COMO DEFINIR LA HERRAMIENTA TECNOLOGICA PARA AUTOMATIZAR TODO EL CSC

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2 COMO DEFINIR LA HERRAMIENTA TECNOLOGICA PARA AUTOMATIZAR TODO EL CSC

3 AGENDA 1. OBJETIVO 2. DESCRIPCION DEL GRUPO THOMAS GREG & SONS 3. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE COMUN a) SITUACION INICIAL b) ESCOGENCIA DEL SOFTWARE c) IMPLEMENTACION DE LA HERRAMIENTA d) ESTANDARIZACION DE PROCESOS e) CAMBIO CULTURAL Y ESTABILIZACION DE LA HERRAMIENTA 4. IMPLEMENTAR UNA SOLUCION TECNOLOGICA INTERNAMENTE O CON LA ASITENCIA DE CONSULTORES? 5. RECOMENDACIONES

4 1. OBJETIVO Dar a conocer la experiencia del proceso de escogencia e implementación del ERP del Centro de Servicios Compartidos del Grupo Thomas Greg & Sons en Colombia con un paso a paso del proceso, destacando las lecciones aprendidas y las particularidades del proceso. ANA MARIA GOMEZ SARMIENTO Profesional en Finanzas y Relaciones Internacionales Especialización en Evaluación y Desarrollo de Proyectos. Grupo Thomas Greg & Sons: octubre 2008 Proyectos Especiales Directora de Nuevos Negocios Asistente de Gerencia Directora Financiera Corporativa Gerente Centro de Servicios Compartidos

5 2. DESCRIPCION DEL GRUPO THOMAS GREG & SONS Thomas Greg & Sons empezó actividades a mediados del siglo pasado, como subsidiaria de Thomas de La Rue de Inglaterra. En 1991 se transforma a Thomas Greg & Sons de Colombia. Expansión geográfica y de servicios.

6 2. DESCRIPCION DEL GRUPO THOMAS GREG & SONS COLOMBIA Thomas Greg & Sons Limited Thomas Greg & Sons de Colombia S.A Seguridad Móvil de Colombia S.A. Thomas Instruments S.A. Thomas Manejo Tecnico de Información S.A. Thomas Seguridad Electrónica Emposer Ltda. Thomas Greg Express S.A. Serdempo Ltda. Delacform S.A. Serprosa S.A. Reval S.A. ESTADOS UNIDOS Midwest Bank Note Company PASA Services Inc. d/b a Flamingo Graphics RMF Printing Technologies, INC. PERU Thomas Greg & Sons de Perú BRAZIL Thomas Greg & Sons do Brasil Ltda VENEZUELA Thomas Greg & Sons de Venezuela C.A E.M.A MEXICO Litho Formas S.A de C.V INDIA Manipal Technologies Limited CHINA Instant Data Forms -Commercial Office PHILIPPINES Bestforms Inc. TAIWAN PROFESSION-TGS Co., LTD ITALY Technology and Security Printing S.r.l. (TSP)

7 a. Situación Inicial 3. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE COMUN EMPRESA 1 independiente Participación accionaria EMPRESA 2 Independiente TGS LTD HOLDING Participación accionaria EMPRESA N Independiente EMPRESA 3 Independiente

8 a. Situación Inicial 3. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE COMUN AUSENCIA DE CONTROL DESDE LA HOLDING CONTROL VS CAOS

9 3. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE COMUN b. Escogencia del software HERRAMIENTA ROBUSTA / SEGURA SOPORTE INTERNACIONAL VARIOS IDIOMAS Y MONEDAS FINANCIERA Y GESTION HUMANA ROLES Y PERFILES

10 3. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE COMUN b. Escogencia del software FINANCIERO Contabilidad Compras Facturación Tesorería Activos fijos Controlling GESTION HUMANA Gestión organizacional Administración de Personal Gestión de tiempos y asistencia Calculo de Nomina Gestión de Beneficios

11 3. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE COMUN c. Implementación de la Herramienta 1. Implementación SAP V 6.0 finanzas. Salida en vivo enero Implementación SAP HCM. Salida en vivo julio Implementación SAP US GAAP. Salida en vivo enero Implementación modulo PP. Salida en vivo enero Implementación SAP IFRS. Salida en vivo enero 2015

12 3. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE COMUN c. Implementación de la Herramienta CONSULTOR SAP COMPUNET - LIDER FUNCIONAL SAP TGS BASIS - ABAP

13 3. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE COMUN d. Estandarización de procesos PARALELO - Políticas y procedimientos para procesos financieros lider funcional. - Definir y estandarizar cargos, perfiles, responsabilidades y competencias. - Políticas y procedimientos para procesos de Gestión Humana Lider funcional. - Sistema homogéneo de acceso, control y seguimiento al personal, para tiempos laborados con interfaz con SAP.

14 3. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE COMUN e. Cambio Cultural y estabilización de la Herramienta Soporte Salida en Vivo Help desk Auditoria Capacitaciones Estabilización 6 meses LANZAMIENTO OFICIAL Lideres SAP TGS 100%

15 4. IMPLEMENTAR UNA SOLUCION TECNOLOGICA INTERNAMENTE O CON LA ASISTENCIA DE CONSULTORES? VENTAJAS Soporte de especialistas con experiencia. No hay dependencia de personas. Orientación al logro del resultado planeado. Propuesta incluye licenciamiento e implementacion. Soporte Post Salida en Vivo DESVENTAJAS No hay transferencia completa del conocimento Alcance total definido desde el comienzo, los cambios cuestan. La solución de los consultores es la definitiva. No hay valor agregado. Dependencia Post Salida en Vivo

16 5. RECOMENDACIONES Definir previamente y claramente los procesos que se van a soportar con tecnología Contar con líder de procesos durante todo el proyecto de implementación. Contar con personal conocedor de la herramienta del lado de la empresa. No particularizar Identificar las competencias que debe tener el personal que participara en el proyecto. Identificar las necesidades de infraestructura con visión futurista y no de corto plazo. La implementación es de todas las áreas implicadas y no solo del equipo implementador.

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