República de Colombia Departamento de Nariño Municipio de Aldana ESTUDIOS PREVIOS

Transcripción

1 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana ESTUDIOS PREVIOS FECHA: May de TIPO DE OBJETO A CONTRATAR: PRESTACION X OBRA PUBLICA SUMINISTRO SERVICIOS CONSULTORIA ALQUILER ARREDAMIENTO CONVENIO INTERADMINISTRATI VO CONTRATO INTERADMINITR ATIVO OTRO CUAL? 3. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION / JUSTIFICACION PREVIA DE QUE TRATA EL PARAGRAFO 1 ARTÍCULO 2 LEY 1150 DE El artícul 315 de la Cnstitución Plítica de Clmbia, en su numeral 3, establece cm atribución de ls Alcalde municipales: la dirección de la acción administrativa del municipi; asegurand el cumplimient de las funcines y la prestación de ls servicis a su carg. La gran infrmación emitida pr ls órgans públics en Clmbia, siempre ha servid de sprte para ls grandes prcess que se transfrmación de ls entes públics y el sprte de la histria de la vida publica de ells. La carencia de ella su desrganización, cn es de supner, trae seris incnvenientes el ejercici nrmal y cnstitucinal a que se deben ls administradres públics. Pr l tant, n es ptativ, la rganización, cnservación, análisis, sistematización del archiv general de las alcaldías, sin que se hace imperativ iniciar ests prcess sbre la base de dcumentar y cnservar tl l relacinad cn el ejercici prpi de la función pública. En tal virtud, la Ley 594 de añ 2000 y sus nrmas reglamentarias, cnsagran la bligatriedad en la elabración de las Tablas de Retención Dcumental señaland y ls parámetrs archivístics emitids del Archiv General de la Nación, estas dispsicines requieren ser aplicadas en Nuestr Municipi. 4. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR: Prestación de servicis para desarrllar el prces de rganización del Archiv Central de la Alcaldía Municipal de Aldana, cnfrme l dispuest en las nrmas que regulan la materia, bajs ls criteris de respnsabilidad y la eficiencia.

2 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana 4.1 Actividades especificas a desarrllar: Para la clasificación, rdenación, depuración, dispsición final y sistematización del material del Archiv Central de la Alcaldía municipal de Aldana, se desarrllaran ls siguientes prcess: Diagnstic inicial Dats generales de ente territrial. Identificación de las dependencias que emiten infrmación. Frmar de almacenamient de la infrmación actual. Tip de dcumentación emitida. Inventari de ls dcuments. Organización y selección de dcuments Organización y selección de archivs pr asunts Organización y selección de archivs crnlógicamente Identificar serie y sub-series dcumentales. Elabración de las tablas de retención Dcumental. Prcess administrativs: Creación del área de Archiv General de la alcaldía Municipal de Aldana. Creación del cmité de Archiv. Scialización a funcinaris sbre el manej de las tablas de Retención Dcumental. Diseñ del prces de reclección y almacenamient de la infrmación. Prcess perativs dcumental: Clasificación.

3 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana Ordenación. Depuración. Rtulación. Cnservación. Dispsición final. Sistematización y/ digitación (sftware prpi). ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL OBJETO A CONTRATAR Se realizara la Clasificación, Ordenación, Depuración, Dispsición Final, Sistematización, elabración las Tablas Retención Dcumental, scialización del prces archivístic, cn ls estándares / parámetrs descrit en la Ley 594 de ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL OBJETO A CONTRATAR 5. Dmicili: La prestación del servici se llevaran a cab en el Municipi de Aldana. 6. Duración: Se establece cm plaz máxim para la ejecución del cntrat, de DOS (2) meses, cntads a partir de la suscripción del acta de inici. 7. Dirección técnica supervisión e interventria. La dirección técnica, supervisión e interventría del cntrat estará a carg de la Secretaria de Gbiern del Municipi de Aldana. 8. Valr y frma de pag: El valr ttal del cntrat asciende a la suma de DIECIOCHO MILLONES DE PESOS mneda crriente ($ ) pagaders así un cincuenta pr cient (50%) cm anticip a la legalización del cntrat y el tr cincuenta pr cient (50%) al cumplimient del termin del cntrat previa acta de interventría. 9. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Según el Artícul 2 del Decret 3576, que mdifica el Parágraf 1 del Artícul 9 de Decret 2025 de 2009, para prcess cuy valr n exceda el 10% de la menr cuantía de la entidad, se realizará, cn el fin de garantizar la publicidad del prcedimient, mediante una invitación pública frmulada a través de la página web de la entidad una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágraf 1 del articul 2 de la Ley 1150 de 2007.

4 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana 10. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: Para este cntrat se cnsiderará la prpuesta que satisfaga de mejr manera ls intereses del municipi. De igual frma se ha adelantad análisis de precis, cnfrme a las cndicines y requerimients del bjet a cntratar, cnfrme a las ctizacines presentadas pr: La Cperativa de prfesi9nales COOPROES Ltda. y TATIANA ARCOS DELGADO. 11. AFECTACION PRESUPUESTAL: El MUNICIPIO DE ALDANA, pagará el valr del cntrat en las siguientes Imputacines Presupuestales y , cn destin a PROGRAMAS DE CAPACITACION, SISTEMATIZACION Y ASISTENCIA, según dispnibilidad presupuestal N CDP JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: La Entidad establecerá en la invitación ls requisits mínims habilitantes, así cm ls criteris de selección que aplicará para definir el prces, pnderand factres técnics y ecnómics. Si sól se presenta una ferta, esta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y prvenga de un ferente habilitad. Se tiene cm factres de selección: LA PONDERACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE EXPERIENCIA Y PRECIO VALORADOS EN LOS SIGUIENTES PUNTAJES: MENOR PRECIO = 80 punts EXPERIENCIA = 20 punts TOTAL PUNTAJE = 100 PUNTOS El ítem MENOR PRECIO será evaluad de acuerd a la siguiente frmula: x 80) / PAE CP= (PMP Dnde: CP = Calificación de la Prpuesta. PMP = Prpuesta menr Preci. PAE = Prpuesta a evaluar. El ítem de EXPERIENCIA será evaluad de acuerd al siguiente criteri: a. Experiencia específica certificada, directamente relacinada cn el bjet a cntratar, esta experiencia n debe ser inferir a ds (2) añs cntinus, cnfrme al anex N 2.

5 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana Cn fundament en este criteri, se trgará al prpnente una calificación de 20 punts. 13. TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE RIESGOS PREVISIBLES Y EXIGENCIAS DE GARANTIAS Ls riesgs que se pueden derivar del cntrat a suscribirse y de su ejecución y dada la naturaleza del bjet cntractual, se encuentran relacinads únicamente cn el cumplimient. Atendiend la dispsicines del artícul 8 del decret 4828 de 2008, la garantía n es bligatria en ls cntrats de empréstits, ínteradministrativs, en ls de segur y en ls cntrats cuy valr sea inferir al 10% de la menr cuantía. Pese a l anterir y cnsiderand el pag de un anticip se requerirá de una garantía única pr la cual se ampare el buen manej y crrecta inversión del anticip. Elabrad pr: Original firmad GLORIA YANETH BENITEZ Secretaria de Gbiern V B Original firmad SEGUNDO ULISES VALENZUELA Alcalde Municipal

6 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana INVITACION PÚBLICA (Prces 10% de la menr cuantía) N El Municipi de Aldana, en cumplimient de l previst en el Artícul 2 del Decret 3576 de 2009, Pr medi del cual se mdifica el Decret 2474 de 2008 y 2025 de 2009, se permite INVITAR PUBLICAMENTE a tdas las persnas naturales, jurídicas, cnsrcis y unines temprales legalmente cnstituidas, interesadas en cntratar cn el Municipi de Aldana la prestación de ls siguientes Servicis. 1. INFORMACION DEL OBJETO: Prestación de servicis para desarrllar el prces de rganización del Archiv Central de la Alcaldía Municipal de Aldana, cnfrme l dispuest en las nrmas que regulan la materia, bajs ls criteris de respnsabilidad y la eficiencia. Para la clasificación, rdenación, depuración, dispsición final y sistematización del material del Archiv Central de la Alcaldía municipal de Aldana, se desarrllaran ls siguientes prcess: Diagnstic inicial Dats generales de ente territrial. Identificación de las dependencias que emiten infrmación. Frmar de almacenamient de la infrmación actual. Tip de dcumentación emitida. Inventari de ls dcuments. Organización y selección de dcuments Organización y selección de archivs pr asunts

7 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana Organización y selección de archivs crnlógicamente Identificar serie y sub-series dcumentales. Elabración de las tablas de retención Dcumental. Prcess administrativs: Creación del área de Archiv General de la alcaldía Municipal de Aldana. Creación del cmité de Archiv. Scialización a funcinaris sbre el manej de las tablas de Retención Dcumental. Diseñ del prces de reclección y almacenamient de la infrmación. Prcess perativs dcumental: Clasificación. Ordenación. Depuración. Rtulación. Cnservación. Dispsición final. Sistematización y/ digitación (sftware prpi). ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL OBJETO A CONTRATAR Se realizara la Clasificación, Ordenación, Depuración, Dispsición Final, Sistematización, elabración las Tablas Retención Dcumental, scialización del prces archivístic, cn ls estándares / parámetrs descrit en la Ley 594 de 2000.

8 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana 2. MODALIDAD DE SELECCIÓN: Según el Artícul 2 del Decret 3576, que mdifica el Parágraf 1 del Artícul 9 de Decret 2025 de 2009, para prcess cuy valr n exceda el 10% de la menr cuantía de la entidad, se realizará, cn el fin de garantizar la publicidad del prcedimient, mediante una invitación pública frmulada a través de la página web de la entidad una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágraf 1 del articul 2 de la Ley 1150 de PRESUPUESTO OFICIAL DEL CONTRATO: El Municipi tiene previst cm del presupuest ficial para el presente cntrat la suma de DIECIOCHO MILLONES DE PESOS mneda crriente ($ ) pagaders así un cincuenta pr cient (50%) cm anticip a la legalización del cntrat y el tr cincuenta pr cient (50%) al cumplimient del termin del cntrat previa acta de interventría. Cn carg en las siguientes Imputacines Presupuestales y , cn destin a PROGRAMAS DE CAPACITACION, SISTEMATIZACION Y ASISTENCIA, según dispnibilidad presupuestal N CDP REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES 1. CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA 2. COPIA SIMPLE DOCUMENTO DE IDENTIDAD (CEDULA DE CIUDADANÍA) 3. COPIA SIMPLE LIBRETA MILITAR (Para Hmbres menres de 50 añs) 4. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES PENALES 5. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS 6. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES 7. REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT 8. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL (Para persnas jurídicas) 9. HOJA DE VIDA 10.PAZ Y SALVO MUNICIPAL 5. PRESENTACION DE LA PROPUESTA La prpuesta se debe presentar en DOS (02) Sbres sellads e identificads de la siguiente manera: Dirigid a La Alcaldía Municipal de Aldana.

9 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana Las prpuestas deberán presentarse en ds (2) ds sbres, el sbre N. 1 deberá cntener ls dcuments habilitantes y el sbre N. 2 deberá cntener ls dcuments de la prpuesta técnica y ecnómica. Las prpuestas serán depsitadas pr el ferente en la urna que para tal efect dispnga la Alcaldía Municipal de Aldana, la Alcaldía n se hace respnsable de las prpuestas entregadas en ficinas, a persnal n autrizad en ls presentes pliegs. Ls sbres que cntienen ls dcuments habilitantes y la prpuesta técnica ecnómica deberán presentarse sellads y cn la siguiente carátula: Ciudad y fecha Dirigid a la Alcaldía Municipal de Aldana cn indicación de si es sbre 1 2 cn letras mayúsculas así: SOBRE N. 1 2 según el cas. Nmbre razón scial del prpnente. Dirección de cntact. Ciudad. Dcument de identificación NIT. Firma. Ls dcuments de ambs sbres deberán estar fliads y numerads en el rden de presentación que a cntinuación se relacina. DOCUMENTOS SOBRE N. 1 El sbre númer 1 deberá cntener ls siguientes dcuments cnsiderads habilitantes, ls cuales n trgan puntaje ni cnstituyen factr de pnderación per habilitan al prpnente para seguir participand en la invitación, Ls siguientes sn ls dcuments que el prpnente deberá entregar en el sbre 1: CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA: Deberá diligenciarse cnfrma a la plantilla del ANEXO N. 1. La carta deberá ser firmada pr el prpnente representante

10 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana legal de la persna jurídica, cnsrci unión tempral. La n presentación de este dcument es causal de rechaz de la prpuesta. Así mism adjunt a esta carta deberán allegarse ls dcuments referenciads en el numeral 4º de esta invitación. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL PARA PERSONAS JURIDICAS Si el prpnente es una persna jurídica, deberá cmprbar su existencia y representación legal, mediante la presentación del certificad expedid pr la respectiva Cámara de Cmerci de su dmicili. Su bjet scial deberá permitir la realización de la actividad bjet de la invitación. N se aceptarán prpuestas pr fax, crre electrónic, medis electrmagnétics ni las entregadas en lugar dependencia diferente a las señaladas, extempráneas y sin ls dats requerids para su presentación. DOCUMENTOS SOBRE N PROPUESTA TECNICA Y ECONOMICA IDIOMA Y MONEDA: las prpuestas deberán ser presentadas en prcesadr de palabras, idima españl, rtuladas y debidamente fliadas y la prpuesta ecnómica únicamente en pess clmbians Deberá anexarse la prpuesta ecnómica, indicand el valr de la prpuesta, incluidas las deduccines de ley Adjuntar el dcuments que acredite la experiencia certificada relacinada directamente cn el bjet a cntratar, cnfrme al anex N FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: La Entidad establecerá en la invitación ls requisits mínims habilitantes, así cm ls criteris de selección que aplicará para definir el prces, pnderand factres técnics y ecnómics. Si sól se presenta una ferta, esta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y prvenga de un ferente habilitad. Se tiene cm factres de selección: LA PONDERACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE EXPERIENCIA Y PRECIO VALORADOS EN LOS SIGUIENTES PUNTAJES:

11 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana MENOR PRECIO = 80 punts EXPERIENCIA = 20 punts TOTAL PUNTAJE = 100 PUNTOS El ítem MENOR PRECIO será evaluad de acuerd a la siguiente frmula: x 80) / PAE CP= (PMP Dnde: CP = Calificación de la Prpuesta. PMP = Prpuesta menr Preci. PAE = Prpuesta a evaluar. El ítem de EXPERIENCIA será evaluad de acuerd al siguiente criteri: a. Experiencia específica certificada, directamente relacinada cn el bjet a cntratar, esta experiencia n debe ser inferir a ds (2) añs, cnfrme al anex N 2. Cn fundament en este criteri, se trgará al prpnente una calificación de 20 punts. 8. CRITERIOS DE DESEMPATE: En cas de empates en puntajes, el empate se decidirá mediante srte pr el sistema de baltas, dnde cada prpnente sacará una balta de la blsa en un únic e irrepetible turn de acuerd al rden de presentación en que figure y quién saque la balta de clr blanc adquiere el derech de cntinuar en el prces y quién saque la balta rja sale autmáticamente, quedand descartad del mism. 9. CRONOGRAMA DEL PROCESO ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR PUBLICACIÓN DE LA 4 de may de INVITACIÓN PÚBLICA PRESENTACIÓN DE Del 5 al 7 de may de Secretaria de Gbiern PROPUESTAS 2010, de 8:00 am a del Municipi de Aldana. 12:00 m EVALUACION SOBRES N1 Y N 02 De 2:00 pm a 4:00 pm 7 de may de : 00 pm Cmité Cntrats cmpras y licitacines

12 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana TRASLADO INFORME DE EVALUACION ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACION SUSCRIPCION DEL CONTRATO 10 de may de 2010 Secretaria de Gbiern del Municipi de Aldana. 11 de may de 2010 Despach del Alcalde Del 11 al 13 de may de 2010 Despach del Alcalde 10. LUGAR FISICO Y ELECTRONICO DONDE SE PUEDEN CONSULTAR LOS DOCUMENTOS PREVIOS. Ls Interesads en participar pdrán cnsultar ls dcuments previs en la pagina Web Originial firmad SEGUNDO ULISES VALENZUELA MONTENEGRO Alcalde Municipal Aldana

13 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACION Ciudad y fecha. Señres Alcaldía Municipal de Aldana Nariñ Palaci Municipal Carrera 5 N 5ª 32 Aldana REF: INVITACION PUBLICA PROCESO DE MENOR CUANTIA N Crdial salud. El (la) suscrit(a), identificad cn C. C. de, brand en mi nmbre y representación (si se es persna natural) cm representante legal de (si se es persna jurídica, unión tempral cnsrci) identificada cn NIT. (O cnstituida mediante dcument de fecha si se trata de unión tempral cnsrci), de acuerd cn la INVITACION PUBLICA y demás dcuments del Prces de Menr Cuantía N , que adelanta la Alcaldía Municipal de Aldana para la Prestación de servicis para desarrllar el prces de rganización del Archiv Central de la Alcaldía Municipal de Aldana, cnfrme l dispuest en las nrmas que regulan la materia, bajs ls criteris de respnsabilidad y la eficiencia. Declar así mism: a) Que esta prpuesta y que el cntrat que llegare a celebrarse sl cmprmete a ls firmantes de esta carta. b) Que ninguna tercer distint de ls firmantes tiene interés cmercial en esta prpuesta, ni en el cntrat que de ella se derive. c) Que n esty estams incurss en las causales de inhabilidades e incmpatibilidades establecidas en la ley 80 de d) Que frezc u frecems entregar ls precis unitaris que figuran en el cuadr de precis y el valr ttal de la ferta.

14 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana e) Que existe el cmprmis de entregar el bjet del cntrat a satisfacción de la Secretaria de Gbiern del Municipi de Aldana, en ls términs exigids en el cntrat. f) Que si se adjudica el cntrat, se cnstituirán las fianzas requeridas y suscribir estas dentr de ls términs señalads. g) Que ls precis de la prpuesta se mantendrán sin variación, durante la vigencia de la Cntratación y el plaz del cntrat. Relación Detallada de Dcuments que se anexa: (Numerads) NOMBRE DEL PROPONENTE: NIT Y/O C.C DIRECCION DE CORREO TELEFONO Y FAX CIUDAD Firma y N. Cédula de Ciudadanía.

15 República de Clmbia Departament de Nariñ Municipi de Aldana ANEXO 2 RELACIÓN DE EXPERIENCIA Ciudad, y fecha CONTRATO OBJETO ENTIDAD NOMBRE VALOR FECHA FECHA N. CONTRATO CONTRATANTE CONTRATISTA CONTRATO INICIO FINALIZACION EN SMMLV (Nmbre Representante Legal que acredita la experiencia) (Cédula de Ciudadanía N I T)