Consultoría Estratégica para el Desarrollo y Gestión de Negocios

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1 A Activo agotable (recursos no renovables): Son aquellos no susceptibles de ser reproducidos o reemplazados, lo cual implica un agotamiento en la medida que sean explotados. El agotamiento es la extinción de un recurso natural mediante la extracción, bombeo, corte, o de algún otro medio que reduzca el depósito, la existencia o el crecimiento de los recursos naturales. Ver también: bienes financieros; derecho a cobrar; provisión por depreciación. Activo fijo: Bajo esta denominación se agrupan todos los bienes de carácter permanente de propiedad de la nación, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administración nacional. Ver también: activo fijo intangible; activo fijo tangible; amortización de activos; bienes financieros; derecho a cobrar; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales; inversiones en gestión; provisión por depreciación. Activo circulante (activo corriente): Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un período no superior a un año. Bajo esta denominación se agrupan todos los bienes de carácter permanente de propiedad de la nación, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administración nacional. Activo fijo intangible (activo intangible): Los activos intangibles, tales como patentes, marcas, procesos secretos, licencias y franquicias, se deben registrar al costo, del cual forman parte los gastos inherentes como honorarios, costo de cesión y demás gastos identificables con la adquisición. Los activos intangibles se deben registrar por separado e informar de los principales conceptos, como el método de amortización y el monto acumulado de la amortización. Cuando exista incertidumbre sobre la posibilidad de obtener ingresos que permitan recuperar el costo de los intangibles, esta situación debe revelarse, acelerar su amortización e indicar las causas de la misma, sustentada en disposiciones legales vigentes. Activo fijo tangible (propiedades, planta y equipo): Lo integran los bienes adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos o de utilizarlos en la administración del ente público, y que no están destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un año. Términos relativos: activo fijo; amortización de activos; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales; inversiones en gestión; provisión por depreciación. Activo y activo propio: Comprende las pertenencias reconocibles y medibles del ente público, representadas en bienes y derechos, controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales. Ver también: activo agotable; activo circulante; activo fijo; amortización de activos; provisión por depreciación. Activos fijos - venta: para determinar la utilidad o pérdida en la enajenación de activos se procede así: 1 de 74

2 Se determina el valor real: valor real = costo adquisición - depreciación acumulada. Esta información se consigue en la tarjeta de control de activo fijo. Se calcula la utilidad o pérdida: utilidad o pérdida = precio de venta - valor real Si el precio de venta es mayor que el valor real, hay utilidad; si es menor, hay pérdida. Ajustes - asiento para cancelar las cuentas de ingresos: la utilidad o pérdida se determina con el saldo de la cuenta ganancias y pérdidas, así: Impuestos y reservas. Una vez determinada la utilidad del periodo, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislación y con los estatutos de la empresa. Si hay pérdida no se liquidan impuestos ni reservas, ya que éstos se calculan sobre la utilidad líquida anual. Cancelación de ganancias y pérdidas después de calcular los impuestos y reservas, deducidos de la utilidad neta, se obtienen las utilidades por distribuir finalmente se cancela el saldo de la cuenta ganancias y pérdidas, acreditando la cuenta utilidad del ejercicio, cuando haya utilidad; o debitando la cuenta pérdida del ejercicio, cuando haya pérdida. Utilidad neta - impuestos - reservas = utilidad del ejercicio. Ajustes a la cuenta caja: al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse un valor faltante o un valor sobrante. Ajustes de cuenta caja (faltante): el valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: en este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual debe realizarse un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el monto del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasionó el faltante: Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. Ejemplo: el cajero pagó servicios de cafetería por $90,000 y no los registró, hay un faltante por ese valor. Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: el cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores. Ajustes a la cuenta caja, (sobrante): el valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros: en este caso la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor. Para llevar el saldo de la cuenta caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante. Ajustes -clases - se consideran dos clases de ajustes: Ajustes ordinarios Ajustes integrales por inflación. Ajustes - comprobante: es el documento que resume los ajustes correspondientes a un período contable. Las partes y el proceso de elaboración son los mismos del comprobante de diario. Por contener únicamente asientos de ajuste se le denomina comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes ordinarios o como ajustes por inflación. 2 de 74

3 Ajustes - comprobante de cierre: los saldos de las cuentas nominales, sirven para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. Una vez realizado este proceso, las cuentas nominales deben cancelarse para que al siguiente ejercicio pasen únicamente las cuentas reales o de balance. Los registros de diario efectuados al finalizar un periodo, para cancelar las cuentas nominales, se denominan asientos de cierre. Para ello se toman los datos de la columna resultado de la hoja de trabajo o los saldos del libro mayor correspondientes a este grupo de cuentas y se procede así: Se acredita cada una de las cuentas de gastos y costos y se utiliza como contrapartida la cuenta de resultado. Se debita cada una de las cuentas de ingresos y se utiliza como contrapartida la cuenta ganancias y pérdidas. En el sistema de inventario periódico debe cancelarse la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa (inventario inicial) e incorporar el inventario final; para ello se acredita el valor del inventario inicial y se debita el valor del inv. Final; como contrapartida se utiliza, en ambos casos, la cuenta ganancias y pérdidas. Una vez efectuados los asientos de cierre, la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo débito si los egresos han sido mayores que los ingresos, esto es cuando hay pérdida; en caso contrario hay ganancia y la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo crédito. El saldo de esta cuenta debe ser igual al valor de la utilidad o pérdida registrada en la columna ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo. Ajustes - comprobante de cierre - elaboración: este documento contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar los impuestos y reservas y para distribuir utilidades del periodo. Ajustes - comprobante de cierre - traslado a libros: en igual forma que el comprobante de ajustes, este comprobante se traslada a los libros diarios, mayor y auxiliares, así: A los libros auxiliares se trasladan los valores de la columna parciales Al libro diario el total de los débitos y créditos de cada cuenta. Al libro mayor como un movimiento. Ajustes ordinarios: son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afecta las siguientes cuentas: Caja Bancos Provisiones y deudas de difícil cobro inventario de mercancías Depredación acumulada Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar costos y gastos por pagar provisiones para obligaciones laborales. Ajustes por inflación a la disminución del patrimonio: las disminuciones del patrimonio, como las provenientes de la distribución en efectivo de utilidades o excedentes de ejercicios anteriores, de la reducción de reservas o capital, que hacían parte del patrimonio al comienzo del mismo y la re adquisición o amortización de aportes, deben ajustarse en el resultado que se obtenga de multiplicar dichos valores por el paaq mensual acumulado. Se consideran como 3 de 74

4 disminuciones del patrimonio, los préstamos que realiza la sociedad a sus socios y accionistas, no sometidos al sistema de ajustes integrales, con excepción de los otorgados por las entidades sometidas a la vigilancia de la superintendencia bancaria. Para efectos del ajuste, la utilidad o pérdida del ejercicio no se considera aumento o disminución del patrimonio, en el respectivo ejercicio. Ajustes por inflación a los pasivos no monetarios : los pasivos no monetarios registrados el último día del año o periodo, como pasivos en moneda extranjera, en upac o pasivos para los cuales se haya pactado un reajuste, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del año en la moneda para la cual fueron pactados; en la cotización de la upac en la misma fecha; en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, o en el paag, según el caso, registrando el ajuste como mayor valor del pasivo, cuando la diferencia sea positiva y como contrapartida un débito en una cuenta financieros. Ajustes por inflación al aumento del patrimonio: los aumentos de patrimonio efectuados durante el año que correspondan a incrementos reales en efectivo, como aumentos del capital social, distintos de la capitalización de utilidades o reservas de ejercicios anteriores, se ajustarán con el resultado que se obtenga de multiplicar por el pago mensual acumulado entre el primer día del mes siguiente a aquel en el cual se efectuó el aumento de capital o patrimonio y el 31 de diciembre del mismo año. Ajustes por inflación al patrimonio: el patrimonio al comienzo de cada periodo debe ajustarse con base en el paag, salvo cuando dicho patrimonio sea negativo, en cuyo caso no se efectúa este ajuste. Para contabilizar se registra con un débito en la cuenta corrección monetaria y un crédito en una cuenta de revalorización de patrimonio, denominada ajustes por inflación. Del patrimonio debe excluirse el valor neto correspondiente a los activos como crédito mercantil, know how, valorizaciones y demás intangibles que sean estimados o que no sean producto de una adquisición efectiva. Valor del ajuste = base del ajuste x paag anual. Ajustes por inflación amortización de pasivos diferidos: los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como una empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Este grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de allí que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta ingresos recibidos por anticipado. Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierten en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso. Ajustes por inflación de activos fijos adquiridos: para los activos adquiridos durante el año: incluye las mejoras, adiciones, contribuciones por valorización efectuadas durante el mismo año, se incrementarán con el resultado que se obtenga de multiplicar su costo por el paag mensual o por el paag mensual acumulado, como contrapartida se registrará un crédito en la cuenta corrección monetaria. La depreciación se calcula sobre el costo ajustado. Para los activos enajenados durante el año: su costo de adquisición se incrementará con el resultado que se obtenga de multiplicar dicho costo por el paag mensual o el paag mensual acumulado, como contrapartida un crédito en la cuenta corrección monetaria. 4 de 74

5 Ajustes por inflación de activos fijos poseídos: para los activos fijos poseídos durante todo el año: el costo del bien en el último día del año anterior, se incrementará con el resultado que se obtenga de multiplicarlo por el paag anual y como contrapartida se registrará un crédito en la cuenta corrección monetaria. Cuando se trata de bienes depreciables, agotables o amortizables, poseídos desde el inicio del ejercicio, debe ajustarse por separado el valor bruto del activo y el valor de la depreciación, agotamiento o amortización acumulada contable, al inicio del ejercicio. El ajuste a la depreciación, agotamiento o amortización acumulada contable, al inicio del ejercicio, se registrará como un mayor valor de ésta y como contrapartida un débito en la cuenta corrección monetaria. El gasto por depreciación, agotamiento o amortización contable, en el respectivo año, se determina sobre el valor bruto del bien, una vez ajustado por el paag. Ajustes por inflación de depreciación: la depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Puede estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil. Ajustes por inflación - vida útil: es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fábrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo. La depreciación de inmuebles (edificios, almacenes, bodegas y bienes raíces en general) deberá calcularse excluyendo el valor del terreno respectivo ya que los terrenos se contabilizan en cuenta separada y no son depreciables. Quienes están obligados a realizar ajustes por inflación, deben determinar la depreciación sobre el bien, una vez ajustado por el paag. Ajustes por inflación de ingresos por cobrar: cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de activos denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos. Ajustes por inflación de inventario permanente: al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos: Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta de costo de ventas; porque esto ocurre, generalmente, por un mal registro en libros. Inventario físico menor que el valor en libros de la cuenta de mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así: Porque las mercancías perdieron su peso en forma natural, ya sea por deshidratación, evaporación o algún caso fortuito. Este valor representa un gasto o pérdida para la empresa; por tanto, puede debitarse la cuenta de costo de ventas que corresponda. Pérdida de mercancías por irresponsabilidad del almacenista: en este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado. 5 de 74

6 Ajustes por inflación efectos contables y fiscales: de los ajustes por inflación se derivan los siguientes efectos: Activos monetarios: son aquellos que mantienen el mismo valor por no tener ajustes pactados y por cuanto no adquieren mayor valor nominal por efecto del demérito del valor adquisitivo de la moneda. Activos no monetarios: son aquellos que son susceptibles de adquirir un mayor valor nominal por efecto de la pérdida del valor adquisitivo de la moneda, como inventarios de mercancías para la venta... Estas cuentas son objeto de ajustes por inflación. Pasivos monetarios: son aquellos que mantienen su valor por cuanto no tienen ajustes pactados, ni adquieren mayor valor nominal por efecto de la pérdida del valor adquisitivo de la moneda, en consecuencia estas partidas no se ajustan por inflación. Pasivos no monetarios: son aquellos susceptibles de adquirir un mayor valor nominal por efecto de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda, tales como las deudas representadas en moneda extranjera, y aquellas con pacto de reajuste. Estas cuentas son objeto de ajuste por inflación: Cuentas del patrimonio: no se ajustan las partidas del patrimonio que correspondan a utilidades del ejercicio, los rubros de superávit por valorizaciones, y al superávit que resulte de los intangibles estimados, como el know how y el crédito mercantil, por estar expresamente excluidos. Cuentas de orden: al finalizar cada mes o cada año, deben ajustarse las cuentas de orden no monetarias, representadas por valores susceptibles de adquirir un mayor valor por la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Ajustes por inflación para obligaciones laborales: con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos de ajuste por este concepto. El procedimiento por seguir es el siguiente: Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador. Se compara el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros. Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como contrapartida la cuenta de gastos. Al cierre del periodo contable deben consolidarse las prestaciones sociales, con un débito en la cuenta para obligaciones laborales y un crédito en la cuenta de prestaciones sociales consolidadas correspondientes. Ajustes por inflación paag: actualmente existe un desequilibrio entre el valor real de los ingresos y bienes del contribuyente y los valores nominales que la ley toma en cuenta para determinar las bases gravables y calcular el valor del impuesto; este desequilibrio se hace más notorio a medida que aumenta la inflación. El objetivo del sistema de ajustes por inflación es proporcionar una información contable, económica y financiera ajustada a la realidad, mostrando los estados financieros con cifras actualizadas y no a valores históricos que le permitan al ente económico conocer su situación para trazar los planes y proyectos en la empresa. En materia tributaria permite determinar el impuesto sobre la renta y complementarios sobre bases más reales. El sistema general de ajustes por inflación se aplica, a los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios obligados a llevar libros de contabilidad *, con acepción de las personas naturales 6 de 74

7 y sucesiones ilíquidas que cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, aún cuando no sean responsables de dicho impuesto. Ajustes por inflación contabilización: base contable: los valores base para los ajustes por inflación, serán los registrados en la contabilidad a 31 de diciembre de 1991 (costo histórico) y el costo ajustado para los años siguientes. Activos en monedas extranjeras o poseídas en el exterior el valor del ajuste es igual al valor del activo expresado según tasa de cambio, menos el valor del activo según libros. Activos en upac o con pacto de reajuste: cuando el valor del activo se encuentre expresado en upac o cuando sobre los mismos se haya pactado un reajuste de su valor, se ajustará con base en la upac o en el porcentaje de ajuste pactado, registrando la diferencia. Activos movibles y otros inventarios: los activos representados en mercancías, materiales y suministros, papelería, repuestos y otros, deberán ajustarse por el paag mensual o anual. Ajustes por inflación cuentas utilizadas: las empresas que estén obligadas a aplicar el sistema de ajustes integrales por inflación deben incluir en su plan de cuentas, una cuenta de activo denominada cargo por corrección monetaria diferida, una cuenta de pasivo denominada crédito por corrección monetaria diferida, una cuenta de patrimonio denominada ajustes por inflación y una cuenta de resultado denominada corrección monetaria. Ajustes por inflación de costos y gastos por pagar: cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; por ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta costos y gastos por pagar. Ajustes por inflación de los ingresos, costos y gastos: se deben ajustar los ingresos, costos y gastos del periodo utilizando como factor el paag. Como contrapartida a las cuentas de ingreso se deberá registrar un débito a la cuenta corrección monetaria y como contrapartida a las cuentas de costos y gastos un crédito en la cuenta corrección monetaria. Para efectos fiscales los ingresos exentos o no constitutivos de renta, así como los costos y gastos no deducibles no serán objeto de los ajustes por inflación, al igual que los ingresos, costos y gastos que no se llevan directamente a las cuentas de resultado o que tengan una forma particular de ajuste, diferentes del saldo de la cuenta corrección monetaria. Ajuste a los gastos: los gastos deben ajustarse incrementándolos que se obtenga de multiplicarlos por el paag Ajuste de costo de ventas- los costos deben ajustarse incrementándolos con el resultado que se obtenga de multiplicarlos por el paag. Ajustes por inflación índices: los índices utilizados para el ajustes son los siguientes: Paag (ipc.): se entiende por paag, el porcentaje de ajuste del año gravable, el cual será equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para ingresos medios, elaborados por el dane. Paag anual: es el porcentaje de ajuste del año gravable entre el 1 de diciembre del año inmediatamente anterior y el 30 de noviembre del respectivo año. Paag mensual acumulado: es el paag registrado entre el primer día del mes en el cual se realizó el hecho económico y el último día del mes inmediatamente anterior a la fecha a la cual se está calculando el ajuste 7 de 74

8 Paag mensual: es el porcentaje de ajuste del mes, el cual será equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto del ajuste, elaborado por el dane. Tasa de cambio: los valores representados en moneda extranjera como divisas, títulos, derechos, depósitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. La tasa de cambio a utilizar será la representativa del mercado fijada por la superintendencia bancaria. Cotización de la upac: los valores expresados en upac se ajustarán con base en su valor al final del mes o del año respectivo. Pacto de reajuste: cuando los títulos, derechos o inversiones y deudas tengan un pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado. Ajustes por inflación para amortización de activos diferidos: los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlos en un periodo futuro y los servicios pagados en forma anticipada, contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha. Una característica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen, convirtiéndose en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido. Deben contabilizarse hasta que el beneficio económico esté consumido parcial o totalmente. Ajustes por inflación porcentajes integrales: consiste en determinar la composición porcentual de cada cuenta del activo, pasivo y patrimonio, tomando como base el valor del activo total y el porcentaje que representa cada elemento del estado de resultados o de ganancias y pérdidas a partir del valor de las ventas netas. Porcentaje integral = (valor parcial x 100) / valor base Ajustes por inflación sistema - Ajuste anual: se registra en libros al final del ejercicio, con fecha 31 de diciembre. El valor del ajuste se obtiene de aplicar el paag anual o paag mensual acumulado. Ajuste mensual: se registra en libros al final de cada mes. El valor del ajuste se obtiene de aplicar el paag mensual. Amortización de activos (depreciación): La depreciación es el reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Su distribución debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor técnico, que debe revelarse en las notas a los estados contables. Amortizaciones: La reducción del valor en libros de una partida de activo fijo, como depreciación, agotamiento o la extinción gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada, acreditándola directamente o utilizando una cuenta de valuación, tales como mejoras en propiedad ajena, estudios y proyectos, patentes, concesiones programas de computación, etc. Ver también: activo fijo; activo fijo intangible; activo fijo tangible; activo y activo propio. 8 de 74

9 Análisis financiero: el análisis financiero consiste en recopilar los estados financieros estáticos, como el balance general, y dinámicos, como el estado de ganancias y pérdidas, para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa. El análisis financiero permite determinar la conveniencia de invertir o conceder créditos al negocio; así mismo, determinar la eficiencia de la administración de una empresa. La interpretación de los datos obtenidos, mediante el análisis financiero, permite a la gerencia medir el progreso al comparar los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados; además informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad, y su fortaleza o debilidad financiera; esto facilita el análisis de la situación económica de la empresa para la toma de decisiones. Análisis financiero -método de análisis horizontal: es un procedimiento que consiste en comparar estados financieros homogéneos en dos o más periodos consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este análisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante él se informa si los cambios en las actividades y resultados. Se toman dos estados financieros de la misma empresa, de dos periodos consecutivos, balance general o estado de ganancias y pérdidas, preparados en la misma forma. Bajo la razón social, se presenta el análisis horizontal en las siguientes columnas: Nombres de las cuentas correspondientes al estado financiero que se analiza, ordenados según el catálogo de cuentas de la empresa, sin incluir las cuentas de valorización, cuando se trate de balance. frente a cada nombre, en dos columnas, se registran los valores de cada cuenta en las dos fechas que se van a comparar Una columna para aumentos o disminuciones, que indica la diferencia entre las cifras registradas en los dos periodos. Una columna adicional para registrar los aumentos y disminuciones en porcentajes. una columna para registrar las variaciones en términos de razones, para lo cual se toman los datos absolutos de los estados financieros comparados y se dividen los valores del año más reciente entre los valores del año anterior. Al observar los datos obtenidos. Se deduce que cuando la razón es inferior a 1: hubo disminución cuando es superior, hubo aumento. Han sido positivos o desfavorables; así mismo, permite definir cuáles merecen mayor atención por ser cambios significativos en la marcha del negocio. A diferencia del análisis vertical que es estático, porque analiza y compara datos de un solo periodo, este procedimiento es dinámico, porque relaciona los cambios financieros presentados en aumentos y disminuciones, de un periodo a otro. Este procedimiento tiene la ventaja de mostrar las variaciones en cifras absolutas, en porcentajes o en razones, lo cual permite observar ampliamente los cambios presentados para su estudio, interpretación y toma de decisiones. Análisis financiero -método de análisis vertical: se emplea para analizar estados financieros como el balance general y el estado de resultados o de ganancias y pérdidas o estado de ingresos y egresos, al comparar cifras en forma vertical. Para efectuar el análisis vertical hay dos procedimientos: Procedimiento de porcentajes integrales Razones financieras. 9 de 74

10 Asientos contables: asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. Asientos - tipos: existen dos tipos de asientos: Asiento simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito. Asiento compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora. Auditoría: Es el examen objetivo y sistemático de las operaciones financieras y administrativas de una entidad practicado con posterioridad a la ejecución y para su evaluación. Revisión, análisis y examen periódico que se efectúa a los libros de contabilidad sistemas y mecanismos administrativos así como los métodos de control interno de una entidad administrativa, con el objeto de determinar opiniones con respecto a su funcionamiento. Auditoría de resultado de programas: Examen para verificar si las actividades de las dependencias y entidades del sector público se realizaron con oportunidad para el logro de los objetivos y metas programadas en relación con el avance del ejercicio presupuestario. Auditoría financiera: Examen y comprobación de las operaciones, registros, informes y los estados financieros de una entidad correspondientes a determinado período, la determinación de las disposiciones legales, políticas y otras normas aplicables, y la revisión y evaluación del control interno establecido. Revisión, análisis y examen de las transacciones, operaciones y requisitos financieros de una entidad con objeto de determinar si la información financiera que se produce es confiable, oportuna y útil. Auditoria operacional: Revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a eliminar las deficiencias por medio de la recomendación de medidas correctivas. Auditoría presupuestaria: Proceso de examen y revisión en detalle de las actividades de gobierno para verificar la eficiencia, honestidad y legalidad con que se emplean los recursos del estado. Auditoría integral: Revisión global de las actividades financieras, contables y administrativas que realizan las dependencias y entidades de la administración pública federal, que incluye auditoria financiera, operacional, de resultados de programas y de legalidad. Ver también: control; control contable; control externo; control de gestión; control interno; control posterior; control presupuestario; control de regularidad. 10 de 74

11 B Balance de comprobación o balance de prueba: a esta sección se trasladan los saldos de las cuentas del libro mayor, antes de llevarse a cabo los ajustes del periodo contable. Los valores se registran a renglón seguido, al debe o al haber de acuerdo con el saldo que tenga cada cuenta; en condiciones normales en el debe se registran las cuentas de activo, gastos y costos, y en el haber se registran los saldos de las cuentas que representan disminución del activo, las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos. Los totales de las columnas débitos y créditos deben dar sumas iguales. Balance general: es un estado financiero básico que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, al presentar en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su patrimonio, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el balance sólo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares los datos pueden trasladarse directamente de la columna balance general de la hoja de trabajo. El balance general debe elaborarse por lo menos una vez al año y con fecha 31 de diciembre, firmado por los responsables: contador, revisor y gerente. Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general. Balance general clasificado: para que muestre en forma más clara y detallada la situación financiera de la empresa, pueden hacerse sub-clasificaciones, dentro de cada grupo de cuentas que conforman el balance; a éste se le llama balance general clasificado. Esta forma de presentación permite hacer un buen análisis financiero. El activo de una empresa se clasifica de acuerdo con su grado de disponibilidad, o sea, la facilidad o rapidez para ser convenido en efectivo, en un periodo determinado. El pasivo se clasifica en razón de la exigibilidad, o sea, el plazo que tiene la empresa para pagar sus deudas. Balance general clasificado - activo: la sub clasificación se presenta así: Activo corriente: se incluyen los grupos: disponible, inventarios y la parte corriente de inversiones y deudores. Activo no corriente: inversiones y deudores a largo plazo, o sea, la porción no corriente. Propiedades, planta y equipo: terrenos, construcciones en curso, construcciones y edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, flota y equipo de transporte, además de las depreciaciones. Intangibles: crédito mercantil, marcas, patentes, know how, licencias y amortización acumulada. Diferidos: comprende gastos pagados por anticipado y cargos diferidos. Otros activos: bienes de arte y cultura, y diversos. Valorizaciones: de inversiones, propiedades, planta y equipo y de otros activos. Balance general clasificado -pasivo y patrimonio: el pasivo se clasifica, así: 11 de 74

12 Pasivo corriente: se incluyen los grupos: impuestos, gravámenes y tasas, pasivos estimados y provisiones, además de la parte corriente de obligaciones financieras, proveedores, cuentas por pagar y obligaciones laborales. Pasivo a largo plazo: obligaciones financieras, proveedores, cuentas por pagar y obligaciones laborales a largo plazo o sea, la porción no corriente. Diferidos: ingresos recibidos por anticipado y abono diferidos. Otros pasivos: anticipos y avances recibidos y diversos. El patrimonio se clasifica así: Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social. Resultados de ejercicios anteriores Superávit por valorizaciones Balance general -formas de presentación: el balance general puede presentarse en dos formas: En forma horizontal o de cuenta: se presentan al lado izquierdo las cuentas de activo (por tener saldo débito), al lado derecho las cuentas de pasivo y patrimonio (por tener saldo crédito). Este modelo de presentación se basa en el esquema de la ecuación patrimonial. Forma vertical o de reporte: se caracteriza porque en la parte superior se presentan las cuentas de activo, enseguida las de pasivo y, por último, en la misma columna, las cuentas de patrimonio. Balance general - partes: estas son las partes del balance general: Encabezamiento: formado con el nombre o razón social de la empresa, nombre del documento y fecha de elaboración. Cuerpo o contenido: el balance general, lo mismo que el inventario, debe reflejar en su contenido la ecuación patrimonial; por el lo, en el cuerpo de un balance se incluyen únicamente las cuentas reales y se presentan clasificadas bajo tres títulos, así: en primer lugar, el nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de activo; en segundo lugar, nombre y valor detallado de las cuentas de pasivo; por último, las cuentas de patrimonio. Las cuentas se presentan con su valor bruto y su valor neto. En los valores totales debe comprobarse la ecuación patrimonial. Firmas: debe llevar tas firmas de los responsables de su elaboración, revisión y aprobación: el contador, el revisor y el gerente. En el caso de las sociedades vigiladas por la superintendencia bancaria, el contador y el revisor deben ser contadores públicos con matrícula profesional vigente. Notas a los estados financieros: como parte integral de los estados financieros deben presentarse las notas que amplían la información sobre las políticas y el sistema contable, además del manejo y detalle de cuentas principales y auxiliares a nivel de reporte. 12 de 74

13 Bienes financieros (inversiones de renta fija): Representa el monto de la inversión, en moneda legal o extranjera, en títulos valores o documentos financieros, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado, de acuerdo con las condiciones contractuales. Bienes financieros (inversiones de renta variable): Representa el valor invertido, en moneda nacional o extranjera, en títulos cuya rentabilidad está determinada en función de la participación de las utilidades del ente emisor o patrimonio autónomo. C Catálogo de cuentas: el catálogo de cuentas contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de operación o producción, y cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación. Adicionalmente a las subcuentas señaladas en el catálogo, podrán utilizarse las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades de la empresa, para lo cual bastará con incorporarlas a partir del séptimo dígito. Catálogo de cuentas - activo: pertenecen a las cuentas reales. Representa los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y los créditos a su favor. Catálogo de cuentas -características del patrimonio: está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa. Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable. Catálogo de cuentas - características el activo: estar en capacidad de generar beneficios o servicios: Estar bajo el control de la empresa. Generar un derecho de reclamación. Catálogo de cuentas - costo de producción o de operación: pertenecen a las cuentas nominales, de resultado o transitorias. Agrupa el conjunto de cuentas que representa las erogaciones asociadas, clara y directamente, con la elaboración o la producción de los bienes, o la prestación de servicios, de los cuales el ente económico obtiene sus ingresos. El movimiento de estas cuentas se registra en forma similar a las cuentas de costo de ventas. Catálogo de cuentas - costo de ventas: pertenecen a las cuentas nominales, de resultado o transitorias. Estas cuentas empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito. Por ejemplo si se compran 10 vestidos por valor de $ , y 20 pares de zapatos por valor de $ Al sumar el movimiento de la columna del debe se obtiene un saldo débito por la suma de $ Catálogo de cuentas - costo de ventas: pertenecen a las cuentas nominales, de resultado o transitorias. Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta. 13 de 74

14 Catálogo de cuentas - cuentas contables: cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro, explícito y completo, que por el solo nombre se identifique lo que representa. Catálogo de cuentas - cuentas de activo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber; por lo general, su saldo es débito. Por ejemplo: en la cuenta de activo, la compra de un carro por $ constituye el primer registro; la adquisición de otro vehículo por la suma de $ significa otro registro y aumenta la cuenta; sumado al valor anterior da un movimiento débito por un total de $12' Al realizar la venta del primer vehículo, se registra $5' en el haber, porque constituye una disminución del activo. El movimiento crédito es de $5' El saldo de la cuenta de activo se calcula mediante la diferencia entre débitos y créditos, o sea: $ $5' = $7' como son mayores los débitos, el saldo es débito. Conforman la clase de cuentas de activo: caja, bancos, clientes, acciones, terrenos, y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma detallada, en el plan único de cuentas, un poco más adelante. Catálogo de cuentas - cuentas de gastos: cuentas nominales, de resultado o transitorias Estas cuentas empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber. Su saldo es débito. Ejemplo: se pagan servicios públicos del mes de mayo así: energía $75.000, agua $ y teléfono $65.000; estos valores se registran en el debe, porque representan aumento de gastos para la empresa. Al sumar la columna del debe se obtiene un saldo débito por la suma de $ Catálogo de cuentas - cuentas de ingresos: cuentas nominales, de resultado o transitorias. Estas cuentas empiezan y aumentan en el haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio, para cancelar un saldo. Ejemplo: se reciben $ mensuales por concepto de arrendamiento de un local, por los meses de enero, febrero y marzo. Estos valores se registran en el haber porque representan aumento de un ingreso. Al sumar los ingresos registrados en la columna del haber, se obtiene el saldo crédito por la suma de $ Catálogo de cuentas - cuentas de orden: pertenecen a las cuentas nominales, de resultado o transitorias. Agrupa los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, así como las cuentas que sirven para efectos de control interno o información general, además las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias. Cuentas de orden deudoras: los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de activo; por tanto su saldo es débito. Ejemplo: bienes y valores entregados en custodia o en garantía. Cuentas de orden acreedoras: los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras; éstas se manejan como cuentas de pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: bienes y valores recibidos en custodia o en garantía. 14 de 74

15 Catálogo de cuentas - cuentas de pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el haber, disminuyen y se cancelan en el debe, por lo general su saldo es crédito. Por ejemplo: la empresa tiene una deuda por $ Este valor constituye el primer registro en el haber de proveedores nacionales, otra deuda por $ representa un aumento de la deuda. Esto es, otro registro crédito que sumado al anterior dan un movimiento crédito por $ Al cancelar la primera deuda, por $ , proveedores se debita por este valor, porque constituye una disminución del pasivo. Para calcular el saldo de la cuenta de pasivo se establece la diferencia entre créditos y débitos, o sea: $ $ = $ Como son mayores los créditos el saldo es crédito. A la clase de cuentas de pasivo pertenecen: obligaciones con bancos nacionales, proveedores nacionales, salarios por pagar, y otras que usted aprenderá a manejar con el plan único de cuentas. Catálogo de cuentas - cuentas de patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del pasivo. Ejemplo: para constituir una empresa, tres socios aportan $ , $ y $ , respectivamente. Al contabilizar estos aportes, se registran en el haber por ser un aumento del patrimonio. El socio que aportó $ se retira; por ser una disminución del patrimonio, el valor se registra en el debe. Para calcular el saldo en una cuenta de patrimonio se establece la diferencia entre créditos y débitos, así: $ $ = $ Por ser mayores los créditos, el saldo es crédito. Catálogo de cuentas - cuentas de resultado o transitorias: las cuentas nominales son llamadas también de resultado, porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. Comprende las cuentas del estado de ganancias y pérdidas: de ingresos, gastos, costo de ventas, y costo de producción o de operación. Catálogo de cuentas - cuentas reales o de balance: estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de activo, pasivo o patrimonio. Catálogo de cuentas - estructura: el plan está estructurado sobre la base de los siguientes niveles: Clase: el primer dígito Grupo: los dos primeros dígitos Cuenta: los cuatro primeros dígitos Subcuenta: los seis primeros dígitos Auxiliares: con siete o más dígitos Las clases que identifican el primer dígito son: Clase 1 activo Clase 2 pasivo Clase 3 patrimonio Clase 4 ingresos Clase 5 gastos Clase 6 costo de ventas Clase 7 costos de producción o de operación Clase 8 cuentas de orden deudoras Clase 9 cuentas de orden acreedoras 15 de 74

16 Las clases 1. 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden. Catálogo de cuentas - gastos: una empresa debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida, porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros. Catálogo de cuentas - ingresos: son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Catálogo de cuentas - la partida doble: al examinar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. Ejemplo 1: venta al contado de un terreno por $7'400,000. Al vender al contado se recibe dinero, significa que caja, cuenta de activo, aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta terrenos, que también es de activo, disminuye; por tanto, se acredita. (cuenta t) ejemplo 2: compra de mercancías a crédito por $900,000. La cuenta de costo de mercancías aumenta, debitándose. Al recibir la mercancía debe pagarse ese valor, pero la mercancía es comprada a crédito, por lo que las deudas aumentan, luego la cuenta de pasivo, nacionales se acredita. (cuenta t) los ejercicios anteriores ayudan a deducir el principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna (introducido por Fray Lucas Paciolo), según el cual si se debita una cuenta por un valor debe acreditarse otra u otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Catálogo de cuentas - pasivo: representa las obligaciones contraídas por la empresa, para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica él deber de hacer el pago. Existe una deuda con un beneficiario cierto. Catálogo de cuentas - patrimonio: es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de pasivo. Ciclo contable: es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros. Ciclo contable - partes: consta de las siguientes panes: Apertura: al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial, con el cual se elaboran el balance general inicial y el comprobante de apertura, que sirve para abrir los libros principales y auxiliares. 16 de 74

17 Movimiento: las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte, que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba. Cierre: en esta etapa se elabora lo siguiente: Asiento de ajuste: registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de resultado o de ganancias y pérdidas. Comprobante de cierre: se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares. El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario y el balance inicial para comenzar un nuevo ciclo contable. Comerciantes: son las personas que profesionalmente se ocupan en algunas de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad del comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona. Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos: Cuando se halle inscrita en el registro mercantil Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto Cuando se anuncia al público por cualquier medio. Comerciantes -obligaciones - para ejercer su labor deben cumplir con las siguientes obligaciones: Matricularse en el registro mercantil. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. Denunciar ante el juez competente, la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. 17 de 74

18 Comerciantes - trámites legales: los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la cámara de comercio, deben tramitar los siguientes documentos, para tener derecho a ejercer el comercio de acuerdo con las normas del municipio. Cada municipio tiene facultades para determinar los trámites y requisitos que legalizan el funcionamiento de un negocio. Para esto, los comerciantes deben acreditar los documentos expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la empresa: Copia del registro mercantil expedido por la cámara de comercio. Copia de la matrícula de industria y comercio expedido por la tesorería municipal. Paz y salvo de la tesorería municipal por el pago de impuestos municipales. Patente de sanidad expedida por el servicio de salud pública. Certificado del cuerno de bomberos. Certificado expedidos por las oficinas de planeación municipal y de obras públicas, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante. Paz y salvo de sayco y acimpro. Comprobación de saldos: al terminar de registrar los asientos contables, debe comprobarse la aplicación de la partida doble; para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta 't'. Al final se suman los débitos y los créditos, valores que deben ser iguales. Conciliación bancaria - ajustes a la cuenta bancos: para hacer este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario. Conciliación bancaria - diferencias: al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias más frecuentes pueden ser: Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad bancaria: por ejemplo, cheques pendientes de cobro; en estos casos la empresa no realiza ajustes porque cada una de estas operaciones ya fue registrada en la fecha en que se efectuó. Por valores que aparecen en el registrado en la empresa: en este caso la empresa debe realizar ajustes, así: Por notas débito: el banco envía notas débito por concepto de: cheques devueltos, chequeras,... Estos valores disminuyen el saldo de la cuenta bancos; por tanto se acredita, y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Por notas crédito: el banco envía notas crédito por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes... Estos valores aumentan el saldo de bancos, por lo cual se debita; se acredita la cuenta que corresponda, según el caso. Por errores en libros al registrar el valor de una consignación: por este concepto se presentan dos casos: Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignación, se debita bancos por el menor valor registrado. 18 de 74

19 Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignación, se acredita en bancos por el mayor valor registrado. Conciliación bancaria modelos: después de verificar el movimiento de cada cuenta corriente con el extracto bancario, se procede a elaborar conciliación. Modelo 1: partiendo del saldo en libros, para llegar al valor del extracto bancario. Modelo 2: partiendo del saldo del extracto bancario, para llegar el saldo según libros. Contabilidad - campo de acción: el campo de acción de la contabilidad es muy amplio, tanto como las actividades del quehacer humano. La contabilidad, según el tipo de empresa con la que se aplique, puede ser: oficial, de servicios, comercial y de manufacturas (o costos). Contabilidad oficial: proporciona los mecanismos para registrar las actividades económicas de las empresas estatales y se rige por las normas que para el efecto expida su organismo rector, la contaduría general de la nación. Contabilidad de servicios: registra las actividades económicas desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestación de servicios. Las conocidas como contabilidad bancaria, hotelera, de seguros, se aplican o comprenden el grupo de servicios. Contabilidad bancaria: registra las operaciones de los bancos o corporaciones de ahorro y crédito, como son los depósitos en cuenta corriente y en cuenta de ahorros, liquidación de intereses, giros, remesas, comisiones, créditos y otros servicios bancarios. Contabilidad comercial: registra y controla las actividades que giran alrededor de la compraventa de mercancías, en las empresas comerciales. Contabilidad de costos: registra las operaciones económicas que determinan el costo de los productos semielaborados y terminados, en las empresas industriales. Contabilidad - definición: la contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo del negocio. Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. Contabilidad - objetivos: Obtención en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa. Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa. 19 de 74

20 Llevar un control de los ingresos y egresos. Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras. Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. Servir de fuente fidedigna de información ante terceros (proveedores, bancos y estado). Contabilización de factura de venta a crédito: el vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Contabilización de factura de venta al contado: al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita: comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar. Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no está gravada; si está gravada se debita además impuestos sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja. Contabilización en la venta con tarjeta de crédito: cuando la empresa vende bienes o servicios con tarjeta de crédito se considera venta de contado, porque el comprobante firmado por la tarjeta habiente se consigna, utilizando el formato especial que el banco ha diseñado para este servicio. El proceso es el siguiente: el vendedor recibe la tarjeta de crédito de su cliente, la pasa por la máquina impresora con el comprobante de venta y luego lo diligencia con los datos de la factura de venta. Como el banco cobra una comisión por el servicio, ésta constituye un gasto financiero para la empresa, cuyo soporte es el comprobante de venta. Nota: las empresas que disponen de data fono para registrar sus ventas con tarjeta de crédito, contabilizan la transacción con un solo asiento: debitan las cuentas bancos, anticipo de impuestos y financieros, y acreditan las cuentas comercio al por mayor y al por menor e iva por pagar. Contabilización para el usuario o tarjeta habiente: al pagar los bienes o servicios con tarjeta de crédito, el comprador, además de la copia de la factura, recibe la copia del comprobante de pago con tarjeta de crédito. De acuerdo con el contrato suscrito con la entidad financiera, el comprador adeuda el valor de la factura, no al comerciante, sino al banco o entidad financiera que expide la tarjeta. Contrato de trabajo: contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, empleador, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, salario. Contrato de trabajo - duración: el contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio. Contrato de trabajo - elementos: para que haya contrato de trabajo se requiere tres elementos esenciales: 20 de 74

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