MUNICIPIO DE SUBACHOQUE CUNDINAMARCA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL AÑO 2013

Transcripción

1 MUNICIPIO DE SUBACHOQUE CUNDINAMARCA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL AÑO

2 ASPECTOS GENERALES DEL MUNICIPIO MISIÓN: El Municipio de Subachoque, es una entidad territorial de la división política y administrativa del Estado, cuya misión es asegurar el desarrollo integral del municipio, el bienestar general y el mejoramiento continuo de la calidad de vida de sus habitantes, a través del ejercicio de las competencias y funciones de carácter constitucional y legal, la óptima utilización de los recursos en la oportuna y adecuada satisfacción de las necesidades y demandas sociales, en términos de oportunidad y efectividad. VISIÓN: El Municipio de Subachoque será un municipio verde, agropecuario, ecológico y productor de bienes y servicios agropecuarios y ambientales especialmente de recurso hídrico que será fuente económica de ingresos para el Municipio OBJETIVO: El Municipio de Subachoque tiene como objetivo general garantizar la el bienestar general y el mejoramiento continuo de la calidad de vida de su población; para lo cual direccionará las políticas administrativas, sociales, económicas y de ambiente, así como la gestión de todos sus empleados y los recursos y acciones de todo orden, bajo los principios de eficiencia, eficiencia, publicidad y transparencia, moralidad, responsabilidad e imparcialidad

3 RESEÑA HISTORICA Subachoque que en lengua chibcha significa Frente de Trabajo o Frente al Trabajo, en el habitaron los pueblos aborígenes Subachoques y Chingas, los cuales pertenecieron a las tribus indígenas Chibchas y Muiscas. En los primeros años de la Colonia, la Real Audiencia adjudico tierras en el valle de Subachoque a algunos Colonos Españoles, quienes para el año de 1594 ordenaron el desplazamiento de los Subachoques al hoy Municipio de Tabio y los Chingas a la Población de Tenjo. Con el traslado de estas comunidades, el valle de Subachoque quedó bajo el dominio Español. Transcurridos cincuenta años, los descendientes de las antiguas comunidades aborígenes, escaparon de la encomienda de Tabio y regresaron a Subachoque a trabajar como sirvientes, para luego dar origen a una nueva familia mestiza (cruce de españoles con chibchas) que serían los encargados de poblar esta zona. Tiempo después, y para el año 1754, el valle de Subachoque era habitado por unas 750 personas. Por esta misma época, el doctor Jacinto Roque Salgado y Zubieta ordeno edificar una capilla en el Hacienda Las Puertas que se denominó San Miguel de la Puerta, la cual dio inicio a la fundación que hoy es el Municipio de Subachoque, el 16 de marzo El municipio de Subachoque cuenta con 238 años de historia y evolución; con 211Km2 de extensión y una población de personas (proyección DANE para el año 2012). Cuenta aún con un carácter eminentemente rural que hace de sus recursos naturales, la calidad de las tierras y la belleza del paisaje uno de los patrimonios más preciados por propios y extraños. Vías de acceso: Cuenta con vías de acceso al municipio en buen estado, puede ingresar por las siguientes vías Terrestres: Vía Puente de Piedra Subachoque. Subachoque El Rosal. Subachoque - La Pradera. Subachoque Tabio. Subachoque Tenjo Limita con los siguientes Municipio: Oriente: Tabio y Tenjo; Norte Zipaquira; Occidente San Francisco, Pacho y Supata; Al Sur Madrid y el Rosal

4 ESTRUCTURA DEL MUNICIPIO REPÚBLICA DE COLOMBIA ESTRUCTURA ORGÁNICA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL SUBACHOQUE Empresa de Aguas y Aseo de Subachoque AAS S.A. ESP Despacho Alcaldía Instituto de Deporte, Cultura y Turismo de Subachoque IDCTS Oficina de Control Interno Secretaría de Gobierno Secretaría de Planeación Secretaría de Desarrollo Social Secretaría de Ambiente y Competitivid ad Secretaría de Obras Públicas Secretaría de Hacienda Inspecció n de Policía Dirección de Urbanismo Comisaría de Familia UMATA La Administración Municipal de Subachoque en el nivel central está conformada por el Despacho de la Alcaldía, la Oficina de Control Interno, seis (6) Secretarías de Despacho y cuatro (4) dependencias especializadas. ESTRUCTURA DE CORRESPONDENCIA El Municipio de Subachoque dentro de su estructura orgánico funcional, cuenta con el área de correspondencia, definida como la unidad de atención al usuario, encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, esta área cumple con el desarrollo de las fases de producción y/o recepción de trámites, distribución y consulta del programa de gestión documental, el área de correspondencia cuenta con el personal suficiente y debidamente capacitado, los mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios, que permiten recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicio de mensajero, fax, correo electrónico que facilitan la atención a las solicitudes y cumplimiento de los objetivos de las entidades

5 GENERALIDADES La Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado, la administración de justicia, son testimonio de los hechos y de las obras, documental la personal, los derechos y las instituciones La Ley 594 de 2000, en su artículo 21. Contempla que todas las entidades del orden Nacional, Departamental y Municipal, deberán elaborar el Programas de Gestión Documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Así mismo, el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, que comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de documentos. Para la elaboración del Programa de Gestión Documental, se conto con la participación de la Secretaria General y de Gobierno y de la persona que tiene a cargo el archivo de la entidad

6 PROPOSITO Teniendo en cuenta las políticas de la administración pública, en cuanto a que sea más ágil, eficiente y transparente, el Municipio de Subachoque, está interesado en formar parte del proceso de modernización, por eso una finalidad es crear la administración documental disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso y en el servicio al ciudadano como fuente de Historia. Ya que los archivos que genera cualquier empresa sea cual sea su función nos puede nutrir de una Gran Cultura, y mencionados documentos nos pueden ser de gran utilidad para la toma de decisiones basadas en los antecedentes que reposan en cada base de datos. Por eso todas las personas que laboramos en una empresa somos responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos que creamos y obtenemos, para así brindar a las personas que necesiten mencionada información una forma fácil y concreta al consultarlos. MARCON LEGAL CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA Leyes. Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental. Artículo 2, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica Ley 594 de 2000, Artículo 5 de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y

7 el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos y los siguientes artículos: Artículo 6, Artículo 21, Artículo 22, Artículo 25, Artículo 26. Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica. Que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del país Ley 1437 de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y fuerza probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónico su validez y fuerza probatoria así como sobre el expediente y archivos electrónicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema Nacional de Archivos. Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6 0 y 9 0, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado. Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 4 0 y 14 0 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública. Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes. Otras Aplicables LEY 80 DE Crea el Archivo General de la Nación de Colombia. LEY 80 DE (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa. LEY 4 DE Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE Sobre protección del patrimonio documental y artístico

8 LEY 45 DE (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios. LEY 40 DE Sobre registros y reformas civiles de las personas. LEY 14 DE Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. LEY 163 DE Sobre protección de patrimonio cultural. LEY 39 DE Sobre microfilmación y certificación de archivos. LEY 23 DE Regula archivos de las historias clínicas. LEY 23 DE Sobre derechos de autor. LEY 57 DE Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. LEY 63 DE Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales. LEY 6 DE 1992 (Art.74). Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios. LEY 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República. LEY 44 DE Sobre derechos de autor, funcionarios públicos. LEY 136 DE Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios. LEY 270 DE Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95). LEY 527 DE Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. LEY 594 DE Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. LEY 610 DE Responsabilidad Fiscal (Arts.20 reserva y expedición de copias. Arts. 60 Boletín de responsabilidades fiscales). LEY 640 DE Conciliación ante servidores públicos (Art 15, archivo constancia, actas y antecedentes de audiencias de conciliación) LEY 734 DE Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21)

9 LEY 795 DE Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera (Artículo 22). LEY 951 de Acta de Informe de Gestión.(proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado Colombiano, al término e inicio del ejercicio de un cargo público). LEY 962 DE 2005 Anti trámites. (Arts. 3 inciso3, Acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y la Leyes) y Art. 28. LEY 975 DE Ley de Justicia y Paz (Capítulo X "Conservación de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos, Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos). LEY 1105 DE 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 "régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional" (Arts. 25, parágrafo 1o. Archivo de procesos y de reclamación de soportes) Decretos. Decreto Ley 019 de enero de 2012 Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de 1954: Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos. Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115). Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5). Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Artículo 633). Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes

10 Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11). Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio. Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29). Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62). Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9 información laboral empleados). Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica. Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 2578 del 13 de diciembre del Decreto No del 14 de diciembre del Por el cual se reglamenta el Título V de la ley 594 del 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley, 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 2482 del 3 de diciembre del Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estado

11 Circulares y Acuerdos del Archivo General de la Nación. Circular Externa No 005 de Prohibición para Enviar los Originales de Documentos de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Información Circular Externa No. 006 de Entrega de los Archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales Circular Externa No. 001 de Protección de archivos por ola invernal Circular 01 de 2012 Circular 02 de 2012 Circular 003 de 2012 Circular 004 de 2012 Circular 005 de 2012 Acuerdo No. 04 del 2013 Acuerdo No. 05 del 2013 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL El programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrumentos en los que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de gestión documental al interior de cada entidad, tales como: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, y disposición final de documentos. OBJETIVOS Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos como lenguaje para el funcionamiento de los elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyo decisivo para la transferencia y control de la gestión, garantía de los derechos individuales y colectivos. Facilitar la recuperación de la información rápida y oportuna. Mejorar la racionalización del papel y control de producción de documentos y trámites administrativos y normalizar los modelos y formatos para la producción de documentos. Optimizar recursos disponibles Simplificar trámites Modernización administrativa

12 Regular el manejo y organización de los sistemas de archivos teniendo en cuenta la finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y acceso. Para el cumplimiento de los objetivos de archivo, se debe tener un programa de capacitación a los funcionarios que les permita implementar los aspectos de gestión documental y organización de los archivos y manejo de procesos, así como tener una buena infraestructura que debe reunir las condiciones mínimas adecuadas para el funcionamiento siguiendo las recomendaciones del Archivo General de Nación en relación con las característica arquitectónicas, medio ambientales, espacios, distribución, área, ubicación, mobiliario y equipos. ESTRUCTURA ARCHIVISTICA En el Municipio de Subachoque, tiene bajo la dirección de la Secretaria General y de Gobierno la Coordinar los procesos de atención al usuario, correspondencia y gestión documental que garanticen la comunicación eficaz y oportuna, así como el registro, flujo y protección de la información oficial, cumple con las siguientes funciones: 1. Guardar y custodiar los documentos propios de cada secretaria, con el fin de que no se dañen, extravíen o se altere la información que en ellos se encuentren contenida. 2. Planificar, coordinar y dirigir las actividades de clasificación, ordenamiento y movilización de documentos. 3. Velar por la perfecta conservación de los documentos en existencia de los archivos de la Secretaria. 4. Proponer métodos, técnicas y procedimientos que permitan mejorar la eficiencia en el archivo de documentos. 5. Asegurar que los documentos asignados a las diferentes secciones de la unidad sean revisados, clasificados y organizados mediante técnicas adecuas con el fin de archivarlos y custodiar los originales correctamente. 6. Autorizar, supervisar y controlar los préstamos y reintegros de los documentos de archivo. 7. Asegurarse de la correcta actualización y automatización del archivo virtual. 8. Proponer proyectos de mejora continua, enfocados al mantenimiento, actualización, y corrección aplicable de métodos de archivo. 9. Coordinar con la unidad de planeación la evaluación de la gestión, la elaboración del plan operativo. 10. Ejecutar con efectividad en tiempo y forma la implementación de todos los planes operativos y sus funciones inherentes al área. 11. Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en materia de gestión documental

13 GRUPO INTERNO DE TRABAJO En la actualidad se cuenta con un Auxiliar Administrativo, encargado de la Unidad de Correspondencia y atención al ciudadano, una Técnica Administrativa, encargada del área de archivo y gestión documental. HERRAMIENTAS PARA LA GESTION DOCUMENTAL Acuerdo No 050 de diciembre de 2005, por medio del cual se aprueban las tablas de retención documental de la Alcaldía Municipal de Subachoque Concepto técnico sobre las tablas de retención documental, dado por el Concejo Departamental de Archivos. Decreto No 057 de 2003, Por medio del cual se crea el Comité Municipal de Archivo para el Municipio de Subachoque. Decreto No 049 de 2004, Por medio del cual se modifica el artículo segundo del Decreto 057 de Resolución No 005 de enero de 2006, Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Retención documental de la Alcaldía Municipal de Subachoque. Tablas de retención documental Tablas de valoración documental Decreto No 007 de febrero de 2006, Por medio del cual se crea el Consejo Municipal de Archivo de la Alcaldía Municipal de Subachoque. Decreto No 083 de noviembre de 2010, Por medio del cual se ajusta el Decreto que crea el Consejo Municipal de Archivo de la Administración Municipal. Resolución No 196 de octubre de 2011, Por medio de la cual se conforma el Comité de Archivo del a Administración Municipal, nivel central y se reglamenta su funcionamiento. Reglamento Interno de Archivo, (se encuentra de borrador)

14 Manual de Funciones Unidad de Atención al Usuario y correspondencia, Archivo Central. Resolución No 106 de abril de 2010, Por medio del cual se adopta el manual de Procesos y Procedimientos área de información, orientación y atención al usuario del Municipio de Subachoque. Decreto No 032 de mayo de 2012, Por medio de la cual se crea el Archivo General del Municipio de Subachoque. Resolución No 063 de mayo de 2012, Por medio de la cual se adopta las tablas de valoración documental del Municipio de Subachoque. Decreto No 036 de junio de 2012, por medio de la cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo del Municipio de Subachoque. En la actualidad esta Derogado. Decreto No xx de 2013, Por medio del cual se crea el Comité Interno de Archivo del municipio de Subachoque y se derogan los Decretos no 007 del 9/02/2006, Decreto no 083 de 2010 y 036 del 04/06/2012. Teniendo en cuenta que El Gobierno Nacional, expidió el Decreto 2578 del 13 de Diciembre de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictas otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Que en el Decreto 2578 de 2013, en su artículo 14 establece: Del Comité Interno de Archivo. Las Entidades Territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias Que para ello deben adoptarse criterios y técnicas de selección precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservación documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos en las entidades públicas. Que el Acuerdo No. 004 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las

15 tablas de valoración documental, en su artículo primero: Ámbito de aplicación. Establece: Las entidades del Estado del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar implementar y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación. Que el Acuerdo No 05 de 2013, por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones, en su artículo primero Ámbito de Aplicación establece: El presente Acuerdo aplica a todas las Entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital y municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por Ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas; y demás organismos regulados por la ley 594 de Que teniendo en cuenta la nueva normatividad la conformación del Comité Interno de Archivo de que trata el artículo 14 del presente Decreto, estará conformado de la siguiente forma: 1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; 2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico. 3. El jefe de la Oficina Jurídica; 4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente; 5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información. 6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión. 7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces. 8. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares. Funciones Del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo en las entidades territoriales tendrá las siguientes funciones:

16 1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística. 2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad, 3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro. 4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación. 5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de IQ Contencioso Administrativo. 6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad. 7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos. 8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos. 9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental. 10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad 11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos 12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente a al impacto de éste sobre la gestión documental y de información. 13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística. 14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico. 15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad. 16. Consignar sus decisiones en Actas' que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental. La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental

17 PARAGRAFO. Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero papeles, y demás aspectos de competencia de este Ministerio. DEFINICION E IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL La Gestión documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se desarrollas operaciones para el proceso de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Este programa lo interviene el área responsable a través del funcionario designado para tal fin. El sistema integral de gestión documental se ocupa de lo que sucede en la entidad a través del ciclo vital, es decir desde su nacimiento hasta su destino final.. Principios Archivísticos: Principio de Procedencia Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, este principio determina organicidad de un archivo. Este principio lleva a la precaución de no deshacer expedientes para agrupar sus partes en forma temática. Principio de Orden Original Hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo con la secuencia en que se originó el expediente y el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias propias de un trámite administrativo. PROCESOS ARCHIVISTICOS Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

18 PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios: a. Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. b. Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. c. Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. d. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. e. Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos

19 g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación h. Agrupación. Los documentos d archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. i. Vínculos archivísticos. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. j. protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información, registro de información. k. Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. l. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos m. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. o. Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados p. Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea)

20 q. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. r. Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son el concepto de archivo total el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes: a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información. ETAPAS DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:

21 a. Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características. b. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. c. Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. d. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, ó cualquier sistema de información. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos: a. Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis del proceso, análisis diplomáticos y su registro en el sistema de gestión documental. b. Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. c. Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimientos a los tramites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos d. Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. e. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para trasferir los documentos durante las fases de archivo, verificado la estructura, la validación del formato de generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos f. Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental

22 g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma d registro o almacenamiento. h. Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN: Generación de documentos de las distintas secretarias en cumplimiento de sus funciones. La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia y la normalización de la producción documental. Radicación de documentos: Procedimiento mediante el cual a través de la unidad de correspondencia, se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos que establece la ley. Registro de ingreso de documentos: Se controla el ingreso de documentos, siguiendo el orden cronológico de entrada de documentos provenientes de las dependencias, otra Instituciones o personas naturales. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Cuando se hace la recepción de documentos se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos El horario de atención al usuario en el Municipio es de: 7:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m., de lunes a viernes

23 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS REPÚBLICA DE COLOMBIA Definición: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Según el Acuerdo 60 de 2001, del Archivo General de la Nación, las comunicaciones oficiales son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio en que se utilicen. 8- DISPOSICION FINAL Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento. 7. CONSERVACION Conjunto de medidas preventivas y correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido 6. CONSULTA Acceso a un documento o grupo de documentos, con el fin de conocer la información que contiene 1. PRODUCCION Generación de documentos de las distintas dependencias en ejercicio de sus funciones PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 5. ORGANIZACIÓN Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de documentos 2. RECEPCION Conjunto de operaciones de verificación y control que las dependencias deben para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. 3. DISTRIBUCION Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario 4. TRAMITE curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de sus funciones administrativas Distribución de documentos externos 1.- Identificación de la dependencia destinataria 2- Clasificación y organización de las comunicaciones 3- Direccionamiento de los documentos las deferentes dependencias 4.- Registro y control de entrega de documentos recibidos Distribución de documentos internos 1- Identificación de la dependencia a quien la remiten 2. Registro y control de entrega de documentos Distribución de documentos enviados. Medio de distribución: personal, fax, correo electrónico, correo tradicional, apartado aéreo

24 Control de cumplimiento de documentos Métodos de empaque Peso Control de firmas y guías y planillas de entrega Control de devoluciones Registro de control de envío de documentos TRÁMITE DE DOCUMENTOS Definición: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para dar el trámite oportuno y las respuestas a las comunicaciones Recepción de solicitud o trámite Diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite Identificación del trámite Determinación de competencia, según función de la dependencia Establecer el tiempo de repuesta Respuesta. Análisis de antecedentes y compilación de información Proyección y preparación de respuesta Tramite a que haya lugar para culminar la respuesta ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Definición: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos, que comprende las siguientes acciones: Clasificación documental. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado

25 Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS De conformidad con el Acuerdo 050 del 5 de mayo de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII conservación de documentos, del Reglamento de Archivos sobre Prevención de deterioro de los doc. Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres. Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad). Limpieza de áreas y documentos Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones). Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, re almacenamiento (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el reporte oportuno) Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, (copias de seguridad, escáner de documentos más consultados. Principales factores de deterioro de los documentos Medio ambientales, bióticos, desastres, antropogénicos, temperatura, humedad relativa, luz y radiación solar, contaminantes atmosféricos y polvo FORMAS DE CONSERVAR LOS DOCUMENTOS La Restauración es el conjunto de procesos que se encargan de recuperar los soportes dañados en papel a causa de los diversos agentes de deterioro a los que son vulnerables. Esta tarea la ejecuta personal debidamente capacitado y logra devolver al documento su utilidad física y funcional