GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL"

Transcripción

1 GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal de Choachí Cundinamarca Comité de Archivo Personero Municipal VICTOR ARCENIO PRIETO GONZALEZ Secretaria de Personería YOLANDA IBAGÓN MARTINEZ Fecha: 05 DE junio de 2015

2 CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN ALCANCE PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS CONTEXTO ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA ORGANICA MISION VISION PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN PRINCIPIOS DEL PGD 4 7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL NORMATIVOS ECONÓMICOS ADMINISTRATIVOS TECNOLÓGICOS LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PRODUCCION DOCUMENTAL RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS TRAMITE DE DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CONSULTA DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS METAS METAS A CORTO PLAZO METAS A MEDIANO PLAZO METAS A LARGO PLAZO ANEXOS BIBLIOGRAFÍA 12

3 1.- INTRODUCCIÓN La Ley 594 de Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Teniendo en cuenta que la ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones, en su Artículo 21, establece que las entidades públicas deberán elaborar PROGRAMAS DE GESTIÓN de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo total, comprende procesos archivísticos tales como: La producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación, y la disposición final de los documentos, (Art 22 ley ). En cumplimiento de lo anterior la Personería Municipal de Choachí requiere elaborar, aprobar y adoptar mediante Resolución el Programa de Gestión Documental. 2. ALCANCE El programa de gestión documental PGD establece los procedimientos e instrucciones que se deben llevar a cabo durante cada uno de los procesos de la Gestión Documental desarrollados en la Personería Municipal de Choachí. 3. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

4 Este documento está dirigido a los funcionarios y demás personal vinculado a la Personería Municipal de Choachí, así como a todas aquellas personas naturales o jurídicas que requieran radicar o solicitar información en la Entidad. 4. OBJETIVOS 4.1 OBJETIVO GENERAL: Elaborar el Programa de Gestión Documental para la Personería Municipal de Choachí en el cual se definan los lineamientos e instrucciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental dentro de la Entidad. 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Dar cabal cumplimiento a la normatividad que rige el Archivo en Colombia aplicándola en los diferentes procesos archivísticos que desarrolla la Personería Municipal de Choachí, racionalizar y controlar la producción documental. 5. CONTEXTO ORGANIZACIONAL La Personería Municipal de Choachí Cundinamarca es una Entidad de control administrativo que ejerce funciones de Ministerio Público con fundamento en la Constitución Política y la ley; le corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas igualmente vela porque la administración pública sea diligente y eficiente.

5 5.1.- ESTRUCTURA ORGANICA PERSONERIA MUNICIPAL CHOACHÍ PERSONERO MUNICIPAL SECRETARIA MISION La Personería de Choachí es la Institución que tiene como función principal propender por la garantía, promoción, difusión y materialización de los derechos humanos en el ámbito Municipal. De igual forma actúa como defensor del pueblo, veedor ciudadano y agente del Ministerio Público, garantizando a los ciudadanos y ciudadanas del municipio de Choachí la defensa de sus derechos e intereses VISION

6 La Personería Municipal de Choachí será en el 2016, una Entidad reconocida por la excelencia en la calidad de la atención de los ciudadanos y ciudadanas, así como en la vigilancia de la gestión de las autoridades administrativas de carácter local, en un escenario que garantice la proyección y extensión social comunitaria de los Chiguanos y Chiguanas a nivel urbano y rural. 6.1 DEFINICIÓN 6.- PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Un programa de gestión documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de la Entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, almacenamiento, conservación y disposición final de los documentos. 6.2 PRINCIPIOS DEL PGD El programa de gestión documental de la Personería Municipal de Choachí se regirá por los principios contemplados en el decreto 2609 de PLANEACIÓN. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. EFICIENCIA. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. ECONOMÍA. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. CONTROL Y SEGUIMIENTO. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.

7 OPORTUNIDAD. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. TRANSPARENCIA. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. DISPONIBILIDAD. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. AGRUPACIÓN. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. VÍNCULO ARCHIVÍSTICO. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. AUTOEVALUACIÓN. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. COORDINACIÓN Y ACCESO. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. CULTURA ARCHIVÍSTICA. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. MODERNIZACIÓN. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la

8 entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. INTEROPERABILIDAD. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. 7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD 7.1 NORMATIVOS: La aprobación del Programa de Gestión Documental de la Personería, se debe hacer mediante Resolución expedida por la Personería Municipal de Choachí, previa revisión y validación por parte del Comité Interno de Archivo. LEY 594 DE 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones DECRETO No 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el título V de la ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58,59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión para

9 todas las entidades del estado Demás normas que rigen la gestión del Archivo en Colombia. 7.2 ECONÓMICOS Para la ejecución de las diferentes actividades del Programa de Gestión Documental, la Personería Municipal cuenta con los recursos de funcionamiento destinados para ello en el presupuesto anual. 7.3 ADMINISTRATIVOS La Personería Municipal de Choachí cuenta con el Comité Interno de Archivo, el cual fue creado mediante Resolución , integrado por el Personero Municipal y la secretaria, ya que la entidad cuenta solamente con dos funcionarios. La elaboración y aprobación del programa de gestión documental le corresponde al Comité Interno de Archivo de la Personería. 7.4 TECNOLÓGICOS Para la implementación del Programa de Gestión Documental, la Personería Municipal de Choachí requiere contar de manera permanente con el siguiente soporte tecnológico: SEGURIDAD EN LOS EQUIPOS CON LOS QUE CUENTA LA ENTIDAD: la Personería Municipal de Choachí tiene un equipo de cómputo, dos Impresoras, Telefax el cual es utilizado únicamente por los funcionarios de la personería. MANTENIMIENTO EN LOS EQUIPOS CON LOS QUE CUENTA LA ENTIDAD: realizar mantenimiento a los equipos de la Personería cada vez que se requiera a fin de garantizar su adecuado funcionamiento. 8. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 8.1 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PRODUCCION DOCUMENTAL: Corresponde a las diferentes actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura finalidad área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

10 Comprende las siguientes actividades:.- Creación y diseño de documentos.- Creación y diseño de formatos, medios y técnicas de impresión.- Determinación de uso y finalidad de los documentos.- Creación de instructivos para diligenciamiento de formularios Personero Municipal RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Se refiere a las operaciones de verificación y control que la entidad debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Comprende las siguientes actividades:.- Recibir y verificar los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.- Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas..- Constancia de recibo (firma, fecha y hora de recibido)..- Registrar los documentos recibidos en el Formato Oficios Recibidos, indicando número de radicado (consecutivo), fecha de recibido, nombre de remitente, fecha de respuesta en caso de tratarse de una solicitud y una observación breve del asunto de que trata el documento.

11 8.1.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Se refiere a las diferentes actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Comprende las siguientes actividades:.- Distribución de documentos con mecanismos de control y verificación..- Los documentos objeto de distribución son los enviados en los cuales se debe tener en cuenta su clasificación, organización y entidad competente. Personero Municipal TRAMITE DE DOCUMENTOS Se refiere al curso dado a los documentos desde su etapa de producción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Comprende las siguientes actividades:.- Recepción de solicitud o trámite..- Identificación del trámite..- Determinación de competencia, según funciones de las dependencias..- Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta..- Análisis y compilación de información..- Proyección y preparación de respuesta..- Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. Personero Municipal ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

12 Comprende las siguientes actividades:.- Foliar el archivo documental..- Clasificación del archivo (series y subseries documentales)..- Ordenar el archivo documental (ubicación física y labores archivísticas)..- Descripción documental (inventario documental y tablas de retención documental) CONSULTA DE DOCUMENTOS Se refiere al acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Comprende las siguientes actividades:.- Formulación de la consulta..- Estrategia de búsqueda..- Respuesta a la consulta..- Garantizar el derecho que tienen los ciudadanos a conocer y obtener la información CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Se refiere al conjunto de medidas preventivas y/o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido. Comprende las siguientes actividades:.- Desarrollar actividades como mantenimiento, control, limpieza de áreas y documentos, apoyo a la producción de documentos, manejo de correspondencia..- Garantizar las condiciones físicas para proteger los documentos.

13 8.1.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Se refiere a la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo de vital, con miras a su conservación temporal, permanente o su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención Documental. Comprende las siguientes actividades:.- Aplicación de las tablas de retención documental respecto a los tiempos establecidos para la disposición final de los documentos. Personero Municipal. 9. METAS 9.1 METAS A CORTO PLAZO. Seguimiento y aplicación del mapa de procesos de la entidad. Revisar la normatividad vigente en términos de archivo y aplicarla. 9.2 METAS A MEDIANO PLAZO Capacitación archivística a los funcionarios de la Personería Municipal. Implementación de la estrategia Cero papel. Transferencias Documentales del Archivo de Gestión al Central. Actualizar las Tablas de Retención Documental. Aplicación de la actualización de las Tablas de Retención Documental. Dar a conocer todas las normas vigentes emitidas por los organismos competentes en materia de archivo, gestión documental y cero papel. Aplicar la normatividad que rige la gestión del archivo en Colombia. Diseñar un sistema o programa de conservación de documentos. Gestionar la creación de una página web para la Personería Municipal. 9.3 METAS A LARGO PLAZO Capacitación acerca del manejo que se le debe dar a los documentos electrónicos.

14 Elaborar un programa de gestión de documentos electrónicos. Seguimiento a las Tablas de Retención Documental TRD Transferencias Documentales al archivo de Gestión Central. Seguimiento a las normas del cero papel. Aplicar adecuadamente y en su totalidad la normatividad que rige la gestión del archivo en Colombia. Actualizar el PGD a fin de incluir todos los temas relacionados con documento electrónico. 10. ANEXOS MAPA DE PROCESOS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE CHOACHI. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. INVENTARIO DOCUMENTAL DE LA PERSONERÍA. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS. 11. BIBLIOGRAFÍA Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones Decreto 2609 de 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". Elaboró Revisó y Aprobó Nombre: YOLANDA IBAGÓN MARTÍNEZ Nombre: VICTOR ARCENIO PRIETO G. Cargo: Secretaria Personería Firma: Original Firmado Cargo: Personero Municipal. Firma: Original Firmado

15

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de 2015 1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal Cucunubá Cundinamarca Comité Interno de Archivo Personero Municipal Víctor Alfonso Poveda Sánchez Secretaria de Personería Luz Elena

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ALCANCE... 3 3 OBJETIVO GENERAL... 4 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 4 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 4.1 REQUISITOS NORMATIVOS...

Más detalles

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL NOMBRE DE LA ENTIDAD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL FECHA DE APROBACIÓN: JUNIO 2 DE 2015 ACTA No. 02 del Comité de archivo FECHA DE VIGENCIA: 2015 2016

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 01 23-12-2013 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CÁMARA DE COMERCIO Bogotá, D.C.; Octubre de 2015 Versión 1.0 Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 5 2 ALCANCE... 6 3 OBJETIVO GENERAL... 6 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 6

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA 2014 INTRODUCCIÓN Cada día resulta más evidente el reconocimiento que las entidades le han dado al recurso de la información en términos

Más detalles

MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, CONSIDERANDO:

MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, CONSIDERANDO: MINISTERIO DE CULTURA DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones

Más detalles

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL,

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, Página 1 de 6 Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, en uso de sus facultades estatutarias, y CONSIDERANDO: Que la Ley 594

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 29 de Septiembre de 2010 Colombia, Bogotá D.C. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1) DEFINICION E IMPORTANCIA DE UN PGD

Más detalles

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO ACUERDO 3 DE 2015 (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 0.0 20 de diciembre 2013 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa)

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DGD-005 00 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el documento que permita definir de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental que incluyen: producción,

Más detalles

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE (P-GA-12) PLANEACIÓN EN GESTIÓN (P-GA-14) PRODUCCIÓN (P-GA-15) DISPOSICIÓN DE (P-GA-11) GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Y VALORACIÓN (P-GA-13) TRANSFERENCIAS ES (P-GA-07) Resolución

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1 1. ASPECTOS GENERALES

Más detalles

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Tratamiento de documentos electrónicos aplicados a documentación de la Universidad Nacional de Colombia (Actualizada

Más detalles

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 1 de PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL SONSÓN 2014 Página 2 de Elaborado por: Diana Beatriz Morales Patiño Revisado Yeisson Orozco Orozco Página 3 de CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN...

Más detalles

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS OBJETIVOS ALCANCE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión

Más detalles

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Pág. 1 de 17 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO S I G A 2013 LA TERMINAL Pág. 2 de 17 CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Política del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL NIT 800095961-2 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL NIT 800095961- TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION 4 1.- FORMULACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5 1.1 Sujetos Obligados 5 1.2 Que es el Programa de Gestión

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA ARCHIVO MUNICIPAL 2015 2 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) 2015-2018 MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA RESPONSABLES DE

Más detalles

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014 GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos Noviembre 13 de 2014 MARIA EUGENIA ARBOLEDA DEROA Directora Técnica de Gestión Documental maria.arboleda@certicamara.com CONTENIDO

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. OBJETIVO GENERAL... 3 3. ALCANCE... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 5. DOCUMENTOS

Más detalles

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8)

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) "Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

Más detalles

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República GESTIÓN Página 1 de 5 ENLACE SIG DE GESTION TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Misional Apoyo X Seguimiento y Control Coordinador (a) Grupo de Gestión Administrativa y Documental Garantizar de

Más detalles

Sistema de Administración de Recursos de Información

Sistema de Administración de Recursos de Información Sistema de Administración de Recursos de Información La Información es un aspecto de enorme trascendencia dentro de la Administración, pues de ella depende en gran parte el correcto planteamiento de sus

Más detalles

PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONCEJO MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ MESA DIRECTIVA DEL CONCEJO SECRETARÍA GENERAL Versión: 01 APROBADO EN SEPTIEMBRE 04 2015 Revisó: Ing. John Morera Oficina de Control interno

Más detalles

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión Documental Gerencia de Logística VFA-OD-PGD-

Más detalles

ARCHIVO GENERAL VERSION 01 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2015-2018 ALCALDIA MUNICIPAL DE CUMBITARA NARIÑO

ARCHIVO GENERAL VERSION 01 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2015-2018 ALCALDIA MUNICIPAL DE CUMBITARA NARIÑO 2015-2018 ALCALDIA NARIÑO RESPONSABLES DE ELABORACIÓN JEFE DE ARCHIVO, LÍDER DEL PROCESO DE GESTION COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO JUAN CARLOS RODRIGUEZ GOMEZ, ALCALDE DAVID MORA PINZA, SECRETARIO DE GOBIERNO

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA DE VIGENCIA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN Elaboración Primera Versión Yolanda Ramírez Suárez 2013 01 CONTROL DE APROBACIÓN

Más detalles

SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR

SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR Página 1 de 28 SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO FECHA DE APROBACIÓN

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008 1. OBJETIVOS Mantener ornados l archivo central y el archivo general acuerdo con la clasificación establecida, manera que se permita su fácil manejo y recuperación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica

Más detalles

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para el control de la oficial interna y externa, su distribución y el envió por correo físico y/o electrónico a sus destinatarios. 2. ALCANCE

Más detalles

DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS NIT 892.099.309-2 CONTROL INTERNO INFORME SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS

DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS NIT 892.099.309-2 CONTROL INTERNO INFORME SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS PROCESO AREA AUDITADA: MAPA DE RIESGOS DIRECTIVO RESPONSABLE: Secretaria de Planeación Responsables de los Procesos FECHA DE ELABORACION: Marzo de 2014 DESTINATARIO: Alcaldesa Secretarios de Despacho ASPECTOS

Más detalles

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PSC06 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Fecha Aprobación: agosto 30 de 2010 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de aprobación: agosto 30 de 2010 1.1. DEFINICIÓN El proceso de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha actualización: Página: 1 de 37 Vigencia: ASPECTOS GENERALES Introducción. De acuerdo a la necesidad generada por el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior

Más detalles

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE NORTE DE SANTANDER

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE NORTE DE SANTANDER PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE NORTE DE SANTANDER CONTENIDO Página Presentación. 2 Marco Conceptual...3 Objetivo General..3 Objetivos Específicos... 3 Marco Normativo

Más detalles

ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) AÑO 2013 VÈLEZ, SANTANDER

ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) AÑO 2013 VÈLEZ, SANTANDER ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) AÑO 2013 VÈLEZ, SANTANDER INTRODUCCIÓN La Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas

Más detalles

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000 Exp. Yolanda Rangel Ballesteros FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Métodos de organización de los fondos documentales Sistemas

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- PGD PROGRAMA DE GESTIÓN PGD UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN - PGD GRUPO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Bogotá, Noviembre 2015 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO

Más detalles

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI 1 de 14 25/11/2015 06:02 a.m. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI A. ENTORNO DE CONTROL A1 La entidad: Pregunta a. ha organizado el equipo MECI. b. Ha identificado sus funciones acorde con la normatividad

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Diciembre de 2014 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto

Más detalles

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos A. cidentificacion DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: CARACTERIZACION GESTION DOCUMENTAL 2. Tipo de Proceso: GESTION DOCUMENTAL 3. Responsable del Proceso: Secretario General Jefe Unidad de Gestión

Más detalles

Seminario taller en Gestión Documental

Seminario taller en Gestión Documental Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL SAN ANTERO

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL SAN ANTERO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL SAN ANTERO 1 REINALDO MARTINEZ TORRES Alcalde Municipal PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2 Nombre la Entidad: Fecha de Aprobación: MUNICIPIO DE SAN ANTERO ADMINISTRACION CENTRAL

Más detalles

Central de Inversiones S.A. CISA

Central de Inversiones S.A. CISA VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL Mayo 22 de 2015 Central de Inversiones S.A. CISA OBJETIVO Verificar el cumplimiento de

Más detalles

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Aprobado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, 2 de octubre de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Código PR-GD-00 Versión 1 4/Sept./2015 Página 1 de 49 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Gestión Documental Intranet Sistema de gestión de calidad Gestion documental Programa

Más detalles

DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. CONCEPTO TÉCNICO 400 N 1-2014 Bogotá 17 de octubre de 2014 Referencia: Radicado Entrada / 1-2014-4992 Asunto: Concepto técnico. Palabras Clave: Documento Electrónico COMPENTENCIA: STIADE SSNA MOTIVO DE

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO 1. OBJETIVO Establecer los criterios básicos para la producción, identificación, revisión aprobación, actualización y cambios de los documentos, que deben controlarse en la Administración Central del Municipio

Más detalles

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PÁGINA: 1 DE 5 REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Realizar la remisión de los archivos

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Versión No. 3 2014 1 CONTENIDO Página Introducción. 3 1. Aspectos Generales 4 1.1 Descripción del Programa de Gestión Documental

Más detalles

Ref. 1-2014-2148-2169/2014/SGC - 410

Ref. 1-2014-2148-2169/2014/SGC - 410 Copia en papel autén ica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co Ref. 1-2014-2148-2169/2014/SGC - 410 SEÑORA

Más detalles

FORMATO INFORME INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASUNTO : PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN 2014, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FORMATO INFORME INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASUNTO : PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN 2014, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO INFORME FECHA APROBACIÓN: 24/04/2013 VERSIÓN: 002 CÓDIGO: GE-NA-FM-041 Bogotá D.C, 22 de enero de 2015 INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA : OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 2

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Versión No. 2 2013 1 CONTENIDO Página Presentación.. 2 Marco Conceptual 3 Objetivo General 3 Objetivos Específicos. 3 Marco Normativo

Más detalles

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL AIRE: AUTOMATIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL + El Catálogo Tablas de Retención

Más detalles

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA OBJETIVO DEL INFORME Presentar el avance para el tercer trimestre del 2013 en cuanto a la implementación

Más detalles

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1 1 EL ALCALDE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS Y CONSIDERANDO Que conforme a la ley 594 de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE REPROGRAFÍA Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD Bogotá D.C., Marzo 2015 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ----------------------------------------------------------------------------------------- 3 2. OBJETIVOS ----------------------------------------------------------------------------------------------

Más detalles

ALCALDÍA MUNICIPAL DE JURADÓ GESTION DOCUMENTAL

ALCALDÍA MUNICIPAL DE JURADÓ GESTION DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL DE JURADÓ PLAN INSTITUCIONAL GESTION DOCUMENTAL Versión 1.0 Junio de 2015 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO JUAN NICOLAS NARVAEZ CONTRATISTA COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO PRESIDENTE DEL

Más detalles

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO:

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en

Más detalles

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO PAGINA:1/12 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 2 2. OBJETIVO... 3 3. ALCANCE... 3 4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO N02.01 ARCHIVO DE GESTIÓN... 4 5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE CADA

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2015 ALCALDIA MUNICIPAL DE BOYACÁ VIRGILIO FARFAN ROJAS ALCALDE MUNICIPAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL A continuación se pone a disposición de la Administración Central y la comunidad en General del PGD de la

Más detalles

MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01

MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01 MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01 Versión 0.1 29/06/2015 Página: Página 1 de 12 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA... 2 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 3 3. ROLES... 5 4. GLOSARIO

Más detalles

ALCALDIA MUNICIPAL DE PATIA CAUCA PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE PATIA CAUCA PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 DEPARTAMENTO DE CAUCA MUNICIPIO DE PATÍA ALCALDÍA MUNICIPAL NIT: 891502194-8 ALCALDIA MUNICIPAL DE PATIA CAUCA PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El Bordo Cauca, 05 de mayo de

Más detalles

MUNICIPIO DE SUBACHOQUE CUNDINAMARCA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL AÑO 2013

MUNICIPIO DE SUBACHOQUE CUNDINAMARCA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL AÑO 2013 MUNICIPIO DE SUBACHOQUE CUNDINAMARCA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL AÑO 2013 ---------- - -------- ASPECTOS GENERALES DEL MUNICIPIO MISIÓN: El Municipio de Subachoque, es una entidad territorial de la

Más detalles

DIVISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO CENTRAL DE LA FP-UNA

DIVISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO CENTRAL DE LA FP-UNA Secretaria de la Facultad División Gestión Documental y Archivo Central de la FP-UNA DIVISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA FP-UNA. DECANATO SECRETARÍA DE LA FACULTAD SECRETARÍA DEL CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Pág. 1 de 27 TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN..3-5 1.1 Alcance...6 1.2 Objetivo General...6 1.3 Objetivos Específicos..7 1.4 Marco Conceptual 7-9 1.5 Política de Gestión Documental 10 1.6 Definición

Más detalles

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión revisada No. 1 Marzo de 2014 Jorge Iván Zapata Henao Técnico de archivo TABLA DE CONTENIDO PAGINA Presentación Marco conceptual

Más detalles

Área de Gestión Documental Programa gestión documental

Área de Gestión Documental Programa gestión documental Código: PA-GA-2.1.1-PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización:04-09-2015 Página 1 de 16 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Administrativa / Secretaría general de la Universidad del Cauca

Más detalles

Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Director Financiero. Dirección Financiera

Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Director Financiero. Dirección Financiera Nombre del Puesto Jefe Departamento de Presupuesto IDENTIFICACIÓN Nombre / Título del Puesto: Puesto Superior Inmediato: Dirección / Gerencia Departamento: Jefe Departamento de Presupuesto Director Financiero

Más detalles

Con el objeto de cumplir con los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la Ley 594 Ley General de Archivos

Con el objeto de cumplir con los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la Ley 594 Ley General de Archivos 1. Introducción Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las entidades públicas o las privadas que

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL BELÉN DE UMBRÍA RISARALDA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL BELÉN DE UMBRÍA RISARALDA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL BELÉN DE UMBRÍA RISARALDA 2014 TABLA DE CONTENIDO I. GENERALIDADES 1.1 Introducción 1.2 Propósito y alcance 1.3 Objetivos 1.3.1 Objetivo general 1.3.2

Más detalles

Aspectos Básicos en Gestión Documental,

Aspectos Básicos en Gestión Documental, Aspectos Básicos en Gestión Documental, Misión del Archivo Universitario El Archivo Universitario es el servicio responsable de organizar, proteger, custodiar, dar acceso y difundir el patrimonio documental

Más detalles

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD (Versión 1) APROBÓ: COMITÉ DE ARCHIVO No. 01 DEL 29 DE MAYO DE 2014

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD (Versión 1) APROBÓ: COMITÉ DE ARCHIVO No. 01 DEL 29 DE MAYO DE 2014 AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD (Versión 1) APROBÓ: COMITÉ DE ARCHIVO No. 01 DEL 29 DE MAYO DE 2014 ELABORADO POR: SECRETARÍA GENERAL Elias Román Castaño Pineda DIRECCIÓN

Más detalles

POLITICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO.

POLITICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO. POLITICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO. SECRETARIO DE EDUCACIÓN DISTRITAL OSCAR GUSTAVO SANCHEZ JARAMILLO SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. Olga

Más detalles

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno INFORME DEFINITIVO AUDITORIA INTERNA GESTION DOCUMENTAL FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME Día: 10 Mes: 06 Año: 015 Macroproceso/Dependencia: Proceso: Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s): Objetivo de la

Más detalles

CONCEJO MUNICIPAL DE CHOCONTA- CUNDINAMARCA

CONCEJO MUNICIPAL DE CHOCONTA- CUNDINAMARCA CONCEJO MUNICIPAL DE CHOCONTA- CUNDINAMARCA PLAN DE MANEJO DE RIESGOS Contenido PLAN DE MANEJO DE RIESGOS.... 3 Elaboración del mapa de riesgos... 3 Monitoreo... 4 Autoevaluación... 4 Metodología... 7

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRCD.5.1.3.1.1 VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO 1. PROPÓSITO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRCD.5.1.3.1.1 VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO 1. PROPÓSITO 1. PROPÓSITO Establecer el procedimiento para la creación, actualización, revisión, aprobación y puesta en práctica de los documentos internos y externos requeridos para un adecuado funcionamiento del

Más detalles

POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA INTRODUCCIÓN

POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA INTRODUCCIÓN RESOLUCIÓN AGM N 002 (Enero 02 de 2010) POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA INTRODUCCIÓN Basados en el artículo 2 de la Ley

Más detalles

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR.

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL: Entiéndase como tal el conjunto de actividades administrativas

Más detalles

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 1. Objetivo Establecer e implantar los criterios y características para la elaboración y codificación de los documentos del Sistema Integrado

Más detalles

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO NUBIA DEL CARMEN FIGUEROA GOMEZ JEFE DE CONTROL INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO NUBIA DEL CARMEN FIGUEROA GOMEZ JEFE DE CONTROL INTERNO INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO NUBIA DEL CARMEN FIGUEROA GOMEZ JEFE DE CONTROL INTERNO VIGENCIA OCTUBRE A DICIEMBRE LA FLORIDA - NARIÑO 2015 INFORME DE CONTROL INTERNO En este periodo se viene

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD-

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD- PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD- Barranquilla, febrero de 2015 TABLA DE CONTENIDO Páginas 1. ASPECTOS GENERALES 2. INTRODUCCIÓN 3. JUSTIFICACIÓN 4. ALCANCE 5. OBJETIVO GENERAL 5.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Más detalles

CARACTERIZACIÓN PROCESO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

CARACTERIZACIÓN PROCESO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Pág. 1 de 7 NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE (PROCESO O SUBPROCESO) LÍDER DEL PROCESO Instrumentos técnicos y cartillas de administración pública emitidos por el DAFP. Valorar en forma permanente

Más detalles

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia Página 1 de 7 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Apoyo Gestión Documental (DOC) Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia OBJETIVO ALCANCE Administrar y conservar la documentación

Más detalles

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Página 1 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 14/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Más detalles

Ley Federal de Archivos retos y oportunidades para los administradores. julio 2012

Ley Federal de Archivos retos y oportunidades para los administradores. julio 2012 Ley Federal de Archivos retos y oportunidades para los administradores julio 2012 Obligaciones de las Coordinaciones de Archivo I. Elaborar los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Objetivo Definir las actividades necesarias y parámetros para la creación, modificación y eliminación de los documentos que integran el Sistema de de la Calidad en el Sanatorio de Contratación E.S.E.

Más detalles

PLANES Y POLÍTICAS AREA DE SISTEMAS

PLANES Y POLÍTICAS AREA DE SISTEMAS PLANES Y POLÍTICAS AREA DE SISTEMAS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Patricia Eugenia Gómez Escobar Rafael López Hoyos Rafael López Hoyos Cargo: Cargo: Secretario

Más detalles

Lunes 12 de julio de 2010 DIARIO OFICIAL (Segunda Sección)

Lunes 12 de julio de 2010 DIARIO OFICIAL (Segunda Sección) Lunes 12 de julio de 2010 DIARIO OFICIAL (Segunda Sección) ANEXO UNICO MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACION GENERAL EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS Y ORGANIZACION 1. OBJETIVOS 1.1. Objetivo General El presente

Más detalles