DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA Y UNA HERRAMIENTA PARA LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS DE INGENIERÍA

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1 DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA Y UNA HERRAMIENTA PARA LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS DE INGENIERÍA Autor: Villarroya Borda, Marta. Director: Muñoz García, Manuel. Entidad Colaboradora: ICAI Universidad Pontificia Comillas. RESUMEN DEL PROYECTO El Project Management Institute define la gestión de proyectos como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos. Para que la gestión de proyectos sea satisfactoria es imprescindible partir de una planificación coherente y que permita alcanzar los objetivos del proyecto optimizando la asignación y coste de recursos. Los objetivos del proyecto consisten en estudiar las técnicas existentes para la planificación de proyectos, realizar una herramienta informática de ayuda a la planificación, desarrollar un procedimiento de trabajo y validar la aplicación con dos proyectos reales de ingeniería, uno constructivo y uno informático. A la hora de realizar la planificación temporal de un proyecto y su asignación de recursos existen diversas técnicas que se pueden utilizar, pero sin embargo no existe una metodología propiamente dicha, que indique los pasos a seguir para obtener una planificación de proyectos óptima. Estas técnicas se dividen entre las genéricas para cualquier tipo de proyecto y las específicas para una disciplina concreta de ingeniería. Las técnicas genéricas consisten en realizar un árbol de descomposición de las tareas que componen el proyecto, secuenciar y estimar la duración y responsables de estas tareas y, a partir de estos datos, calcular un plan inicial que consiste en determinar las fechas en las que se debe realizar cada tarea para poder finalizar el proyecto en el tiempo acordado y, una vez determinadas estas fechas, asignar los recursos disponibles a cada tarea. El árbol de descomposición de tareas, también llamado Estructura de la División del Trabajo se trata de una estructura jerárquica con un nodo raíz que representa el proyecto y de él cuelgan las diferentes tareas que aumentan su detalle a medida que se desciende en el árbol. Esta descomposición permite dividir el proyecto en tareas más manejables para que, de esta manera, sea más sencilla su planificación, asignación de recursos y gestión.

2 Una vez identificadas las tareas que deben ejecutarse para desarrollar el proyecto se debe establecer el orden adecuado a la hora de ejecutarlas, ya que existen restricciones impuestas por las relaciones entre las tareas.el siguiente paso consiste en estimar el coste y duración de cada uno de los paquetes de trabajo. Para realizar esta estimación se sigue una aproximación bottomup, estimando el coste y duración de cada paquete de trabajo de manera individual. El siguiente paso consiste en elaborar un plan inicial que muestre el orden y fechas en las que se va a realizar cada uno de los paquetes de trabajo que componen el proyecto mediante la técnica PERT. Esto permite conocer el camino crítico, es decir, aquel en el que si se retrasa una de las tareas que lo compone se retrasa el fin del proyecto. El último paso consiste en identificar los instantes del proyecto en los que las necesidades de recursos causarán problemas para, de esta manera, modificar el instante en el que se ejecutarán ciertas actividades no críticas de acuerdo a su holgura. Las técnicas específicas de los proyectos constructivos consisten en la realización del presupuesto. En este tipo de proyectos el coste viene determinado fundamentalmente por los materiales empleados en la ejecución de la obra, para determinar estos costes la obra se debe dividir de una manera jerárquica en una serie de partidas de obra que reflejen las actividades a realizar para conseguir realizar la obra. Para cada una de las partidas de último nivel se deben detallar los materiales necesarios para su ejecución y obtener su presupuesto multiplicando cada uno de estos materiales por su precio unitario. Una vez obtenidos los presupuestos de cada partida de obra de último nivel, se irán agregando hasta obtener el presupuesto final de la obra. Los proyectos informáticos disponen de técnicas específicas para realizar el cálculo de los recursos humanos necesarios para su ejecución. Existen dos técnicas diferentes, Puntos Función y COCOMO II, ambas se apoyan en una serie de tablas que asignan diferentes pesos a ciertas características del sistema que se han de valorar para obtener su estimación de personal necesario. La técnica de Puntos Función obtiene las horas hombre necesarias para llevar a cabo la ejecución del proyecto, mientras que COCOMO II calcula los meses de trabajo de una persona trabajando a tiempo completo necesarios para desarrollar el proyecto. La herramienta informática desarrollada tendrá como principal objetivo servir de ayuda a la planificación de proyectos de ingeniería. Para ello deberá estar optimizada para que el usuario deba introducir la mínima información necesaria para poder obtener la planificación final del proyecto. Además servirá de interfaz con Microsoft Project y con herramientas específicas de proyectos de ingeniería constructiva e informática, esto servirá para que los usuarios tengan que introducir la información del proyecto una única vez, lo que impide la existencia de errores o incongruencias entre los datos.

3 La aplicación se apoyará en unos datos de partida aportados por el usuario y por la metodología desarrollada en este proyecto basándose en las técnicas genéricas y específicas de planificación de proyectos. Esta herramienta transformará los datos para generar una planificación en Microsoft Project y preparará los datos para una posible conexión con herramientas informáticas para la generación de presupuestos en el caso de proyectos constructivos o estimación de recursos humanos necesarios en el caso de proyectos informáticos. El último paso de este proyecto consiste en proponer una metodología de desarrollo de proyectos informáticos basada en el criterio de la mínima información. Al utilizar metodologías que requieren introducir mucha información se emplea en ello tiempo y recursos que se podrían desviar a otras tareas que necesiten mayor intervención humana que la planificación de proyectos, lo que supone un ahorro importante del coste del proyecto. Actualmente existen diversas metodologías para proyectos de ingeniería, todas independientes entre sí, pero no existe una metodología que analice las características comunes de estos procedimientos. Al analizarlo se observa que se puede conseguir una única metodología para el desarrollo de proyectos de ingeniería que se base en esa parte común de todas las disciplinas y luego se ramifique en función de la especialidad del proyecto a desarrollar. Esta estandarización es muy beneficiosa ya que así los encargados de realizar las planificaciones de los proyectos se pueden especializar más en éstas áreas mediante un método de trabajo estructurado, lo que les permitirá adquirir mayor experiencia y obtener mejores resultados empleando menos tiempo en su desarrollo. Los pasos a realizar por esta metodología son definir los objetivos y alcance del proyecto, definir los diferentes roles que deben intervenir en el proyecto mediante la creación de un equipo de trabajo, estudiar las diferentes características de las tareas que componen el proyecto y las dependencias que existen entre ellas mediante las llamadas matrices de dependencia. Una vez analizadas estas características se procederá a realizar cuadros resumen de cada una de las tareas que facilitarán la planificación del proyecto. El siguiente paso consiste en determinar un flujo de actividades que reflejen las dependencias existentes entre todas las tareas y por último realizar un diagrama de tiempos donde quede representada la duración de cada una de las tareas y se observen las relaciones existentes entre ellas.

4 DEVELOPMENT OF A METHODOLOGY AND AN APPLICATION FOR ENGINEER PROJECT PLANNING The Project Management Institute defines the Project management as the application of knowledge, abilities, techniques and resources to any project activity to fulfill all its requirements. To accomplish the project management, it is needed a coherent initial schedule that allows an optimum resource assignment that minimizes costs. This Project consists in studying the existing techniques involving the project scheduling, developing a computer application that helps scheduling, building a work procedure and validating the application with two real engineering projects, one is constructive project and the other one is a project of information technologies. When dealing with a projects schedule and its resource assignment, there are several useful techniques but there is no official methodology which leads you to a successful project schedule. There are two kinds of techniques, generic ones, which help in any kind of project, and the more specific ones to each engineer area. The generic techniques consists in build a work package tree and sequences them, for each work package you must define the person responsible for it and its duration. With this information an initial schedule can be estimated, with the start and finish dates of each work package defined, depending on the amount of time given to finish the project. When this dates are determined, the resources can be assigned to each work package. The work package tree, known as Work Breakdown Structure, has a top down structure with a root node that represents the project, from the root, the lower you go on the tree the more specific the work package is, this way the project can be handled easier and the project schedule, resource planning and the management will be more exact. Once the work packages are identified, the next phase is to settle these packages in the proper execution order, taking into account that there are several restrictions between them. Next step is to estimate the cost and duration of each work package, this estimation is reached with a bottom-up sequence, estimating the cost and duration of each specific work package.the next step is to build a initial plan that shows the order and dates in which each work package will be done, this can be made with the PERT technique. This technique, allows to visualize the critical path, which is a juncture of work package that cannot be delayed, otherwise the whole project will delay as well. The last step is to identify the specific moments where the resource needs can cause problems, this way the non-critical work package can be delayed or advanced taking into account the schedule restrictions.

5 The specific techniques of the constructive kind projects are to develop a budget. In these projects, the cost is directly determined by the materials used in the project, to determine this cost, the project must be divided in a hierarchical way into a series of work units, that show the work activities needed to accomplish them. The materials used must be determined for each one of the last level series, and obtaining the actual cost by multiplying each material unitary cost for the total amount of material needed. Once obtained each series cost, the final budget will be estimated by adding each of them. The information technologies projects have their own specific way of estimating the human resources needed for the execution of any project. There are 2 different techniques, function points and COCOMO II, both of them lay on a series of forms, which assign weights on the different characteristics of the whole system that must be evaluated to estimate the human resources needed. The function points technique results in the hours per men needed to execute the project, whereas COCOMO II estimates the work in months needed for a single worker to accomplish the project. The developed application s main target is to help in the scheduling of engineer projects. It will only be needed for the final user to introduce a minimum quantity of information for the application to build the projects schedule. It will also work as a useful interface with Microsoft Project and other specific engineering applications, this way the end user will have to introduce the information only once, avoiding errors or inconsistent data. The application, with the information introduced by the user, the methodology used in the project and using the generic and specific techniques, will modify the information to generate a schedule in Microsoft Project and will prepare the data for a possible connection to any informational system, to generate budgets in constructive projects or to estimate the human resources needed in the information technologies projects. The last thing to do is to develop a methodology of information technologies project based in the minimum information criteria. When using a methodology that requires high level of information to work, the time and resources used on it could be used in other activities that need more human resources than the project scheduling which would result in costs reductions as well. Nowadays, there are several methodologies for engineering projects, all of them are totally independent from each other, but there is no methodology that analyses the common parts of all this procedures. When studying this fact, it is obvious that a common methodology can be reached and that it can be modified so that it specializes in each kind of engineering project.

6 This standardization can be very profitable, because the engineer in charge of the schedule can specialize more in this area using a more structured work method, acquiring more experience which would reduce the time used in this activity. This methodology has these stages, defining the project targets and reach, defining the different roles needed in the project creating a work team, studying the different characteristics of the project activities and the restrictions between them through the dependency matrix. Once these dependences have been studied the next step would be to fill some summarizing activity forms that can help in the project scheduling. Next phase defines the activity flow, that reflects the dependences between all the project activities and at last, build a timing diagram where the duration and relations of the activities can be seen.

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