SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO DICIEMBRE DE 2014

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1 SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO DICIEMBRE DE 2014 Bogotá D.C. diciembre 2014 Página 1 de 16

2 INTRODUCCIÓN El presente informe corresponde al seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno a los gastos generales ejecutados por el SDM en el periodo comprendido entre diciembre 2013 a diciembre de 2014, con el fin de dar cumplimiento con lo establecido en la constitución política articulo 209; Manual de medidas de austeridad en el gasto público del distrito capital de octubre de 2001; el artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012, Resolución 157 de 2010, Resolución 060 del 15 de febrero de 2007 modificada por la Resolución 116 del 20 de abril de 2012, memorando SDM de 2014 y las demás posiciones establecidas sobre la austeridad y eficiencia del gasto público; para la elaboración del informe en mención se tomaron como referente el informe de seguimiento a los gastos emitido por de la Subdirección Administrativa. REVISIÓN EJE FUNCIONES El Decreto 567 de 2006 establece funciones para la administración de los recursos financieros, presupuestales y contractuales de la Entidad, entre las que se encuentran las siguientes dependencias así: ARTÍCULO 21º. SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN CORPORATIVA. d. Formular políticas y vigilar la aplicación de las mismas para el manejo de la administración de los bienes muebles e inmuebles de la Secretaría y los de propiedad del Distrito que esta administre y velar por su protección y mantenimiento. i. Formular y orientar la aplicación de las políticas y normas de administración de los recursos financieros, presupuestales y contractuales de la Entidad. j. Formular políticas para el desarrollo de estrategias de racionalización del gasto en la Secretaría ARTÍCULO 22º. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. a. Asesorar a las directivas de la Secretaría en la formulación, coordinación, ejecución y control de las políticas y planes en materia administrativa, financiera, logística, de sistemas y contractual de la entidad. e. Orientar el desarrollo de estrategias de racionalización del gasto en la Secretaría. f. Dirigir la aplicación de las políticas en materia de almacén e inventarios de bienes muebles e inmuebles de la entidad, así como para el manejo del programa de correspondencia. h. Orientar la prestación oportuna de los servicios de vigilancia, aseo, mantenimiento, transporte, correspondencia, parqueaderos, fotocopiado y demás que se requieran para el adecuado funcionamiento de la Secretaría ARTÍCULO 23º. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. 1. Suministrar el apoyo logístico necesario a la Secretaría, para el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales. 4. Coordinar y controlar las actividades administrativas relacionadas con el manejo de los bienes, servicios administrativos y recursos de la Secretaría. 5. Llevar el registro de los seguros y garantías que amparan los bienes de la Secretaría. 6. Coordinar la ejecución de las políticas de adquisición, conservación, mantenimiento y dotación de la infraestructura física, del parque automotor de la Secretaría y del pago de los servicios públicos. 8. Garantizar la prestación oportuna de los servicios de vigilancia, aseo, mantenimiento, transporte, correspondencia, parqueaderos, fotocopiado y demás que se requieran para el adecuado funcionamiento de la Secretaría. Página 2 de 16

3 12. Asesorar a la Dirección Administrativa y Financiera en la formulación de políticas sobre austeridad y racionalización del gasto público de conformidad con la normativa vigente sobre la materia. 29. Coordinar la prestación oportuna de los servicios de vigilancia, aseo, mantenimiento, transporte, correspondencia, parqueaderos, fotocopiado y demás que se requieran para el adecuado funcionamiento de la Secretaría. 30. Velar por la custodia y administración de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la secretaría y los de propiedad del Distrito que está administre SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO AÑOS ELABORACIÓN ENERO 2015 CUADRO ESTADÍSTICO CÓDIGO RUBRO DESCRIPCIÓN MENSUAL GASTOS DE COMPUTAD OR TINTAS TÓNER PARA IMPRESORA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL GASTOS DE TRANSPORT E Y COMUNICAC IÓN TELEFONÍA CELULAR ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL Página 3 de 16

4 CÓDIGO RUBRO DESCRIPCIÓN MENSUAL IMPRESOS Y PUBLICACIO NES IMPRESOS Y PUBLICACIO NES SERVICIO DE FOTOCOPIAD O SERVICIO DE FOTOCOPIAD O ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL ASEO Y CAFETERÍA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL MANTENIMIE NTO ENTIDAD VIGILANCIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL ,21 MANTENIMIE NTO LOCATIVO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO Página 4 de 16

5 JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL ENERO FEBRERO MARZO MANTENIMIE NTO Y REPARACIÓN DE VEHÍCULOS ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL MATERIALES Y SUMINISTRO S PAPELERÍA Y ELEMENTOS DE OFICINA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL Página 5 de 16

6 CÓDIGO RUBRO DESCRIPCIÓN MENSUAL SERVICIOS PÚBLICOS AGUA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL BASURAS BASURAS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL SERVICIOS PÚBLICOS ENERGÍA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL Página 6 de 16

7 CÓDIGO RUBRO DESCRIPCIÓN TELEFONÍA FIJA MENSUAL ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL NOTA: LOS VALORES DEL AÑO 2013 TIENEN EL DEL IPC CORRESPONDIENTE AL 1,94% (fuente DANE) Página 7 de 16

8 ANALISIS DEL INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO DICIEMBRE GASTOS DE COMPUTADOR (TINTAS Y TÓNER PARA IMPRESORAS) RUBRO PRESUPUESTO CODIGO MES Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % En el periodo observado se presenta un incremento del 40 % equivalente $ SITUACIÓN OBSERVADA POR LA OCI Se evidencia un mayor consumo de tintas y tóneres para impresora durante el tercer trimestre de 2014 con un consumo de ($ ) con respecto al consumo de 2013 el cual ascendió a ($ ), las dependencias que más consumo presentaron fueron servicio al ciudadano y la Subdirección Coactiva, por lo relacionado con acuerdo de pago, notificaciones de mandamientos de pago, comparendos electrónicos, entre otros. a. Aplicar la política de cero papel, mejorando las estrategias al interior de la entidad, como con las entidades externas y usuarios del servicio, con el fin de ahorrar los consumos de papel, tóner e impresos, maximizando el uso de la tecnología (intranet, web, correos). b. Estudiar la conveniencia, de enviar por correo electrónico la copia de notificación de acuerdo de pago de la red de CADES y de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, debidamente digitalizados. 2. IMPRESOS Y PUBLICACIONES (SERVICIO DE FOTOCOPIADO) RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % Durante el periodo analizado, se registra un incremento del 65% equivalente a $ , debido a que: SITUACIÓN OBSERVADA POR LA OCI Respecto a las fotocopias, se presentó un incremento significativo en la vigencia 2014 con relación a la vigencia 2013, de acuerdo a la información suministrada por la Subdirección Administrativa, Página 8 de 16

9 incremento originado por la cantidad de copias requeridas para las notificaciones a los carreteros, tutelas, propuestas, licitaciones generadas en la Dirección de Asuntos Legales, así mismo el incremento de las notificaciones por procesos de cobros coactivos y embargos, además la Dirección de Servicio al Ciudadano y Gerencia en Vía realizaron encuestas de satisfacción. a. Revisar y ampliar la plataforma del aplicativo Laserfiche, para agilizar la digitalización de documentos, priorizando las áreas que más lo requieren, de acuerdo a la necesidades inmediatas de consulta, para esto es necesario dotar de equipos de escaneo a todas las dependencias de la SDM. b. Fortalecer las campañas de consumo responsable de papel dentro de las dependencias de la SDM, así como la aplicación del fotocopiado a doble cara, efectuando controles de impresión y de consumo de papel carta y oficio. c. Enviar a través de correo electrónico al los responsables de cada uno de los proceso, los consumos de su dependencias para que se socialice con los funcionarios y se comprometan a reducir las copias. 3. MATERIALES Y SUMINISTROS (PAPELERÍA Y ELEMENTOS DE OFICINA) 4. RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % En el periodo observado se presenta un incremento del 3% equivalente $ SITUACIÓN OBSERVADA POR LA OCI. Revisadas las cifras del informe de la Subdirección Administrativa en lo relacionado con el suministro de papelería y elementos de oficina en el año 2013, con respecto al consumo registrado para el año 2014 se puede observar que corresponde a un 3% incremento razonable teniendo en cuenta que el IPC para el año 2014 fue de 3.66% según información del DANE. Elaborar cuadro estadístico por dependencias e incluirlo en el próximo informe, de acuerdo a los pedidos y los suministros efectivos, con el fin de socializarlo con las dependencias y de esta manera r exigir controles en los consumos. 5. GASTOS COMUNICACIÓN TELEFONÍA CELULAR RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Página 9 de 16

10 Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ % Durante el periodo analizado, se registra una disminución del 33% equivalente a $ , debido a que: se realizaron algunos ajustes a los planes teniendo en cuenta las necesidades de comunicación de los directivos. Continuar con la cuenta corporativa y consultar con los funcionarios que tienen los servicios si es procedente disminuir el plan de segundos, igualmente consultar con el operador que planes nuevos nos puede ofrecer y que sean más económicos con los servicios, además de mantener el control para que la facturación corresponda a las líneas asignadas a la entidad. 6. MANTENIMIENTO ENTIDAD ASEO Y CAFETERÍA RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ % Durante el periodo observado, se registra una disminución del 1% representado en $ SITUACIÓN OBSERVADA POR LA OCI Se evidencia una disminución de siete millones cuatrocientos setenta y seis mil ochocientos sesenta y seis pesos. ($ ) con respecto al año 2013, ocasionada por el nuevo contrato que se firmó el 28 de agosto, con el cual se logró disminuir precios, adicionalmente se contrataron 3 nuevas funcionarias para atender las sedes de Fontibón, puente Aranda, casa 21 y patio 4. Estudiar y evaluar la pertinencia a través de una encuesta de suprimir el uso vasos desechables, invitando a que cada funcionario tenga sus propios pocillos para bebidas y de esta manera contribuir a una política de ambiente sano, disminuyendo el gasto por la compra de vasos de papel que utilizan en la cafetería. Página 10 de 16

11 7. VIGILANCIA RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % Durante el periodo analizado, se registra un incremento del 0.21% equivalente $ a. Efectuar recordatorios al personal de vigilancia con el fin de dar cumplimiento del apagado de las luces en la noche y los fines de semana en cada una de las sedes de la SDM. MANTENIMIENTO LOCATIVO RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % Durante el periodo analizado, se registra un aumento del 102% equivalente a $ SITUACIÓN OBSERVADA POR LA OCI - Se evidencia incremento de este rubro para el año 2014, debido a que realizaron con el contrato de mantenimiento impermeabilización de la cubierta de la calle 13, desmonte y montaje de nuevos sitios de trabajo, instancian de reflectores. - Nuevamente se revisaron los baños tanto de la sede de paloquemao como los de la calle 13 y se pudo observar el mal estado de las divisiones, las láminas se encuentran oxidadas, las chapas en mal estado. - El techo del salón de reuniones del tercer piso calle 13 está en mal estado, al igual que la fachada de la sede de paloquemao. - No hay vestier para quienes se transportan en bicicleta. a- Nuevamente se reitera la necesidad de incluir en los estudios previos de los próximos contratos los requerimientos que ameritan actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de las divisiones y puertas de los baños en las diferentes sedes. b- Adecuar el salón de conferencias del cuarto piso de la sede calle 13 c- Asignar y adecuar un sitio para vestier en las diferentes sedes de la SDM, con el fin de estimular el uso de la bicicleta. Página 11 de 16

12 8. MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE VEHÍCULOS 9. RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % Durante el periodo analizado, se registra un ahorro del 3% equivalente $ SITUACIÓN OBSERVADA POR LA OCI En el informe suministrado por la Subdirección Administrativa no se evidencia uso de recursos para el mantenimiento y reparación de vehículos durante el año 2014 para los meses de marzo, mayo, junio y diciembre, situación que podría ocasionar mayores gastos en meses futuros por falta de mantenimiento oportuno. Se observa que al finalizar la jornada laboral los viernes, no todos los vehículos permanecen en la sede principal de la SDM, contraviniendo el artículo 6 de la Resolución 060 de 15 febrero 2007 Apropiar los recursos necesarios para para realizar oportunamente los mantenimientos preventivos a los vehículos de la entidad, mediante orden de trabajo, para evitar mayores gastos en mantenimientos correctivos. a. Revisar los consumos de combustibles, tanto de las motos y carros por parte del encargado (almacén) tomando como referencia el kilometraje. Diseñar formato de control que contenga, kilometraje, galones consumidos por cada uno de los vehículos y motos. b. Definir los horarios y notificar a los conductores sobre cuales son los vehículos de la SDM, que deben permanecer en los parqueaderos de ésta, a partir del viernes en la tarde, en procura de cumplir con lo establecido y generar ahorro en los gastos de mantenimiento y combustible. d. Nuevamente se recomienda documentar la asignación de vehículos administrativos a las dependencias no contempladas en el artículo 1 de Resolución 116 del 20 de abril de SERVICIOS PÚBLICOS A. ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO B. RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % En el periodo observado, se registra un ahorro del 3%, equivalente $ , Página 12 de 16

13 SITUACIÓN OBSERVADA POR LA OCI Se evidencia un ahorro del consumo de agua con respecto al año 2013 en un 3 %, al revisar la información reportada por la Subdirección Administrativa, disminución que obedece a las reparaciones, mantenimiento y cambios de registros, tubería de agua potable, cambio de tuberías de descargue de 1 a ¼ de pulgada, cambios de nuevos push y grifos. Actuaciones que vienen produciendo efectos positivos en el ahorro de agua y medio ambiente. a. Continuar con el mantenimiento preventivo y correctivo del sistema hidráulico de las diferentes sedes de la SDM., priorizando cambios de orinales tradicionales por los ecológicos que no requieren utilización de agua, igualmente continuar con el cambio de tuberías. b. Realizar control por parte del personal de cafetería y aseo, para mantener informado al supervisor, de las posibles fugas de agua que se presenten en las diferentes sedes. c. Reforzar las campañas a través del correo electrónico, para sensibilizar a todos los servidores sobre la necesidad de utilizar adecuadamente los baños con el fin de continuar economizando agua e insumos. C. RECOLECCIÓN DE BASURAS D. RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % En el periodo observado se registra un incremento del 5%, equivalente a $ SITUACIÓN OBSERVADA POR LA OCI Se realizó visita a los diferentes sitios donde se encuentran ubicados los recipientes destinadas para clasificar los residuos, observando que el personal de la SDM no clasifica de manera adecuada los residuos, en cada una de las caneca a pesar de estar marcadas con los elementos que se deben depositar en cada una de estas. a. Realizar seguimiento a las diferentes dependencias, para verificar que se realice la separación de los residuos reutilizables en la fuente, con el fin de disminuir los volúmenes que tienen que retirar la empresa recolectora y tener un mayor aprovechamiento del material, generando disminución en los precios de recolección e igualmente estudiar la posibilidad de crear los incentivos, como reconocimiento público por la aplicación de buenas prácticas ambientalmente saludables por áreas. Página 13 de 16

14 b. Realizar campañas educativas para reiterar la importancia de la separación de los residuos, igualmente sería de gran ayuda contar con estadísticas mensuales de producción de basuras por sede, ya sean estas reutilizables o desechos orgánicos, para formular metas de reducción a través de campañas por la intranet. ENERGÍA ELÉCTRICA RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % En el periodo observado se registra una disminución del 3% equivalente a $ SITUACIÓN OBSERVADA POR LA OCI Se observa una diminución con respecto a la vigencia de 2013 en este rubro por el cambio de algunas lámparas tradicionales por la nueva tecnología LED. a. Dar prioridad del cambio de las lámparas antiguas por tecnología led, en cada una de las sedes de SDM b. Continuar con las rondas para para verificar que las luces se estén apagando a las horas establecidas por la Subdirección Administrativa, por parte de la vigilancia durante la semana (horas de la noche) y los fines de semana. TELEFONÍA FIJA RUBRO PRESUPUESTO CODIGO Enero a diciembre $ $ TOTAL $ $ $ % En el periodo observado se registra un ahorro del 8%, equivalente $ Permanecer con los controles establecidos por la Subdirección Administrativa a las líneas telefónicas a través de los temporizadores de tiempo y continuar con el pago oportuno de estos, verificando que los mismos pertenezcan a la SDM. Elaboró: O.C.I Fuente: información de la Subdirección Administrativa Página 14 de 16

15 Anexos Cuadro comparativo consumos fotocopias , por centro de costo CENTRO DE COPIADO SEDE CALLE DESPACHO SUPERCADE (CONTRAVENCIONES) SUPERCADE (CONTRAVENCIONES) ALMACEN GENERAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA/ COMPARENDOS P/QUEMAO DCV-P/QUEMAO DIRECCIÓN INFRAESTRUCTURA/ASUNTOS LEGALES GERENCIA EN VÍA -EVENTOS PALOQUEMAO DIRECCIÓN SEGURIDAD VIAL PALOQUEMAO SUBD. JURISDICCCIÓN COACTIVA EMT DTI 0 COMPARENDOS 0 TOTAL FOTOCOPIAS Página 15 de 16

16 11. CONSUMO COMBUSTIBLE VEHICULOS ADMINISTRATIVOS PLACA JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE TOTAL VOLUMEN Pro. Mes VOLUMEN Pro. Mes VOLUMEN Pro. Mes VOLUMEN Pro. Mes AOO39 1,32 0,04 0,00 0 1,46 0,05 2,78 0,03 BUR30C 10,85 0,36 12,01 0,40 17,92 0,60 40,78 0,45 BUR31C 12,32 0,41 5,50 0,18 5,26 0,18 23,08 0,26 BUR32C 17,92 0,6 13,91 0,46 23,51 0,78 55,34 0,61 BUR33C 12,28 0,41 0,00 0,00 11,87 0,40 24,15 0,27 BUR34C 24,45 0,82 4,62 0,15 19,53 0,65 48,60 0,54 BUR35C 19,5 0,65 8,97 0,30 12,74 0,42 41,21 0,46 BUR36C 11,84 0,39 4,71 0,16 16,96 0,57 33,51 0,37 BUR37C 9,27 0,31 8,59 0,29 4,05 0,14 21,91 0,24 BUR38C 10,85 0,36 5,64 0,19 15,11 0,50 31,60 0,35 BUR39C 15,64 0,52 10,99 0,37 17,94 0,60 44,57 0,50 BUR40C 20,96 0,7 6,07 0,20 29,76 0,99 56,79 0,63 OBD760 56,02 1,87 69,48 2,32 92,10 3,07 217,60 2,42 OBF679 85,49 2,85 79,34 2,64 0,00 0,00 164,83 1,83 OBG100 86,35 2,88 17,32 0,58 10,33 0,34 114,00 1,27 OBG219 49,94 1,66 62,22 2,07 77,99 2,60 190,15 2,11 OBG460 84,11 2,8 82,65 2,76 89,48 2,98 256,24 2,85 OBH401 73,3 2,44 93,18 3,11 52,15 1,74 218,63 2,43 OBH406 83,57 2,79 97,21 3,24 91,48 3,05 272,26 3,03 OBH ,71 3,52 131,75 4,39 357,46 3,97 OBH412 69,53 2,32 0,00 0,00 54,93 1,83 124,46 1,38 OBI ,61 3,75 69,47 2,32 89,63 2,99 271,71 3,02 OBI ,17 0,57 17,24 0,57 64,41 0,72 OBI753 39,14 1,3 46,61 1,55 74,75 2,49 160,50 1,78 OBI ,45 6,75 124,95 4,17 178,66 5,96 506,06 5,62 QFB39B 12,62 0,42 4,00 0,13 11,46 0,38 28,08 0,31 QFB90B 23,29 0,78 0,00 0 5,13 0,17 28,42 0,32 Página 16 de 16