PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 2014 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL LAURA CATALINA OLIVEROS

2 Página 1 de 86 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) V.1 FECHA DE APROBACIÓN: DD MM AAAA FECHA DE VIGENCIA: APROBADO: POR COMITÉ DE ARCHIVO DE LA Armenia Quindío 2014

3 Página 2 de 86 CONTENIDO 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN MARCO LEGAL GENERAL GLOSARIO ANTECEDENTES GENERALES ESTRUCTURA ORGÁNICA MISIÓN VISIÓN FILOSOFÍA DE LA PERSONERÍA OBJETIVOS DECRETOS ACUERDOS RESOLUCIONES IDENTIDAD CORPORATIVA DE LA, QUINDÍO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MARCO LEGAL LEY 1712 DEL 06 DE MARZO DE LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE DEFINICIÓN E IMPORTANCIA GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONSIDERACIONES BÁSICAS LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y LA FUNCIÓN PÚBLICA LA IMPORTANCIA CRUCIAL DE LOS DOCUMENTOS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA PERSONERÍA...34

4 Página 3 de PROCESOS DE UN PGD INICIATIVA CERO PAPEL BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN: IMPLEMENTACIÓN SEGUIMIENTO CONCLUSIONES METAS A MEDIANO PLAZO METAS A LARGO PLAZO ANEXOS ANEXO A: FORMATOS ANEXO B: ILUSTRACIONES BIBLIOGRAFÍA...93

5 Página 4 de 86 TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 5 Ciclo vital del documento...89 Ilustración 6 Procesos de un Programa de Gestión documental...89 Ilustración 7 Cuadro general de clasificación documental...91

6 Página 5 de GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIÓN Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos) y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. En la actualidad se está exigiendo, sobre todo a las entidades públicas que tengan y gestionen sus archivos de la manera en que la ley archivística colombiana lo he estipulado desde hace muchos años pero que debido a la falta de control o supervisión a las entidades, éstas en su mayoría cuentan con fondos acumulados carentes de técnicas archivísticas y archivos de gestión desorganizados y expuestos a deterioro, perdida o alteración de sus contenido haciéndolos susceptibles a la corrupción y /o mala administración de los bienes públicos y desinformación a los usuarios de la información pública. Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Se entiende el Programa de Gestión Documental como aquel programa que abarca la gestión de documentos en todas sus fases o ciclo de vida: producción, recepción, distribución,

7 Página 6 de 86 trámite, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, que para su adecuado manejo requieren de varios instrumentos archivísticos tales como los cuadros de clasificación documental, las tablas de retención documental, los inventarios documentales, los sistemas de gestión documental, los manuales de procesos y procedimientos de archivo así como los manuales de organización, conservación y regulaciones externas e internas que se refieran al adecuado manejo documental. 1.2 JUSTIFICACIÓN El mundo actual es mucho más competitivo, complejo y exigente en cuanto a la administración de los bienes y servicios se refiere; teniendo en cuenta que la Personería Municipal de Armenia es un ente defensor de los derechos de los ciudadanos es imprescindible para ésta tomar decisiones rápidas y efectivas en bien de la comunidad que acude a su ayuda y asesoría, para lo cual es ineludible recurrir a los archivos como apoyo estratégico para tales efectos, requiriendo un mayor uso de la documentación en función de la toma de decisiones tanto en bien de la administración de la entidad misma como de su función pública hacia los usuarios, de ahí que actualmente los archivos se consideren un recurso o activo institucional decisivo en cualquier entidad del Estado. Por ende la Personería Municipal de Armenia debe disponer de documentación debidamente organizada, y los archivos constituyen el sistema y fuente de información más importante para el funcionamiento de la entidad. El Programa de Gestión Documental contribuye de manera significativa a este proceso de organización de la documentación, siendo una evidencia del manejo de la documentación que se realiza al interior y exterior de la entidad y un recurso que junto a otros fortalecerán la administración de los documentos teniendo como referente principal la ley archivística vigente.

8 Página 7 de MARCO LEGAL GENERAL DECRETO N 2609 DE 2012 ARTICULO 5. Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios: a. Planeación. La creación de los documentos. b. Eficiencia. La entidad debe producir solamente los documentos necesarios. c. Economía. Evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos. d. Control y seguimiento. Asegurar control a lo largo del ciclo de vida del documento. e. Oportunidad. Disponibilidad de los documentos cuando se requieran. f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración. g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. h. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. i. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí. j. Protección del medio ambiente. La entidad debe evitar la producción de documentos impresos en papel. k. Autoevaluación. Evaluación periódica del PGD l. Coordinación y acceso. Trabajo coordinado para el acceso y manejo de la información. m. Cultura archivística. Sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.

9 Página 8 de 86 n. Modernización. Aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad. o. Interoperabilidad. La entidad debe garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos. p. Orientación al ciudadano. Facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). q. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. r. Protección de la información y los datos. La entidad debe garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. 1.4 GLOSARIO Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Archivo central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de gestión: aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

10 Página 9 de 86 Archivo General de la Nación: desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos. Archivo histórico: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo total: concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. Automatización: aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental. Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación documental: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Comité de archivo: grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término correspondencia, hasta el momento en que se adoptó la definición de comunicaciones oficiales señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

11 Página 10 de 86 Disposición final de los documentos: selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. Eliminación: es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Fondo: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. Función archivística: conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. Comunicación Reservada o Confidencial: Son las comunicaciones que ingresan a través del área de correspondencia, dirigidas a la Personería Municipal, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Principio de Procedencia: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Principio de Orden Original: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

12 Página 11 de 86 Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. 2. ANTECEDENTES GENERALES 2.1 La Personería Municipal es una entidad encargada de ejercer el control administrativo en el municipio; la Defensa de los Derechos Humanos y representar al Ministerio Público en la vocería de la sociedad para garantizar el cumplimiento de la Ley y la justicia, así mismo las funciones que la Constitución Política le confiera y le delegue la Procuraduría General de la Nación. La historia nos dice que en la Constitución de 1886 se incluye a la Personería Municipal como parte del Ministerio Público. La Ley 81 de 1886 establece que en cada Distrito y Municipio habrá un Personero Municipal, encargado de defender los intereses de la Nación, promover la ejecución de leyes, sentencias judiciales y disposiciones administrativas, y supervigilar la conducta oficial de los empleados públicos. La Ley 136 de 1994, reestructura las funciones de las Personerías, e indica que éstas son entidades encargadas de la guarda y promoción de los Derechos Humanos, protección del interés Público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas. La Personería Municipal de Armenia entiende que los procesos oportunos y responsables son los mecanismos necesarios para el desarrollo de una Gestión de Calidad en el cumplimiento de sus funciones Constitucionales, además de una herramienta útil que satisfaga las necesidades de los ciudadanos, logrando con ellos colocar en primer lugar en la ciudad el respeto a los Derechos Humanos, la Administración Judicial, el Ámbito Penal, las Alternativas de Solución de Conflictos y el Desarrollo Humano.

13 Página 12 de 86 Estructura Organizacional Personería Municipal de Armenia: Despacho del Personero Oficina Asesora de Control Interno Dirección Financiera Personería Auxiliar División Penal División Derechos Fundamentales División Vigilancia Administrativa y Judicial Centro de Conciliación. Historia Decretos Registro oficial es N 96 y N 135 que consignan la ordenanza N 60 del año 1903 Por la cual se crea el distrito de Armenia en la Provincia del Quindío. Decreto N 118 de febrero 5 de Por medio del cual se nombran personeros municipales, y suplentes de algunas provincias. Información General Jurisdicción Armenia Quindío Sede Palacio Episcopal 3 piso

14 Página 13 de 86 Personero Carlos Alberto Mejía Mejía Representante de El Ministerio Público Sitio web ESTRUCTURA ORGÁNICA

15 Página 14 de MISIÓN Promover el conocimiento de los derechos y deberes de las personas, velar por la protección de los primeros e inculcar los segundos, fortalecer la construcción de la cultura ciudadana solidaria y propiciar una política de prevención y vigilancia en la conducta oficial de los servidores públicos del municipio de Armenia. 2.4 VISIÓN Para el año 2015 la Personería Municipal de Armenia será el escenario institucional reconocido por promover el respeto a los derechos humanos e inculcar el cumplimiento de los deberes, en un ambiente de inclusión y solidaridad señalando el camino para la construcción de competencias ciudadanas. 2.5 FILOSOFÍA DE LA PERSONERÍA La Personería Municipal de Armenia entiende que los procesos oportunos y responsables son los mecanismos necesarios para el desarrollo de una Gestión de la Calidad en el cumplimiento de sus funciones Constitucionales, además de una herramienta útil que satisfaga las necesidades de los ciudadanos, logrando con ellos colocar en primer lugar en la ciudad de Armenia (Quindío), el respeto de los derechos humanos, el reconocimiento de los deberes ciudadanos, la administración de la justicia, la solución pacífica de los conflictos, promoviendo el desarrollo humano de la región.

16 Página 15 de OBJETIVOS Propiciar un trabajo interinstitucional Entre todos los organismos que tengan responsabilidades con niños y adolescentes con el fin de integrar proyectos y actividades. Vincular las instituciones educativas en tareas de promoción, prevención y reconocimiento de la ley de infancia y adolescencia. Recibir las declaraciones juramentadas, asesorar y dar acompañamiento a la población víctima de acuerdo a la ley 1448 de 2011 Modernizar los sistemas de atención, información y comunicación que permitan generar confiabilidad en los servicios ciudadanos que se prestan. Establecer nuevos procedimientos de comunicación con la ciudadanía a través de convenios con instituciones de servicio social y comunitario. Mejoramiento de la infraestructura física de la dependencia para un adecuado ambiente laboral y atención adecuada al ciudadano. Establecer nuevos procedimientos con los organismos de salud que favorezca al usuario y eviten la congestión judicial. Facilitar la comunicación entre los usuarios y las entidades responsables de los servicios públicos para generar una cultura del servicio entre las empresas y la comunidad Apoyar la vigilancia de la conservación y protección del medio ambiente Vigilar los bienes inmuebles del Municipio de las entidades descentralizadas, realizar inventarios y estadísticas de las inspecciones y del estado real de dichos bienes Forjar confiabilidad y optimizar el buen concepto que tiene el ciudadano de la Personería Municipal

17 Página 16 de 86 Potencializar las destrezas y habilidades del recurso humano 2.7 DECRETOS Registro oficial es N 96 y N 135 que consignan la ordenanza N 60 del año 1903 Por la cual se crea el distrito de Armenia en la Provincia del Quindío. Decreto N 118 de febrero 5 de Por medio del cual se nombran personeros municipales, y suplentes de algunas provincias. Decreto 590 de marzo 30 de 1993, Por el cual se establecen las funciones generales y los requisitos mínimos para los empleos de la rama ejecutiva del poder público en el orden nacional y se dictan otras disposiciones. 2.8 ACUERDOS Acuerdo N 023 de diciembre 09 de 1997, Por medio del cual se adopta el nuevo manual de funciones y se crean unos cargos en la Personería Municipal. Acuerdo N 009 de septiembre 04 de 2003 Por medio del cual se modifica la estructura orgánica y administrativa de la Personería Municipal de Armenia. El manual de funciones y requisitos específicos para desempeñar los empleos en la entidad; se suprimen, reclasifican, se crean unos cargos, se reasignan funciones y se dictan disposiciones. Acuerdo 015 de julio 19 de 2004 Por medio del cual se modifica y adiciona el acuerdo 009 de julio 29 de 2003 y se dictan unas disposiciones. Acuerdo 007 de mayo 22 de Por el cual se modifica y adiciona el acuerdo 009 de julio 29 de 2003 y 015 de julio 19 de Acuerdo N 011 de mayo de 08 de Por el cual se crea el cargo de jefe de la oficina asesora de Control Interno en la Personería Municipal de Armenia Quindío. Presentación y aprobación del Proyecto de Acuerdo del actual organigrama de la Personería Municipal.

18 Página 17 de 86 Acuerdo N 030 de diciembre 08 de Por el cual se adopta el organigrama interno de la Personería Municipal de Armenia Quindío para efectos documentales y de archivo. 2.9 RESOLUCIONES Resolución N 152 de octubre 15 de 2002, Por medio de la cual se crea el Comité de Archivo de la Personería Municipal de Armenia. Resolución N 155 de diciembre 05 de 2012 Por la cual se actualiza y reglamenta el Comité de Archivo de la Personería Municipal de Armenia. El uso de sus facultades Constitucionales y legales y en especial de las que le confiere la ley 80 de 1989, el acuerdo 07 de expedido por el Archivo General de la Nación y la ley 594 de 2000 Resolución N 046 del 30 de septiembre de Por medio de la cual se adopta la nueva estructura orgánica y administrativa de la Personería Municipal de Armenia Quindío y se dictan otras disposiciones. Resolución N 066 del 30 de diciembre de 2003, Por medio de la cual se asignan tareas específicas a la división de Derechos Humanos. Resolución N 050 de octubre 02 de Por medio de la cual se conforman grupos internos de trabajo y se les asignan funciones generales. Resolución N 050 de diciembre 29 de Por la cual se establece la nomenclatura de unos empleos de la Personería Municipal de Armenia IDENTIDAD CORPORATIVA DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA, QUINDÍO El logotipo de la Personería Municipal de Armenia, es un elemento gráfico que identifica la Entidad como representante del Ministerio Público, incluye símbolos claramente asociados con la misión, la razón de ser y filosofía de las Personerías.

19 Página 18 de 86 La funcionalidad del logotipo radica en la capacidad para comunicar un mensaje, por lo que en su diseño se incluyeron colores y formas que permitirán que el espectador final, le dé la interpretación que se pretende; la cual es que la Personería Municipal de Armenia es un Ente que está presente, para velar por la protección y promoción de los derechos de la comunidad en general del municipio de Armenia. Por otra parte el eslogan es una frase usada en el contexto determinado como expresión repetitiva de una idea o un propósito, para resumirlo y representarlo. Para este caso la Personería de Armenia pretende generar conciencia en los ciudadanos propendiendo por la cultura de los derechos, pero también haciendo énfasis en el cumplimiento de los deberes. Se pretende entonces que realmente los Derechos y Deberes se conviertan en UNA CAUSA COMÚN. El logotipo El logotipo de la Personería Municipal de Armenia, está conformado por siluetas de personas de colores amarillo, azul, rojo, verde y negro; sobre un fondo blanco y en el borde superior un listón azul. Las siluetas de personas representan la solidaridad, la unión y colectividad entre la Personería Municipal y las diferentes comunidades y entes que conforman el municipio de Armenia. Colores y su representación Los colores del logo institucional juegan un papel fundamental en el contexto de la identidad visual. El amarillo, azul y rojo, hacen alusión a la bandera de Colombia; con el fin de exaltar nuestra nacionalidad.

20 Página 19 de 86 El color verde y amarillo de las siluetas conjugado con el fondo blanco, representan la bandera del municipio de Armenia; dada que nuestra institucionalidad, gestión y representación está dirigida al ámbito municipal. Y la unión de todos los colores hace alusión a la integración de la diversidad de géneros, que están presentes el municipio de Armenia. Utilización del logotipo y eslogan El logotipo de la Personería Municipal de Armenia, será utilizado en la impresión de los diferentes documentos oficiales que produce la entidad, estará ubicado en el extremo derecho del encabezado de la hoja y en el extremo izquierdo del pie de página de la misma. Se utilizara la impresión del logotipo en blanco y negro, como copia de documento que se expida. El nombre de la entidad Personería Municipal de Armenia, así como el eslogan estará ubicado al lado derecho del logo que figura en la parte superior de la hoja y en el pie de página junto al logo ubicado en la parte inferior estará registrada la información de contacto de la entidad; dirección, teléfonos, pagina web y correo electrónico. 3. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 3.1 MARCO LEGAL El proyecto a desarrollar está bajo el fundamento de la ley 594 de 2000 y el decreto 2609 de 2012; se define de manera conceptual la terminología utilizada como referencia para ejecutar el proyecto; la cual fue tomada en su gran mayoría del acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación. Puesto que el objetivo principal del presente proyecto es la elaboración del Programa de Gestión Documental, es esencial iniciar con su marco legal, el concepto de gestión documental y sus características.

21 Página 20 de LEY 1712 DEL 06 DE MARZO DE 2014 Artículo 15: Programa de Gestión Documental. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos generales para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia. Artículo 16. Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que exista dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Ley 43 de 1913 sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de procedimiento penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263 sobre valor probatorio de documento privado.

22 Página 21 de 86 Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Circular interna AGN N 13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta humedad. NTC 1673 Papel y cartón: para escribir e imprimir. NTC 2223: 1986 Equipos y útiles de oficina. Tinta liquida para escribir. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad RECEPCIÓN DOCUMENTAL Constitución Política Artículo 15 Párrafo 3: la correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden comunica, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma acto legislativo 02 de Decreto 2150 de Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

23 Página 22 de DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Decreto 229 de 1995 sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos y solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. Acuerdo AGN 060 de Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

24 Página 23 de 86 Ley 4 de Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Los jefes de las oficinas vigilaran que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Artículo 337. El gobierno en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos. Decreto 1382 de Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D (Tablas de Retención Documental). Acuerdo AGN 09 de Reglamenta la presentación de las TRD. Acuerdo AGN 09 de Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. Acuerdo AGN 037 de Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de 2002 por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de Acuerdo 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de Acuerdo AGN 02 de Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Circular AGN 01 de 2003 Organización y Conservación de los documentos de archivo. Circular AGN- DAFP N 004 De 2003 Organización de historias laborales. Circular AGN 012 AGN DAFP de 2004 Organización de historias laborales. Circular AGN 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar.

25 Página 24 de 86 NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística. NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos CONSULTA: Constitución Política. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Ley 4 de Sobre régimen político y municipal. Artículo 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Artículo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. Artículo 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. Ley 57 de Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Decreto 01 de Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

26 Página 25 de 86 Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Código Procedimiento Civil. Artículo 251. "Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares". Ley 47 de Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 39 de Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación. Ley 63 de Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. LEY 6 DE Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de

27 Página 26 de 86 documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio". Ley 80 de Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. Ley 397 de Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento. Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Decreto 2620 de Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 2150 de Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Acuerdo AGN 007 de "Reglamento General de Archivos". Artículo 23. "Valoración documental" que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 60. "Conservación integral de la documentación de archivos." Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

28 Página 27 de 86 Acuerdo AGN 11 de Criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo AGN 047 de Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo AGN 048 de Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN 049 de Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 050 de Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo AGN 056 de Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 037 de Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Constitución Política de 1991 Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Ley 47 de Protección del patrimonio documental y artístico. Ley 14 de Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981.

29 Página 28 de 86 Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 80 de Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 2527 de Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de Defensa y conservación patrimonio. Decreto 960 de Estatuto Notarial. Decreto 2620 de Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros. Decreto 998 de Transferencias documentales secundarias. Decreto 1145 de Guarda y custodia hojas de vida. Acuerdo AGN 007 de "Reglamento General de Archivos".

30 Página 29 de 86 Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. "Valoración documental". Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25. "Eliminación de documentos" que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico. Acuerdo AGN 08 de Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 03 de Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar. NTC Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación. NTC Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. NTC Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. NTC Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación. 3.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA GESTIÓN DOCUMENTAL Un trabajo de gestión documental es como la Ley General de Archivos lo define: Gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

31 Página 30 de PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En el año de 1994, en Colombia se creó el Reglamento General de Archivos, expedido por el AGN, donde se contempló el término Gestión de Documentos, tratando temas como responsabilidad frente a la gestión de documentos, organización de archivos, valoración documental, transferencias documentales y eliminación documental. En 1996 el AGN publicó Gestión Documental: Bases para la elaboración de un programa. Posteriormente el AGN publica el Manual de Archivística. Primera Fase. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, y para el año 2012, se divulga el Decreto 2609 de 2012, el cual reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, Art. 21. Programas de gestión documental, Art. 22. Procesos Archivísticos, Art. 23. Formación de archivos, Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de retención, Art. 25. De los documentos contables, notariales y otros y Art. 26. Inventario documental; así como también reglamenta parcialmente el Art. 58. Archivo electrónico de documentos y el Art. 59. Expediente electrónico de la Ley 1437 de CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites eficiencia de la administración. - La gestión de documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. - Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad en especial de la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con control interno. - El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. - Se debe designar un grupo especial que responda por el programa de gestión documental. - La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.

32 Página 31 de 86 Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. - Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos de archivo. - Adquisición de instrumentos tecnológicos que permitan una implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son el concepto de archivo total el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. - Normatividad archivística vigente LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y LA FUNCIÓN PÚBLICA La gestión documental es parte esencial de la función pública, porque debe garantizar la administración de la información documental y su servicio al ciudadano. La organización técnica de los archivos responde a la necesidad de garantizarle al ciudadano un acceso oportuno a la información en los términos definidos en la Constitución y en la Legislación colombianas. Igualmente, busca garantizar la integridad y conservación de la información documental y preservar para la memoria la que adquiere valores históricos, al ser testimonio de las obras y procesos individuales y colectivos, y constituirse en el registro material asequible para la reconstrucción y pedagogía sobre los hechos del pasado. En general, los archivos documentan los procesos de gobernabilidad, identidad, construcción del conocimiento, naturaleza y desarrollo de las instituciones judiciales, de allí su importancia para la historia colombiana. En efecto, la información registrada en los documentos permite encontrar o sugerir las relaciones entre los distintos acontecimientos de la vida cotidiana y de la administración y aplicación de la misión judicial. Los Archivos públicos en Colombia, son objeto y permiten garantizar el desarrollo de los postulados de la función pública (celeridad, transparencia, economía, eficacia, imparcialidad, igualdad y moralidad).igualmente, se rigen por los principios generales de la función archivística consagrados en Ley General de Archivos.

33 Página 32 de 86 En consecuencia, los archivos, y en especial los públicos, deben garantizar la recuperación y conservación organizada de los documentos y contribuir a la eficacia y eficiencia de la administración de justicia, sí como testimoniar la secuencia de su organización. Desde el punto de vista técnico, la gestión y administración de los archivos se regula a través del Archivo General de la Nación, organismo rector de los archivos en Colombia, encargado de definir los procesos técnicos y reglas generales de la administración y gestión documental. Así mismo, la especial naturaleza de las funciones del Estado, de las instituciones y de sus archivos conduce al legislador a precisar en las normas aspectos especiales que regulan la gestión de los documentos de archivo. Por ejemplo, el Departamento Administrativo de la Función Pública en lo relacionado con las Historias Laborales, el Ministerio de Hacienda en lo concerniente con el manejo del presupuesto de la Nación, la Contaduría General de la Nación en cuanto a los registros contables del Estado, entre otros LA IMPORTANCIA CRUCIAL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos, y la información que contienen, son un recurso crucial para una organización. Ninguna organización puede funcionar con eficacia sin documentos. Los documentos se necesitan para: Establecer y aplicar las políticas Planear y tomar decisiones Mantenerse informado de las acciones Lograr coherencia en la realización de los asuntos Proporcionar servicios eficientes a los ciudadanos Alcanzar más eficiencia y productividad Cumplir los requisitos legales y reglamentarios Proteger los intereses de la organización, su personal y sus clientes Reducir los riesgos que conlleva la falta de pruebas Proporcionar una memoria corporativa y documentar las actividades y los logros de la organización.

34 Página 33 de 86 Los documentos proporcionan pruebas documentales confiables y precisas, sin las cuales ningún gobierno puede rendir cuentas de sus decisiones y de sus actos. Además los documentos bien administrados pueden proporcionar una restricción eficiente en función de su costo del mal uso de los recursos del gobierno. La prevención de fraudes mediante el mantenimiento de documentos precisos y que pueden ser examinados es más barata que el costo de la corrupción o del enjuiciamiento. Los documentos proporcionan los testimonios comprobables que los funcionarios, auditores, ciudadanos interesados y representantes elegidos necesitan al investigar el desempeño de las organizaciones gubernamentales. Ellos prueban el cumplimiento o el incumplimiento de las leyes, las reglas y los procedimientos. Los documentos, y las pruebas que contienen son los medios por los que los gobiernos pueden crear un clima de confianza y demostrar el compromiso de atender a las necesidades de los ciudadanos. 3.3 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Dada la importancia de las Tablas de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades, se elaboraran y adoptaran en la Personería Municipal de Armenia siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002 para continuar con la elaboración del Programa de Gestión Documental. La Personería Municipal de Armenia actualizó sus TRD mediante el acta Nº 001 del comité de archivo, el día 09 de febrero de 2015.