FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 S.A. Versión 1.0 Octubre de 2015

2 PÁGINA 2 de 56 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa) Descripción 1 07/10/2015 Se dio un nuevo orden al contenido total del programa. 1 07/10/2015 Se retiró los temas asociados al formato FR-GDG-004, ya que no está en uso. 1 07/10/2015 Se agregaron anexos nuevos. 1 07/10/2015 Se incluyeron los subprogramas especificos FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL DOCUMENTO Cargo Dependencia

3 PÁGINA 3 de 56 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 6 OBJETIVO... 7 ALCANCE MARCO NORMATIVO NORMATIVIDAD EXTERNA NORMATIVIDAD INTERNA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS COMO RESPONSABILIDAD PÚBLICA RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS PRINCIPIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL HERRAMIENTAS DOCUMENTALES INVENTARIOS DOCUMENTALES TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL- CCD TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD ACTUALIZACION Y MANTENIMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS DOCUMENTALES PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN PLANEACIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN DOCUMENTAL RECEPCIÓN DOCUMENTAL VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA CAPTURA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA DISTRIBUCIÓN EXTERNA MENSAJERIA MOTORIZADA SERVICIOS DE MENSAJERÍA NACIONAL E INTERNACIONAL SOBRES Y ROTULOS PARA EL ENVIÓ DE CORRESPONDENCIA DISTRIBUCIÓN INTERNA TRAMITE ORGANIZACIÓN CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ORDENACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE ORDENACIÓN SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES... 25

4 PÁGINA 4 de EXPEDIENTES CONSIDERACIONES PARA LOS EXPEDIENTES FOLIACIÓN DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ELABORACIÓN DE INVENTARIOS DOCUMENTALES TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES EN EL FNG ARCHIVO CENTRAL VALORACIÓN DOCUMENTAL Selección (S) Eliminación (E) UNIDADES DE CONSERVACION ORGANIZACIÓN FÍSICA DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Y ARCHIVO CENTRAL CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL ELEMENTOS DE MEDICIÓN AMBIENTALES PARA CONSERVACIÓN BÓVEDA DE SEGURIDAD UBICACIÓN FÍSICA PARA LA DOCUMENTACIÓN CUSTODIADA EN LA BÓVEDA DE SEGURIDAD DESGLOSE DOCUMENTAL RECOMENDACIONES PARA LA RECONSTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO CONSULTA DOCUMENTAL DENTRO DE LA ENTIDAD RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE ARCHIVO ACCESO Y SEGURIDAD DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN ZONAS DE ARCHIVO ACCESO Y SEGURIDAD AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- SGD INGRESO DE FUNCIONARIOS A BÓVEDA DE SEGURIDAD RESPALDO DE LA INFORMACIÓN POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL POLÍTICAS DOCUMENTACIÓN FÍSICA POLÍTICAS DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA POLÍTICAS DE CORRESPONDENCIA POLÍTICAS GENERALES PROCESOS SGD PROGRAMAS ESPECÍFICOS ARMONIZACIÓN CON EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO GLOSARIO DE TERMINOS... 52

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6 PÁGINA 6 de 56 INTRODUCCIÓN El Programa de Gestión documental para el FNG, se construye como una herramienta y guía para la aplicación de los procesos documentales de la organización dado que estandariza las actividades relacionadas con la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición final de los documentos, preservación y valoración, así como la aplicación de los principios de procedencia y orden original, proceder propio de la función archivística. El programa presenta las políticas en gestión documental para el FNG, de manera que estén acordes con las actividades que realiza la organización en desarrollo de los trámites administrativos, resaltando la importancia que cumplen los documentos de archivo como un activo y recurso de la organización que evidencia las actuaciones de la Entidad. Detalla cómo se debe realizar cada uno de los procesos documentales y las consideraciones a tener en cuenta en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos como lo son Archivo de Gestión, Central e Histórico, presenta las actividades que se deben realizar como planeación, organización, clasificación, descripción, consulta hasta los lineamientos para el acceso a la información, conservación y preservación de los documentos de archivo, de manera que se realicen igualmente en cada área o departamento del FNG. Fortalece el sistema de gestión documental el cual integra los expedientes físicos con los expedientes electrónicos que para efectos del FNG, cumplen las mismas condiciones y principios archivísticos manteniendo la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información; así como su valor y testimonio histórico como fuente para el conocimiento de la memoria institucional de la Entidad. Desde el punto de vista administrativo el manual de Gestión Documental busca que se facilite el manejo de información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, mejoran la eficacia, eficiencia y efectividad en la prestación de servicios de archivo y controlan y facilitan los tiempos de permanencia en los archivos.

7 PÁGINA 7 de 56 OBJETIVO El Programa de Gestión Documental para el Fondo Nacional de Garantías FNG S.A., consiste en el conjunto de actividades administrativas, técnicas y operativas tendientes a normalizar y estandarizar la aplicación de los procesos documentales, cumpliendo con la normatividad vigente en materia de archivo. ALCANCE Este documento está dirigido para todos los funcionarios del FNG en los diferentes niveles que realicen actividades esenciales del Programa de Gestión Documental o tengan responsabilidad sobre la gestión de documentos, conservación y preservación de la información en ejercicio de sus funciones, con el fin de mantener un integración del sistema se información con las directrices generales del PGD.

8 PÁGINA 8 de MARCO NORMATIVO 1.1. NORMATIVIDAD EXTERNA Dentro de los requisitos legales en materia de archivo aplicables a la Entidad por constituirse como una entidad pública adscrita al Ministerio de Comercio Industria y Turismo y dadas las regulaciones emitidas por el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística del país, se tendrán las disposiciones legales en la materia documental incluidas en el normograma de la entidad NORMATIVIDAD INTERNA Resolución Interna No. 107 (20 de Agosto de 2013): Por el cual se adopta el Sistema de Gestión Documental del Fondo Nacional de Garantías S.A. FNG. Resolución No. 83 de 2013 mediante la cual se creó la estructura del Fondo Nacional de Garantías FNG S.A. a Nivel de Departamentos y subdirecciones. Manual de Seguridad informática (Protección de la Información y de los datos y seguridad en las instalaciones del FNG). Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS COMO RESPONSABILIDAD PÚBLICA Los funcionarios del FNG deberán estar sujetos a lo dispuesto en el código único disciplinario, atendiendo a lo establecido en el artículo 34. Deberes, numeral 5: Custodiar y cuidar la documentación e información que por su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento, o utilización indebida. De igual manera se deberán atender las decisiones y lineamientos que emita el Comité CIDA frente al manejo documental en la Entidad RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Para el FNG, los funcionarios gestionan documentos físicos como electrónicos en cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las funciones que les han sido asignadas. Por lo tanto, cada funcionario es responsable de contribuir al adecuado desarrollo de los procesos de gestión documental que son transversales a la organización independientemente del nivel que se encuentre dentro de la estructura del FNG: El presenta cuadro representa los niveles y actividades que se deberán desarrollar desde cada cargo y la responsabilidad:

9 PÁGINA 9 de 56 NIVEL 1 GRUPO DIRECTIVO (Comité CIDA) 2 DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y SUBDIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 3 JEFES DE UNIDADES PRODUCTORAS Profesional de Gestión Documental 4 EMPLEADOS EN GENERAL PERSONAL DE PLANTA, EN MISION, APRENDICES, ACTIVIDADES Responsables de la aprobación y divulgación de políticas de Gestión documental. velar por el cumplimiento de las mismas al interior de la organización. Responsables de coordinar los aspectos relacionados con la Gestión Documental del FNG. Velar por la aplicación y cumplimiento de los procedimientos en la materia. Coordinar y Capacitar en temas requeridos por la entidad en materia documental. Garantizar la aplicación de las normas que expida el Archivo General de la Nación en materia de Gestión Documental. Diseñar, organizar, ejecutar y controlar los planes y el programa de Gestión Documental de la Entidad garantizando su cumplimiento por las áreas de la organización. Responsables de mantener los documentos de archivo íntegros y completos de acuerdo a las funciones que le son asignadas y hacerlas cumplir a través de los equipos de trabajo. Aplicar los lineamientos en materia documental de acuerdo a los procedimientos establecidos y/o directrices estipuladas por Servicios Administrativos. Responder por la correcta aplicación de las normas que expida el Archivo General de la Nación o el Gobierno Nacional en materia de Gestión Documental. Responder por la administración funcional de la herramienta tecnológica que soporta el Sistema de gestión Documental. Verificar que los usuarios estén cumpliendo con las políticas establecidas para el correcto funcionamiento del SGD y que apliquen lo dispuesto en el manual de Gestión Documental. Aplicar los lineamientos en materia documental de acuerdo a lo establecido por la organización y a cada una de las funciones asignadas. Responsables de Gestionar los documentos al

10 PÁGINA 10 de 56 PRACTICANTES, PERSONAL OUTSOURCING DE RECUPERACIÓN DE CARTERA 5 ADMINISTRADORES DOCUMENTALES (Auxiliares y Outsourcing de Archivo) interior de la organización de manera oportuna. Responsables de la documentación e información a su cargo generada o producida en el ejercicio de sus funciones, por lo tanto deberán clasificarla de acuerdo al trámite correspondiente ya sea de manera física o electrónica. Mantener en perfecto estado los documentos a su cargo, no ocasionar daños, mancharlos, romperlos, arrugarlos evitando perdidas de información. Deberán conocer y mantener asegurados los documentos de acuerdo a los accesos aprobados para las series y subseries documentales, no será permitido dar acceso a expedientes y/o documentos de archivos sin previa autorización por el área o departamento correspondiente. En caso ser necesario podrán solicitar al Departamento de Servicios Administrativos, capacitación en temas referentes al desarrollo de los procesos documentales, con el propósito de lograr la normalización de los mismos al interior de la organización. Grupo responsable de la aplicación efectiva de las políticas de Gestión Documental. Encargados de mantener disponible la información y servicios requeridos por los funcionarios internos. Servir de apoyo en la realización de las actividades de archivo como preparación física, foliación, y organización documental cuando sea requerido. Responsables de facilitar la documentación a los usuarios solicitantes. Responsables de la ubicación física de los Expedientes dentro de las locaciones de archivo. Garantiza la realización y devolución de los préstamos documentales, seguimiento a los mismos para las áreas de la organización. Responsables del control de los documentos y formatos aplicados a los procesos documentales para toda la organización. Apoyar las actividades del proceso de

11 PÁGINA 11 de 56 VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA (Auxiliar de Archivo) 6 ADMINISTRADOR FUNCIONAL 7 ADMINISTRADOR TÉCNICO microfilmación, realizar el control de calidad a los Rollos. Mantener actualizados los inventarios Documentales con el propósito de recuperar la documentación en el tiempo. Recepción y distribución de comunicaciones oficiales de entrada, salida del FNG. Aseguramiento de los documentos dentro del SGD física y electrónicamente. Distribución, trámite, control y entrega de las comunicaciones oficiales para el FNG. Mantener la Integridad de la información dentro del Registro de la Ventanilla Única de Correspondencia. Llevar el consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas por el FNG. Responsables de la administración funcional del Sistema de Gestión Documental, atención de usuarios, incidentes, perfiles de seguridad, acceso y consulta, parametrización de series subseries, tipos documentales y administración del sistema. Responsable de la administración general del sistema, brindar soporte técnico y funcional. 2. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS El ciclo vital de los documentos corresponde a las fases por las cuales pasan los documentos desde que nacen hasta su disposición final, dentro de lo que se conoce como Archivo Total; este concepto integra y establece procesos documentales que se aplican en las tres edades de los documentos y que se conocen como Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

12 PÁGINA 12 de 56 CICLO CICLO VITAL VITAL DEL DEL DOCUMENTO DOCUMENTO ARCHIVO ARCHIVO DE DE GESTIÓN GESTIÓN ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL CENTRAL ARCHIVO ARCHIVO HISTÓRICO HISTÓRICO VALORES VALORES PRIMARIOS PRIMARIOS VALORES VALORES SECUNDARIOS SECUNDARIOS Administrativo Administrativo Legal Legal Fiscal Fiscal Contable Contable Técnico Técnico Cultural Cultural Histórico Histórico Científico Científico 3. PRINCIPIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión documental o la gestión de archivos para las entidades, se describe como todas las actividades tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las organizaciones desde su origen hasta su disposición final 1 ; en este sentido se hace necesario para el FNG S.A. aplicar los principios de gestión documental los cuales se emplearán en los procesos que se desarrollen por el FNG: Principio de procedencia: establece que los documentos producidos por un área o dependencia, no deben ser mezclados con los producidos por otras. Por lo tanto, este principio indica el vínculo directo de los documentos con la unidad productora a la que naturalmente pertenecen. Principio de Orden Original o Estructura Interna de los Fondos indica que los documentos se producen de manera natural y siguiendo una secuencia lógica. En consecuencia para el FNG, el orden de los documentos debe darse con la forma y el orden en que se adelanta la ejecución de los trámites o procedimientos y su organización debe reflejarse siempre de manera cronológica. Por lo tanto para su desarrollo estos principios se aplicarán en todo el ciclo de vida de los documentos, especialmente en la etapa de Gestión en la cual se formaliza la constitución de los 1 Minimanual de TRD 32p

13 PÁGINA 13 de 56 archivos. Para la fase de archivo central e Histórico se deberán disponer los archivos para su conservación y disposición. 4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES Dentro del desarrollo de las actividades que se establecen para la efectiva organización y conservación de los archivos, se requiere de las herramientas documentales que posibilitan asegurar la información dentro de la estructura funcional de la Entidad, por tal razón estas deberán aplicarse, mantenerse y actualizarse de acuerdo a las necesidades que se generen por la organización. Las herramientas con las que cuenta el FNG son: 4.1. INVENTARIOS DOCUMENTALES Los inventarios documentales se constituyen como un instrumento de descripción a través del cual se relacionan las series y subseries documentales existentes por cada área o departamento y a partir de los cuales es posible establecer el plan de organización del archivo. Estas herramientas facilitan: Las entregas controladas e inventariadas de los documentos para la gestión de archivos. El desarrollo de las transferencias documentales ya que permiten identificar individualmente los expedientes y su contenido. Conocer información adicional que contengan las unidades documentales, otros soportes adjuntos y observaciones adicionales acerca del expediente. Normalizar a través del FR-GDO-009 Formato único de inventario y transferencias documentales, la entrega organizada, codificada y clasificada de los expedientes. La consulta de documentos en diferentes periodos de tiempo. Dar cumplimiento a las exigencias del Gobierno en Línea, manteniendo los inventarios del Archivo de Gestión, donde se aclara por cada serie y subserie el nivel de confidencialidad de los documentos TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Las Tablas de Retención Documental se constituyen en la herramienta imprescindible para la aplicación de tiempos de retención y disposiciones finales a todas las series identificadas en cada uno de los niveles de la organización. Estas contribuyen a la racionalización y normalización de la producción documental, al control, selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente.

14 PÁGINA 14 de 56 Las Tablas de Retención Documental para el FNG S.A. responden a: La clasificación orgánico-funcional de la Entidad, por tanto existirá una Tabla de Retención Documental - TRD por cada área o departamento que se refleje en el organigrama. Cada área o departamento deberá tener su TRD en el formato establecido y aprobado por la Entidad - FR-GDO-005 Tabla de Retención Documental. Cada serie documental estará acompañada por la codificación establecida en el Cuadro de Clasificación Documental. Las series o subseries documentales responden a las funciones propias del área por lo tanto estas deberán estar documentadas en los procedimientos y en el MA-GHU-007 Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales. El formato de TRD representa un listado de series organizadas alfabéticamente a las cuales se les asigna un tiempo de retención en la Fase de Archivo de Gestión y Archivo Central; una vez cumplido los tiempos se aplicará la disposición final que en ellas se indique ya sea para su eliminación, selección, microfilmación o conservación permanente. Los Tiempos de retención se aplicaran a nivel de series y/o subseries cuando estas hayan cumplido la totalidad del trámite administrativo dentro del área o departamento productor, de esta manera es posible probar la integridad y el cumplimiento dentro de las fases de archivo. La aplicación de las tablas de retención documental se realizará una vez al año o de acuerdo al plan de transferencias documentales que se establezca por la Entidad. Las TRD deben estar aprobadas por el Comité de Archivo de la Entidad o quien haga sus veces y firmadas por quien cumpla las funciones de Secretario General, por el área responsable de la Gestión Documental en la Entidad y por el responsable de la TRD. Las TRD deben estar aprobadas mediante Resolución expedida por el Representante Legal de la Entidad. Las TRD deberán ser publicadas en la Página Web de la Entidad CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL- CCD Es la herramienta documental principal para jerarquizar y clasificar la documentación que produce la Entidad, permite agrupar los documentos que tienen características semejantes de acuerdo con los trámites administrativos que adelantan las áreas o dependencias en ejercicio de sus funciones. Esta clasificación se da a partir los siguientes elementos: Estructura orgánico- Funcional (clasificación y codificación por Niveles Jerárquicos). Identificación de Series y Subseries (funciones por cada nivel) Identificación de Tipos documentales.

15 PÁGINA 15 de 56 La clasificación de los documentos generados por el FNG aplica a los documentos generados en cualquier tipo de soporte y se clasificaran bajo los códigos de series y subseries asignados a través del cuadro de clasificación documental TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Las Tablas de Valoración Documental, son el resultado de un proceso de análisis a partir de la estructura orgánica de la Entidad desde su creación hasta el establecimiento de las primeras Tablas de Retención Documental para la Entidad. Los procesos de Valoración del fondo acumulado para el FNG determinan los valores primarios y secundarios los cuales condicionan la conservación temporal o permanente de la documentación. Estos procesos se aplican a la documentación que no contiene ningún criterio archivístico o proceso documental de clasificación, organización, descripción, depuración y/o eliminación los cuales no contribuyen de manera precisa al acceso oportuno a los documentos. Las Tablas de Valoración Documental de la Entidad, se realizaron al fondo acumulado para el periodo 1982 al 2005, con el cual se conforma el Archivo Histórico del FNG. Las Tablas de valoración se realizaron bajo el formato aprobado por el Archivo General de la Nación - AGN y a través del cual se identifican las series documentales, su tiempo de conservación en la fase de archivo central, la disposición final y el procedimiento que permite identificar la conservación, valores identificados y disposiciones legales en las cuales están soportadas. 5. ACTUALIZACION Y MANTENIMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS DOCUMENTALES La actualización del Cuadro de Clasificación y las Tablas de Retención Documental se realizará en los siguientes casos: Cuando exista un cambio en la estructura orgánico-funcional de la entidad. Cuando exista la necesidad de inactivar una Serie o Subserie documental. Para lo que se debe justificar y dejar evidencia en el Cuadro de Clasificación, con fecha de su inactivación. Cuando se creen nuevas funciones en algún nivel jerárquico de la organización que evidencien la creación de series o subseries documentales. Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación. Se debe tener en cuenta para la actualización de las TRD todos los aspectos normativos que por la fecha se encuentre vigente y sea de obligatoria aplicación por el FNG. En todos los casos se deberá documentar la trazabilidad de los cambios surtidos.

16 PÁGINA 16 de 56 El Programa de Gestión Documental podrá ser modificado, previa aprobación por parte del Comité de Archivo o quien haga sus veces, y en todo caso se deberá dejar constancia y soportes de su modificación en cumplimiento de la normatividad que por la fecha se encuentre vigente y sea de obligatoria aplicación por el FNG. 6. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL El Programa de Gestión Documental para el FNG, contiene las directrices que se deben desarrollar al interior de la organización por los funcionarios, en el desarrollo de los procesos de planeación, producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. El Programa de Gestión Documental denominará en adelante Documento, a todos aquellos producidos o recibidos física o electrónicamente y los cuales tendrán el mismo trato, principios y políticas, acorde a lo dispuesto en el Acuerdo No 003 del 17 de febrero de ARCHIVO DE GESTIÓN Es la fase en la cual se reúnen los documentos en trámite que son generados por las diferentes áreas de la organización en ejercicio de sus actividades. Los documentos que se encuentran en esta etapa son sometidos a continúa utilización y consulta administrativa, por los funcionarios del FNG. El tiempo de permanencia de la documentación en la etapa de gestión depende de la duración del trámite administrativo en cada unidad productora, es decir, el tiempo que va a tomar consolidar todos los documentos y gestionarlos hasta la finalización de su trámite y almacenamiento. El tiempo de retención documental en la etapa de gestión empezará a contar una vez el expediente este cerrado. Lo que quiere decir que no se podrán incluir, alterar su orden o eliminar documentos, por lo que se entiende que ya el expediente esta íntegramente constituido. El tiempo de retención está claramente estipulado en el formato de TRD, en el cual se indica el tiempo en años tanto en fase de gestión como central por lo tanto, la conservación en la fase de archivo de gestión empezará a contar desde el año de cierre del expediente y en la fase de archivo central iniciará una vez finalice el tiempo estipulado en gestión. Si se evidencian inconsistencias en la etapa de gestión, el (los) responsable (s) del área o departamento comunicará al Departamento de Servicios Administrativos, para que se 2 Acuerdo 003 de Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012.

17 PÁGINA 17 de 56 realicen las verificaciones y controles requeridos de no atender los lineamientos en la materia, la Entidad definirá las medidas necesarias para su cumplimiento PLANEACIÓN DOCUMENTAL Las áreas o departamentos de la organización, deben crear estrictamente los documentos que ameriten el soporte de sus actividades y procedimientos, esto acorde con las políticas del procedimiento Elaboración y Control de documentos, y del Instructivo de Creación de Documentos PRODUCCIÓN DOCUMENTAL La producción documental en el FNG está dada por: Los documentos resultantes de los procedimientos administrativos que ingresan y salen de la Entidad. Documentos exigidos para realizar procedimientos con otra Entidad o persona externa y requieren una respuesta del FNG. Documentos resultantes o recibidos por Entes de Control. Documentos generados entre las áreas de la Organización. Documentos facilitativos resultantes de actividades que sirven de control y apoyo en el Archivo de Gestión, pero que no se registrarán en las Tablas de Retención Documental y se eliminarán de acuerdo a lo establecido por la unidad productora RECEPCIÓN DOCUMENTAL El Fondo Nacional de Garantías FNG S.A. consolidó a través del Departamento de Servicios Administrativos la Ventanilla Única de Correspondencia, la cual tiene como propósito la recepción, registro, radicación, distribución interna y externa de las comunicaciones oficiales recibidas para la organización VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA Las actividades de la ventanilla única de correspondencia se realizarán por el Auxiliar asignado por el Departamento de Servicios Administrativos. La recepción de la correspondencia se realizará en el horario de 7:30 am a 5:30 pm de lunes a viernes en jornada continua. Toda correspondencia antes de su aceptación y recepción deberá ser revisada por el auxiliar de la ventanilla de correspondencia para determinar que está dirigida al FNG. En caso de recibir una documentación que no corresponda al FNG deberá hacerse llegar a la Entidad respectiva.

18 PÁGINA 18 de 56 Para las comunicaciones que se envían externamente por el FNG, el área o responsable del documento deberá validar y confirmar los datos de envió antes de su distribución. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir del número uno (1), para el radicado de Entrada como de Salida. Dicho cambio, será realizado por el Administrador Funcional. Los documentos personales recibidos para los funcionarios del FNG, No se registraran a través de la ventanilla como tampoco se dejará constancia de su recepción. Los materiales promocionales como afiches, calendarios, paquetes etc. no se deben registrar, estos deberán entregarse acompañados de una comunicación que formalice la entrega. En la Ventanilla Única de Correspondencia No está permitido: Reservar números de radicación Generar números de radicación repetidos. Alterar la numeración y fecha generada por el sistema de correspondencia. Eliminar registros radicados. Sin embargo, en el caso de existir errores en la radicación y se considere necesario anular un número de radicado, se deberá informar al Subdirector de Servicios Administrativos, por parte del Auxiliar de la ventanilla dejando la evidencia en la hoja de control Anulación de códigos radicación de correspondencia FR-GDO- 027 Anexo 3 La eliminación de un radicado solamente se dará en los siguientes casos: Error involuntario al realizar el registro y radicado de información. Cuando la persona que va a realizar la entrega de la correspondencia desista del registro del documento y aún no se haya asignado número de radicado. Cuando se haya registrado una solicitud de correspondencia de salida por un funcionario del FNG y se desista de la entrega correspondiente, una vez el documento ya esté en distribución por mensajería, sin embargo en este caso se analizará la eliminación CAPTURA DE DOCUMENTOS Los documentos que se reciban a través de la Ventanilla Única de Correspondencia, se digitalizarán a través del Software dispuesto por la Entidad, con el propósito de enviar el documento digitalizado al usuario o área destinataria. Los documentos se digitalizarán únicamente en formato PDF con las características de reconocimiento de texto y la imagen a 200 ppp, a blanco y negro para facilitar su lectura.

19 PÁGINA 19 de 56 La captura de documentos asocia el nombre del destinatario con el número de radicado asignado por el sistema, facilitando la distribución electrónica del documento al funcionario correspondiente PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA CORRESPONDENCIA EXTERNA Las comunicaciones oficiales dirigidas al FNG deberán registrarse en la herramienta que disponga la Entidad con el propósito de controlar el registro, radicado y entrega al funcionario o área a la cual va dirigida. El registro de las comunicaciones se debe realizar en estricto orden de recepción de los documentos. Los datos mínimos que se otorgaran a las comunicaciones oficiales recibidas por el FNG son: número de radicado de entrada, fecha, hora, destinatario y folios. El registro de las comunicaciones oficiales de entrada debe hacerse siempre a través de la ventanilla única de correspondencia y deben ser recibidos directamente por el auxiliar responsable. El auxiliar de ventanilla debe identificar de acuerdo a la competencia del documento, la unidad productora y/o responsable al cual se debe dirigir la comunicación recibida. Las comunicaciones oficiales que vienen a nombre del Presidente o Vicepresidentes de FNG se deben dirigir a las secretarias correspondientes para su trámite. Los documentos que se reciban en fax (papel químico) deberán ser fotocopiados con el fin de garantizar la conservación de la información contenida y el soporte. Las comunicaciones oficiales se radicarán de manera independiente y se asignará un número radicado único e incremental. El diligenciamiento de los datos en el registro de correspondencia se debe realizar en mayúsculas y minúsculas, manteniendo uniformidad en el registro de datos, en lo posible no usar tildes, rayas, puntos en el registro para facilitar la búsqueda. Para el diligenciamiento del tipo documental y para el nombre de documento se recomienda utilizar palabras completas y claras para la identificación del documento (por ejemplo: utilizar la palabra completa Factura No., no la sigla FAC #) Las comunicaciones oficiales recibidas, se identificarán con un rótulo que lleva impreso el código de barras y los datos del registro de radicado, el cual permitirá facilitar la búsqueda de los documentos al interior de la organización. Las copias de las comunicaciones radicadas y/o de las diligencias efectuadas, serán entregadas bajo planilla (FR-GDO-011) dentro del día hábil siguiente al funcionario que haya requerido la solicitud de servicio; estas copias serán entregadas por el funcionario designado por el Director del Departamento de Servicios Administrativos. La correspondencia de salida se recibe únicamente en la ventanilla de radicación durante el transcurso del día hasta el horario establecido para el efecto. La distribución de la

20 PÁGINA 20 de 56 correspondencia en Bogotá se hace a través de los mensajeros contratados para tal fin en dos horarios de salida: 8:15 am y 2:15 pm. Los documentos que se radican después de las 10:00 am serán entregados en el turno de la tarde después de las 3:00 p.m. (teniendo prioridad lo que se reciba del área de tesorería). Los documentos que se radican después de las 3:00 p.m. serán entregados al día hábil siguiente. Para la correspondencia que se envía fuera de Bogotá se debe dar cumplimiento a la guía de servicios del operador de correspondencia que esté contratado a la fecha, de acuerdo al destino de la comunicación. Los funcionarios del FNG deberán dar acuse de recibo a la documentación recibida de manera física a través de la Planilla de entrega de Correspondencia (FR-GDO-024); de igual manera a la documentación electrónica se deberá dar acuse de recibo a través del Sistema de Gestión Documental- SGD. La documentación que salga del FNG debe ser radicada con tres copias: una copia para radicación de recibido del destinatario, la segunda para el control del consecutivo de envíos y la tercera para conservación del área CORRESPONDENCIA INTERNA Para la radicación de las comunicaciones que se enviarán entre departamentos o áreas, el funcionario del FNG deberá realizar el trámite en el SGD y se deberá dar acuse de recibo a través del Sistema, deberá reposar en la serie del área o departamento que genera el documento y se conservará por el tiempo definido en la Tabla de Retención Documental. Para comunicaciones internas de debe manejar mediante flujos documentales en el SGD a través de memorandos internos o comunicaciones oficiales: Memorando interno electrónico: documento donde brevemente se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición. Comunicaciones oficiales: documento donde se trasmite una orden o se delega alguna actividad, en cumplimiento derivada de un procedimiento, política, o función específica DISTRIBUCIÓN EXTERNA MENSAJERIA MOTORIZADA Para la correspondencia que sale del FNG, el Auxiliar de la ventanilla deberá entregar formalmente a la persona designada por el Departamento de Servicios Administrativos, las comunicaciones oficiales radicadas para ser distribuidas por el servicio de mensajería motorizada, en el transcurso del día.

21 PÁGINA 21 de 56 Los trámites que se realicen por el servicio de mensajería motorizada serán registrados en la planilla de mensajería FR-GDO-010 y FR-GDO-011, las cuales evidencian el trámite del documento. En caso tal que el trámite no pueda ser finalizado, se deberá informar al funcionario solicitante SERVICIOS DE MENSAJERÍA NACIONAL E INTERNACIONAL Los trámites que se realicen por la empresa de mensajería con destino Nacional e Internacional serán entregadas por el Auxiliar de la ventanilla, quien será el encargado de entregar a la entidad prestadora del servicio, las comunicaciones que se generen diariamente y realizar el seguimiento de las guías de mensajería correspondientes SOBRES Y ROTULOS PARA EL ENVIÓ DE CORRESPONDENCIA Los sobres son considerados una cubierta que guarda y protege los documentos, por lo tanto para él envió de las comunicaciones del FNG, se utilizarán sobres pre impresos con el logotipo y la información general de la Entidad. El rótulo deberá contener los datos completos del destinatario y estos deberán distribuirse adecuadamente en el sobre. Sobre Carta u Oficio Media carta

22 PÁGINA 22 de DISTRIBUCIÓN INTERNA El Auxiliar de la ventanilla será el encargado de realizar la entrega interna de las comunicaciones oficiales recibidas a través de la ventanilla, las cuales quedarán formalizadas en las planillas de entrega de correspondencia, una vez el funcionario acuse de recibido el documento a través del SGD. En el caso que el funcionario evidencie que el documento no le pertenece, el auxiliar de la ventanilla deberá realizar una reasignación del documento al funcionario o área correspondiente para su trámite. Es responsabilidad del funcionario revisar el documento antes dar el acuse de recibido. Los horarios de distribución o entrega interna de la correspondencia, se realizará en 2 turnos, el primero a las 10:00 a.m. y el segundo a las 3:00 p.m TRAMITE Los documentos que ingresan, se producen o salen de la organización en cumplimiento de las funciones, responden a procedimientos administrativos. Estos trámites llevan implícitamente definido el o los responsables de su gestión al interior de la organización. Para que el curso de los documentos se realice adecuadamente todos los documentos recibidos deberán ser distribuidos en primer lugar desde la ventanilla única de correspondencia, la cual permite que los documentos ingresen, se asigne un responsable y a la vez inicie el trámite de documento dentro del SGD ORGANIZACIÓN Dentro de los procesos de organización documental de la Entidad se comprenden tres criterios que componen el concepto de organización documental, entre ellos se encuentra el proceso de clasificación, ordenación y descripción:

23 PÁGINA 23 de CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL El Sistema de Clasificación documental para el FNG S.A., se basa en la estructura orgánicofuncional, a través de la cual se identifica claramente el Fondo, las Secciones y Subsecciones que corresponden a cada una de las áreas o dependencias de la organización; a la vez se validan las funciones o actividades asignadas con el propósito de representar documentalmente las series y/o subseries (Expedientes) que éstas generan. El proceso de clasificación documental se realiza atendiendo los principios de Procedencia y Orden Original, estipulados en el capítulo 4 del presente manual. La clasificación relaciona grupos o agrupaciones documentales, es decir, ubica los documentos en el área o departamento de la organización al cual pertenezca. Con el objetivo de lograr la integridad en la consolidación de los expedientes, la clasificación documental se realizará bajo las siguientes condiciones: Documentación Electrónica La clasificación de los tipos documentales que ingresen a través de la ventanilla de correspondencia se deberán clasificar por el usuario responsable del trámite a través del Sistema de Gestión Documental - SGD al espacio de los documentos facilitativos o a la serie documental que corresponda.

24 PÁGINA 24 de 56 Los registros que se conservan en medio magnético, se encuentran en alguna de las siguientes ubicaciones: El servidor público/carpeta del área Sistema de gestión documental/carpeta de área Aplicaciones o herramientas informáticas En todos los casos el acceso está restringido a los usuarios de cada área para lo cual se han configurado los permisos correspondientes garantizando la confidencialidad de la información. Documentación Física La documentación física que se reciba o se produzca en la Entidad se debe clasificar físicamente en el expediente que corresponda. Las actividades las debe realizar el funcionario al que se le asignen las respectivas funciones de archivo, o quien deba gestionar y finalizar el trámite de un documento. Cada tipo documental recibido o producido hace parte de la gestión que realiza un área o departamento, por lo tanto estos deben clasificarse dentro de la serie o subserie correspondiente de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental - CCD y a las Tablas de Retención Documental - TRD. Los documentos que no hacen parte de la Tabla de Retención Documental, como los documentos facilitativos, deberán almacenarse por el funcionario que los crea mientras cumple su propósito y después podrán ser eliminados. La información que se conserva en medio físico se ubican en el Archivo de Gestión o Archivo Central del FNG ORDENACIÓN DOCUMENTAL El proceso de ordenación documental, debe reflejar el desarrollo de los trámites administrativos de cada área o departamento, permiten ser el testimonio de la gestión y refleja la dinámica de la Entidad a lo largo del tiempo; por lo tanto, para el FNG se atenderán los siguientes criterios: SISTEMA DE ORDENACIÓN El Sistema de ordenación que utiliza el FNG, es Cronológico, dado que consiste en colocar un documento detrás del otro de manera secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido producida o tramitada.

25 PÁGINA 25 de 56 Este sistema de ordenación indica cual documento va primero y cual va después y relaciona los tipos en la serie documental, teniendo en cuenta en primer lugar el día, seguido del mes y al final el año. Ejemplo: La ordenación se aplica a las Series y Subseries documentales permitiendo organizar internamente los tipos documentales y conocer su secuencia o causa- efecto. La ordenación física y electrónica es UNICA, por lo tanto se debe dar de la misma manera en cualquiera de los dos entornos, excepto cuando el documento se crea o produce electrónicamente y permanece en este soporte durante todo su ciclo de vida y no se constituye físicamente. La ordenación de los tipos documentales corresponderá a los estipulados en las series y/o subseries reflejada en las Tablas de Retención Documental SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SERIE DOCUMENTAL Son consideradas agrupaciones de documentos que se conocen como Expedientes, los cuales esta conformados por documentos de diferentes características, que se relacionan entre sí en razón a un trámite determinado. La serie documental, está integrada por documentos que son el resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos de las áreas o departamentos, los cuales también, responden a unos asuntos similares generando como resultado una información seriada. Las series documentales representan las funciones asignadas a un área o departamento de la organización, ya que son el reflejo de las Series y/o subseries documentales que soportan la producción de documentos. Por lo tanto, las series que estén asignadas a un área o departamento deben estar acordes a las funciones que por competencia les hayan sido asignadas. Existen dos tipos de Series Documentales, las formadas por unidades documentales simples y las Series documentales complejas Serie Documental Simple 3 Cartilla de ordenación documental AGN

26 PÁGINA 26 de 56 Son tipos documentales los cuales cada uno dentro del expediente son independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales. Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente. El contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Su ordenación permite controlar su producción. Son series documentales simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comités, comisiones, etc., o las circulares administrativas o reglamentarias Serie Documental Compleja Son llamadas comúnmente Expedientes. Cada una está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas; existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación SUBSERIE DOCUMENTAL Agrupación de documentos que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Ejemplo: Contratación Simple, Contratación Directa, Informes de Gestion, Informes de Riesgo, entre otros. Las subseries se ordenan de la misma manera que las series documentales. Las series y/o subseries documentales existen por ser reflejo de funciones y no se deben crear sin ningún criterio, deben estar siempre soportadas en el manual de funciones y competencias del FNG TIPO DOCUMENTAL Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerado documento. Ejemplo Certificado, afiliación, acta de grado, entre otros.

27 PÁGINA 27 de EXPEDIENTES Conjunto de documentos o agrupación de documentos que constituyen un expediente (carpeta) generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora (área o departamento) en función a un mismo asunto o trámite. (Procedimiento) Los expedientes reflejan las series y subseries documentales por lo tanto la creación de un expediente en tendrá que cumplir con lo siguiente: 1. Tener uno o varios tipos documentales que conformen un mismo trámite administrativo, sean producidos o recibidos por la Entidad. 2. Revisar que los tipos documentales hagan parte de una Serie y/o Subserie documental y proceder a clasificarlos. 3. Revisar el orden en el cual se deben organizar los documentos dentro de los expedientes o carpeta de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. 4. Organizar cronológicamente los documentos recibidos o producidos en la medida que reflejen el trámite. 5. Los expedientes deben contener los documentos aprobados y firmados. Estos se consideraran documentos de archivo o documentos record para el SGD. 6. Los documentos internamente en los expedientes se organizan estilo Libro, es decir donde el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente. 7. Los documentos se formalizan y tramitan antes de ser parte de un expediente. Una vez los documentos se han consolidado y han finalizado la totalidad del trámite, empiezan a contar los tiempos de retención en la fase de gestión. 8. Una vez cerrado el expediente no se podrá alterar el orden, eliminar o incluir documentos, por lo que se entiende que ya el expediente esta íntegramente constituido. 9. La fecha de inicio de los expedientes se dan generalmente con el primer documento que da apertura al expediente. 10. La fecha de finalización del expediente la genera el documento que finaliza el trámite de acuerdo al respectivo procedimiento. Por lo tanto, solo a partir de que el documento de cierre ingrese al expediente se da inicio a la aplicación de los tiempos de retención y disposiciones indicadas en las respectivas Tablas de Retención Documental. El siguiente gráfico representa la consolidación de un expediente:

28 PÁGINA 28 de Los expedientes que se encuentren en trámite deberán reposar físicamente en el Archivo de Gestión y podrán ser solicitados en cualquier momento por el funcionario responsable. 12. Todos los expedientes creados en el FNG tendrán un identificador único que permite recuperarlo y facilitar su ubicación, el ID está compuesto por el código del área o departamento, seguido del número de la serie y/o subserie documental y el número consecutivo único del expediente: 13. Todos los expedientes creados en el FNG deberán estar debidamente rotulados para su identificación.

29 PÁGINA 29 de La identificación de los expedientes se realizará a través de rótulos impresos que contendrán la siguiente información: Nombre de la Entidad Sección o Subsección Serie Subserie Título del expediente Fecha Inicial (cuando el expediente se encuentre en Archivo de Gestión) ID del Expediente No. de Carpeta CONSIDERACIONES PARA LOS EXPEDIENTES Los expedientes para el FNG sean físicos o electrónicos deberán ser generados de manera paralela y deberán cumplir con las misma políticas y condiciones documentales establecidas. Todos los expedientes que se generen en el FNG corresponderán a una serie o subserie documental. No se deben abrir expedientes con nombres no aprobados o que no se encuentren reflejados en las Tablas de Retención Documental TRD. Los documentos anexos o soportes NO se deben organizar cronológicamente dado que sirven como antecedentes o testimonios del trámite, estos se deberán almacenar con la fecha del tipo documental principal del expediente. Toda documentación enviada o recibida en la Entidad debe relacionarse con una serie o subserie documental. Los expedientes que se entreguen por las áreas o departamentos para ser custodiados en Archivo de Gestión, deberán ser entregados mediante inventario documental. El tiempo de permanencia del expediente en Archivo de Gestión empezará contar a partir del año en el que se finalizó su trámite. Los expedientes cerrados estarán en la etapa de gestión por el tiempo que indiquen las Tablas de Retención Documental. Todas las solicitudes que se generen para realizar cambios, inclusiones o modificaciones a los expedientes que ya se encuentran cerrados, deberán solicitarse al Departamento de Servicios Administrativos y estos a su vez se pondrán a consideración del Comité de Archivo del FNG o quien haga sus veces, dejando la justificación respectiva. Los expedientes íntegramente constituidos (organizados, clasificados y ordenados) los cuales hayan finalizado su trámite, se les deberá aplicar el proceso de foliación con el fin de asegurar la integridad de los documentos que lo conforman.

30 PÁGINA 30 de FOLIACIÓN DOCUMENTAL Proceso a través del cual se asigna un número consecutivo único incremental a cada tipo documental o folio que contenga el expediente integralmente constituido. Antes de realizar el proceso se deben verificar los expedientes con el fin de identificar documentos duplicados o que no constituyan la serie y proceder a depurar lo que sea necesario. El proceso de foliación se realiza escribiendo en el margen superior derecho el número que le corresponde a cada documento iniciando desde el No. 1 hasta máximo 200 folios. Si el expediente sobrepasa esta cantidad, deberá separarse en dos carpetas o las carpetas que sean necesarias. La numeración deberá ser continua hasta identificar la totalidad de los documentos. En la realización de la foliación no se debe omitir, repetir o dejar en blanco documentos. se debe hacer en la esquina superior y en el mismo sentido del texto del documento. No se deben foliar hojas en blanco, ni separadores. La foliación de los documentos debe realizarse con Lápiz negro y la lectura del folio debe ser legible. No se debe foliar usando cifras como 1A, 1B, 1Bis. Ni otro carácter que no sea número. Los documentos en formato pequeño tales como guías de mensajería, cheques, tiquetes, etc., se les escribe su correspondiente número de folio, y deben ser pegados en una hoja tamaño carta u oficio, esto con el fin de no deteriorar ni perder la información contenida en ellos. Los folletos, revistas, boletines y periódicos se folia solo la primera página, o portada. Si los documentos presentan una foliación anterior, se debe tachar con una línea oblicua (/) y enseguida de esta foliación, se registrará el número que continúe en el orden. Los documentos anexos o soportes como papel, discos, cintas de audio y de video, negativos de fotografías, se deben foliar en el orden en el que vayan dentro del expediente, sin embargo si por ordenación los anexos se almacenan de forma separada deberá existir una referencia cruzada (hoja de control) que indique su almacenamiento y ubicación. La foliación consolida la ordenación. Es también constitutiva del Inventario Único Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (Archivo de Gestión al Archivo Central) como secundarias (Archivo Central al Archivo Histórico) DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 4 Cartilla de Ordenación AGN