INTRODUCCIÓN. Finalmente, se presenta esa priorización de necesidades y las herramientas de medición para el seguimiento y control de su ejecución.

Transcripción

1 INTRODUCCIÓN El Ministerio de Justicia y del Derecho es un entidad escindida del Ministerio del Interior mediante la Ley 1444 de 2011, que con el objeto de dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012 sobre expedido por el gobierno nacional y en la búsqueda de ejecutar la Política de aprobada por el Ministerio, ha previsto desarrollar para el periodo al 2019 un Plan Institucional de Archivos PINAR, teniendo en cuenta el análisis de necesidades efectuado con la metodología DOFA y el Diagnóstico Integral de Archivos elaborado en el 2013, así como los diferentes planes de mejoramiento generados para dar respuesta las observaciones sobre el tema, de entidades como la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y el Archivo General de la Nación, y de las dependencias Oficina de Control Interno y Oficina de Planeación en las visitas realizadas para el Sistema de de Calidad de la entidad. A partir de allí se identifican los aspectos críticos de la gestión documental del Ministerio y teniendo como referente cuatro ejes articuladores, se priorizan las necesidades a satisfacer y se establecen objetivos a desarrollar que les den respuesta y se establecen los planes y proyectos que estarían involucrados en su solución. Posteriormente se estructuran los planes o se identifica la participación en planes que no pertenecen exclusivamente a gestión documental, estableciendo metas, fechas de realización e indicadores para cada uno de ellos, asimismo, se elaboran una propuesta de necesidad de recursos, en especial de talento humano, para proyectar las necesidades financieras de los mismos. Finalmente, se presenta esa priorización de necesidades y las herramientas de medición para el seguimiento y control de su ejecución. De esta forma se considera que al llevar a cabo este Plan Institucional de Archivo se logrará mejorar la gestión documental de la entidad y responder a las exigencias que al respecto se generan día a día. 1

2 1 CONTETUALIZACIÓN La gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho está enmarcada en el enfoque estratégico y de prestación de servicio de calidad expresado en: 1.1 MISIÓN Formular, gestionar e implementar las políticas, planes, programas y proyectos de orden nacional, en materia de justicia y amparo efectivo de los derechos, con el fin de contribuir al fortalecimiento del Estado Social y Democrático de Derecho. 1.2 VISIÓN El Ministerio de Justicia y del Derecho se proyecta para el 2018 como la institución líder en la construcción de un sistema de justicia accesible, que juega un papel fundamental en la creación de una sociedad con igualdad, equidad y seguridad y en la cual se garantiza el goce efectivo de derechos y libertades. 1.3 PRINCIPIOS Transparencia: Hacer de conocimiento público la información y el actuar personal. Genera ambiente de confianza y seguridad. Perseverancia: Es la actitud de ser constante en alcanzar un objetivo, en momentos que uno se propone llegar a un final definido. Cooperación: Consiste en el trabajo armónico llevado a cabo por parte de un grupo para cumplir un objetivo compartido. Efectividad: Participación: Medida del impacto la gestión. Es el actuar cuando podemos ser fichas clave en un conjunto. Es aportar lo que podemos dar, cuando es necesario para llegar a un fin en conjunto. 1.4 VALORES Responsabilidad: Cumplimiento de los deberes en forma oportuna y efectiva para beneficio público, aceptando y asumiendo libremente las consecuencias de nuestros actos y omisiones. Respeto: Reconocimiento y valoración de la dignidad, los derechos y las creencias de los demás, como base de la convivencia. Vocación de Servicio: Dar para facilitar el cumplimiento de un proceso, resolver una necesidad, demanda o solicitud, o satisfacer una expectativa de alguien, de modo que tanto quien da como quien recibe puedan sentirse agradados. Solidaridad: Actuar desinteresadamente a favor de otra, mediante el apoyo incondicional, para el logro de los objetivos y el bienestar de todos y cada uno en particular. 2

3 Tolerancia: Aceptación y comprensión de la diversidad étnica, cultural, social, religiosa y de opinión, reconociendo su individualidad y diferencias. Aceptar a los demás como son. 1.5 POLITÍCA DE CALIDAD El Ministerio de Justicia y del Derecho busca la satisfacción de las necesidades de la sociedad en materia de justicia y amparo efectivo de los derechos, con una gerencia pública eficaz y transparente, un talento humano comprometido y competente, y una cultura de la calidad. 1.6 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y DE CALIDAD Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de una atención integral. Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyectos de justicia transicional propiciando la participación de los distintos sectores sociales y con enfoque diferencial. Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyectos para la prevención, persecución del delito y resocialización del delincuente. Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado colombiano para prevenir y controlar la problemáticas de las drogas y actividades relacionadas. Garantizar la debida inscripción del derecho a la propiedad y la información inmobiliaria en Colombia. Gerencia efectiva y desarrollo institucional. 3

4 2 ANALISIS DE SITUACION ACTUAL 2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS) A partir del diagnóstico contratado en el 2013 con la empresa Servicios Postales Nacionales, del reporte en el Formulario Único de Reporte y Avance de la - FURAG, los planes de mejoramiento presentados a la Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la Republica, Archivo General de la Nación y a la Oficina de Control Interno del Ministerio de Justicia y del Derecho, se obtiene el siguiente análisis DOFA frente a la gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho Debilidades Administrativas Dentro de la estructura organizacional no existe la oficina, división o grupo de gestión documental, la ubicación de las funciones de gestión documental están inmersos en el Grupo de Administrativa a cargo de la Secretaría General, siendo estas muy generales y no contemplan todos los aspectos que deben ser plasmados en el Programa de PGD. Por lo anterior, la gestión documental no se encuentra delegada a perfiles o cargos específicos y las responsabilidades archivísticas se encuentran asignadas al Grupo de Administrativa. A pesar que la gestión documental corresponde a un único proceso en el Sistema de de Calidad, el manejo de las responsabilidades de la administración de correspondencia y del archivo (central y de gestión) se encuentran separados en la práctica. Los procesos administrativos presentan vacios en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias. Dada las características que tiene en su conformación, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo dispone de poco tiempo para el análisis y toma de decisiones frente a la gestión documental. Los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho, no cuentan con la cultura de gestionar la correspondencia de manera electrónica. A pesar de contar con la herramienta tecnológica SIGOB, para la administración de la correspondencia, no se usa en todo su potencial por desconocimiento. Debido a la falta de una política establecida institucionalmente, y dadas las necesidades de la entidad, no toda la correspondencia de entrada y salida se encuentra centralizada por la mesa de entrada y la de salida, respectivamente. Existen vacios funcionales y de responsabilidades frente a la administración y parametrización del SIGOB. 4

5 Personal Hay insuficiente personal de planta para desarrollar las funciones y obligaciones que implica la gestión documental, tanto en el área de archivo como en cada una de las dependencias. En los archivos de gestión no se cuenta con la suficiente capacitación para realizar las labores de archivo técnicamente, presentando retraso en su conformación Espacio Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión y central para el almacenamiento de los archivos. Insuficiente espacio para archivo de documentación de transferencias de entes suprimidos o liquidados como: Fondo de Seguridad de la Rama de Justicia liquidado, Dirección Nacional de Estupefacientes, Fondo del Antiguo Ministerio y Fundación Social. Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la dotación, materiales e infraestructura suficiente para el almacenamiento de la documentación Presupuesto La asignación presupuestal para el proceso de gestión documental, se determina a partir del presupuesto de la Secretaría General, quien a su vez establece un porcentaje al Grupo de Administrativa, que como ordenador del gasto genera proyectos de inversión y gastos de funcionamiento con ese centro de costo fijando de esta manera presupuesto para la gestión documental, por lo cual, el presupuesto está incluido en el del Grupo de Administrativa y no de forma independiente. Existe por inversión un proyecto para este grupo y no hay uno independiente para las labores archivísticas. Para el no cuenta con recursos este proyecto Archivísticas El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en las dependencias y se requiere que en la administración de los archivos de gestión se incluyan actividades de: Clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios, transferencias, transporte, recepción, conservación y consulta de documentos. Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos archivos de gestión. Falta de descripción archivística en documentos del archivo central. No se han realizado transferencias primarias al archivo central ni a Archivo General de la Nación en el periodo de la Tabla de Retención -TRD. No existe un Plan de Transferencias. Los funcionarios de las diferentes áreas imprimen o reproducen las comunicaciones que requieren, desde el aplicativo de gestión de correspondencia, lo que evidencia que no existe racionalización del recurso y duplicidad de documentación. 5

6 Normalización La entidad no cuenta con un Programa de PGD ni un Sistema Integrado de Conservación - SIC La Tabla de Retención - TRD está pendiente de corregir y pasarla para convalidación por el Archivo General de la Nación. Falta mayor capacitación para la aplicación de Tabla de Retención TRD. Falta de elaboración de inventarios documentales para la totalidad los archivos de gestión. No existen las Tablas de Valoración - TVD elaboradas para la organización de los archivos del Fondo Acumulado. Existe en el Sistema de de Calidad un proceso de gestión documental pero hace falta su documentación integral, dado que en su mayoría fue apropiado de la documentación de la entidad de la cual se escindió el Ministerio. Por lo anterior, los procedimientos del Sistema de Calidad, en el proceso de gestión documental presentan inconsistencias que deben corregirse. Falta mayor especificación y definición en procedimientos, instructivos y guías para correspondencia, archivo central y archivos de gestión Oportunidades El Ministerio de Justicia y del Derecho es una entidad de reciente creación (escindida del Ministerio del Interior) por lo que cuenta con un volumen documental acumulado propio pequeño. Del actual desarrollo de las funciones no hay un alto volumen documental producido. Es posible contar con espacios asignados de las entidades que pertenecen al sector y que son liquidadas. Dado la reciente creación de la entidad, es el momento oportuno para direccionar la gestión documental acorde con la visión que tenga la administración Fortalezas El Ministerio cuenta con el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo creado mediante acto administrativo. El Fondo propio de la entidad es pequeño, lo que implica una facilidad para la administración de las solicitudes al archivo central sobre esta documentación. La documentación del archivo central se encuentra inventariada. Se cuenta con Cuadro de Clasificación para los archivos de gestión. Existe el Cuadro de Evolución Orgánica para el análisis de la documentación del Fondo. Existe un instructivo para la organización de los archivos que se incluye en el Sistema de de Calidad en el proceso de. 6

7 El responsable de gestión documental realiza capacitaciones a las dependencias sobre los temas relacionados con archivo. El Ministerio cuenta con la herramienta tecnológica SIGOB para la administración de la correspondencia que se encuentra en proceso de actualización. Existe un espacio asignado para documentación recepcionada de entidades suprimidas. En general, la documentación de archivo se encuentra en buen estado sin afectaciones de humedad, biológica o química Amenazas Alto nivel de consulta de documentos del fondo de entidades suprimidas o liquidadas. Continúo seguimiento por parte de Archivo General de la Nación a la gestión documental de la entidad. Desgaste administrativo por elaboración de múltiples informes de seguimiento a los planes de mejoramiento presentados. Posibles transferencias de documentación de otras entidades liquidadas. Traslado de sede. Variedad de planes de mejoramiento elaborados para diferentes objetivos y metas no cumplidos. Alta rotación de personal en el área de gestión documental, en especial de los contratistas. Incertidumbre por los espacios asignados para el almacenamiento de los archivos. Falta de presupuesto frente a infraestructura, dotación y personal necesario para asumir la responsabilidades de la gestión documental. Posible reestructuración administrativa. 2.2 EJES ARTICULADORES Se establecen los siguientes ejes articuladores de la gestión documental en la entidad, sobre los cuales sirven para análisis y par la valoración del impacto de las necesidades. Administración de archivos: que incluye temas como Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos. Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y acceso. Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento. Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura tecnológica e seguridad informática. Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión. 7

8 2.3 ASPECTOS CRITICOS No. CRITICO POR TEMA 1 Política Tecnología Normaliza ción ASPECTO CRITICO Débil presencia institucional del tema gestión documental Subutilización de herramientas tecnológicas Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad COMPONENTES El proceso de gestión documental no se encuentra consolidado en el Ministerio de Justicia y del Derecho, lo que se expresa en falta de personal asignado y débil presencia en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Desaprovechamiento del uso del documento electrónico Desconocimiento del uso herramienta tecnológica para el manejo de correspondencia Existencia de documentos producidos y almacenados en medio electrónico sin control ni políticas de administración Altos volúmenes de uso de soporte papel en comunicaciones No se aplica ningún medio alternativo para la consulta de documentos Deficiente normalización del proceso de gestión documental No se aplica un plan de transferencias documentales No se han aprobado las Tablas de Retención - TRD RIESGO ASOCIADO Bajo presupuesto asignado Frenar la operatividad del proceso por falta de aprobación de acciones Dispersión de responsabilidad del proceso de gestión documental de forma integral Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel Dificultad para la recuperación de información Pérdida de información Obsolescencia de la herramienta por uso Respuesta a solicitudes por fuera de términos Pérdida de demandas Pérdida de información Dificultad para la consolidación de resultados Dificultad para la recuperación de información Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel Duplicidad de información Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel Dificultad para la recuperación de información Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios Incumplimiento de exigencias legales Pérdida de información Pérdida de demandas Acumulación de documentación Dificultad para la recuperación de información Pérdida de la memoria institucional Desorganización de los archivos de gestión Pérdida de información Dificultad para la recuperación de información Pérdida de la memoria institucional 8

9 Calidad Archivo de gestión Capacitaci ón 6 Espacio 7 Organizaci ón Desorganización de archivos Falta de capacitación archivística Espacio inadecuado para los archivos Fondo Acumulado No se ha elaborado Tablas de Valoración - TVD No se ha elaborado Programa de -PGD No se elaboran inventarios documentales en los archivos de gestión Flujos incompletos documentales Fondo acumulado desorganizado Pérdida de información Dificultad para la recuperación de información Pérdida de la memoria institucional Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios de los funcionarios Incumplimiento de exigencias legales Pérdida de información Pérdida de demandas Dificultad para la recuperación de información Pérdida de información Pérdida de soporte e información Cruce de información entre expedientes no conexos No elaborar documentos que son requeridos Duplicidad de actividades Deficiente documentación del proceso de gestión Dificultad para la consolidación de documental en el sistema de resultados calidad Incumplimiento de exigencias del sistema de calidad Falta de seguridad frente a la pérdida de los documentos Acceso no autorizado a información Desorganización de los Fraccionamiento de expedientes y archivos de gestión trámites Pérdida de información Dificultad para seguimiento a la trazabilidad de las comunicaciones Falta de descripción archivística Conocimiento deficiente por los funcionarios sobre las responsabilidades en gestión documental Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión y archivo central o deficiente distribución Fondo documental acumulado Expedientes incompletos Pérdida de demandas Dificultad para la recuperación de información Incumplimiento de exigencias legales Aplicación de criterios personales en la organización de archivos Deterioro de la documentación Dificultad para la recuperación de información Pérdida de la información Pérdida de la memoria institucional Dificultad para la recuperación de información Pérdida de demandas 9

10 2.4 VALORACION Y PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS* Al evaluar los aspectos críticos con su impacto en los ejes articuladores de análisis, se obtiene el siguiente cuadro. No ASPECTO CRITICO Débil presencia institucional del tema gestión documental Subutilización de herramientas tecnológicas Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad Desorganización de archivos Falta de capacitación archivística Espacio inadecuado para los archivos Administración de archivos Acceso a la información EJES ARTICULADORES Preservación de la información Aspectos tecnológicos y de seguridad Fortalecimiento y articulación Total Prioridad Fondo Acumulado * Calificación de 1 a En la columna de prioridad se observa que la normalización del proceso de gestión documental es el aspecto más relevante a solucionar seguido de la desorganización de archivos. 10

11 3 VISION ESTRATÉGICA Tomando como punto de partida el enfoque estratégico en calidad del Ministerio de Justicia y del Derecho se establece la siguiente Política de para el mismo: El Ministerio de Justicia y del Derecho está comprometido con una gestión documental efectiva mediante actividades enfocadas a la correcta administración física y electrónica de los documentos durante su creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación, de manera que sirva como base para la toma de decisiones en el desarrollo de una justicia eficaz y eficiente, el diseño de políticas del sector justicia y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos misionales y del derecho de propiedad. Para ello cuenta con un talento humano comprometido y competente que aporta las mejores prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de sus actos. 11

12 4 OBJETIVOS A partir de la política de gestión documental y los aspectos críticos priorizados, se establece para el Plan Institucional de Archivos los siguientes objetivos: 4.1 OBJETIVO GENERAL Nombre: Fortalecimiento de la para una gerencia efectiva Fortalecer el proceso de gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho de manera que los documentos de archivo respeten los principios archivísticos de orden original y procedencia en la aplicación de la gestión documental, garanticen la perdurabilidad y seguridad de la información, su inalterabilidad, autenticidad e integridad en el sistema de gestión documental y se contribuya al uso racional de los recursos para favorecer el medio ambiente. 4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS El objetivo general se desglosa en los siguientes objetivos específicos: Actualizar la normalización del proceso de gestión documental. Centralizar funcionalmente la supervisión de la organización de los archivos de gestión. Creación de un archivo intermedio (de la fase de archivo gestión a la fase de archivo central) para optimizar el uso de espacios en las dependencias. Divulgar y capacitar en gestión documental a los usuarios internos. Integrar los sistemas de información de la entidad en especial para los documentos catalogados de archivo. Preservar la memoria de la entidad organizando el fondo documental acumulado. Proyectar el proceso de gestión documental para la implementación de tecnologías para la gestión del documento físico y electrónico. Custodiar los archivos de la entidad. Prestar el servicio de correspondencia. 12

13 5 REFERENTE ESTRATÉGICO Para dar solución a los aspectos críticos ya priorizados, se establece la siguiente relación con los objetivos específicos y los planes proyectados: PRIORIZA CION ASPECTOS CRITICOS OBJETIVOS PLANES Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad Desorganización de archivos Subutilización de herramientas tecnológicas Espacio inadecuado para los archivos Débil presencia institucional del tema gestión documental Falta de capacitación archivística Fondo documental acumulado Administrar el servicio de correspondencia Administrar archivo central incluye tema de transferencias Elaborar instrumentos archivísticos Capacitar a los funcionarios sobre uso de instrumentos Revisar y ajustar la formulación del proceso de Formular procedimientos, instructivos y guías para las actividades del proceso de Centralizar funcionalmente los archivos de gestión Crear de archivo intermedio Adquirir herramienta tecnológica para la gestión documental Capacitar a servidores sobre organización de archivos de gestión Capacitación a servidores sobre uso de software Remodelar y adecuar la infraestructura del archivo central Consolidar la presencia de la gestión documental en la planeación y dirección de la entidad Capacitar a servidores sobre la gestión documental en la entidad Organizar el fondo documental acumulado Administración de correspondencia Administrar archivo central incluye tema de transferencias Plan de elaboración de instrumentos archivísticos y normalización del proceso (Ver 5.1) Plan de Capacitación (Participación) (Ver 5.2) Plan de elaboración de instrumentos archivísticos y normalización del proceso (Ver 5.1) Plan de centralización archivos de gestión (Ver 5.3) Plan de centralización archivos de gestión (Ver 5.3) Plan estratégico informático (Ver 5.8) Plan de Capacitación (Participación) (Ver 5.2) Plan de Capacitación (Participación) (Ver 5.2) Plan para remodelar y adecuar la infraestructura (Ver 5.9) Plan consolidar presencia de gestión documental (Comité Institucional de Desarrollo Administrativo) (Ver 5.6) Plan de Capacitación (Participación) (Ver 5.2) Plan Organización fondo acumulado (Ver 5.4) Plan administración correspondencia (Ver 5.7) Plan administración archivo central (Ver 5.5) 13

14 5.1 PLAN PARA ELABORACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS Y NORMALIZACION DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Objetivo: Elaborar los instrumentos archivísticos: Programa de - PGD, Tabla de Retención - TRD y Sistema Integrado de Conservación SIC, revisar y actualizar los procedimientos, guías, instructivos existentes del proceso de gestión documental y realizar asistencia técnica para su implementación. Alcance del plan: Este plan involucra: 1. Elaborar los instrumentos archivísticos: Programa de - PGD, Tabla de Retención - TRD y Sistema Integrado de Conservación SIC a partir del diseño con que ya cuenta la entidad y realizar asistencia para su implementación. 2. Realizar asistencia técnica para la implementación de las TRD a partir de las correcciones efectuadas atendiendo las observaciones del Archivo General de la Nación. 3. Revisar los procedimientos, guías, instructivos existentes del proceso de gestión documental, ajustarlos, actualizarlos y elaborar los faltantes. Responsable: Coordinador Grupo Administrativa, profesional encargado gestión documental. Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES Programa de - PGD 1 Levantamiento de información 2 Elaboración de PGD 3 Aprobación de PGD 4 Asistencia Técnica para la Implementación de PGD Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Febrero 02 Febrero 16 Julio 1 de Marzo 2 de Abril 30 de Junio 30 Julio 31 de 31 PGD Acta de comité Asistencias a capacitación Documento de apoyo para la redacción del PGD Depende de la reuniones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Inicia de forma paralela a la elaboración. Sistema Integrado de Conservación - SIC 5 Levantamiento de información 6 Elaboración de SIC 7 Aprobación de SIC 8 Asistencia Técnica para la Comité Desarrollo Febrero 02 Febrero 16 Julio 1 de Marzo 2 de Abril 30 Junio 30 Julio 31 Diciembr e 31 de SIC Acta de comité Informes de Seguimiento de Se expresa en la elaboración del SIC Documento paralelo al PGD Se aprueba con el PGD Es parte de la gestión con la documentación 14

15 Implementación de SIC implementación inicia paralelo a su definición Tabla de Retención - TRD 9 Corrección de TRD 10 Aprobación de correcciones a TRD 11 Entrega para aprobación por AGN 12 Asistencia Técnica para la Implementación de TRD Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Secretario General Febrero 2 Abril 6 de Mayo 19 Enero 2 de Marzo 31 Mayo 15 Junio 5 Diciembr e 31 de TRD Corregida Acta de aprobación TRD aprobadas Carta remisoria Dependencia con TRD aplicada Depende de aclaración del AGN sobre procedimiento a seguir y de la programación de reuniones del Comité Depende de la aprobación por Comité Incluido en el Plan de Capacitación Normalización del proceso de en el sistema de calidad 13 Revisar y ajustar la formulación del proceso de 14 Formular procedimientos, guías e instructivos del proceso Enero 2 de Febrero 5 Marzo 31 Noviembr e 30 de Proceso revisado Proceso, guía o instructivo elaborado Actividad en coordinación con la oficina de planeación. Actividad en coordinación con la oficina de planeación. Indicadores INDICADORES Indicador índice sentido meta Procesos archivísticos Cantidad de procesos especificado/8 procesos * 100 Creciente 8 especificados en el PGD Asistencia para la Dependencia asistida/30 *100 Creciente 30 implementación de PGD Avance en elaboración de SIC Cantidad de programas del SIC especificados/6 *100 Creciente 6 Asistencia para la Dependencia asistida/30 *100 Creciente 30 implementación de SIC Tablas de Retención TRD de corregida Único 1 corregida Proceso ajustado Proceso revisado/proceso revisado Único 1 Procedimiento, guía o instructivo elaborado Procedimiento, guía o instructivo elaborado/ 6 procedimiento, guía o instructivo requerido Creciente 6 Recursos (Ver ítem 5.12) 15

16 5.2 PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL Objetivo: Realizar inducción, reinducción y capacitación en gestión documental a funcionarios y contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho. Alcance del plan: Este plan involucra: 4. Inducción, reinducción y capacitación a funcionarios y contratistas en Instrumentos archivísticos aprobados para el Ministerio. 5. Inducción, reinducción, capacitación y asistencia técnica a funcionarios y contratistas sobre organización de archivos de gestión y en gestión documental en general 6. Inducción, reinducción y capacitación a funcionarios y contratistas sobre uso del software de correspondencia existente. Responsable: Coordinador Grupo Administrativa, profesional encargado gestión documental. Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES Capacitación en instrumentos archivísticos 1 Capacitación en instrumentos 2 Capacitación y asistencia técnica en gestión documental con énfasis en archivos de gestión 3 Capacitación en uso de software Julio 31 Febrero 2 de Enero Control de asistencia a capacitación Control de asistencia a capacitación / Acta de asistencia técnica Control de asistencia a capacitación Inicia una vez sean aprobados los instrumentos, año a año esta actividad es continua La actividad se desarrolla en dos frentes, capacitación y asistencia técnica a cada dependencia, año a año esta actividad es continua Indicadores INDICADORES Indicador índice sentido meta Actividad de capacitación Actividad de capacitación realizada/ Actividad de Creciente 100% realizada en instrumentos archivísticos capacitación programada * 100 Actividad de capacitación Actividad de capacitación realizada/ Actividad de Creciente 100% realizada en archivos de gestión capacitación programada * 100 Asistencia técnica realizada a Actividad de asistencia técnica realizada/ Asistencia Creciente 100% dependencia Actividad de capacitación realizada en uso software técnica programada * 100 Actividad de capacitación realizada/ Actividad de capacitación programada * 100 Creciente 100% Recursos (Ver ítem 5.12) 16

17 5.3 PLAN PARA CENTRALIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTION Objetivo: Centralizar funcionalmente la organización de los archivos de gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho. Alcance del plan: Este plan involucra: 1. Ejecutar un plan piloto con tres (3) dependencias para la organización centralizada funcionalmente de sus archivos de gestión. 2. Evaluación de plan piloto y definición de nuevas dependencias. 3. Organización de archivos de gestión no transferidos inicialmente (fondo acumulado en dependencias). 4. Organizar centralizadamente los archivos de gestión de dependencias seleccionadas después del piloto. 5. Crear y poner en funcionamiento el archivo intermedio. Responsable: Coordinador Grupo Administrativa, profesional encargado gestión documental, jefe de dependencia propietaria del archivo de gestión Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO Plan Piloto 1 Evaluación de archivos de gestión a organizar 2 Organización de archivos de gestión 3 Evaluación del plan piloto Enero 20 Febrero 2 Noviembre 16 FECHA FINAL Febrero ENTREGABLE Identificación de archivos a organizar Expedientes actualizados y organizados Definición de nuevos archivos de gestión a organizar OBSERVACIONES Organización de archivos de gestión no transferidos 4 Evaluación del estado de la organización de archivos de gestión por dependencia 5 Organización de rezago y archivos de gestión Jefe dependencia propietaria de Archivo de gestión Jefe dependencia propietaria de Archivo de gestión Enero 2 de Febrero 2 Enero de 2016 Identificación de archivos a organizar Expedientes actualizados y organizados Actividad responsable directamente por las dependencias bajo la asistencia técnica del gestión documental Actividad responsable directamente por las dependencias bajo la asistencia técnica del gestión documental Organización de nuevos archivos de gestión 6 Evaluación de archivos de gestión a organizar Enero 20 de 2016 Febrero 5 de 2016 Identificación de archivos a organizar Cada año se realiza esta actividad 17

18 7 Organización de archivos de gestión Febrero 02 de 2016 Expedientes actualizados y organizados Continuo Archivo intermedio 8 Asignación y preparación de espacio de archivo 9 Recepción de archivos de gestión para administrar 10 Atención de consultas Coordinador Grupo Administrativa Noviembre 18 Febrero 5 de 2016 Febrero 5 de de de 2016 Espacio habilitado para archivo Archivos dispuestos en espacio asignado Consulta atendida Actividad continua año a año Actividad continua año a año Indicadores INDICADORES Indicador índice sentido meta Expedientes organizados plan piloto Total de expedientes actualizados y organizados por dependencia/total de expedientes con documentación para incorporar en la dependencia * 100 Creciente 90% Expedientes organizados de rezago por la dependencia (actividad de la dependencia) Expedientes organizados de centralización de archivos de gestión Cajas administradas en archivo intermedio de archivos de gestión Total de expedientes del rezago actualizados y organizados por dependencia/total de expedientes de rezago con documentación para incorporar en la dependencia * 100 Total de expedientes actualizados y organizados por dependencia/total de expedientes con documentación para incorporar en la dependencia * 100 Total de cajas de archivo de gestión recibidas para administrar por dependencia/ Total de cajas en archivo de gestión en las dependencias con posibilidad de entrega * 100 Este indicador se obtiene por dependencia. Creciente 100% Creciente 90% Creciente 50% Recursos (Ver ítem 5.12) 18

19 5.4 PLAN PARA ORGANIZAR EL FONDO ACUMULADO Objetivo: Organizar técnicamente el fondo documental acumulado del Ministerio de Justicia y del Derecho. Alcance del plan: Este plan involucra los fondos de entidades liquidadas y el propio del Ministerio así: Fondos: AMJ - Antiguo Ministerio de Justicia, propio desde la creación. FSR Fondo de Seguridad de la Rama Judicial, entidad liquidada. FUN Fundación Social, entidad de existencia temporal liquidada. MIJ Ministerio del Interior y Justicia, Sección Viceministerio de Justicia. DNE Dirección Nacional de Estupefacientes, entidad liquidada. Responsable: Coordinador Grupo Administrativa, profesional encargado gestión documental Actividades y tiempos ACTIVIDAD 1 Elaboración de Tablas de Valoración por entidad 2 Organización de archivos de cada fondo RESPONSABL E FECHA INICIO Julio 3 de Febrero 02 FECHA FINAL 30 de de 2019 ENTREGABL E Tabla de Valoración Fondo organizado OBSERVACIONES La aprobación de las tablas de valoración elaboradas la realiza el Archivo General de la Nación Cada uno de los fondos se organiza a partir de la elaboración de la Tabla de Valoración Indicadores INDICADORES Indicador índice sentido meta Tabla de Valoración Tabla de Valoración elaborada/5 *100 Creciente 100% elaborada Cajas organizadas por fondo o metro lineal organizado por fondo Caja intervenida por fondo /Cajas totales del fondo o Metro lineal intervenido por fondo con todo el proceso /Metro lineal Cajas totales del fondo Creciente 100% Recursos (Ver ítem 5.12) 19

20 5.5 PLAN PARA ADMINISTRAR EL ARCHIVO CENTRAL Objetivo: Disponer de la documentación del archivo central organizada y prestar el servicio de consulta a la misma. Alcance del plan: Este plan involucra: Recepción de transferencias primarias. Realizar transferencias secundarias de documentación al Archivo General de la Nación. Clasificación y organización de la documentación recibida. Atención de consultas de información y préstamo, incluye proyección de respuestas derechos de petición relacionados. Responsable: Coordinador Grupo Administrativa, profesional encargado gestión documental. Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO 1 Programar las transferencias primarias a recibir por el archivo central 2 Recepción de transferencias primarias 3 Clasificar y organizar documentación recibida 4 Atender consultas y prestar documentación del archivo central 5 Preparación de transferencia secundarias 6 Entrega de transferencias al AGN Febrero 02 Febrero 02 Febrero 02 Enero 02 Febrero 02 de 2016 Febrero 15 de 2017 FECHA FINAL Marzo de de 2019 ENTREGABLE Cronograma de Transferenci a Acta de recepción de transferencia Inventarios es Respuesta a derechos de petición y consultas atendidas Transferenci a preparada Transferenci a realizada OBSERVACIONES Actividad que se realiza anualmente Actividad continua año a año Actividad continua dependiendo de transferencias realizadas Actividad continua año a año Depende de la aprobación de la TRD y las TVD por el Archivo General de la Nación Depende de la aprobación de la TRD y las TVD por el AGN Indicadores INDICADORES Indicador índice sentido meta Transferencias primarias Transferencias recepcionadas/ Transferencia Creciente 100% gestionadas programadas * 100 Solicitudes de consultas atenidas Derechos de petición atendidos en tiempo/ Derechos de Creciente 100% petición solicitados Transferencias secundarias realizadas Transferencias secundarias entregadas/ Transferencia programadas * 100 Creciente 100% Recursos (Ver ítem 5.12) 20

21 5.6 PLAN PARA CONSOLIDAR PRESENCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL Objetivo: Fortalecer la presencia de la gestión documental a nivel directivo y en el Ministerio de Justicia y del Derecho Alcance del plan: Este plan involucra: Inclusión del tema de gestión documental en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Instruir al personal del nivel directivo sobre la importancia y responsabilidades sobre la gestión documental. Unificar las actividades de archivo y correspondencia bajo una misma dependencia. Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Administrativa, profesional encargado gestión documental. Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO 1 Participar en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 2 Capacitar al personal directivo 3 Unificar actividades de archivo y correspondencia Secretario General Enero 02 Enero 02 Enero 02 FECHA FINAL ENTREGABLE Evento de capacitación OBSERVACIONES Se participa para incluir los temas de archivo pendientes de aprobación Depende de la reestructuración Indicadores INDICADORES Indicador índice sentido meta Asistencia a Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Cantidad de comités en que se participó /Comité programado * 100 Creciente 70% Evento de instrucción o capacitación realizado individual Evento de instrucción ejecutado /10 * 100 Creciente 100% Recursos (Ver ítem 5.12) 21

22 5.7 PLAN PARA ADMINISTRAR CORRESPONDENCIA Objetivo: Recepcionar y enviar la documentación oficial del Ministerio de Justicia y del Derecho Alcance del plan: Este plan involucra: Recepcionar y registrar la documentación a través de la ventanilla única de entrada y que va dirigida a las diferentes dependencias de Ministerio Enviar y registrar la documentación a través de la mesa de salida y que va dirigida de las diferentes dependencias del Ministerio hacia el exterior (entidades y personas diferentes del mismo Ministerio). Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Administrativa, encargada correspondencia. Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO 1 Recibir y registrar la correspondencia recibida Incluye: Recepción, clasificación, distribución, digitalización y registro 2 Enviar y registrar la correspondencia de salida Incluye: Recepción para envío, registro, clasificación por medio de envío, elaboración de planillas, control, devoluciones. Correspondencia Correspondencia Enero 02 Enero 02 FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES Correspondencia registrada Registro correspondencia enviada Indicadores INDICADORES Indicador índice sentido meta Registro de correspondencia recibida Cantidad de documentos registrados / Cantidad de documentos recibidos Creciente 100% Registro correspondencia despachada Cantidad de documentos despachados al exterior del MJD / Cantidad de documentos preparados por las dependencias del MJD y entregados para enviar al exterior de la entidad Creciente 100% Recursos (Ver ítem 5.12) 22

23 5.8 PLAN ADQUISICIÒN TECNOLOGÍA PARA GESTIÓN DOCUMENTAL (Adición al Plan estratégico Informático) Objetivo: Adquirir una solución tecnológica para la gestión documental integral del Ministerio de Justicia y del Derecho Alcance del plan: Este plan involucra: Levantamiento de requerimiento y necesidades en los procesos de gestión documental Elaborar estudio de mercado y análisis de casos Plan piloto de adquisición y desarrollo para un proceso de la gestión documental Evaluación y ajustes de sistema. Adquisición integral de la herramienta tecnológica Implementación del sistema. Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Administrativa, encargada correspondencia, Subdirector de Sistemas. Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO 1 Levantar los requerimientos y necesidades de desarrollo tecnológico para la gestión documental 2 Elaborar estudio de mercado y analizar casos de éxito 3 Adquisición de herramienta tecnológica para plan piloto 4 Implementar herramienta tecnológica 5 Evaluar plan piloto y realizar ajustes 6 Adquisición de módulos adicionales del sistema 7 Implementar nuevos módulos Subdirector Sistemas Jefe Grupo Administrativo Subdirector Sistemas Subdirector Sistemas Subdirector Sistemas Jefe Grupo Administrativo Subdirector Sistemas Marzo 1 de 2016 Julio 5 de 2016 Enero 11 de 2017 Julio 28 de 2017 Julio 28 de 2017 Enero 11 de 2018 Julio 30 de 2018 FECHA FINAL Junio 30 de 2016 Noviembre 30 de 2016 Julio 28 de de de 2017 Julio 27 de de 2018 ENTREGABLE Requisitos del sistema de gestión documental automatizado Estudio de mercado Contrato de desarrollo o adquisición Contrato de desarrollo o adquisición OBSERVACIONES Requerimientos desde el punto de vista del usuario final, no tecnológicos Indicadores INDICADORES Indicador índice sentido meta Software adquirido por módulos Módulos adquiridos Creciente 8 Recursos (Ver ítem 5.12) 23

24 5.9 PLAN PARA REMODELAR Y ADECUAR ARCHIVO CENTRAL (Adición al Plan de Compras y Adquisiciones) Objetivo: Remodelar el espacio asignado al archivo central del Ministerio y adecuar la infraestructura con que se cuenta para administrar y conservar la documentación acorde con la normatividad vigente. Alcance del plan: Este plan involucra: Estudio y evaluación de necesidades de adecuaciones a infraestructura (estantería). Ejecución de estudio de mercado (solicitud de cotizaciones) Elaboración de estudios previos Contratar ejecución de remodelación y adecuaciones Seguimiento a contrato Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Administrativa, encargada correspondencia. Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO 1 Estudio y evaluación de necesidades de adecuaciones a infraestructura. Enero 5 FECHA FINAL Marzo 13 ENTREGABLE OBSERVACIONES 2 Elaborar estudio de mercado 3 Elaborar estudios previos 4 Contratar remodelación y adecuaciones 5 Seguimiento a ejecución Coordinador Grupo Administrativa, Secretario General Coordinador Grupo Administrativa, Coordinador Grupo Administrativa, Marzo 16 Mayo 1 de Junio 13 Octubre 1 Abril 30 de Junio 12 Septiembr e 30 de 31 Estudio de mercado Estudios previos Contrato Acta de finalización Indicadores INDICADORES Indicador índice sentido meta Avance en inmueble remodelado y adecuado Avance en ejecución de contrato/ actividades contratadas * 100 Fijo 100% Recursos (Ver ítem 5.12) 24

25 5.10 MAPA DE RUTA La ejecución de los planes en el tiempo se puede observar en el siguiente cuadro: PLAN Plan Elaboración instrumentos archivísticos CORTO PLAZO EJECUCION MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO Plan de Capacitación Plan de centralización archivos de gestión Plan organización Fondo Acumulado Plan administración archivo central Plan consolidación presencia institucional Plan Administración correspondencia Plan adquisición tecnológica Plan remodelación y adecuación espacios 25

26 5.11 CONTROL Y SEGUIMIENTO Con el objeto de controlar el avance de cada uno de los planes propuestos se colocan los indicadores y metas para el periodo planeado, así: PLAN PLAN ELABORACION DE INSTRUMENTOS INDICADOR formula de medición UNIDAD DE MEDIDAD META ANUAL PERIODO DE MEDICION Meta Trimestral METAS POR AÑOS TOTAL Procesos archivísticos especificados en el Proceso PGD Asistencia para la implementación de PGD Dependencia Avance en elaboración de SIC Programa Asistencia para la implementación de SIC Dependencia Tablas de Retención corregida Proceso ajustado Procedimiento, guía o instructivo elaborado Tabla Proceso Documento OBSERVACION Aunque son paralelos algunos su medición se realiza por proceso Inicia paralela con algunas actividades que ya están especificadas y que pueden desarrollarse en conjunto con el plan de capacitación El SIC cuenta con 6 programas que se deben elaborar Algunas actividades inician paralelamente como reforzamiento de las que ya se realizan, las demás hasta la aprobación del instrumento Las observaciones del AGN son de carácter general y afectan a la totalidad de las dependencias. Según directrices de la administración Ajustes a los existentes y elaboración de nuevos 26

27 PLAN PLAN DE CAPACITACION INDICADOR formula de medición Actividad de capacitación realizada en instrumentos archivísticos Actividad de capacitación realizada en archivos de gestión Asistencia técnica realizada a dependencia Actividad de capacitación realizada en uso software UNIDAD DE MEDIDAD META ANUAL PERIODO DE MEDICION Meta Trimestral Evento METAS POR AÑOS TOTAL Evento Evento Evento OBSERVACION Se cuenta por evento realizado Total de dependencias afectadas directamente eventos a razón de 2 eventos por mes por 3 personas Ejecutado por personal de planta 27

28 PLAN PLAN CENTRALIZACION ARCHIVOS DE GESTION INDICADOR formula de medición Expedientes organizados plan piloto Expedientes organizados de rezago por la dependencia Expedientes organizados de centralización de archivos de gestión metas para los años 2016,2017,2018, 2019 Cajas administradas en archivo intermedio de archivos de gestión UNIDAD DE MEDIDAD META ANUAL PERIODO DE MEDICION Meta Trimestral Expediente 90% Porcentaje Expediente Porcentaje Expedientes METAS POR AÑOS TOTAL % % 90% 90% 90% 90% Cajas 90% 50% 75% 90% 90% OBSERVACION Medición en porcentaje sobre el total de documentación producida para los expedientes Medición en porcentaje sobre el total de documentación producida para los expedientes, responsable la dependencia propietaria del archivo Medición en porcentaje sobre el total de documentación producida para los expedientes La medición se realiza frente a las cajas de archivo de gestión con posibilidad de entrega por parte de la dependencia responsable. 28

29 PLAN PLAN ORGANIZACIÓN FONDOS ACUMULADOS PLAN ADMINISTRACION ARCHIVO CENTRAL PLAN CONSOLIDACION PRESENCIA INDICADOR formula de medición Tabla de Valoración elaborada Cajas organizadas por fondo o metro lineal organizado por fondo Transferencias primarias gestionadas Solicitudes de consultas atenidas Transferencias secundarias realizadas Asistencia a Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Evento de instrucción o capacitación realizado UNIDAD DE MEDIDAD Tabla por fondo META ANUAL PERIODO DE MEDICION Meta Trimestral METAS POR AÑOS TOTAL Caja Transferencia Porcentaje Consulta 100% 100% 100% 100% 100% 100% Transferencia Porcentaje Evento 70% 70% 70% 70% 70% 70% Evento OBSERVACION En se realiza una organización previa a la elaboración de TVD en series que lo permiten Depende de aplicación de TRD y gestión de las propias oficinas Depende de las solicitudes realizadas Depende de la aprobación de la TRD y las TVD por el Archivo General de la Nación Depende de los Comités Institucionales de Desarrollo administrativo programados Individualmente, solo a directivos participantes en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo que deciden sobre la gestión documental. 29

30 PLAN PLAN ADMINISTRACION CORRESPONDENCIA PLAN ADQUISICION TECNOLOGICA PLAN REMODELAR Y ADECUAR ARCHIVO CENTRAL INDICADOR formula de medición Registro de correspondencia recibida Registro correspondencia despachada Software adquirido Avance en inmueble remodelado y adecuado UNIDAD DE MEDIDAD Porcentaje Documentos Porcentaje Documentos META ANUAL PERIODO DE MEDICION Meta Trimestral METAS POR AÑOS TOTAL % 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Módulo Actividad 100% 100% 100% OBSERVACION Depende de la cantidad de documentos recibidos Depende de la cantidad de documentos enviados Al adquirir el piloto se adquiere el modulo central de administración del software que después no debe adquirirse Inclusión en el plan de adquisiciones y contratación del ministerio. 30

31 5.12 RECURSOS En el siguiente cuadro se presenta una proyección de costos en que se puede incurrir para la ejecución de cada uno de los planes propuestos. EJECUCION PRESUPUESTO COSTOS CONTRATACION (miles) Costo Total Tipo Activ. Características Contrato Contrato Planta base Vr. Funcio/ Inversión 2014 Absoluto Q Costo Q Costo Q Costo Q Costo Q Costo PLAN ELABORACION INSTRUMENTOS H 1,2,4,5,6,8, H 9,13 NA - M NA - PLAN DE CAPACITACION H 1,3 H 2 H 2 Técnico H 2 Asistencial 3 M NA PLAN CENTRALIZACION ARCHIVOS DE GESTION H 1,3, 6 H 2, 7, 9 Técnico H 2, 7, 10 Asistencial 1 H 2, 7, 10 Asistencia 2 M NA NA NA