1. Gestión Documental FIRMA-E... 6

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1 Guía de productos y servicios relacionados con la Gestión Documental

2 INDICE DE CONTENIDO 1. Gestión Documental Análisis de requisitos de gestión documental Implantación de software de gestión documental Módulo de catalogación y búsqueda avanzado de documentos e imágenes Servicio de Digitalización Certificada de Facturas y Documentos Digitalización de documentos FIRMA-E Clientes y referencias

3 1. Gestión Documental La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas, procedimientos y prácticas para administrar todos los aspectos relacionados con la documentación en una organización: almacenamiento, catalogación, indexación, búsqueda, recuperación, actualización, flujo, autentificación, etc. La suma de ese conjunto de normas con las nuevas tecnologías ha permitido realizar grandes avances en la gestión documental, mediante los Sistemas de Gestión Documental. Estos sistemas permiten informatizar la gestión, haciendo los procesos más ágiles, más eficientes, y con un ahorro sustancial de espacio físico. 3

4 1.1 Análisis de requisitos de gestión documental Este servicio supone desde un estudio previo, hasta un análisis más amplio y profundo que bien podría ser un proyecto en sí. En cualquiera de los casos, el objetivo será analizar los requisitos, analizando las debilidades y fortalezas de la organización, determinando el mejor modo de aprovechar las ventajas que ofrecen nuestros productos, servicios y/o asesoramiento. 1.2 Implantación de software de gestión documental Desde Firma-e implantamos soluciones con las mejores tecnologías del mercado, prestando servicios que abarcan todo el ámbito de gestión documental, desde consultoría (reorganización de archivos, análisis de series documentales, consultoría tecnológica, etc.), hasta desarrollo de proyectos (Archivo electrónico, Gestión de expedientes, etc.). Para este tipo de proyecto se realizará un estudio previo para implantar la solución que mejor se adapte a las necesidades particulares de cada organización. 1.3 Módulo de catalogación y búsqueda avanzado de documentos e imágenes Firma-e permite a las bibliotecas y centros de documentación añadir a su catalogación habitual un módulo que permite realizar un vaciado completo de los documentos, a través de una potente y novedosa herramienta de catalogación. Este vaciado permite realizarse a nivel, incluso, de párrafo catalogando a través de un tesauro. A esta forma de complementar la catalogación habitual se le suma un potente buscador avanzado que tiene por objeto aprovechar las diferentes fuentes de información disponibles, algunas de sus posibilidades son: Buscar en el contenido de los documentos Obtener como resultado la información añadida al documento a través de la herramienta de catalogación Buscar solo texto o solo imágenes Este módulo es ideal para investigadores, fondos especiales, centros de documentación, archivos, etc. 4

5 1.4 Servicio de Digitalización Certificada de Facturas y Documentos La digitalización certificada es un procedimiento tecnológico que permite garantizar el valor legal de la imagen digital de cualquier documento. Esto nos permitirá prescindir de los documentos originales ahorrando los costes asociados a su almacenamiento, gestión y consulta. Firma-e realizará un estudio del tipo de organización y del volumen de documentación, personalizando de esta forma el proyecto, implantando la solución de nuestro catálogo que mejor se adapte a las necesidades particulares de su organización. 1.5 Digitalización de documentos La digitalización es un proceso que permite la gestión on-line de los documentos de una organización, lo que le generará unos importantes beneficios tanto en ahorros de espacio físico, como ahorros de tiempos de gestión y disposición total e inmediata de la documentación desde cualquier punto conectado. Este servicio se compone de varias fases: Preparación, Digitalización, Control de Calidad, Verificación, Grabación de imágenes y datos en sus sistemas. 5

6 2. FIRMA-E FIRMA-e inicia su andadura empresarial en el año 1999, creando un equipo multidisciplinar especializado en el asesoramiento legal, normativo y tecnológico en todos los aspectos relacionados con la gestión de la información. Proporcionamos a nuestros clientes completa confianza en la seguridad, efectividad, validez y funcionalidad de todos los procesos relacionados con el tratamiento del activo más importante de toda organización, su información. Aportamos valor añadido a nuestros servicios y productos como resultado de nuestra amplia experiencia, a través de ideas innovadoras y soluciones eficaces para las organizaciones, actuando como faro para guiarlas en la planificación de los medios necesarios para la consecución de sus objetivos, procurando siempre la completa satisfacción de nuestros clientes. Aplicamos la mejora continua a los servicios que prestamos, lo que nos permite abordar proyectos competitivos que mantienen un completo equilibrio tecnológico - financiero. Prestamos servicios en todo el territorio nacional, combinando recursos presenciales y telemáticos, optimizando así la inversión de nuestros clientes y facilitando una gestión ágil y práctica para la implementación de los servicios y productos contratados. Contamos con el reconocimiento de nuestros clientes y proveedores, Empresas, Administraciones Públicas y Entidades de certificación, que avalan la profesionalidad, competitividad y fiabilidad de nuestro trabajo. 6

7 2.1 Clientes y referencias Algunos de nuestros clientes más representativos son: En el sector público: Centro Regional de Estadística de Murcia En el sector privado: Centro Tecnológico de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Centro Tecnológico del Mueble y la Madera Centro tecnológico del Metal Confederación comarcal de organizaciones empresariales de Cartagena 7

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