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1 Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2013

2 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN:1 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DOCUMENTOS ASOCIADOS DEFINICIONES TRÁMITE DE HORAS EXTRAS PERSONAL NIVEL TÉCNICO HASTA EL GRADO 09 Y ASISTENCIAL HASTA EL GRADO REQUISITOS PROCEDIMIENTO CARGOS AUTORIZADOS POR EL DECRETO ANUAL QUE FIJA LAS ESCALAS DE ASIGNACION BASICA REQUISITOS PROCEDIMIENTO

3 PAGINA: 3 de 10 VERSIÓN:1 1 OBJETIVO Establecer las directrices generales para la solicitud y autorización de horas extras para los funcionarios que se encuentren vinculados en cargos del nivel técnico hasta el grado 09 o asistencial hasta el grado 19, los Secretarios Ejecutivos del despacho del Director, Subdirector Territorial y de Inversión Pública, Subdirector Sectorial y los Secretarios Ejecutivos de Grado 20 en adelante que desempeñen sus funciones en los Despachos de la Dirección, la Subdirección Territorial y de Inversión Pública, la Subdirección Sectorial y la Secretaría General. 2 ALCANCE Estos lineamientos deben ser aplicados por todos los funcionarios de Nivel Técnico hasta el grado 09, o Asistencial hasta el grado 19, Secretarios Ejecutivos del despacho del Director, Subdirector Territorial y de Inversión Pública, Subdirector Sectorial y Secretaria General y sus respectivos superiores inmediatos. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS Decreto 1042 de 1978: De acuerdo a lo establecido en este decreto se hace referencia a los siguientes artículos: Artículo 36. DE LAS HORAS EXTRAS DIURNAS. Cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en horas distintas de la jornada ordinaria de labor, el jefe del respectivo organismo o las personas en quienes éste hubiere delegado tal atribución, autorizarán descanso compensatorio o pago de horas extras. El pago de horas extras o el reconocimiento del descanso compensatorio se sujetarán a los siguientes requisitos: a) Para que proceda el pago de horas extras y del trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar de descansos compensatorios de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, el empleado deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado 19. Los Secretarios Ejecutivos del despacho de los Ministros, Viceministros, Directores y Subdirectores de Departamento Administrativo y los Secretarios Ejecutivos de Grado 20 en adelante que desempeñen sus funciones en los Despachos de los Ministros, Directores de Departamento Administrativo, Viceministros y Subdirectores de Departamento Administrativo, Secretarías Generales de Ministerios y Departamento Administrativo, tendrán derecho a devengar horas extras, dominicales y días festivos, siempre y cuando laboren en jornadas superiores a cuarenta y cuatro (44) horas semanales. En los Despachos antes señalados sólo se podrán reconocer horas extra máximo a dos (2) Secretarios a las que se refiere el inciso anterior. 3

4 PAGINA: 4 de 10 VERSIÓN:1 Parágrafo 1. Los empleados públicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del Departamento Nacional de Planeación que tengan la obligación de participar en trabajos ordenados para la preparación y elaboración del presupuesto de rentas y la ley de apropiaciones, su liquidación y demás labores anexas al cierre e iniciación de cada vigencia fiscal, podrán devengar horas extras, dominicales y festivos, siempre y cuando estén comprendidos en los niveles asistencial, técnico y profesional. En ningún caso podrá pagarse mensualmente por el total de horas extras, dominicales y festivos más del cincuenta por ciento (50%) de la remuneración mensual de cada funcionario. Parágrafo 2. (Parágrafo modificado por los Decretos anuales salariales) El límite para el pago de horas extras mensuales a los empleados públicos que desempeñen el cargo de Conductor Mecánico en las entidades a que se refiere el presente decreto, será de cien (100) horas extras mensuales. En todo caso la autorización para laborar en horas extras sólo podrá otorgarse cuando exista disponibilidad presupuestal. b) El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente, mediante comunicación escrita, en la cual se especifiquen las actividades que hayan de desarrollarse. c) El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada y se liquidará con un recargo del veinticinco por ciento sobre la remuneración básica fijada por la ley para el respectivo empleo. Los incrementos de salario a que se refieren los artículos 49 y 97 del presente Decreto se tendrán en cuenta para liquidar las horas extras. d) En ningún caso podrá pagarse más de cincuenta (50) horas extras mensuales. (Artículo 13 del Decreto 10 de 1989 e) Si el tiempo laborado fuera de la jornada ordinaria superare dicha cantidad, el excedente se reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día hábil por cada ocho horas extras de trabajo. Artículo 37. DE LAS HORAS EXTRAS NOCTURNAS. Se entiende por trabajo extra nocturno el que se ejecuta excepcionalmente entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a.m. del día siguiente por funcionarios que de ordinario laboran en jornada diurna. Este trabajo se remunerará con un recargo del setenta y cinco por ciento sobre la asignación básica mensual. Los incrementos de salario a que se refieren los artículos 49 y 97 del presente Decreto se tendrán en cuenta para liquidar las horas extras. En todos los demás aspectos el trabajo extra nocturno se regulará por lo dispuesto en el artículo anterior. 4 DOCUMENTOS ASOCIADOS Subproceso Administración salarial 4

5 PAGINA: 5 de 10 VERSIÓN:1 5 DEFINICIONES A continuación se presentan algunas definiciones aplicables al trámite de horas extras en el Departamento Nacional de Planeación: Hora Extra: Hora que se trabaja adicional a la jornada ordinaria laboral establecida. Hora Extra Diurna: Es la hora adicional que se labora antes o después de la jornada laboral ordinaria, entre las 6:00 a.m. y las 6:00 p.m. El recargo de la hora extra diurna es del 25%. Hora Extra Nocturna: Es la hora adicional que se labora entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a.m. del día siguiente. El recargo de la hora extra nocturna es del 75%. Hora extra Dominical y/o Festiva: Es la hora adicional que se labora en día domingo o festivo. El recargo de la hora extra dominical o festiva es del 100%. Día Compensatorio: Es el día remunerado de descanso otorgado por cada 8 horas extras laboradas acumuladas y que no hayan sido pagadas. 6 TRÁMITE DE HORAS EXTRAS 6.1 PERSONAL NIVEL TÉCNICO HASTA EL GRADO 09 Y ASISTENCIAL HASTA EL GRADO REQUISITOS El pago de horas extras o el reconocimiento del descanso compensatorio se sujetan a los siguientes requisitos: 1. Funcionarios que pueden laborar horas extras. Sólo se puede autorizar el reconocimiento y pago de horas extras, a los funcionarios que pertenezcan al nivel técnico hasta el grado 09 o al nivel asistencial hasta el grado Deben existir razones especiales del servicio. Las horas extras obedecen a una situación laboral temporal, en ningún momento corresponden a una situación definitiva en la entidad. Su razón de ser es la realización de trabajos extraordinarios y urgentes que no se alcanzaron a cumplir durante la jornada ordinaria de trabajo. 3. Solicitud previa para laborar horas extras. Cumplidas las dos condiciones anteriores, el jefe inmediato deberá enviar la solicitud mediante el sistema Orfeo, a la Subdirección de Recursos Humanos como mínimo con dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha a laborar, indicando las actividades que se van a desarrollar. En la solicitud y autorización de las horas extras debe primar el buen uso de los recursos públicos y la eficiencia en el gasto público. 5

6 PAGINA: 6 de 10 VERSIÓN:1 3.1 Solicitud horas extras dominicales para los conductores. A más tardar el día hábil anterior al domingo o festivo a laborar, por el sistema Orfeo el jefe inmediato enviará la solicitud para laborar horas extras. En caso de presentarse una eventualidad, el jefe inmediato podrá enviar un correo electrónico a la Subdirectora de Recursos Humanos solicitando la autorización y el primer día hábil posterior al domingo, se deberá legalizar la solicitud por el sistema Orfeo anexando copia del correo electrónico. 4. Tope de horas extras. En ningún caso podrán solicitarse y pagarse más de 50 horas extras mensuales. Si el tiempo laborado superare dicha cantidad, el excedente se reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día (1) hábil por cada ocho (8) horas extras de trabajo. Es importante aclarar que la autorización del número de horas extras para laborar, depende de la disponibilidad presupuestal. 5. Disfrute de Compensatorios. Los compensatorios deberán disfrutarse previa autorización del jefe inmediato y teniendo en cuenta la necesidad del servicio. 6. Vigilancia y control. Es responsabilidad del superior inmediato vigilar y controlar las labores realizadas durante el tiempo de horas extras de sus funcionarios, así como el tiempo registrado en los respectivos formatos que servirán de soporte para el pago. Como consecuencia, la falta de vigilancia y control que de lugar a mal uso del tiempo, dedicación a labores diferentes a las autorizadas o el registro de horas extras sin haber sido laboradas, será puesta en conocimiento de las autoridades disciplinarias a la luz de lo estipulado en la Ley 734 de PROCEDIMIENTO El procedimiento que se debe llevar a cabo es: 1. Autorización previa. Recibida la solicitud en la Subdirección de Recursos Humanos y existiendo disponibilidad presupuestal, la Subdirección de Recursos Humanos enviará al funcionario autorizado una comunicación donde se le indica la fecha a partir de la cual está autorizada para laborar horas extras y el máximo de horas autorizadas. 2. Registro. El funcionario autorizado deberá registrar la firma, la hora de entrada y de salida en el libro de ingreso del Edificio Fonade. 3. Diligenciamiento Formatos. Los formatos F-GAS-03 y F-GAS-04 se encuentran ubicados en la intranet La Rebeca en el siguiente link: 3.1 Formato F-GAS-03 Relación Mensual de Horas Extras a. Diligenciamiento. Este formato contiene una herramienta que tiene como fin facilitar la totalización de la hora diaria y mensual, por lo tanto aquellos funcionarios que prestan el servicio a un solo jefe deberán diligenciarlo por esta herramienta y aquellos que deben prestar el servicio a varios funcionarios podrán diligenciar una planilla manual, que deberá ser verificada previamente por el jefe inmediato. 6

7 PAGINA: 7 de 10 VERSIÓN:1 b. Fecha Inicial y Fecha Final. El funcionario deberá registrar diariamente, las horas extras laboradas, en éste formato. Teniendo en cuenta que la hora de inicio se refiere al momento en que empieza actividades en su puesto de trabajo y la hora final cuando acaba dichas labores en el puesto de trabajo. Las funcionarias del Grupo de Cafetería de la Dirección, Subdirección Territorial y de Inversión Pública, Subdirección Sectorial y Secretaría General, por necesidades del servicio, son las únicas autorizadas a laborar media hora extra en la hora del almuerzo, y será reconocida como compensatorio. c. Descripción de la actividad. Se debe registrar diariamente y claramente la labor realizada. d. Firma Jefe Inmediato. Cuando la vigilancia y control del tiempo extra este a cargo de un solo funcionario éste podrá firmar una sola vez de manera transversal. Los conductores que prestan el servicio a diferentes funcionarios, deberán cerciorarse de que la casilla sea firmada individualmente por el beneficiario del servicio. 3.2 Formato F-GAS-04 Consolidado de horas extras En este formato, el jefe inmediato deberá consolidar el total de funcionarios de su dependencia que previamente estaban autorizados para laborar horas extras. 4. Entrega. Los formatos F-GAS-03 y F-GAS-04, se deben entregar completamente diligenciados al Grupo de Administración de Salarios de la Subdirección de Recursos Humanos, durante los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente en el cual se laboraron las horas extras. En caso de no presentarse dentro del plazo establecido no se pagarán las horas extras en la nómina correspondiente y se tramitará su pago en fecha posterior. Es responsabilidad del funcionario el correcto y real registro del tiempo extra laborado. Para los funcionarios que reporten jornadas de trabajo superiores a las 12 horas, el jefe inmediato deberá registrar el servicio que origino el mayor tiempo laborado. Esta situación se refiere especialmente a conductores que deben tener una actitud vigilante, teniendo en cuenta lo establecido en la Constitución Política de Colombia, Código Sustantivo del Trabajo y concepto del DAFP del CARGOS AUTORIZADOS POR EL DECRETO ANUAL QUE FIJA LAS ESCALAS DE ASIGNACION BASICA REQUISITOS El pago de horas extras o el reconocimiento del descanso compensatorio se sujetan a los siguientes requisitos: 1. Funcionarios que pueden laborar horas extras. El Decreto anual de salarios establece que: 1.1. Los funcionarios que desempeñen cargos de Secretarios Ejecutivos del despacho del Director, Subdirector Territorial y de Inversión Pública, Subdirector Sectorial y los Secretarios Ejecutivos de Grado 20 en adelante que desempeñen funciones en la Secretaría General, tendrán derecho a devengar horas extras, dominicales y días festivos, siempre y cuando laboren en jornadas superiores a cuarenta y cuatro (44) horas semanales. 7

8 PAGINA: 8 de 10 VERSIÓN: El límite para el pago de horas extras mensuales a los empleados públicos que desempeñen el cargo de Conductor Mecánico en las entidades a que se refiere el Decreto anual de salarios, será de cien (100) horas extras mensuales. 2. Deben existir razones especiales del servicio. Las horas extras obedecen a una situación laboral temporal, en ningún momento corresponden a una situación definitiva en la entidad. Su razón de ser es la realización de trabajos extraordinarios y urgentes que no se alcanzaron a cumplir durante la jornada ordinaria de trabajo. 3. Solicitud horas extras dominicales para los conductores. A más tardar el día viernes anterior al domingo a laborar, por el sistema Orfeo el jefe inmediato enviará la solicitud para laborar horas extras. En caso de presentarse una eventualidad, el jefe inmediato podrá enviar un correo electrónico a la Subdirectora de Recursos Humanos solicitando la autorización y el primer día hábil posterior al domingo o festivo, se deberá legalizar la solicitud por el sistema Orfeo anexando copia del correo electrónico. 4. Tope de horas extras. En ningún caso podrán pagarse más de 50 horas extras mensuales a excepción de los conductores quienes tienen autorizadas 100 horas. Si el tiempo laborado superare dicha cantidad, el excedente se reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día (1) hábil por cada ocho (8) horas extras de trabajo. Es importante aclarar que la autorización del número de horas extras para laborar, depende de la disponibilidad presupuestal. 5. Disfrute de Compensatorios. Los compensatorios deberán disfrutarse previa autorización del jefe inmediato y teniendo en cuenta la necesidad del servicio. 6. Vigilancia y control. Es responsabilidad del superior inmediato vigilar y controlar las labores realizadas durante el tiempo de horas extras de sus funcionarios, así como el tiempo registrado en los respectivos formatos que servirán de soporte para el pago. Como consecuencia, la falta de vigilancia y control que de lugar a mal uso del tiempo, dedicación a labores diferentes a las autorizadas o el registro de horas extras sin haber sido laboradas, será puesta en conocimiento de las autoridades disciplinarias a la luz de lo estipulado en la Ley 734 de PROCEDIMIENTO El procedimiento que se debe llevar a cabo es: 1. Registro. Los funcionarios que desempeñen cargos de Secretarios Ejecutivos del despacho del Director, Subdirector Territorial y de Inversión Pública y Subdirector Sectorial deberán registrar la firma, la hora de entrada y de salida en el libro de registro que se encuentra ubicado en el piso 32. Los Secretarios Ejecutivos de Grado 20 en adelante que desempeñen funciones en la Secretaría General, deberán registrar la firma, la hora de entrada y salida en el libro de ingreso del Edificio Fonade. 8

9 PAGINA: 9 de 10 VERSIÓN:1 Los conductores deberán registrar en la planilla F-GAS-03 Relación mensual de horas extras, la hora de inicio, la hora final, justificación y la firma del jefe inmediato o del funcionario al que se le prestó el servicio. Es responsabilidad del funcionario el correcto y real registro del tiempo extra laborado. 2. Diligenciamiento Formatos. Los formatos F-GAS-03 y F-GAS-04 se encuentran ubicados en la intranet La Rebeca en el siguiente link: aspx 2.1 Formato F-GAS-03 Relación Mensual de Horas Extras a. Diligenciamiento. Este formato contiene una herramienta que tiene como fin facilitar la totalización de la hora diaria y mensual, por lo tanto para aquellos funcionarios que prestan el servicio a un solo jefe deberán diligenciarlo por esta herramienta y para aquellos que prestan el servicio a varios jefes diligenciarán una planilla manual, que deberá ser verificada previamente por el jefe inmediato b. Fecha Inicial y Fecha Final. El funcionario deberá registrar diariamente, las horas extras laboradas, en éste formato. Teniendo en cuenta que la hora de inicio se refiere al momento en que empieza actividades en su puesto de trabajo y la hora final cuando acaba dichas labores en el puesto de trabajo. Para el caso de los conductores la hora de inicio se registrará a partir del momento en que recoge (fuera del DNP) al funcionario a quien le presta el servicio y la hora final se registrará cuando deja al funcionario en su sitio de destino. c. Descripción de la actividad. Se debe registrar diariamente y claramente la labor realizada. d. Firma Jefe Inmediato. Cuando el servicio se preste a un solo jefe éste podrá firmar una sola vez de manera transversal. Para los conductores que prestan el servicio a diferentes funcionarios, deberá ser firmada la casilla individualmente. 2.2 Formato F-GAS-04 Consolidado de horas extras Para la firma del jefe inmediato el Secretario Ejecutivo deberá consolidar el total de funcionarios de la dependencia y que previamente estaban autorizados para laborar horas extras. Para los conductores el jefe inmediato deberá consolidar el total de funcionarios de su dependencia y que previamente estaban autorizados para laborar horas extras. 3. Entrega. Los formatos F-GAS-03 y F-GAS-04, se deben entregar completamente diligenciados al Grupo de Administración de Salarios de la Subdirección de Recursos Humanos, durante los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente en el cual se laboraron las horas extras. En caso de no presentarse dentro del plazo establecido no se pagarán las horas extras en la nómina correspondiente y se tramitará su pago en fecha posterior. 9

10 PAGINA: 10 de 10 VERSIÓN:1 Es responsabilidad del funcionario el correcto y real registro del tiempo extra laborado. Para los funcionarios que reporten jornadas de trabajo superiores a las 12 horas, el jefe inmediato deberá registrar el servicio que origino el mayor tiempo laborado. Esta situación se refiere especialmente a conductores que deben tener una actitud vigilante, teniendo en cuenta lo establecido en la Constitución Política de Colombia, Código Sustantivo del Trabajo y concepto del DAFP del Fecha aprobación: 07 de Octubre de 2013 Revisó: Ana Lucia Manjarrés Martinez Coordinador Grupo Administración de Salarios Aprobó: Tania Margarita Lopez Llamas Subdirector de Recursos Humanos 10

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