PROCEDIMIENTO OPERATIVO INVENTARIO DE ACTIVO FIJO PO CADM DSER 06

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1 Autorización Este documento entra en vigor a partir l 30 Noviembre 2006, a través la autorización por parte l Lic. Jorge Cruz Medrano, Coordinador Administración l Instituto Seguridad Social l Estado México y Municipios, este documento consta 14 páginas, en su 4ª versión. 1. Definiciones Lic. Jorge Cruz Medrano Autorizó Inventario Listado Automatizado Resguardo Cargo Abono Saldo Hoja Trabajo Conciliación Activo Fijo Capitalizable Activo Fijo Control Menor Control Menor (C.M.) Cuadro s Reporte Cambios Adscripción Activo Fijo inservible Activo Fijo nueva adquisición Verificación física l activo fijo por actualización y/o por entrega-recepción las áreas centralizadas en el Departamento Servicios. Concentrado l Inventario activo fijo en forma general o por unidad. Documento oficial para relacionar los activos fijos bajo custodia l servidor público, responsabilizándose a través la firma aceptación. Son los activos fijos ocupados en el momento el servidor el público. Son los activos fijos que se transfieren a otra unidad médico-administrativa y/o movimiento interno. Es el importe total los activos fijos en uso por cada servidor público. Documento oficial para relacionar los activos fijos, (faltantes, sobrantes, reposición, actualización y entrega-recepción) Revisar el inventario físico actual contra el resguardo individual anterior y listado automatizado actual. Son aquellos que tienen un costo mayor a 35 salarios mínimos vigente. Son aquellos que tienen entre los 17 y 35 salarios mínimos vigentes con número inventario que son registrados patrimonial y contablemente. Activos Fijos (bienes muebles) con un costo menor a los 17 salario mínimos vigentes y que únicamente se refieren como C.M. en el resguardo individual l servidor público. Faltantes y Sobrantes activos fijos que resultan los inventarios físicos. Informe Mensual las Actividas realizadas. Formato oficial que sirve para realizar transferencias activo fijo entre las áreas médicoadministrativas l Instituto Bienes muebles en su etapa terminal, sujeto a concentrar en el Almacén Existencias que pen l Departamento Almacenes. Bienes muebles sujetos a marcar y resguardar s su adquisición por parte l Almacén Existencias para su control. Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 1 14

2 2. Propósito Mantener actualizado el resguardo individual l activo fijo las unidas centralizadas en el Departamento Servicios, a través la realización inventarios físicos, acuerdo a los programas establecidos, coordinar el trámite los activos en comodato y donación a fin llevar un mejor control, así como proporcionar apoyo en la mesa control en el Almacén Existencias Activo Fijo y notificar a la Unidad Jurídica y Consultiva las s tectadas en las Unidas Médico- Administrativas para su recuperación y/o resolución. 3. Alcance Aplica a los programas actualización y por entrega-recepción las áreas centralizadas, así como l programa Supervisión las Unidas Médico-Administrativas l Instituto. 4. Referencias Código Nombre S/C Manual Organización l Departamento Servicios, diciembre S/C Manual Procedimientos para el Control Activo Fijo, abril S/C Circular Normativa Número 031/2004. S/C S/C Ley Responsabilidas Servidores Públicos l Estado México. Normas Administrativas para la asignación y uso bienes y servicios las Depenncias y Organismos Auxiliares l Por Ejecutivo Estatal publicadas en Gaceta l Gobierno el 24 febrero S/C Libro Décimo Tercero l Código Administrativo l Estado México, Diciembre Formatos Código FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER Nombre Cambio Adscripción Activo Fijo. Resguardo Activo Fijo Inventario Activo Fijo por Actualización Inventario Activo Fijo / Faltantes Inventario Activo Fijo / Sobrantes Inventario Activo Fijo / Reposición Inventario Activo Fijo por Entrega- Recepción Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 2 14

3 FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER Información por Entrega Recepción Reporte Actividas Informe Supervisión Activo Fijo Acta informativa Circunstanciada por Extravió o Robo Activo Fijo 6. Registros Código RC CADM DSER RC CADM DSER Nombre Concentrado Mensual Programas. Listado Automatizado Activo Fijo 7. Requisitos Entrada al Procedimiento Contar con el documento oficial cambio adscripción y/o salida l almacén, regularización las entradas y salidas l activo fijo. Que el servidor público se encuentre presente en su área adscripción para que, en forma mancomunada con el personal responsable l Departamento Servicios, se lleve a cabo el inventario físico. Intificar y firmar aceptación los activos fijos en uso directo. 8. Tiempo Respuesta l Trámite y/o Servicio De 1 a 10 días posteriores a la realización l inventario. 9. Infraestructura y Capital Humano 4 Equipos cómputo (3 en red externa y local). 4 Impresoras punto. 1 Impresora láser. 1 Línea telefónica con extensión. 4 Calculadoras. 3 Maquinas escribir. 1 Vehiculo oficial. 1 Responsable la sección Activo Fijo. 1 Secretaría. 6 Responsables patrimoniales. 1 Capturista apoyo. 1 Chofer. Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 3 14

4 10. Producto y/o Servicio - Actualización l resguardo activo fijo a través la toma inventarios físicos. - Resultado final l inventario. - Reporte para la recuperación faltantes y aclaración sobrantes. - Firma actualizada las s resultantes l inventario físico. Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 4 14

5 11. Diagrama Flujo Inicio 1 Elaborar y entregar Proyecto programa 2 Recibir, capturar, actualizar y entregar Proyecto programa 3 Recibir, revisar y terminar Proyecto programa s 4 Es correcta la captura? Si No 5 Regresar Programa 3 6 Recibir, rubricar y turnar Programa 7 Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 5 14

6 7 Recibir, recabar y entregar 8 Recibir y entregar Programas s Programas s 9 Recibir, revisar, firmar y entregar Programas s 10 Recibir y entregar Programas s 11 Recibir, separar y entregar Programas s 12 Recibir, entregar, indicar, turnar y notificar Programas s 13 Recibir, elaborar, distribuir y entregar 14 Aclaraciones s Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 6 14

7 14 Recibir, realizar y entregar 15 Seleccionar, actualizar, preparar, conciliar y purar Copia Listado actual Diferencia Hojas De trabajo Cuando se trate l responsable patrimonial scentralizado se conecta con los procedimientos l Área Médica y l Departamento Almacén 16 Indicar 17 Recibir, acudir, revisar y terminar notifica ción 18 Cumple con los requisitos? No 19 Elaborar y entregar Nota informativa Si 21 Realizar, terminar y recabar Hojas trabajo 20 Recibir, revisar y elaborar Nota informativa Reprograma ción Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 7 14

8 22 Realizar, capturar, revisar, elaborar y entregar 23 Recibir y turnar Concilia ción Resguardo anterior Listado Automatizado actual Reporte resultado Cuando se trate Responsables Patrimoniales Descentralizados el resultado general será a más tardar el 15 mayo y se conecta con procesos l Área Médica y Completentación y l Departamento Almacén. scripción Reporte resultado 24 Recibir, revisar y terminar Reporte resultado 25 Es correcto? No 26 Entregar y proporcionar Listado conciliado Si resultados Entregar e indicar Reporte resultado 28 Recibir, elaborar, rubricar y entregar a titulares 29 Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 8 14

9 29 Recibir, revisar, rubricar y entregar Soportes 7 30 Entregar 31 Recibir, actualizar y regresar 32 Turnar, solicitar, recuperar y esperar 7 Cuando son resultados, se da una prorroga 15 días naturales para realizar aclaración, cuando es resguardo original se dan 5 días naturales y se conecta al procedimiento operativo la Unidad Jurídica aclaración y recuperación s (Sobrantes y Faltantes) 33 Recibir, revisar, turnar e indicar aclaraciones 34 Recibir, revisar y terminar aclaraciones 35 Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 9 14

10 35 Proce la documentacion? No 36. Entregar e indicar aclaracion es Si 39 Preparar y entregar con soporte 37 Recibir, elaborar, recabar y firmar aclaratorio acuse 40 Recibir, elaborar, turnar, recabar y archivar Programas Aclaracio nes 38 Recibir y esperar acuse Fin 30 Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 10 14

11 12. Descripción l Diagrama Flujo El Responsable la Sección Activo Fijo l Departamento Servicios, elabora y entrega al Capturista apoyo el proyecto los programas trabajo para sarrollar los inventarios físicos y oficios que afectan los cuadros las s (faltantes y sobrantes) para actualizar El Capturista apoyo l Departamento Servicios, recibe, captura y actualiza el proyecto los programas (inventarios físicos), cuadros s (faltantes y sobrantes) y documentos (oficios ) y entrega al Responsable la Sección Activo Fijo El Responsable la Sección Activo Fijo, recibe borradores l proyecto los programas (inventarios físicos), cuadros s (faltantes y sobrantes) y documentos (oficios ), emitidos por el Capturista apoyo l Departamento Servicios, revisa la información y termina Es correcta la captura? Cuando No es correcta la captura, el Responsable la Sección Activo Fijo, regresa los documentos (oficios ), programas (inventarios físicos) y cuadros s (faltantes y sobrantes), al Capturista apoyo l Departamento Servicios para su corrección y se conecta a la operación Cuando es correcta la captura el Responsable la Sección Activo Fijo, recibe los documentos (oficios ), programas (inventarios físicos), cuadros s (faltantes y sobrantes), rubrica y turna a la Secretaria la Sección Activo Fijo para que recabe las firmas los Responsables Patrimoniales Centralizados y l Jefe Departamento Servicios La Secretaria la Sección Activo Fijo, recibe los documentos (oficios ), programas (inventarios físicos), cuadros s (faltantes y sobrantes) y entrega a la Secretaria l Departamento Servicios, para las firmas correspondientes La Secretaria l Departamento Servicios, recibe los documentos (oficios), programas (inventarios físicos), cuadros s (faltantes y sobrantes) y entrega al Jefe l Departamento Servicios para las firmas respectivas El Jefe l Departamento Servicios recibe, revisa y firma los documentos (oficios relacionados a este rubro), programas (inventarios físicos), y cuadros s (faltantes y sobrantes), entrega a la Secretaria l Departamento Servicios La Secretaria l Departamento Servicios recibe los documentos (oficios ), programas (inventarios físicos), cuadros s (faltantes y sobrantes) firmados, pone facsímile en las copias y entrega a la Secretaria la Sección Activo Fijo La Secretaria la Sección Activo Fijo, recibe los documentos (oficios ), separa y entrega al Área Oficialia Partes la Subdirección Adquisiciones y Servicios para su distribución así mismo los programas (inventarios físicos), cuadros s (faltantes y sobrantes) son entregados al Responsable la Sección Activo Fijo y espera indicaciones El Responsable la Sección Activo Fijo l Departamento Servicios, recibe los programas (inventarios físicos) y cuadros s (faltantes y sobrantes) y los documentos (oficios ), entrega e indica a la Secretaria la Sección Activo Fijo las fechas para la notificación los inventarios a las Unidas Médico Administrativas Centralizadas, marcando copia a los Responsables Patrimoniales, igual forma se notifica a los Administradores área médica y titular l Departamento Almacenes al inicio l ejercicio correspondiente. Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 11 14

12 La Secretaria la Sección Activo Fijo, recibe, elabora y distribuye los documentos (oficios ) para la notificación los inventarios físicos a las Unidas Médico Administrativas, así como las aclaraciones y cuadros las s (faltantes y sobrantes) entregando una copia al Responsable Patrimonial para conocimiento y control El Responsable Patrimonial l Departamento Servicios, recibe la Secretaria la Sección Activo Fijo copia l oficio notificación, firmando el acuse enterado y previo al inventario prepara documentos (listado actual conciliado y hojas trabajo) para la realización éste y entrega a la Secretaria la Sección Activo Fijo La Secretaria la Sección Activo Fijo, recibe los documentos firmados (oficios y cuadros) separa y entrega al Área Oficialia Partes la Subdirección Adquisiciones y Servicios para su distribución a las unidas Medico Administrativas, Responsables Patrimoniales y al Responsable la Sección Activo Fijo l Departamento Servicios. Cuando se trate l Responsable Patrimonial Descentralizado l Departamento Almacenes, Hospitales, Clínicas, Centros Médicos y Policlínica, se notifica por escrito que n inicio al inventario físico a partir l mes enero. El Responsable Patrimonial l Almacén Existencias selecciona, acomoda, actualiza y prepara documentación (relación activo fijo inservible y nueva adquisición); previo al inventario integra parejas, concilia y pura las relaciones contra el listado automatizado para llevarse a cabo el inventario en el mes diciembre por cierre ejercicio, con apoyo una persona l Departamento Servicios quien participa en la mesa control y se conecta con el procedimiento l Departamento Almacenes El Responsable la Sección Activo Fijo da instrucciones al personal que participará en la realización l inventario El Responsable Patrimonial l Departamento Servicios, recibe instrucciones y acu a la Unidad Médico- Administrativa con el personal apoyo para la realización l inventario, revisa oficio notificación y termina Cumple con los requisitos para la realización l inventario, el área a inventariar? Cuando No cumple con los requisitos para la realización l inventario el área a inventariar, el Responsable Patrimonial l Departamento Servicios, elabora nota informativa cancelación y/o recibe oficio cancelación, entrega al Responsable la Sección Activo Fijo para su reprogramación El Responsable la Sección Activo Fijo l Departamento Servicios, recibe y revisa nota informativa cancelación y/o oficio cancelación, elabora oficio reprogramación para la realización l inventario y se conecta a la operación Cuando Si cumple con los requisitos para la realización l inventario, el Responsable Patrimonial l Departamento Servicios conjuntamente con el personal l área a inventariar y con auxiliares apoyo, realiza el inventario físico, termina las s individuales, soporta con las hojas trabajo bidamente firmadas por el (faltante, sobrante, reposición entrega recepción y actualización) y recaba firmas validación l titular y /o l responsable patrimonial la unidad inventariada, l servidor público y se retira a su área adscripción El Responsable Patrimonial l Departamento Servicios, al concluir el inventario físico, realiza la conciliación con resguardo anterior, listado automatizado actual, posteriormente captura, revisa, elabora resguardo y entrega reporte l resultado, así como la complementación y scripción y entrega al Responsable la Sección Activo Fijo. Nota: Cuando se trate l Responsable Patrimonial Descentralizado (Centro Medico, Hospitales, Clínicas, Policlínica y Departamento Almacenes) entrega reporte l resultado general a más tardar el 15 mayo a su inmediato superior y éste a su vez berá remitir al Jefe l Departamento Servicios y cuando se trata inventarios por Entrega - Recepción en el momento l acto. Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 12 14

13 El Jefe l Departamento Servicios, recibe oficios con reporte resultados, previa revisión l Responsable la Sección Activo Fijo l Departamento Servicios y turna indicaciones trámite al Responsable la Sección Activo Fijo El Responsable la Sección Activo Fijo, recibe oficio con reporte resultados, revisa la documentación y termina Es correcto? Cuando No es correcto, el Responsable la Sección Activo Fijo, entrega documentos (listado conciliado, oficio resultados), proporciona indicaciones trámite a la Secretaria esta Sección y se conecta a la operación Cuando Si es correcto, el Responsable la Sección Activo Fijo, entrega reporte l resultado con soporte y/o oficios a la Secretaria la Sección Activo Fijo y da indicaciones para su archivo y/o seguimiento La Secretaria la Sección Activo Fijo, recibe los documentos (oficios y/o resultados con soporte), elabora oficios y relaciones para los titulares las Unidas Médico Administrativas, rubrica y entrega al Responsable la Sección Activo Fijo para su revisión El Responsable la Sección Activo Fijo, recibe los documentos (oficios y/o resultado con el soporte estos), revisa conjuntamente con el Responsable Patrimonial l Departamento Servicios, rubrica y entrega a la Secretaria la Sección para tramite firmas l Jefe Departamento y se conecta a la operación El Responsable la Sección Activo Fijo, entrega oficios s (faltantes y sobrantes) al Capturista apoyo l Departamento Servicios para la actualización cuadros s El Capturista apoyo l Departamento Servicios, recibe oficios s (faltantes y sobrantes), actualiza cuadros s y vuelve al Responsable la Sección Activo Fijo El Responsable la Sección Activo Fijo, recibe los oficios s con soportes y cuadros s, solicita por oficio al titular la Unidad involucrada a aclaración en un lapso 15 días naturales marcando copia a las Unidas Contraloría Interna, Unidad Jurídica y Consultiva, Sección Conciliaciones l Departamento Servicios y Responsable Patrimonial, si ntro este lapso no se hace la aclaración, se turna a la Unidad Jurídica y Consultiva, para el seguimiento correspondiente. Para la recuperación l resguardo original actualizado bidamente requisitado será ntro un lapso 5 días naturales, se espera respuesta. Se conecta al la operación El Jefe Departamento Servicios, recibe los oficios aclaración con soporte la Unidad Medico Administrativa, revisa documento, turna e indica al Responsable la Sección Activo Fijo para su atención y seguimiento El Responsable la Sección Activo Fijo, recibe indicaciones, revisa la documentación y termina Proce la documentación aclaración s? Cuando No proce la documentación aclaración s, el Responsable la Sección Activo Fijo entrega los documentos ( ) con soportes la negativa e indica a la Secretaria esta Sección para que elabore y turne nuevo oficio La Secretaria la Sección Activo Fijo, recibe los documentos (oficios ), elabora oficio informando que no proce la aclaración al titular la Unidad Médico Administrativa con copias a la Unidad Jurídica y Consultiva, Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 13 14

14 Unidad Contraloría Interna, Sección Conciliaciones l Departamento Servicios, Responsable Patrimonial y recaba firmas en el acuse El Responsable la Sección Activo Fijo, recibe acuse l oficio don se informa que se no proce la aclaración, espera y se conecta a la operación Cuando Si proce la documentación aclaración s, el Responsable la Sección Activo fijo prepara oficio con soporte (cambio adscripción, salida almacén, oficio retiro l sobrante) y entrega a la Secretaria esta Sección La Secretaria la Sección Activo Fijo, recibe los documentos (oficios con soportes), para la aclaración parcial o total, elabora y turna oficio a la Unidad Jurídica y Consultiva con copias a la Unidad Contraloría Interna, Sección Conciliaciones Activo Fijo l Departamento Servicios (para su registro), Responsable Patrimonial, y a la Unidad Médico Administrativa (para su conocimiento, afectación y actualización), recaba firma en el acuse l oficio y archiva para su control. Termina Procedimiento Lic. Narciso Balras Santiago Subdirector Adquisiciones y Servicios Jefe l Departamento Servicios Fecha Revisión 30 Noviembre 2006 Página 14 14

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