DIAGRAMA QUE NOS MUESTRA LA CREACION DE UN MAILING O CARTA MODELO COMBINADA

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1 COMBINAR CORRESPONDENCIA: Los Mailing o cartas modelo son cartas que van dirigidas a diferentes destinos. Su contenido es común; lo único que varía de una a otra son los datos de los destinatarios. A través del asistente para combinar correspondencia, Word le proporciona las herramientas necesarias para crear este tipo de cartas de forma sencilla, lo cual le reportará un ahorro de tiempo y trabajo inestimable. DIAGRAMA QUE NOS MUESTRA LA CREACION DE UN MAILING O CARTA MODELO COMBINADA Crear la Carta o Documento Principal Crear la Lista O Documentos de Datos Insertar en el documento principal los campos que servirán para combinar con el documento de datos Combinar ambos documentos para obtener tantas cartas como destinatarios tuviera el documento de datos PARA REALIZAR ESTOS PASOS USAREMOS EL ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA, EL CUAL CONSTA DE 6 PASOS EN WORD XP-2002

2 ACCIONES PREVIAS: 1.- CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL: Aquí deberá escribir la carta, incluyendo todos los elementos comunes que contendrá el documento: imágenes, formatos, encabezados y pie de páginas, etc. Guardar. 2.- CREAR LA LISTA O EL DOCUMENTO DE DATOS En ella contendrá todos los datos de los destinatarios como: nombres, apellidos, dirección, ciudad, teléfono, etc. Guardar. Una vez creado el documento principal y el documento de datos estaremos en disposición de iniciar el asistente para combinar correspondencia: PASO 1: SELECCIONAR EL TIPO DE DOCUMENTO 2 1. Seleccionar el Menú Herramientas >Seleccionar Cartas y Correspondencia > Clic en Combinar correspondencia 2. Se abrirá el panel de Combinar Correspondencia. Seleccionamos Cartas. 4. Hacer clic en Siguiente:Inicie el documento. 2 PASO 2: INICIE EL 4 4 DOCUMENTO 1. Deberá seleccionar el documento principal del que desea partir para realizar la carta. 2. Haga clic en la opción Empezar a partir de un documento. Seleccione el archivo o documento principal y ábralo 4. Haga clic en Siguiente: Seleccionar Destinatarios

3 PASO: SELECCIONAR LA LISTA O DOCUMENTOS DE DATOS. 1. Seleccionar Utilizar una lista existente 2. Clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, buscar el archivo que contengan los datos y seleccionarlo haciendo doble clic. 4. Se abrirá el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia 5. Clic en Aceptar 6. Clic en Siguiente:Escriba la carta

4 PASO 4: ESCRIBA LA CARTA Como ya tenemos escrito la carta haremos lo siguiente en este paso: 1. Clic o seleccionar una ubicación de la carta, donde insertaremos la información del destinatario. 2. De las opciones que aparecen en la barra de tareas, haremos clic en Más elementos. Del cuadro de diálogo Insertar Campo de Combinación, seleccionamos cada campo luego clic en el botón Insertar. 4. Una vez insertado todos los campos en la Carta, hacemos clic en Siguiente: Vista previa. 2 4

5 PASO 5: VISTA PREVIA En esta sección del proceso, podremos ver la vista previa de los documentos antes de proceder al paso final, aquí podemos realizar cambios como modificar la Lista de datos o de excluir algunos datos. PASO 6: COMPLETE LA COMBINACIÓN En este paso se generan las cartas haciendo clic en la opción Editar cartas individuales, y si queremos imprimirlas haremos clic en la opción Imprimir

6 CREACION DE SOBRES Ahora que ya hemos creado el documento combinado, nos hace falta imprimir los sobres donde se enviarán las cartas; sigue los pasos que a continuación se indican: PROCEDIMIENTO: 1.- Generar los datos del remitente 1. Activa El Menú Herramientas 2. Clic en el comando Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones selecciona la pestaña Información del usuario 4. En el cuadro Dirección llenar los datos del remitente. En este recuadro llena los datos del remitente Clic 2.- Crea un documento nuevo y realiza lo siguiente: 1. Clic en Sobres 2. Clic Inicie el documento

7 Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Sobre 4. Seleccionamos el Tamaño del sobre. Clic en opciones de sobre 5. Clic en Aceptar 6. Clic en Seleccione los destinatarios 8. Seleccionamos el archivo donde se encuentra los datos de los destinatarios 7. Clic en Examinar 9. Clic en Aceptar 12. Clic en Diseñe el sobre 10. Seleccionamos los destinatarios que deseamos 11. Clic en Aceptar

8 14. Aparece el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, donde seleccionamos los campos a insertar 15. Clic en Insertar 1. Clic en Más elementos 16. Clic en Vista previa de sobres 17. Podemos ver el nombre del destinatario 18. Clic aquí para cambiar entre destinatarios 19. Clic en Complete la combinación

9 21. Aparece el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo donde seleccionamos la opción que deseamos 20. Clic en Editar sobres individuales 22. Clic en Aceptar 2. Aparecen en la ventana principal de Word todos los sobres con los nombres de los destinatarios listos para ser imprimidos

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