Resolución: No.0080 (27-enero-2011)

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1 Resolución: No.0080 (27-enero-2011) Por medio de la Cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Contraloría General del Departamento de Córdoba EL CONTRALOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CORDOBA, En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por la ley 330 de 1996 y la Ordenanza 01 de 2008, La ley 594 de 2000 y demás normas concordantes y, C O N S I D E R A N D O Que mediante Acuerdo 07 de 1994, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, expidió el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico en el País. Que mediante Ley 594 de julio 14 de 2000, se dictó la Ley General de Archivos y otras disposiciones, la cual tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística en las entidades públicas y las privadas que presten un servicio público. Que el Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001, estableció pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Que el Acuerdo 042 de octubre 31 de 2002, en su Artículo Segundo establece la obligatoriedad de la Organización de los Archivos de Gestión. Que el proceso de Gestión Documental comprende la producción, recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación, conservación y su disposición final. Que el numeral 2.2 del MECI y el numeral 4.2 de la norma NTCGP: 1000: 2009 sobre el Sistema de Gestión de Calidad señalan la importancia del manejo documental y la aplicación de la Ley 594 del 2000 como componente de Información del MECI y la Gestión Documental del Sistema de Gestión de Calidad. Que una parte fundamental del sistema de información de la entidad, es el sistema de información documental encargado de administrar todas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales. Permite el transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales facilitarán, en el futuro, recuperar la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones en busca de alcanzar los objetivos misionales. Además, integra el trabajo del personal de diferentes áreas que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicación interna y externa. Que la responsabilidad u obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de archivo, así como de su organización y conservación y la prestación de los servicios archivísticos corresponde al Secretario General y a los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, de acuerdo con el Artículo 16 de la Ley General de Archivos

2 594 de También, son responsables los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de documentación. Que es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación, según lo establecido en el Artículo 17 de la Ley General de Archivos. Que para dar cumplimiento a las citadas normas y promover la adecuada prestación de los servicios archivísticos y correspondencia, es necesario adoptar el programa de gestión documental, para lograr mayor eficiencia y efectividad en los procesos institucionales. Que por lo anteriormente expuesto este Despacho, RESUELVE TITULO I PARTE GENERAL CAPITULO I APLICACIÓN, OBJETIVO, DEFINICION Y OTROS CONCEPTOS ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar El Programa de Gestión Documental como norma reguladora del quehacer archivístico y de comunicación de la Contraloría General del Departamento de Córdoba, CGDC, el siguiente. ARTÍCULO SEGUNDO. Campo de Aplicación. EI presente documento es de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios y personas que presten servicios a la CGDC. ARTÍCULO TERCERO. Objetivo. EI objetivo del presente Documento es definir reglas y pautas que regulen la función archivística y de correspondencia de la CGDC ARTICULO CUARTO. Definiciones. Se relaciona el glosario utilizado en materia de archivística, en la CGDC, de conformidad al Acuerdo 027 de Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

3 Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con

4 el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. ARTICULO QUINTO. Subordinación. El Archivo de la CGDC, está subordinado, para todos los efectos a la Secretaría General, la cual es responsable de la organización de sus archivos y de la aplicación y cumplimiento de este documento ARTICULO SEXTO. Responsabilidad especial. Los documentos de archivo producidos en los Archivos de Gestión de la CGDC, son potencialmente parte integral del Archivo Central, lo que genera la obligación de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados. Parágrafo: Paz y Salvo. Cuando un funcionario es desvinculado de la Institución, debe verificar que no tenga documentos prestados en Archivo, con el fin de garantizar el trámite del formato de paz y salvos de la Institución con agilidad y precisión. ARTICULO SEPTIMO. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo deben trabajar sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuar siempre guiados por los valores de la Institución que les confía la misión de organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental.

5 ARTICULO OCTAVO. Obligaciones de los funcionarios que tienen a cargo Archivos de Gestión. Los archivistas tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos y son responsables de su organización, conservación y control, así como de la adecuada prestación de los servicios de Archivo de Gestión. ARTICULO NOVENO. Conformación y Funciones del Comité de Archivo: Son las establecidas mediante la Resolución No 0338 de junio 24 de TITULO II GESTION DOCUMENTAL PRODUCCION DOCUMENTAL ARTICULO DECIMO. Normas generales para la elaboración de comunicaciones y otros documentos. Son las establecidas en el Plan de Comunicaciones de la Contraloría General del Departamento de Córdoba. ARTICULO DECIMO PRIMERO Comunicaciones oficiales. Todas las dependencias de la Contraloría General del Departamento de Córdoba son fuentes productoras de información, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; de la calidad con la que se elaboren depende el éxito y la buena imagen del ente de control fiscal. Las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad de la entidad; por tanto, su presentación, su distribución y la correcta utilización de técnicas mecanográficas, garantizan que el mensaje llegue adecuadamente al destinatario. Para estas comunicaciones se adoptaran los formatos Comunicaciones oficiales establecidos por la CGDC. ARTICULO DECIMO SEGUNDO. Actuaciones Administrativas. Los documentos escritos expedidos por las diferentes dependencias de la Contraloría General del Departamento de Córdoba, que pueden ser de carácter general y particular, externos o internos, deberán sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas, mediante la reglamentación correspondiente. Las modificaciones, adiciones o derogaciones que a dichos actuaciones administrativos se efectúen, también deberán conservar la jerarquía normativa y la definición de cada escrito inicial. Las actuaciones administrativas pueden ser actos administrativos y comunicaciones internas y externas. Actos administrativos. Son las manifestaciones unilaterales de voluntad de la administración, tendientes a crear, modificar o extinguir una situación jurídica existente. La jerarquía de los actos administrativos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba es la siguiente: Resoluciones y Circulares

6 1. Resoluciones. Son actos administrativos de carácter general o particular, expedidas de acuerdo con las facultades establecidas en la ley o en el reglamento. Las resoluciones de carácter particular y concreto son competencia del Contralor General del Departamento o de los funcionarios de la Contraloría General del Departamento de Córdoba que ostenten la competencia propia o en virtud de delegación para el desarrollo de esas funciones. ARTICULO DECIMO TERCERO. GESTION DOCUMENTAL. La constituyen todas las actividades administrativas y técnicas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación recibida, o producida con el propósito de garantizar su consulta, conservación y utilización desde el momento de la producción documental hasta su destino final. El instrumento fundamental para una buena gestión documental son las tablas de retención documental. Fases de gestión documental Recepción/ Producción Distribución Tramite Disposición Final Recepción. En la recepción de documentos, se debe verificar que estén completos, que sean pertinentes y sean competencia de la entidad, para efectos de su radicación, registro y distribución con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. El ciclo inicia en la Recepción donde se asigna un número de radicación consecutiva a las comunicaciones oficiales que llegan a la entidad por correo, o mediante persona natural, señalando fecha, hora, asunto, anexos y folios, para luego ser enviadas al Despacho del Contralor para su asignación y respectiva distribución a las respectivas dependencias. Parágrafo: Los documentos recibidos en recepción, son enviados al Despacho del Contralor cada hora, una vez efectuada se radicación, para su posterior disposición y distribución Distribución. Es el proceso archivístico mediante el cual se ordenan los documentos en el área de recepción de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales para distribuirlos a las dependencias correspondientes e integrarlos a los respectivos expedientes, basándose en la tabla de retención documental y mantenerlos disponibles para consulta y futuros procesos de almacenamiento y conservación.

7 Trámite. El trámite comienza con el flujo de las comunicaciones recibidas y enviadas y la aplicación de los principios básicos archivísticos de procedencia y orden original, con miras a la conformación de las series documentales. Disposición Final: Es el resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, su eliminación, su selección o su reprografía. ARTICULO DECIMO CUARTO. Conservación documental. La Secretaria General, debe velar por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico. ARTICULO DECIMO QUINTO. Importancia de los archivos (Ley 594 del 2000, Artículo 4, numeral b) Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Registran las obligaciones y compromisos de los gobiernos y constituyen una prueba de los derechos y prerrogativas de los ciudadanos. ARTICULO DECIMO SEXTO. Documento de archivo Es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. De igual forma, desde el punto de vista del contenido, los documentos son elaborados en cumplimiento de unas funciones asignadas a una persona o entidad. ARTICULO DECIMO SEPTIMO. Clasificación de los archivos. Los documentos de archivo tienen su origen en las oficinas productoras en razón de unas funciones específicas o en cumplimiento de unas actividades. Allí adquieren como producto de su trámite, valores como administrativo, fiscal, legal, contable o técnico que hacen del documento un instrumento de información de importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad que los genera. ARTICULO DECIMO OCTAVO. Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina o dependencia (archivo de gestión) y su conservación temporal (archivo central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (archivo histórico). El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO TOTAL, es decir, el control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo, las cuales son:

8 Ciclo Vital del Documento Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico Valores Primarios Valores Secundarios Administrativ o Legal Fiscal Contable Técnico Cultural Histórico Científico ARTICULO DECIMO NOVENO Fases de la gestión de documento. El sistema integral de gestión de documentos se ocupará de todo lo que le suceda a los documentos de la CGDC, a través de su ciclo vital, es decir; desde su nacimiento, pasando por su vida activa y productiva como medio de cumplir con las actividades de su entidad, hasta su muerte o destrucción. 3 Fase Archivo Histórico Permanente Conservación 2 Fase Archivo central (Intermedio) Utilización y Mantenimiento 1Fase Archivo de Gestión o de oficina (Activo) Nacimiento y Elaboración

9 Las fases básicas de la gestión de documentos son: Primera fase: nacimiento y elaboración de documentos en los archivos de gestión. Importancia: evitará la producción de documentos no necesarios. Segunda fase: utilización y mantenimiento. Esta fase comprende la utilización, control y almacenamiento de los documentos en el archivo central. Se caracteriza por asegurar: - la disponibilidad de la información y los documentos ordinarios; - la utilización a bajo costo de la información y los documentos ordinarios; - la selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos adecuados a la frecuencia y a la naturaleza de su utilización. Tercera fase: conservación y eliminación. Implica decir cuáles documentos se deben conservar como testimonio del pasado y cuales se deben destruir. En el segundo caso, en cuánto tiempo se deben conservar por razones administrativas o jurídicas. Abarcan las siguientes actividades: - identificación y descripción de las series documentales; - establecimiento de programas de conservación y evaluación de documentos; - evaluación de documentos; determinación de los documentos que se justifica conservar; - eliminación periódica de documentos no permanentes; y - transferencia de documentos permanentes a los archivos históricos o a los nacionales. ARTICULO VIGESIMO. Valoración documental. Es el proceso por el cual se establecen los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de determinar el tiempo que éstos deben permanecer en el archivo de gestión y en el archivo central y los que deben pasar al archivo histórico para conservación permanente. La valoración debe ser abordada por el Comité de Archivo de cada entidad en su conjunto para lograr el mayor acierto en las decisiones. Los valores primarios de los archivos administrativos o de gestión Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto ARTICULO VIGESIMO PRIMERO. Tabla de retención documental (TRD). Para La CGDC, se actualiza la TRD mediante la presente Resolución, ver Anexo. ARTICULO VIGESIMO SEGUNDO. Transferencias documentales. Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado traslado de la documentación del archivo de gestión al archivo central de acuerdo con las respectivas tablas de retención documental Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico Transferencias Primarias Transferencias Secundarias Para realizar estas transferencias se tiene en cuenta:

10 1. La tabla de retención documental en la cual se prevé la disposición final que han de tener los documentos, ya sea conservación total o parcial (si es parcial, estará sometida a selección representativa o aleatoria), microfilmación o eliminación. 2. El inventario de las series documentales que se van a transferir. 3. La respectiva acta de entrega. 4. Autorización del Comité de Archivo de la Contraloría General del Departamento de Córdoba para ejecutar la disposición final Inventario de transferencia documental. Se debe diligenciar el formato INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL y remitirlo al archivo central junto con la documentación relacionada. ARTICULO VIGESIMO TERCERO. Organización de archivo central. Una vez cumplidas las transferencias, se debe proceder a organizar el depósito de archivo central. La estantería deberá estar dispuesta físicamente de acuerdo con los parámetros establecidos. Desde el punto de vista organizacional, la estantería debe estar distribuida de acuerdo con la clasificación de las secciones y subsecciones correspondientes a la estructura orgánica de la entidad, de tal manera que cada dependencia cuente con el espacio suficiente en los estantes del depósito. Como constantemente se estarán recibiendo transferencias documentales, la actividad de organización del depósito debe ser complementada con la elaboración del inventario documental, pues en este documento se controla la ubicación exacta de cada una de las unidades documentales transferidas. ARTICULO VIGESIMO CUARTO. Inventarios. Son un tipo de control que se debe establecer en el depósito de archivos para conocer la cantidad de documentos que se conservan en él. Se debe hacer frecuentemente (de manera programada o sorpresiva), cotejando la información contenida en el documento soporte del inventario con lo que se encuentra físicamente en los anaqueles. ARTICULO VIGESIMO QUINTO. Clasificación, ordenación y descripción. Son tareas fundamentales que se deben desarrollar en los archivos centrales, con el fin de organizar los documentos desde el punto de vista archivístico y facilitar el rápido y ágil acceso a la información que contienen. Clasificación. Para desarrollar esta tarea, es indispensable tener en cuenta el principio de procedencia, el cual establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros, es decir, se deben conservar dentro del fondo documental al cual pertenecen; por ejemplo, la Contraloría General del Departamental de Córdoba sería el fondo documental Ordenación. Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente de acuerdo con la secuencia que se realizó el trámite. Es decir, en el orden cronológico en que se produjeron o recibieron. Es importante respetar el principio de orden original, dado a los documentos por la propia gestión que los originó o recibió Descripción. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan identificar, localizar y recuperar la información para la gestión o la investigación. ARTICULO VIGESIMO SEXTO. Préstamo de documentos de gestión. Cada vez que la oficina productora u otra requieran información, y sea indispensable retirar documentos del expediente para su reproducción, se debe diligenciar el formato FICHAS DE AFUERA. El préstamo de documentos de consulta o fotocopia,

11 requerido por otras entidades o personas particulares, debe hacerse solo con el visto bueno del secretario General del Organismo de Control. ARTICULO VIGESIMO SEPTIMO. Conservación preventiva en el archivo central. La Contraloría General del Departamento de Córdoba será responsable de custodiar los documentos oficiales, del manejo directo y conservación de sus documentos y adoptará las medidas de conservación-preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, la autenticidad, la veracidad y la fidelidad de la información contenida en ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la Nación expuestos en el Reglamento General de Archivos. TITULO III HISTORIAS LABORALES ARTICULO VIGESIMO OCTAVO. Historias laborales. Es la unidad documental que comprende la hoja de vida y los documentos soportes de educación y cursos en general, los certificados laborales, las calificaciones de servicio para los cargos de carrera del sector público y todos aquellos documentos que incidieren en el desempeño laboral de la persona". No se requeriría conservar en la historia laboral las cartas de notificación de vacaciones, formatos de solicitud de ausencia por medios días, desprendibles de sueldos, entre otras; de todos modos, este proceso de identificación de tipos documentales necesarios en el expediente, debe ser adelantado por el Comité de Archivo de la Contraloría, y serán ellos quienes determinen con exactitud los tipos documentales esenciales del expediente, obviamente atendiendo a las recomendaciones que sobre este particular hagan los organismos del estado pertinentes como el Archivo General de la Nación o el Departamento Administrativo de la Función Pública. Organización de los documentos en la historia laboral - Que los tipos documentales estén ordenados en la secuencia en que se originaron; - Que los documentos que conforman cada historia laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales de tal manera que al revisar el expediente el primer documento corresponda al de fecha más antigua y el último corresponda al más reciente; - Que cada carpeta puede contener máximo 200 folios; - Dichos documentos deben registrarse al momento de su ingreso en el formato de hoja de control que se anexa a la circular y el cual se debe colocar al inicio del expediente; - Los espacios destinados para la organización y conservación de historias laborales deben ser de acceso restringido y con condiciones medioambientales que garanticen su adecuada conservación. La Conservación de archivos de las historias laborales, los Inventarios documentales en las historias laborales, la Consulta de las historias laborales, y la Disposición final de las historias laborales en la CGDC, se realizará conforme a los lineamientos establecidos en la Ley de Archivo y lo que disponga el comité de Archivo de la Entidad. ARTICULO VIGESIMO NOVENO. FORMATOS Y PLANTILLAS PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL. Con el objeto de estandarizar las comunicaciones, documentos que se producen dentro de la CGDC, se adoptaran las siguientes plantillas y formatos, utilizados en los procesos de la CGDC. (Anexos) 1. Plantilla de Encabezado y Pie de Pagina

12 2. Formato Fichas Afuera 3. Formato Préstamo y Consulta de Documentos 4. Tabla de Valoración Documental 5. Plantillas Comunicaciones Oficiales Circulares Memorandos Cartas Actas Autos Resoluciones 6. Formato único de Inventario documental, se adopta el regulado por los acuerdos 038 y 042 del AGN. 7. Formato TRD 8. Formato TVD ARTICULO TRIGESIMO. VIGENCIA y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir del Siete (7) de febrero de 2011 y deroga las disposiciones que le sean contrarias. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Montería, a los veintisiete (27) días del mes de enero del año 2011 FELIPE SANTIAGO PEREZ DIAZ Contralor General del Departamento de Córdoba Elaboró: Natalia F. Reviso: comité de Calidad. Publicado en: Página WEB, Cartelera

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