GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008

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1 1. OBJETIVOS Mantener ornados l archivo central y el archivo general acuerdo con la clasificación establecida, manera que se permita su fácil manejo y recuperación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos recibidos para archivo central y general. 3. REQUISITOS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO LEYES Ley LEYES INTERNOS CALIDAD DECRETOS Y RESOLUCION Decreto Acuerdo por medio I cual se crea y se organiza el sistema archivo general l municipio Montería Decreto por medio l cual se crea el consejo Municipal archivo l municipio Montería. NTCGP 1000: Control Control registros MECI 1000: Políticas Operación Procedimientos Controles Indicadores Manual Procedimientos Información Primaria Información Secundaria Sistemas Información

2 4. DEFINICIONES 4.1. Archivo Central: "En el que se agrupan transferidos por distintos archivos la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto consulta por las propias oficinas y particulares en general". Ley Archivo Gestión: Compren toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a asuntos iniciados. Ley Datos intificadores: información estructurada las unidas conservación que permite su fácil ubicación, consulta y transferencia Infraestructura tecnológica: el conjunto equipos cómputo, conectividad, software especializado y bases datos asociados a un sistema específico, en este caso, el Sistema Gestión Documental y Archivo la Alcaldía Montería Programa Gestión Documental: conjunto instrucciones en las que se tallan las operaciones para el sarrollo. procesos la al interior la Alcaldía Montería, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final Transferencia primaria: remisión inventariada las series es s Archivos Gestión al Archivo Central, para cumplir el correspondiente período conservación TRD: o Tabla Retención Documental; es el listado series, con sus correspondientes tipos es, a las cuales se asigna el tiempo permanencia en cada etapa l ciclo vital Unidad conservación: es el material terminado en el Programa Gestión Documental para almacenar l Sistema Archivo, por ejemplo: Carpetas, Cajas, tomos, Etc.

3 5. POLITICAS DE OPERACIÓN 5.1. Todos que hayan cumplido su ciclo vital berán remitirse a correspondientes archivos Los archivos tendrán un único responsable principal y un suplente, quienes tendrán la custodia recibidos Los archivos tendrán un sistema seguridad y acceso único controlado por funcionarios responsables archivo. 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO DEPENDENCIA Clasifica el documento según la Clasificar clasificación. N.A. Unidad 1. Hacer apertura responsable l carpetas archivo con base en su tabla retención. 2. Organizar Ornar según la serie o sub-serie, siguiendo el método preestablecido y en orn cronológico ntro la carpeta responsable l N.A. Unidad

4 Describir Digitalizar Inventariar correspondiente Analizar l archivo y sus agrupaciones, termina datos intificadores y rotula las unidas conservación. Si la Unidad cuenta con la infraestructura tecnológica necesaria, digitaliza agrupados por unidas conservación y indiza con base en su registro scripción. En las fechas establecidas por el Comité Archivo, verifica las existencias las series es y las prepara para efectuar trasferencia eliminación según corresponda. la o responsable l responsable l responsable l Módulo Archivo l software Archivo Módulo Archivo l software Archivo Módulo Archivo l software Archivo Unidad Unidad Unidad

5 6. Realizar transferenci a primaria Remite series es inventariadas al Archivo Central acuerdo con el formato único inventario, en la fecha establecida en el cronograma transferencias contenido Programa Gestión Documental. responsable l Módulo Archivo l software Archivo Unidad 7. IDENTIFICACION DE RIESGOS Y CONTROLES DESCRIPCION DEL RIESGO Pérdida la información METODO DE CONTROL Asegurar y realizar copias seguridad externas toda la información y bases datos. FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Baja Secretario General N.A. Archivo inacuado Servidor espejo. Establecer políticas para el archivo. Realizar revisiones periódicas al cumplimiento políticas Baja Secretario General N.A.

6 archivo. 8. REGISTROS TIPO DE TITULO DEL CODIGO Módulo archivo Software - Formato Planilla inventario APSP /F1 9. S DE REFERENCIA TIPO DE TITULO DEL CODIGO 10. INDICADORES INDICADOR FORMULA META 11. HISTORIAL DE CAMBIOS VERSION ACTO ADMINISTRATIVO NATURALEZA DEL CAMBIO ELABORO REVISO NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Arnulfo Roncancio Coordinador Diciembre Sanabria Equipo 2008 Consultor MECI- Mónica Severiche Núñez CALIDAD Secretaria Planeación Diciembre 2008

7 APROBO Mónica Severiche Núñez Representante por la Dirección Diciembre 2008

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