PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

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1 Página: 1 de 9 1. Objetivo del procedimiento: Retirar de servicio los bienes inservibles u obsoletos de todas las sedes de la SDIS, optimizando el espacio de las dependencias y áreas operativas y consolidando una base de datos de inventarios actualizada, veraz y confiable 2. Glosario: Baja: Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros, de acuerdo con la tipificación que se le haya dado. Baja de bienes Propiedad, Planta y Equipo; Son aquellos bienes que estando en servicio se decide que ya no son útiles por alguna razón. Vale la pena aclarar que no siempre es indispensable el ingreso físico de los bienes a la bodega para tramitar su baja. Esto es, que por razones de espacio, características del bien (volumen, peso, etc.), físicamente no puedan ingresar a la bodega, los registros de almacén y contabilidad independientemente del ingreso físico, se realizarán cumpliendo con lo establecido para el cumplimiento del objetivo baja - mediante el Comprobante de Reintegro al almacén. Obsoleto: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos. Vida Útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.

2 Página: 2 de 9 3. Condiciones Generales 1. Los bienes inservibles son aquellos que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad. Igualmente en este Equipo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente como servibles no útiles u obsoletos para la entidad con opción de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo análisis y concepto técnico; donde se demuestra que después de agotados los procedimientos de traspaso o enajenación, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta. Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias: Inservibles por daño total o parcial: En este Equipo se consideran aquellos elementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidad Inservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la entidad. Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminación, caso los medicamentos, libros archivados desde hace mucho tiempo o bienes muebles. El mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas y contra la conservación del medio ambiente. 2. Si un bien presenta daños durante el período de garantía, el responsable del mismo debe informar oportunamente al supervisor del contrato con copia a Apoyo Logístico, para que se haga la reclamación oportuna al Proveedor. 3. Todos los bienes que sean objeto de baja en cualquier subdirección programa o proyecto, deben corresponder estrictamente al reporte inicial generado en el levantamiento físico de inventarios. Por tal motivo el reporte inicial debe realizarse minuciosamente y suministrarse oportunamente al Equipo de almacén e inventarios con las cantidades reales de los elementos a dar de baja. 4. Adjunto a este procedimiento se encuentran dos instructivos para la baja de bienes inservibles por consumo controlado y por caso fortuito, adicional un instructivo para todos los traslados de los bienes de la SDIS

3 Página: 3 de 9 4. Ubicación del procedimiento en el proceso y relación con otros procedimientos y procesos: (Diagrama General) PROCESOS SDIS SUBDIRECCIONES LOCALES Solicitud de baja de bien BAJA DE BIENES INSERVIBLES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Comprobante de baja de bien PROCESOS SDIS SUBDIRECCIONES LOCALES

4 Página: 4 de 9 5. Diagrama de flujo de las actividades del procedimiento

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8 Página: 8 de 9 Convenciones Inicio y fin de procedimiento Actividad Actividad con documento Alternativa Punto de Control Conector a procedimiento Conector a Actividad Conector a Página 6. Aclaración de las actividades: 1. El oficio de estar firmado por el coordinador administrativo local y subdirector local indicando: placa de inventario, descripción de los elementos a dar de baja, ubicación de origen, nombres del responsable del bien estado del bien, valor unitario, justificación de la baja. 5. El informe se presentará ante el comité de inventarios quien informará a la Dirección de Gestión Corporativa para que se adelante el estudio disciplinario correspondiente. 7. El acta de valorización debe llevar firma del responsable de los bienes, coordinador administrativo de la subdirección local a la que pertenecen, subdirector local, delegado de inventarios que hizo la verificación y responsable de almacén e inventarios. 11. Este oficio se hará previo a Convocar al comité de inventarios para determinar el destino final de los bienes que pues ser (traspaso, remate o venta) 12. Anexando la relación de los bienes y documentos soporte para el acto administrativo 15. El acta será firmada por el responsable de almacén e inventarios y las personas que intervinieron en el proceso. 17. Las copias del comprobante se distribuirán así: Original para Equipo de almacén e inventarios, copia para contabilidad. 7. Posibles productos y/o servicios no conformes Para aquellas actividades que deban cumplir con ciertos criterios para ser aceptadas, se deben hacer explícitos dichos criterios, la dependencia responsable de revisarlos, la posible no conformidad si no se aplican, cómo tratar la no conformidad en caso de presentarse, quién debe tratarla, cómo debe tratarla y qué evidencia debe dejar de ello) y relacionarla en la siguiente tabla: No PRODUCTO/ SERVICIO CRITERIO DE ACEPTACION RESPONSABLE POSIBLE NO CONFORMIDAD TRATAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO VERIFICACIÓN DEL TRATAMIENTO REGISTRO Y /O DOCUMENTO 2 Documentos anexos Completitud: contenida en los documentos anexos es completa de acuerdo a lo Apoyo Logístico/Responsabl e de almacén e inventarios contenida en los documentos anexos es incompleta Revisión de los documentos anexos Apoyo Logístico/Responsable de almacén e inventarios Verificación de la completitud de los documentos anexos Documentos anexos

9 Página: 9 de 9 requerido 4 13 Estado físico de los bienes Proyecto de resolución Coherencia: contenida en los documentos anexos es coherente con la solicitud realizada Coherencia: El estado físico actual de los bienes es coherente con lo expuesto en la solicitud Coherencia: contenida en el proyecto de resolución es coherente frente a lo reglamentado por la ley Confiabilidad: contenida en el proyecto de resolución debe ser confiable con respecto a su contenido y forma Apoyo Logístico/Responsabl e de almacén e inventarios Apoyo Logístico/Equipo de almacén e inventarios Oficina Jurídica Oficina Jurídica contenida en los documentos anexos no es coherente con la solicitud realizada El estado físico actual de los bienes no es coherente frente a o expuesto en la solicitud contenida en el proyecto de resolución no es coherente frente a lo reglamentado por la ley contenida en el proyecto de resolución no es confiable con respecto a su contenido y forma Revisión de los documentos anexos Revisión del estado físico de los bienes Revisión del proyecto de resolución Modificar el proyecto de resolución Apoyo Logístico/Responsable de almacén e inventarios Apoyo Logístico/Equipo de almacén e inventarios Oficina Jurídica Oficina Jurídica Verificación de la coherencia entre los documentos frente a la solicitud realizada Verificación del estado físico de los bienes referente a lo expuesto en la solicitud Verificación del proyecto de resolución frente a la normatividad vigente Verificación del proyecto de resolución Documentos anexos Proyecto de resolución Proyecto de resolución NOMBRE ELABORO REVISO APROBO Deyanira Perdomo Cuéllar- Marleny JAVIER AUGUSTO ME DINA JAVIER AUGUSTO ME DINA PARRA Gómez-José Alejandro Mendoza PARRA CARGO Consultora Contrato 2311/09-Profesional Apoyo Logístico-Asesor Apoyo Logístico Subdirector Administrativo y Financiero Director de Gestión Corporativa (E)

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