IBM Software Group CALIDAD TOTAL. Gestión Documental para la Calidad. Marisella Alarcón María Peláez María Peñafiel IBM Corporation

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1 IBM Software Group CALIDAD TOTAL Gestión Documental para la Calidad Marisella Alarcón María Peláez María Peñafiel 2005 IBM Corporation

2 ANTECEDENTES Encarar proyecto de certificación ISO, asegura entrar en el ciclo virtuoso de mejora continua. Implantar herramientas de mejoras continuas. Un proyecto de certificación, es el medio para llegar a mejorar la Gestión en la empresa IBM Corporation 2

3 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA CALIDAD Empresas con tendencia hacia la certificación de Calidad y sus procesos. Gran volumen de Documentación por lo que se hace imprescindible un sistema Documental. Control de versiones de un documento, para saber cual esta en vigor. Cualquier norma exige un control exhaustivo de toda su documentación. Un Sistema de Gestión Documental es una ventaje competitiva que las empresas modernas tienen cada vez mas presente IBM Corporation 3

4 OBJETIVOS OBJETIVOS GENERALES: Optimizar el sistema de gestión documental para la calidad. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Desarrollando un sistema que me permita localizar en forma efectiva los documentos vigentes. Eliminar el papeleo. Rapidez en la gestión de los documentos. Permite observar un histórico de los documentos no vigentes Control y seguimiento de las Auditorias realizadas. Organización de los documentos por categoría. Definición de roles para cada grupo de Usuarios IBM Corporation 4

5 ARQUITECTURA NOTES DOMINO 2005 IBM Corporation 5

6 IBM Software Group FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 2005 IBM Corporation

7 Validar Usuario Cada uno de los usuarios que intervienen en la gestión documental de la calidad, se le asignara un user y una contraseña, con la cual podrá ingresar al sistema IBM Corporation 7

8 Barra de Menú INGRESO DE UN USUARIO GENERAL Documentos nuevos IBM Corporation 8

9 Documentos nuevos. Automático Automático Extraído de la BD Extraído de la BD Automático 2005 IBM Corporation 9

10 Documentos pendientes 2005 IBM Corporation 10

11 CONSULTAR INFORMACION Consultar Información: Acceso inmediato a documentación (Sin importar su estado). Funciones de búsqueda por criterios tales como: Estado, Fecha publicación, Nombre 2005 IBM Corporation 11

12 Operara una pantalla para realizar la búsqueda por criterios IBM Corporation 12

13 Luego de ser localizados se mostrarán en la siguiente vista IBM Corporation 13

14 Documentos por Aprobar 2005 IBM Corporation 14

15 Controlar las versiones de cualquier documento: Certificar mediante aprobación digital a los participantes en la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Notificaciones de cambios en la documentación vía Electrónica IBM Corporation 15

16 Cuando el documento ha sido aprobado, podremos crear una nueva versión automática 2005 IBM Corporation 16

17 Usuario AUDITOR 2005 IBM Corporation 17

18 AUDITORÍA IBM Software Group Lotus Software Inicio Programa Anual Auditoria (OOM- CA-P ) REALIZADO Director o Coordinador Coordinador de la Norma ISO Representante de la Dirección ENTREGADO Directores Subdirectores Jefes de Áreas de cada unidad responsable Representante Dirección Concentrado de Auditoria (OOM- CA-PG ) Agenda de Auditoria (OOM- CA-PG ) REALIZADO Representante de la Dirección REALIZADO Equipo Auditor ENTREGADO Subsecretario Miembro de la Coordinación Directores ó Coordinadores ENTREGADO Director o Coordinador Representante de la Dirección Coordinador Norma ISO Directores Subdirectores Jefes de Áreas que serán auditadas Todo personal Unidad Responsable Listas de Verificación (OOM-CA-PG ) REALIZADO Equipo Auditor ENTREGADO Equipo Auditor Informe de Auditoria (OOM- CA-PG ) No conformidades, observaciones REALIZADO Equipo Auditor ENTREGADO Líder Auditor Informe de Auditoria Registro de Acciones Correctivas y/o Preventivas (OOM-CA-PG ) Reporte de Acciones Inmediatas (OOM- CA-PG ) REALIZADO Equipo Auditor ENTREGADO Líder Auditor Auditor que detecto la no conformidad Reporte de Seguimientos a Acciones(OOM- CA-PG ) REALIZADO Líder Auditor ENTREGADO Junta de Revisión de la Dirección Representante de la Dirección Director o Coordinador Concentrado Global (OOM-CA- PG ) REALIZADO Representante de la Dirección ENTREGADO Miembros de la Coordinación 2005 IBM Corporation 18 Fin

19 Gestión de documentos controlados, son todos aquellos documentos más relevantes para la correcta implantación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad. Administración de No Conformidades, Documentación de inconformidad ya sea por Auditaría, por reclamos de los usuarios, etc. Seguimientos de acciones correctivas y preventivas, Dependiendo de las No Conformidades y observaciones encontramos en los hallazgos, se toman las acciones correspondientes 2005 IBM Corporation 19

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28 2005 IBM Corporation 28

29 Disponer de un canal de Comunicación Permanente: Independientemente de la Localización geográfica, todo el personal de la organización puede realizar funciones de mejora continua IBM Corporation 29

30 Usuario ADMINISTRADOR 2005 IBM Corporation 30

31 Temas 2005 IBM Corporation 31

32 Departamento 2005 IBM Corporation 32

33 Domino Workflow Usa las herramientas point-and-click y las bibliotecas de objetos reusables para reglas de enrutado, asignación de roles, manejo de plazos, y automatización de tareas. Automatiza los ciclos de aprobación de documentos mediante Domino Document Manager El flujo del proceso gráfico se convierte automáticamente en acciones script 2005 IBM Corporation 33

34 2005 IBM Corporation 34

35 2005 IBM Corporation 35

36 Requerimientos: Servidor Domino: Hardware SERVIDOR IBM XSERIES 226 PROCESADOR PENTIUM XEON DUAL PROCESSOR 3,2GHZ BUS DE 800 MHZ 2MB L2 HT MEMORIA DE 1GB CONTROLADORA DE DISCO DUAL CHANNEL ULTRA 320 SCSI CD ROM WRITER FLOPPY TARJETA DE RED Ethernet 10/100/1000 Disco duro de 80 GB Software Sistema Operativo Windows Server con el último servipack. Servidor Lotus Domino, Lotus Notes 2005 IBM Corporation 36

37 Requerimientos: Clientes Domino Hardware IBM THINK CENTRE E50 Procesador: Intel Pentium GHz Memoria: 512MB Disco duro: 80GB TARJETA DE RED Ethernet: 10/100/1000 Software Sistema operativo Windows 2000 con servipack 3 en adelante o Windows XP Lotus Notes y Lotus Designer Internet Explorer del 5 en adelante con maquina virtual instalada Procesadores de Texto (Word, Adobe Acrobat Reader Proffessional). Programa para manejar Diagramas (Visio) IBM Corporation 37

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