DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Biblioteca y Documentación Científica DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE BIBLIOTECA Y DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA

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1 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Biblioteca y Documentación Científica DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE BIBLIOTECA Y DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA viembre 2014

2 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Biblioteca y Documentación Científica SÍMBOLOS viembre 2014

3 BG01: ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS De oficio A solicitud del usuario (peticionario o donante) o de oficio (cualquier unidad de la BG). A solicitud Recepción de la solicitud de adquisición de producto o de aceptación de donación En caso de aceptación de la solicitud el usuario a través de la intranet puede hacer el seguimiento Alep h Actualización estado solicitud Análisis y evaluación de la solicitud Procede la adquisición/ donación? Donación Adquisición / Reposición Selección del proveedor Criterios de asignación: - Tiempo de entrega. -Costes. - Servicios complementarios. ÁREA EDITORIAL UPV AEUPV01: Venta de publicaciones tificación al usuario Recepción y registro del producto Disponibili dad? Adquisición interna en la UPV o externa? Solicitud del producto? Suministro del producto y factura o información de no disponibilidad Externa Interna UPV - Instituciones externas -Empresas proveedoras de tecnología -Empresas proveedoras de recursos de información Con factura Adquisición producto nuevo BG02: CATALOGACIÓN Sin factura Gestión de facturación Envío de factura y documento de Adquisición de obligaciones Serpis SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA SGE02: Gestión de gastos Versión 04 - viembre 2014

4 BG02: CATALOGACIÓN A solicitud del usuario (Entidades UPV), o de oficio (inicio desde BG01 por el Servicio de Adquisiciones de la BG). A solicitud del usuario Recepción de la solicitud de catalogación de documentos De oficio Aporta factura? Entrega de factura Solicitud de factura Creación de registro bibliográfico (RB) Catalogación propia Catalogación de RB Precatalogado (desde BG01) Importado Revisión de la importación Los registros pueden proceder de: -Editores. - Distribuidores. - Servidor Z39.50 procede en caso de recursos electrónicos Revisión de la precatalogación procede en caso de recursos electrónicos Asignar signatura, si procede Asignar signatura, si procede Validación del registro Inclusión para su visualización del RB en OPAC (Online Public Access Catalog)

5 BG03: PUESTA A DISPOSICIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA COLECCIÓN Asíncrono en caso de primera puesta a disposición. ncrono en caso de mantenimiento. - Sellado - Tejuelado - Magnetizado Puesta a disposición Proceso físico de marcado Mantenimiento de la colección Inventario (Cada un año y/o 3 años) Expurgo Detección vía: - Observación del propio personal de BG. - Información de los usuarios. Revisión (continua) Ejemplares deteriorados? Ordenación (diaria) Cotejo de los ejemplares con la BD Bibliográfica Préstamo a cabina o a encuadernación Reparación de ejemplares deteriorados BG03P01 Revisión de la colección Retirada selectiva de documentos obsoletos Condiciones de filtrado: - fecha de edición, selectiva por materias. - nº de préstamos en los últimos años. - si es ejemplar único o no. Retirada de las salas de libre acceso a depósito de BG o destrucción BG01: ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Nueva adquisición de ejemplar para su reposición Hay que reponer ejemplar? Ordenación de los ejemplares fuera de ubicación en la estantería Asignación o actualización de estado de proceso/ ubicación - Físicamente: colocación en la estantería. - Informáticamente: disponible en.

6 BG03P01: REPARACIÓN DE EJEMPLARES DETERIORADOS Sencilla reparación Compleja y/o encuadernación Reparación del ejemplar Realizada por el personal de la BG Solicitud de reparación y/o encuadernación Empresas de edición impresa y reprografía Recepción del ejemplar reparado y/o encuadernado Revisión del estado del ejemplar Devolución del ejemplar reparado

7 BG04: CIRCULACIÓN DE LA COLECCIÓN Monografías Publicación periódica A solicitud del usuario En colección y prestable?, en colección, en colección no prestable, en colección y prestable Disponible y accesible? tificación al usuario: documento de sólo lectura en sala Sólo autorizados En colección? Reserva Solicitud de préstamo interbibliotecario y acceso al documento BG04P01 En el caso de que el usuario renuncie, la Biblioteca en su nombre libera el documento. Solicitud UPV Préstamo BG04P02 Solicitud instituciones externas Según normativa de préstamo Envío del artículo Reclamación: Cada 3/5 días envío recordatorio Envío de carta por correo postal aleatoriamente Renovación del préstamos o Reclamación Devuelto? Volver a disponible Préstamo interbibliotecario y acceso al documento BG04P03 tificación periódica de gastos

8 BG04P01: SOLICITUD DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO Solicitud UPV Solicitud instituciones externas Selección de proveedor Cursar solicitud Entidades UPV Instituciones externas Empresas Respuesta negativa Recepción del documento Respuesta positiva Posibilidades tificación y entrega al usuario Sin respuesta en plazo o último intento fallido tificación al usuario: respuesta negativa

9 BG04P02: PRÉSTAMO Lectura del código de barras del carné del usuario En el caso de solicitud interna el carné es personal. En el caso de solicitud externa el carné es institucional. Lectura del código de barras del documento Incluye anexos? Los desea en préstamo? Lectura del código de barras de los anexos Desmagnetización del documento Solicitud UPV Modo de entrega Solicitud Instituciones externas Entrega del documento al usuario Entrega del documento al responsable del Préstamo Interbibliotecario Se enlaza con BG04P03: Préstamo Interbibliotecario y acceso al documento

10 BG04P03: PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO Registro de entrada de la solicitud GTBIB Búsqueda del documento Disponibili dad en colección? Reproducción digital / papel Envío - Soporte digital vía ARIEL (correo electrónico). - Soporte papel vía correo postal. Registro de salida GTBIB tificación al usuario

11 BG05: MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DIGITAL Mantenimiento realizado para la gestión de libros electrónicos, revistas electrónicas, bases de datos y recursos web, con el apoyo del ASIC. A solicitud del usuario, o de oficio. Operaciones sobre recursos Evaluación del recurso Operaciones de mantenimiento externo Operaciones sobre la herramienta Base de datos de recurso Colecciones de revistas y libros electrónicos o recursos web SFX PRIMO CENTRAL Actualización, mantenimiento y descripción en su caso, de fuentes y destinos Si procede, descripción del recurso,registro en Solicitud de mantenimiento en base al contrato firmado - Empresas de asistencia técnica. - Empresas de provisión de software. - Empresas de provisión de recursos de información. Empresas ALEPH Actualización y si procede, descripción Si procede, descripción del recurso Mantenimiento realizado y control de suscrpciones PRIMO Realización de las operaciones Cambios en: - Estructura de la información. - Actualizaciones de software, interfaz. - Versión de la aplicación - Gestión de incidencias -... Publicación en PoliBuscador, si procede Requiere comunicación con el usuario? BG06: RELACIÓN CON EL USUARIO

12 BG06: RELACIÓN CON EL USUARIO USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES A solicitud del usuario o de oficio De oficio A solicitud del usuario Encuestas Formación Información dinámica Realización de encuestas y análisis de resultados Mantenimiento del sistema de ticias, vedades y Web Con apoyo de: CFP, ICE y Empresas en función del tipo de curso Formación, sólo a solicitud del PDI Solicitud de un servicio Información de los servicios de la BG y formación de usuarios Preguntas de referencia Respuesta a comunicaciones recibidas Ejecución o denegación de la solicitud del servicio solicitado Gregal Comunicaciones: quejas, incidencias, sugerencias, preguntas,etc. Versión 02 - Enero 2010

13 BG07: APOYO A LA DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA Desde AEUPV2, a solicitud del usuario, o de oficio. Se crea un perfil en Google Analytics para tener estadísticas de las visitas a la revista Desde AEUPV02 (Servicio Polipapers) Configuración de la revista junto con el editor científico Publicación de la revista A solicitud Recepción de la solicitud y análisis GREGAL De oficio - Senia (Biblioteca responde) -RiuNet (correo electrónico) Análisis / Búsqueda de contenido Fuentes RiuNet: - Servicio de alumnado (Tesis) - Área de editorial (Tesis,... ) -ICE y ASIC (Docencia en red) - Escuelas (Trabajos académicos) - Vic. Investigación (SENIA) Fuentes Senia: - Bases de datos multidisciplinares Senia Asesoramiento técnico RIUNET Riunet Alta normalizada de congresos y revistas BG07P01 PoliPapers Publicación del número Difusión Conservación Está autorizado para depositar? Existe la colección adecuada? Firma de contrato de cesión de derechos y alta de permiso Creación y configuración de la colección RIUNET Se trabaja con el ASIC como proveedor de servicios Se crea Workflow (perfiles: submitter,, revisor, admin ), platilla para los registros Si procede, asesoramiento y formación Correcta Generación del depósito delegado o autoarchivo por parte del usuario RIUNET Incorrecta para modificar Difusión y mantenimiento Revisi ón Incorrecta y rechazada Rechazo y eliminación de la base de datos RIUNET Versión 1 - Abril 2014

14 BG07P01: ALTA NORMALIZADA DE CONGRESOS Y REVISTAS USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES Hasta datos correctos y completos Datos correctos/ completos? Subsanación de errores Solicitud de datos adicionales de Alta Congresos Revistas Existe congreso? Comprobación de datos y creación de alta revista normalizada ISSN Portal Está normali zado? Creación congreso anual normalizado Creación congreso general normalizado Fuentes documentale s externas Versión 1 - Abril 2014

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