Cómo administrar viajes corporativos

Transcripción

1 Cómo administrar viajes corporativos 1

2 Cómo administrar viajes corporativos Durante mucho tiempo, los viajes de negocios fueron considerados un mal necesario dentro de las empresas. El impacto en el presupuesto corporativo, la falta de control y el desconocimiento del sector eran algunas de las razones por las que este rubro se convirtió en un dolor de cabeza para las organizaciones. Pero los tiempos cambiaron para el bien de los viajes de negocio. El impacto de internet, las tecnologías de la información y la evolución de los sectores comerciales, industrial y de servicios permitieron que las empresas tuvieran más control sobre el presupuesto y sobre sus viajeros. Cinco pasos para gestionar los viajes corporativos 1. Travel manager: el gestor de viajes es una figura fundamental para la administración de los viajes de negocios. Desde el mismo diseño de la política de viajes hasta la negociación con proveedores, el travel manager es responsable por una gestión de viajes corporativos exitosa. No deje la administración de este rubro en manos inexpertas, pues se trata de una pieza clave para el éxito de sus viajes de negocios y de sus viajeros. 2

3 2. Diseño de una política de viajes: la política de viajes es la guía que se comunica a todos los viajeros de la empresa para que conozcan con anticipación los límites de sus requerimientos, presupuestos y gastos. Con una buena y oportuna política de viajes evitará muchos contratiempos. La mayoría de empresas prefiere una política mandatoria, pues está consignada por escrito y se comunica a toda la organización, tiene acuerdos con proveedores preferentes, acuerdos de nivel de servicio y un sistema claro de permisos y penalizaciones. 3. Uso de tecnología de reservas: en el mercado hay una gran diversidad de herramientas de reserva especializadas en viajes de negocio. Gran parte del éxito de un programa de viajes corporativo depende de la tecnología utilizada. Las herramientas de tecnología de viajes corporativas pueden ser utilizadas por diferentes personas que intervienen en la reserva. Las conocidas como SBT (Self Booking Tools) son las encargadas de brindar facilidad, rapidez y eficiencia a la hora de autorizar un itinerario con su respectiva tarifa. 4. Informes de monitoreo y control: es importante recopilar los datos sobre las reservas de los viajeros, el presupuesto asignado y los diferentes detalles inherentes al viaje de negocio. Estos datos pueden ser muy útiles para ayudar a entender cómo gastan los viajeros y medir el ROI de estos viajes según los objetivos del mismo. 5. Uso de tecnología móvil: hacer más fácil y controlable la experiencia de viaje es posible gracias a las aplicaciones móviles que desde una terminal telefónica (Smartphone) permite al viajero conocer con anticipación cancelaciones, retrasos, mapas del destino, lugares recomendados y hasta tips 3

4 de seguridad. Gracias al auge de la tecnología móvil, ya los viajeros tienen a disposición una amplia gama de aplicaciones especiales para viajes. La tecnología móvil se especializa en viajes corporativos Como la tecnología móvil es tan atractiva para los viajeros de negocios, a continuación se ofrecen los usos más comunes de tecnología móvil, según Business Travel News: 1. Alerta de retrasos y cancelaciones. 2. Notificaciones en caso de emergencia. 3. Opción de revisar y compartir su itinerario. 4. Alertas en el punto de destino en cuanto a transportación terrestre. 5. Modificación de reservas de hotel. 6. Modificación de reservas de vuelo. 7. Elaboración de reservas de hotel. 8. Aprobación de reportes de gastos. 9. Elaboración de reservas de vuelos. 10. Envío de reportes de gastos. Regístrese aquí y acceda a recursos sobre administración. La Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia le ofrece diferentes servicios en la línea de Inteligencia Sectorial y de Negocios para desarrollar estrategias de negocio que le permitan elevar su competitividad empresarial. Encuentre más cursos, videos y documentos académicos sobre cómo administrar. 4

5 Si desea ampliar esta información, descargue completamente el artículo. Una vez lo lea, compártalo con sus amigos y empleados, ingrese al sitio, califíquelo y coméntelo. 5