Proceso Gestión Documental. Dueño del proceso: Director de Gestión Corporativa

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1 Objetivo l :Administrar la documentación l Instituto durante todo su ciclo vital acuerdo a la legislación vigente con el fin conservar la memoria institucional y proporcionar manera oportuna la información a usuarios. Dueño l : Director Gestión Corporativa Objetivo Estratégico: Alcance: Inicia conel establecimiento los lineamiento operación l y finaliza con la implementación acciones correctivas, preventivas y mejora en el en el nivel central. Las accionesy directrices dadas en materia gestión documental aplican a todo tipo documento generado por los s l INPEC en sus tres niveles organizacionales. Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios institucional Externo: Archivo General la Nación Manual Indicadores Hoja vida indicadores vigencia anterior Mapa riesgos vigencia anterior Informe estadísticas l Normograma Manual Gestión l Riesgo Normatividad vigente en materia archivística Plan Estratégico Mapa Procesos Manual Gestión Mapa riesgos actualizado Resultados auditorías internas. P 1. Establecer los lineamientos operación l. Responsable: Director Gestión Corporativa, Coordinador Grupo 2. Establecer lineamientos para el control la producción, clasificación, almacenamiento, recuperación y conservación los documentos l Instituto. Hoja vida indicadores actualizada Mapa riesgos actualizado Políticas operación actualizadas Tablas Retención y valoración "Programa Gestión Estándares control corresponncia, Control tablas retención documental, transferencias documental, y consulta ", Proceso Gestión,Proceso Procesos Interno: ProcesoControl Interno,

2 Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios Interno: Proceso Gestión Financiera Dirección General Externo: Partes Interesadas s Externo: Partes Interesadas s Lineamientos para la elaboración l plan necesidas l Mapa riesgos actualizado Plan necesidas l Resultados la Evaluación l Plan Acción la Vigencia anterior Informe revisión l SGI por la Dirección Lineamientos y Directrices Tablas Retención Documentos, comunicados Archivo Cronograma transferencia archivo P H 3. Elaborar el plan necesidas l para la vigencia. 4. Elaborar Plan Acción l Proceso. 5. Establecer cronograma transferencias documentales, visitas acompañamiento a la gestión documental, visitas seguimiento y control. 6. Administrar la documentación l Instituto. 7. Recibir transferencia archivos.. Plan necesidas l Necesidas capacitación l Plan acción l Cronograma transferencia archivo Cronograma vistas acompañamiento Cronograma seguimiento y control Registro ingreso los documentos en el aplicativo. Consecutivo corresponncia Inventarios documentales Documentos almacenados Logística y Abastecimiento, Gestión Tecnología e información Gestión Talento Humano Proceso

3 Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios Externo: Partes Interesadas s Solicitud documentos Tablas Retención y valoración Plan Anual adquisiciones Procedimiento Control Registros Cronograma transferencia archivo Cronograma visitas acompañamiento Inventarios documentales "Cronograma transferencia archivo Cronograma seguimiento y control" Informe trimestral gestión documental la Regional (incluye consolidado los ERON)Programa Gestión H 8. Orientar y facilitar la consulta documentos. 9. Conservar los documentos que tienen carácter permanente. 10. Realizar la disposición final documentos. 11. Realizar visitas acompañamiento a la gestión documental en la Dirección General, Regionales y ERON. 12. Verificar las transferencias documentales y la acuada gestión documental en la Dirección General, Regionales y ERON. Respuesta a solicitus Registro préstamo documentos Inventarios documentales Solicitud acuaciones infraestructura Acta transferencia a Archivo Central Acta eliminación Archivo Registro la visita: observaciones, recomendaciones y compromisos Formato Único Inventario Registro la visita "Matriz consolidado revisión gestión documental Comunicado a Regional y ERON" Programa gestión doc. revisado Externo: Partes Interesadas s Proceso

4 Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios Gestión Documenta Documentación l (Caracterización y Procesos Método autoevaluación l contro Cronograma autoevaluación l control V 13. Autoevaluar los métodos control l Registros la autoevaluación l control Hoja vida indicadores Reporte comportamiento indicadores l Informes Auditorías Internas y Externas Acta Comité Coordinación Informe seguimiento sempeño l l A 14. Autoevaluar y analizar el sempeño l Proceso. 15. Implementar acciones correctivas, preventivas y mejora en el Gestión l Talento Humano. Responsable: Subdirector Talento Humano Informe seguimiento sempeño l l Acciones correctivas, preventivas y mejora Interno: Gestión l Talento Humano

5 Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios Acta Revisión por la Dirección Interno: Proceso Informe seguimiento Planes l Proceso Procedimiento Acciones correctivas, preventivas y mejora Legales: Requisitos Generales Recursos Humanos: Profesional, técnicos administrativos, auxiliares administrativos Anexo 01. Normograma Proceso Partes interesadas NTCGP 1000: Requisitos generales 4.2 Gestión documental Seguimiento y medición los s 8.4 Análisis datos Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva MECI 2014 Módulo Control Planeación y Gestión Componente Direccionamiento Estratégico - Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos - Políticas Operación Componente Administración l Riesgo - Políticas Administración l Riesgo - Intificación l Riesgo - Análisis y Valoración l Riesgo Físicos: Infraestructura, mobiliario, equipos médicos. Tecnológicos: Hardware y Software Otros: Presupuesto asignado para la vigencia

6 Indicadores Gestión Anexo 02. Indicadores Gestión l Proceso Gestión Riesgos Anexo 03. Matriz Riesgos Proceso Políticas Operación Generales Específicas Anexo La gestión documental l Instituto se enmarca en las políticas que en esta materia dictamina el Archivo General la Nación, tal es el caso, entre otros la política cero papel y eficiencia administrativa. Actividad Política Teniendo en cuenta los diferentes productos (salida) esta actividad, es preciso consirar que lo relacionado con estándares se sarrollaran a 2. Establecer lineamientos para el control través procedimientos y guías según la necesidad. En cuanto al la producción, clasificación, almacenamiento, recuperación y conservación los documentos l Instituto 5. Establecer cronograma transferencias documentales, visitas acompañamiento a la gestión documental, visitas seguimiento y control. 6. Administrar la documentación l Instituto. Programa se entenrá como un proyecto corto, mediano y largo plazo, que se evaluará y se proyectará según estos plazos. Las transferencias documentales y la organización e inventario archivos gestión berá ser reglamentado por documento oficial para su estricto cumplimiento en los diferentes niveles la organización. El alcance en términos cobertura esta actividad será tanto la Dirección General, como las Regionales y ERON. Las Regionales tienen como responsabilidad comunicar, difundir e implementar los estándares y el programa gestión documental en los ERON su cobertura, acuerdo a las directrices que en esta materia se emitan s la Dirección General.

7 Actividad 8. Orientar y facilitar la consulta documentos. Política La consulta y prestamos documentos tanto en la Dirección General, Regional y ERON ben generar registros que permitan estadísticas quién consulta, frecuencias, tipo consultas y documentos consultados. La consulta y prestamos documentos tanto en la Dirección General, Regional y ERON be estar alineada con la política y estándares seguridad la información la institución, l Gestión Tecnológica e Información. Puntos Control Criterio Actividad 6. Administrar la documentación l Instituto Actividad 7. Recibir transferencia archivos Actividad 10. Realizar la disposición final documentos Qué Controlar Cuándo es oportuno ejecutar el control Cómo se be aplicar o ejecutar el control Verificar acuada Regionales (incluye consolidado los ERON) Trimestral (Marzo, Junio, Septiembre, Diciembre) Revisión l Informe gestión documental Regional (incluye consolidado los ERON) Verificar que a nivel Regional y ERON se realiza manera oportuna y acuada las transferencias documentales Anual (Enero) Revisión cronograma transferencias y actas transferencias documentales Verificar que a nivel Regional y ERON se realiza manera oportuna y acuada las disposición final documentos Anual (Enero) previo a la disposición final a realizar por la Regional y ERON Revisión cronograma disposición final y clasificación documentos Quién es el responsable ejecutar el control Coordinador Grupo Gestión Coordinador Grupo Gestión y responsable encargado por Regional Comité Desarrollo Administrativo

8 Cuál es el registro o evincia la aplicación l control Matriz consolidado revisión gestión documental Comunicado oficial a Regional y ERON Comunicado oficial a Regional y ERON Comunicado oficial a Regional y ERON con la aprobación la disposición final Lista versiones Versión: Fecha emisión: Motivo la modificación: Modificaciones 01 30/10/14 Se actualiza la terminación actividas y responsabilidad las mismas. Igualmente se actualiza las entradas y salidas correspondientes. Se complementan las políticas operación, puntos control, se actualizan indicadores y se aprueba el documento. Elaboro: Revisó: Aprobó: Nelly Fajardo Catalina Martínez Equipo Operativo CALIDAD-MECI Juan Manuel Riaño Vargas Jefe Oficina Asesora Planeación TC (r) José Fernando Velásquez Leyton Dueño Proceso

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