la plataforma web de la SIE ( 15

16 3. En qué categoría se declara el pago de multas e intereses? Los gastos relacionados con el pago de multas e intereses, referidos con aspectos fiscales, se clasifican en la subcategoría Multas e Intereses Fiscales y Previsionales (código ). En el caso que corresponda a otro tipo de multas asignar el gasto al código Otros Gastos de Operación, de acuerdo a lo que señala el Manual de Cuentas para la Rendición 2014 disponible en la plataforma web de la SIE. ( 4. En qué categoría se declara el pago de créditos bancarios y tarjetas de crédito? En el actual sistema de rendición de cuentas, este concepto está contemplado en las siguientes subcategorías: a) Ítem Otros Ingresos en código Otros ingresos financieros, para el registro de los fondos obtenidos por el crédito bancario y tarjeta de crédito. b) Ítem Gastos de Operación en código Otros gastos de operación, para el registro del pago de las cuotas e intereses. Ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: 5. En qué categoría se declara el pago al Contador? Si corresponden a boletas por prestación de servicios a honorarios, se deben clasificar según la naturaleza del gasto. Para ello es necesario asociar el tipo de gasto en las cuentas disponibles en el Manual de Cuentas para la Rendición El monto a ingresar debe ser el valor bruto y los documentos pueden ser boletas de honorarios electrónicas, de tercero o manual. Si el gasto está relacionado por prestación de servicios de contabilidad, se debe rendir en la subcategoría Contratación Otros Servicios Externos (código ). Para mayor información Ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: Es necesario destacar, que todos los servicios a honorarios deben estar respaldados con la entrega de un producto (informes, estudios, registros, etc.). Además debe existir un certificado que acredite la recepción conforme por el trabajo realizado (con firma y nombre de la persona responsable de haber visado el servicio). 6. En qué categoría se declara el pago de la mantención de la cuenta corriente? Los gastos relacionados con pagos de mantención de cuenta corriente se clasifican en la la subcategoría Otros Gastos de Operación (código ). Para mayor información Ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: 16

17 7. En qué categoría se declara la depreciación de un bien mueble o inmueble? El actual sistema de rendición de cuentas está basado en el Decreto N 469 del MINEDUC, que en su artículo 4 indica que los gastos e inversiones deben estar pagados. Ello implica que debido a que la depreciación no considera un desembolso efectivo de dinero, este concepto no debe incluirse. Además, como la depreciación se relaciona con cuentas de activos que no están incluidos en el actual plan de cuentas, no aplica la rendición de este concepto. 8. En qué categoría se declaran los impuestos declarados en el Formulario 29 del Servicio de Impuestos Internos (SII)? Con respecto a los impuestos declarados en el Formulario 29 del SII (impto. único y retención honorarios), estos no deben declararse como gasto, puesto que ya han sido declarados como gasto en la remuneración del trabajador y en el valor bruto de la boleta de honorarios. Lo mismo ocurre con el pago de A.F.P. e ISAPRE y otras retenciones con cargo al trabajador, los cuales se declaran en la planilla de remuneraciones para carga masiva de datos. Ver Manual Rendición de Remuneraciones en el siguiente link: 9. En qué categoría se declaran las boletas de honorarios? Los gastos asociados a boletas de honorarios, se deben clasificar según la naturaleza del gasto, por lo cual, es necesario asociar el tipo de gasto en las cuentas disponibles en el Manual de Cuentas para la Rendición El monto a ingresar debe ser el valor bruto y los documentos pueden ser boletas de honorarios electrónicas, de tercero o manual. Por Ejemplo: - Si los gastos están relacionados con las ATE (Asesoría Técnica Educativa) se debe ingresar el monto bruto de la boleta en la subcategoría Asesoría Técnica y Capacitación de Empresas (Registro ATE), (código ). - Si los expendios corresponden a la contratación de equipo psicosocial y/o profesionales externos para talleres, el gasto debe ser reflejado en la subcategoría Contratación otros servicios externos, (Código ). - Si los gastos se relacionan con Servicios Generales, se debe analizar que el gasto esté relacionado con la contratación de servicios de seguridad (código ), aseo o jardinería (código ) u otros servicios externos de acuerdo al detalle del Manual de Cuentas para la Rendición Es necesario destacar, que todos los servicios a honorarios deben estar respaldados con la entrega de un producto (informes, estudios, registr os o trabajos en particular). Como respaldo de la prestación del servicio debe existir un certificado que acredite la recepción conforme por el trabajo realizado (con firma y nombre de la persona responsable de haber visado el servicio). Ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: 17

18 10. Cómo se pueden registrar los gastos relacionados con casas de retiro, estadios u otras propiedades del Sostenedor que son utilizados por los alumnos? Para estos casos, una alternativa sería prorratear o distribuir los gastos de las instalaciones de uso común (servicios básicos, reparaciones, etc.) en los diversos establecimientos educaciones, de acuerdo a su uso. Es importante recordar que todos los gastos deben ser respaldados con un documento legalmente aceptado, ya sean boletas o facturas. En caso contrario, este gasto será rechazado al momento de la fiscalización. Para mayor información ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: V. Remuneraciones 1. Cómo se debe rendir el pago de remuneraciones? De acuerdo al plan de cuentas, se deben ingresar en el Sistema de Rendición los montos totalizados de los gastos por remuneraciones del año 2014 (efectivamente pagadas durante el período de enero a diciembre de 2014) por concepto de remuneraciones, por cada subvención, en las respectivas cuentas asociadas. Ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: Además, se requiere el ingreso de datos mediante la carga masiva de la información de remuneraciones de todos los establecimientos, a través de una planilla de cálculo (Excel) similar al libro de remuneraciones, totalizando todos los gastos del año por cada profesional, asistentes de la educación y funcionarios de la Administración Central (AC). La metodología para la rendición se encuentra plasmadas en el instructivo habilitado en la plataforma web de la SIE. Ver Manual Rendición de Remuneraciones en el siguiente link: 2. Qué gastos de remuneraciones se deben considerar en la rendición de cuentas? Para el actual proceso de rendición se deben declarar todos los estipendios remuneracionales del trabajador (haberes, descuentos y aportes previsionales de cargo del sostenedor). Se debe tener presente que no se consideran como gasto las retenciones (descuentos) que se le hace al trabajador en su liquidación de sueldo, por ejemplo: A.F.P., Ahorro, ISAPRE, Retenciones Judiciales, Préstamos, etc. Estos conceptos, al igual que todo el detalle de las remuneraciones se debe informar en planilla de remuneraciones para carga masiva de datos. Ver Manual Rendición de Remuneraciones en el siguiente link: 18

19 3. El ítem de sueldo base corresponde a lo que se cancela como R.B.M.N. (Remuneración Base Mínima Nacional)? Se debe tener presente que la R.B.M.N es el monto mínimo fijado por Ley a considerar como sueldo base de un docente. El sueldo base puede ser superior a la R.B.M.N., de acuerdo a lo pactado entre el docente y el sostenedor. Este monto se rinde en la subcategoría Sueldo base (código ), de acuerdo al plan de cuentas. Ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: 4. En relación a la Bonificación Proporcional cancelada con Subvención General en qué ítem del plan de cuentas se incluye? La Bonificación Proporcional referida a las leyes y se rinde en la subcategoría Para mayor información ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014 en el siguiente link: 5. Dónde se registran las asignaciones de colación y movilización? La asignaciones de colación y movilización se rendirán en forma totalizada (año completo) en la subcategoría colación y movilización (código ). El detalle de estos gastos se debe informar en planilla de remuneraciones para carga masiva de datos. 6. Las asignaciones de movilización y colación A qué subvenciones se pueden asignar de forma proporcional? Los gastos relacionados con asignaciones de movilización y colación se pueden asignar -de acuerdo a las horas establecidas en el contrato laboral- a la Subvención General, SEP, PIE, Pro-Retención, Internado y Refuerzo Educativo. En cuanto a la clasificación, estas aparecen detalladas en el Manual de Cuentas que se encuentra disponible en la plataforma de rendiciones. 7. Dónde se deben rendir los siguientes gastos relacionados con remuneraciones? - Asignación de Experiencia/ Bienios - Asignación Responsabilidad Directiva - Asignación Responsabilidad Técnico / Pedagógica - Perfeccionamiento - Otras asignaciones no individualizadas en el Plan de Cuentas. Estas asignaciones imputables a la Subvención General se deben rendir en la subcategoría Otros Bonos Acordados con el Sostenedor/Asignación (código ). 8. Los aportes previsionales financiados por el Sostenedor a qué subvenciones se pueden asignar de forma proporcional? Los gastos relacionados con aportes previsionales, financiados por el sostenedor, se pueden asignar de acuerdo a las horas indicadas en su contrato a la Subvención General, PIE, Proretención, Internado y Refuerzo Educativo. En cuanto a la clasificación de las cuentas, estas 19

20 aparecen detalladas en la categoría Aportes Previsionales (código ) de acuerdo al Manual de Cuentas para la Rendición 2014, el cual encuentra disponible en el siguiente link: 9. Dónde se registra el seguro de accidentes del trabajo? El seguro de accidentes del trabajo se debe rendir en forma totalizada (año completo), en el sistema de rendición de cuentas, en la subcategoría Seguro de Accidente del Trabajo (código ). El detalle de los gastos relacionados con este seguro, se debe informar en planilla de remuneraciones para carga masiva de datos, de acuerdo a lo que establece el instructivo de remuneraciones disponible en la plataforma web de la SIE ( 10. Con relación a la rendición del Seguro de Cesantía en la categoría Aportes Previsionales Qué monto se debe ingresar como gasto? El seguro de cesantía pagado por el empleador y/o el seguro pagado por el trabajador? Para el caso de la rendición del Seguro de Cesantía, en el sistema de rendición, se debe considerar la rendición sólo de la parte del seguro pagada por el empleador (código ), la fracción correspondiente al trabajador, es un descuento que se controlará vía la rendición de la planilla de carga masiva de remuneraciones, de acuerdo a lo establecido en el instructivo disponible en la plataforma web de la SIE ( 11. Se deben rendir como gastos los descuentos de AFP, Ahorro, Salud, y otros descuentos? Todas las retenciones (descuentos) del trabajador como por ejemplo A.F.P., ISAPRE, FONASA, Impuesto Único, Retenciones Judiciales, etc., no deben declararse como gasto en el sistema de rendición de cuentas, ya que están implícitamente incorporados en los haberes del trabajador (sueldo base, bonos, etc.) y se declararan en la planilla de remuneraciones para carga masiva de datos. Para mayor información ver Manual Rendición de Remuneraciones en el siguiente link: Si existe personal con licencia médica y se contrata personal de reemplazo. Qué remuneración se debe rendir, la remuneración del personal de planta o de reemplazo? Si se contrata a una persona de reemplazo, se deben declarar los gastos relacionados con estos pagos hasta que vuelva el personal titular. Si a la persona que se encuentra con licencia y le corresponde la cancelación de bonos u otras remuneraciones, estas también se debe declarar como gasto. En conclusión, se deben rendir las liquidaciones de sueldo de ambos docentes, en los componentes que signifiquen desembolsos del sostenedor. 20

21 13. Cómo se calcula la remuneración diaria de los trabajadores? La Dirección del Trabajo en el Ordinario N 5700/353 señala que para efectos de calcular la remuneración diaria de los trabajadores que tienen pactada una remuneración mensual fija, el referido período mensual debe ser considerado sobre una base de 30 días, siendo indiferente para estos efectos que el mes de que se trate tenga 28 o 31 días. En caso de requerir mayores antecedentes de información se deben contactar con la Dirección del Trabajo o la Contraloría General de la Republica, según corresponda. 14. Dónde se declara la asignación familiar? La asignación familiar no es un gasto propio del sostenedor. El empleador actúa como un intermediario de los beneficios que otorga la Caja de Compensación respectiva, por lo tanto, la asignación familiar es un haber no rendible que no tiene asociada una cuenta de gastos del plan de cuentas, pero que, sin embargo, afecta el sueldo líquido del trabajador. No se declara en el sistema de rendición como gasto, pero se debe informar en la planilla de remuneraciones para carga masiva de datos. 15. Las extensiones horarias deben rendirse como horas extras? No, las extensiones horarias de un docente deben ser reflejadas en un anexo de contrato y rendirse en la correspondiente categoría de Gastos remuneracionales (código ). En cambio, las horas extras corresponden a aquellas horas trabajadas que exceden la jornada laboral ordinaria y están reguladas por la normativa legal vigente (Código ). Para mayor información ver Manual de Cuentas para la Rendición 2014, el cual encuentra disponible en el siguiente link: VI. Subvenciones Especiales A. Subvención Escolar Preferencial (SEP) 1. En qué se deben usar los recursos de la SEP? (2) La letra e) del artículo 6º de la Ley SEP establece como uno de los requisitos para impetrar la Subvención Escolar Preferencial el destinar la subvención y los aportes que contempla esta ley, a la implementación de las medidas comprendidas en el Plan de Mejoramiento Educativo, con especial énfasis en los alumnos prioritarios, e impulsar una asistencia técnico pedagógica especial para mejorar el rendimiento escolar de los alumnos con bajo rendimiento académico. El Plan de Mejoramiento Educativo del establecimiento educacional debe establecer acciones en las áreas de Gestión del Currículum, Liderazgo Escolar, Convivencia Escolar y 21

22 Gestión de Recursos; pudiendo el Sostenedor priorizar en aquellas donde existan mayores necesidades de mejoramiento. 2. Qué otro tipo de gastos se pueden financiar con recursos SEP? (2) Para esta subvención se pueden financiar, sólo aquellos gastos que tengan directa relación con las acciones del Plan de Mejoramiento Educativo (PME) y que estén incluidos en el mismo, o que sean generados por su elaboración y/o implementación. No se pueden cubrir gastos que deberían financiarse con cargo a otras fuentes de recursos. A modo de ejemplo, se puede mencionar que no se debe financiar con recursos SEP los gastos señalados en el artículo 5 de la Ley de Subvenciones que deben ser financiadas por la subvención general o la de apoyo al mantenimiento, como el pago de remuneraciones del personal, los gastos de administración, reparación, mantención o ampliación de las instalaciones, o cualquier otra inversión destinada al servicio de la función docente que corresponda a aquellos costos necesarios para dar cumplimiento al plan oficial de estudios (el cual debe cumplirse independientemente si el establecimiento educacional se encuentra adscrito al régimen SEP). 3. Se puede rendir como gasto el arriendo de un inmueble en SEP? Efectivamente, si este gasto se encuentra justificado y concierne directamente con las acciones del Plan de Mejoramiento Educativo (PME) puede rendirse en la Subvención SEP. En la categoría Arriendos de inmuebles (código ) se considera los gastos asociados a arriendos, los cuales se pueden declarar en los siguientes códigos: Arriendo de Local Escolar (no se debe considerar financiar con SEP el arriendo donde funciona el establecimiento) Arriendo de Otros Bienes Inmuebles. 4. Se puede gastar recursos SEP en lockers, cuando el proyecto consiste en pasar de aulas organizadas por cursos a aulas temáticas y requieren lockers pues los niños no tienen salas propias? Para este caso en particular Aula temática es una definición muy amplia para definir un gasto. Existe la probabilidad de que los lockers sean para guardar en ellos material para todos los niños o bien, estos estén asignados para cada alumno. Aunque este gasto raya en la delgada línea de ser considerado mobiliario, se puede señalar que el gasto es pertinente como equipamiento de apoyo pedagógico. 5. Se puede financiar infraestructura con recursos SEP? (2) No se puede financiar gastos de infraestructura con recursos SEP. Los gastos en infraestructura del establecimiento educacional, ya sea la compra o construcción de una instalación nueva, la reparación de una instalación que ya existía o el mejoramiento de la misma, deben solventarse con cargo a la subvención regular o la de apoyo al mantenimiento. 22

23 6. Qué se entiende por Capacitación en SEP? La Ley SEP, otorga la posibilidad financiar acciones de capacitación que cumplan las siguientes descripciones: a) En el área de liderazgo escolar: Preparación y capacitación de equipos directivos. b) En el área de gestión de recursos: Definición de políticas de perfeccionamiento para los docentes del establecimiento, destinada a fortalecer aquellas áreas del currículo en que los alumnos han obtenido resultados educativos insatisfactorios. El hecho de que se establezca la actividad de capacitación en el PME, no implica que sea un gasto aceptado. Deben existir acciones y objetivos conducentes con especial énfasis en los alumnos prioritarios, e impulsar una asistencia técnico-pedagógica especial para mejorar el rendimiento escolar de los alumnos con bajo rendimiento académico. 7. Se pueden financiar con recursos SEP estudios de postgrado como un magister o doctorado? No, no es posible financiar con recursos SEP estudios superiores conducentes a la obtención de un grado académico (magister, postgrados o doctorados); o diplomados, cursos de especialización y postítulos para perfeccionamiento o habilitantes para ascenso, de acuerdo a lo establecido en los dictámenes de la Contraloría General de la República referidos a actividades de capacitación (N s , de 2012 y , de 2008). 8. Qué tipo de diplomados se pueden financiar con recursos SEP? Los diplomados, no otorgan grados académicos, sino más bien profundizan o especializan un tema en particular, siendo asimilado como actividades de capacitación. Sin embargo, si los estudios son para perfeccionamiento o habilitantes para ascenso (de acuerdo a lo establecido en los dictámenes de la Contraloría General de la República, referidos a actividades de capacitación, N s , de 2012 y , de 2008), no corresponde financiarlo con recursos SEP. Sólo se aceptan aquellas capacitaciones relacionadas al área docente pedagógica curricular incluidas en el plan de mejoramiento educativo (PME). 9. Se puede pagar boleta de honorarios con fondos SEP a un docente ya contratado por el establecimiento? Es necesario considerar que estas contrataciones se deben regir por las normas del Estatuto Docente, del Código del Trabajo o por las normas del derecho común, según corresponda. Si es el docente está contratado lo que corresponde es incorporar un anexo de contrato por las horas que trabajará por el proyecto SEP, no correspondiendo la modalidad a honorario. Se destaca que las boletas de honorarios son respaldos de un pago de un servicio que no está bajo subordinación, ni sujeto a horario y dependencia, por tanto, si el docente cumple horario y está bajo subordinación no corresponde pagar bajo esta modalidad. 23