PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE COPACABANA ADOPTADO MEDIANTE DECRETO 123 DEL 28 DE DICIEMBRE DE 2010.

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE COPACABANA ADOPTADO MEDIANTE DECRETO 123 DEL 28 DE DICIEMBRE DE ELABORADO POR: LINA MARÍA ZAPATA CASAS ARCHIVO CENTRAL COPACABANA MARZO VERSION 01 HÉCTOR AUGUSTO MONSALVE RESTREPO - Alcalde Municipal Copacabana es Tuyo y Mío

2 INTRODUCCIÒN. ÍNDICE 1. RESEÑA HISTÓRICA DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES 4 2. SISTEMA MUNICIPAL DE ARCHIVOS Y FUNCIONES ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE OFICINA ARCHIVO CENTRAL INTERMEDIO ARCHIVO HISTÓRICO Y MUSEO HISTORICO 6 Funciones Archivo Histórico Funciones Museo Histórico 2.4. ARCHIVO GENERAL.9 Funciones 2.5. COMITÉ DE ARCHIVO 11 Funciones 2.6. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS...12 Funciones 2.7. CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS..13 Funciones 3. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL OBJETO OBJETIVOS ALCANCE MARCO NORMATIVO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LOCALIDAD EN EL MUNICIPIO DE COPACABANA EL CONCEPTO DE CALIDAD EN LA DOCUMENTACIÓN.28 Pensamiento estratégico Principios Misión. Visión. Control de los documentos Control de los registros Finalidad 8. PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTAL OBJETIVO ALCANCE DEFINICION FUNCIONES DEL AREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ACTIVIDADES

3 9. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CIRCULAR INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE COMUNICACIONES OFICIALES MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS TÉCNICAS DE IMPRESIÓN TIPOS DE SOPORTES DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EN LA UNIDAD DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIAY ARCHIVO CENTRAL GENERALIDADES EXCEPCIONES PROCEDIMIENTO PARA CLASIFICAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIO DE LAS COMUNICACIONES GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS OBJETO ALCANCE GLOSARIO CONDICIONES GENERALES MARCO LEGAL LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 51 Desarrollo 14. GUIA PARA LA TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES ACTIVIDADES CAMPOS A DILIGENCIAR EN EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SERVICIOS EN EL ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL.62 Consulta Préstamo de documentos Normas de préstamo Referencia Reprografía y fotocopiado Asesoría personalizada Capacitación Alerta 17. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACION REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTO CONDICIONES DEL EDIFICIO LOCALES Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN GLOSARIO..70 2

4 21. BIBLIOGRAFÍA.. 74 ANEXO NRO. 1 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO. ANEXO NRO. 2 GUIA PARA LA LIMPIEZA DE ARCHIVO. ANEXO NRO. 3 NORMAS DE ELABORACION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA. ANEXO NRO. 4 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL. 3

5 INTRODUCCIÒN El Programa de Gestión Documental es la compilación de los lineamientos y directrices impartidas por el Archivo General de la Nación, que se aplican en la administración de las comunicaciones oficiales y la organización de los archivos en el Municipio de Copacabana; es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos desde la producción hasta la conservación y consulta de los documentos. Tiene como finalidad servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos. La Unidad de Correspondencia y archivo del Municipio de Copacabana, gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, se encuentra en el archivo central, tiene una función de gran importancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la documentación; se relaciona directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas de cada una de las dependencias, convirtiéndose en fuente primaria de información y consulta. Como unidad de información, dentro de sus funciones debe velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye selección y depuración, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, clasificación, ordenación, descripción, conservación y difusión de la documentación generada por la administración municipal. Este manual está basado entre otros en la aplicación de la Ley General de Archivos 594 de 2000, del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, el Acuerdo 060 de 2001 y el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación. 1. RESEÑA HISTÓRICA DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES El cargo de jefe de Archivo Municipal fue creado, mediante Acuerdo 004 de 1969 de febrero 13, dependiente de la Tesorería de Rentas Departamentales y se fijaron sus funciones como: Actualizar en debida forma el archivo de cada una de las dependencias municipales en orden cronológico y por materias. 4

6 Expedir copias solicitadas por las entidades oficiales, semioficiales o particulares, con observación de la ley. El cargo del personal de archivo aparece referenciado en el organigrama vigente en 1985, bajo la batuta de la Sección de Hacienda y Servicios Generales denominado como Auxiliar de Posesiones y Archivo. En febrero de llegan los primeros practicantes del Tecnológico de Antioquia quienes organizaron el Archivo Histórico por asuntos y años; hasta junio de el archivo había tenido la colaboración de 25 practicantes. En el año de 1994 la oficina está a cargo de la Secretaría de Hacienda en el cargo denominado como la Sección de Archivo y Correspondencia. Los procedimientos en la Unidad de Correspondencia y Archivo en el municipio de Copacabana, han tenido un desarrollo muy incipiente en el principio, pues aunque corresponden a una responsabilidad definida y asignada por las normas del Archivo General de la Nación correspondiente a los acuerdos que reglamentaron la conformación del Comité de Archivo Municipal, solo fue creado en 1998, mediante resolución nro. 354 del 07 de septiembre, definiendo algunas funciones, posteriormente con el decreto No. 194 de 2008, se da un nuevo aire determinando nuevamente su composición y funciones. Para el año 2004, se realiza una reforma administrativa mediante el decreto 297 del 30 de diciembre y la Unidad de Archivo y Correspondencia queda adscrita a la Secretaría de Gobierno y Gestión Administrativa. En el año 2007, con el contrato No. 139 se realizó el inventario preliminar del acervo documental, a su vez se levantaron Tablas de Retención Documental, aunque estas no fueron aprobadas ni aplicadas como lo estipula el decreto 4124 de En 2008, se implementa el Sistema Nacional de Archivos con la aplicación del decreto 4124 de 2004 de la siguiente manera: El Consejo Municipal de Archivos del Municipio de Copacabana, fue creado mediante el Decreto No. 187 de 2008 donde se determinaron sus funciones; con el acuerdo 001 de 2008 se aprueba su propio reglamento. El Comité Evaluador de Documentos, fue creado mediante acuerdo No. 002 del 18 de diciembre del Consejo Municipal de Archivo y se determinaron sus funciones. En el año 2008, las Tablas de Retención Documental fueron ajustadas, evaluadas por el Comité Evaluador de Documentos mediante Acta No. 001 del 18 de diciembre; el Consejo Municipal de Archivos las aprobó mediante Acta No. 002 de 5

7 2008; fueron adoptadas y aplicadas mediante resolución de la Alcaldía No. 829 de Con el decreto 137 de 2009, se crean el Archivo Histórico Municipal y el Museo Histórico. En el año de 2010, mediante el decreto 123 se adopta el Programa de Gestión Documental y con el decreto 124 se crea el Archivo General Municipal. Con el presente documento se busca implementar el programa de Gestión Documental en el Municipio de Copacabana consistente en normalizar sistemáticamente el Programa de Gestión Documental, según las pautas y orientaciones del Archivo General del Nación. 2. SISTEMA MUNICIPAL DE ARCHIVOS Y FUNCIONES El Sistema de Archivos del Municipio de Copacabana lo conforman el conjunto de todos los archivos de gestión, central, histórico y general, junto con los servicios de información, técnicos, administrativos grupos y órganos asesores como el Comité de Archivo, Comité Evaluador de Documentos y Consejo Municipal de Archivos a continuación relacionados: 2.1. ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE OFICINA Son los archivos de las oficinas productoras que reúne su documentación en trámite, la cual está sometida a continua utilización y consulta administrativa. Lo conforman los documentos desde su génesis hasta el final de su tramitación. Por regla general, estos documentos permanecen en las oficinas durante el período establecido en la Tabla de Retención Documental, por ser documentación activa objeto de frecuente consulta. Transcurrido dicho plazo, ésta documentación será transferida bajo las directrices técnicas del Archivo Central Municipal ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO El Archivo Central o intermedio es la unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante ARCHIVO HISTÓRICO Y MUSEO HISTORICO Es el archivo al cual se transfiere desde el archivo central o desde el archivo de gestión, la documentación que ya sea por decisión del correspondiente Comité de 6

8 Archivo o según lo establecido en las Tablas de Valoración Documental, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. En el Municipio de Copacabana se creó el Archivo Histórico y el Museo Histórico, como órganos adscritos a la Casa de la Cultura Fundadora de Pueblos de la Secretaría de Educación y Cultura de Copacabana, con el fin de rescatar, preservar, conservar y divulgar el patrimonio documental; así mismo facilitar la investigación, fortalecer la identidad cultural y el patrimonio documental, cultural y artístico de los Copacabanenses. Funciones Archivo Histórico Apoyar y estimular la investigación de la información contenida en el Archivo Histórico del Municipio de Copacabana a partir de las fuentes primarias y secundarias. Recibir las transferencias de documentación que efectúen los órganos ejecutores municipales que integran el Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con los reglamentos archivísticos municipales vigentes. Recibir las transferencias de documentación o fondos documentales que hacen parte del Archivo Central o de Gestión de la Administración Municipal como resultado de la aplicación de las Tablas de Retención Documental. El Archivo Histórico también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación, que ameriten su conservación permanente dado el valor que adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura, de acuerdo con las políticas y la normatividad archivística vigente. Velar por el cumplimiento de las funciones establecidas para el Consejo Municipal de Archivo. Dichas funciones están dadas por la normatividad archivística vigente. Adoptar las Tablas de Valoración Documental aprobadas por el Concejo Municipal de Archivos, que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y propiciar los mecanismos necesarios para su aplicación. 7

9 Ejercer a prevención las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de lo señalado en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental de las entidades municipales, así como aquel que se le confíe en custodia, de acuerdo con los reglamentos archivísticos municipales vigentes. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos municipales para garantizar la eficacia de la gestión archivística del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica para el Municipio de Copacabana. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulen la materia. Asesorar y emitir conceptos técnicos ante el Consejo Municipal de Archivos en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivos, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación. Publicar y difundir obras de interés archivístico. Allí reposarán todas las colecciones bibliográficas (monografías, repertorios históricos y demás) y los documentales que el municipio de Copacabana a lo largo de su historia ha generado. Funciones Museo Histórico Rescatar, preservar, conservar y divulgar el patrimonio cultural del Municipio, el cual está constituido por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones de la cultura local. Conservar, estudiar, poner de relieve por diversos medios y esencialmente exhibir para el aprovechamiento y la educación del ciudadano y de los 8

10 usuarios, las colecciones de objetos de interés artístico, histórico, cultural, científico y técnico del municipio de Copacabana. Recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos municipales, departamentales y nacionales. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulan la materia ARCHIVO GENERAL Es la cabeza del Sistema de Archivos del Municipio de Copacabana. El Archivo General del Municipio de Copacabana, está compuesto por el Archivo Central y el Archivo Histórico fue creado con el fin de rescatar, conservar y divulgar el patrimonio documental; así como de facilitar la investigación y fortalecer la identidad cultural de los Copacabanenses. Funciones Coadyuvar en la aplicación de los principios archivísticos consagrados en la Ley y en el desarrollo de las políticas trazadas por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION a través del Sistema Nacional de Archivos. Colaborar con los Comités y Consejos Municipales y Departamentales de Archivo y demás órganos asesores del sistema en la aplicación de las normas archivísticas para el fortalecimiento de los archivos. Planear y dirigir, de acuerdo con la normatividad vigente, las labores de organización, manejo y conservación del archivo central, histórico, gestión del Municipio. Controlar la recepción, radicación, distribución y envió de la correspondencia que genere la actividad del municipio y ejercer vigilancia para que estas funciones se cumplan con la debida reserva, oportunidad y orden consecutivo. Atender la prestación de los servicios archivísticos y velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y reserva de la información contenida en los documentos de archivo en los casos señalados por la Ley, y por la adecuada utilización de los mismos. 9

11 Recibir las transferencias documentales o fondos documentales que hacen parte de los archivos central y de gestión de la administración municipal, como resultado de la aplicación de las Tablas de Retención. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental de las entidades municipales, así como el que se le confíe en custodia, de acuerdo con los reglamentos archivísticos municipales vigentes. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos municipales, para garantizar la eficacia de la gestión archivística del Estado y la conservación del patrimonio documental. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulan la materia. Asesorar y emitir conceptos técnicos ante el Consejo Municipal de Archivos en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivo, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación. Adelantar estudios sobre temas relacionados con el área de su especialidad y preparar material didáctico para su difusión y publicación. Participar en el diseño y adaptación de método y procedimientos para la modernización del trabajo archivísticos y la prestación ágil de los correspondientes servicios. Formular propuestas y colaborar en el desarrollo de programas de capacitación al archivo dirigida a los funcionarios de la administración municipal, entidad descentralizada y a la comunidad en general. Apoyar la elaboración de los proyectos de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental de la Administración Municipal. Presentar informes periódicos de gestión y otros que le fueran solicitados. 10

12 2.5. COMITÉ DE ARCHIVO Es el grupo asesor de alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, de definir los programas de gestión de documentos y de hacer recomendaciones referentes a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. El Comité Municipal de Archivo del Municipio de Copacabana fue creado mediante Resolución Nro. 354 del 07 de septiembre de 1998, posteriormente, con el Decreto No. 194 de 2008 se determina la composición del Comité de Archivo. Funciones Proponer los criterios y directrices sobre transferencia, selección y eliminación de documentos; así mismo, todo lo relacionado con la gestión documental. Proponer normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación activa, contenida en los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas. Proponer las directrices para la correcta ubicación física de la documentación y establecer las condiciones idóneas que deben reunir las instalaciones para su utilización y seguridad. Impulsar las actividades de capacitación y establecer los contenidos para la formación de los funcionarios y/o usuarios en cuanto a la organización y el tratamiento técnico de la documentación. Desarrollar y participar en actividades de difusión del patrimonio documental del municipio en apoyo a la misión institucional. Velar por la creación, conformación y conservación del Archivo Histórico del Municipio de Copacabana. Proponer, bajo criterios técnicos, administrativos, jurídicos, legales e históricos, los períodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar su accesibilidad. 11

13 Proponer las tablas de Retención Documental ante el Comité Evaluador de Documentos, para establecer el tiempo de permanencia de los documentos en las diferentes etapas de su ciclo vital en la administración municipal. Supervisar y controlar los Archivos de Gestión en las diferentes dependencias del municipio. Coordinar la ejecución de los diferentes planes y programas archivísticos del Archivo Municipal. Presentar informes ante el Consejo Municipal y Departamental de Archivos. El Comité de Archivo se reunirá trimestralmente. Las demás funciones que sean asignadas por las normas que se expidan sobre la materia COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS Es el órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: El valor secundario de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas. La eliminación de los documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental. La evaluación de las Tablas de Retención Documental y de las Tablas de Valoración Documental. El Comité Evaluador de Documentos fue creado mediante acuerdo No. 002 del 18 de diciembre 2008 del Consejo Municipal de Archivo. Funciones Estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos, para los 12

14 archivos del orden municipal, según las políticas trazadas por el Archivo General de la Nación. Resolver con base en las disposiciones generales del AGN y en las normas jurídicas, las consultas sobre eliminación de documentos en las entidades de orden municipal. Tramitar ante el Consejo Municipal de Archivos el concepto sobre las propuestas de tablas de retención documental, tablas de valoración documental y de eliminación de documentos de las entidades bajo su jurisdicción CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS Es el órgano encargado de dirigir y coordinar la función archivística a nivel municipal y de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación. El Consejo Municipal de Archivos del Municipio de Copacabana, fue creado mediante el Decreto No. 187 de 2008, y se determinaron sus funciones con el Acuerdo 001 de Se aprueba su propio reglamento así: Funciones Expedir su propio reglamento. Vigilar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas. Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas propuestos por el consejo directivo del Archivo General de la Nación y bajo la coordinación del Sistema Nacional de Archivos. Asesorar al Sistema Nacional de Archivos en la definición de la política archivística. Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo. Crear el Comité Evaluador de Documentos. Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades de su correspondiente ente territorial. Ejercer funciones de asistencia técnica (Art. 6, Ley 595 de 2000). 13

15 Ejercer a prevención las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de la ley. 3. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retención Documental fueron ajustadas, evaluadas y aprobadas por el Comité Evaluador de Documentos mediante Acta No. 001 del 18 de diciembre de El Consejo Municipal de Archivos las aprobó definitivamente, mediante Acta No. 002 y fueron adoptadas y aplicadas mediante la resolución 829 de 2008 de Alcaldía. 4. TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Las Tablas de Valoración Documental serán aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos cuando se inicie el proyecto de organización del Archivo Histórico Municipal. 5. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5.1. OBJETO GENERAL El Programa Gestión Documental del Municipio de Copacabana está estructurado bajo el concepto de archivo total atendiendo inicialmente al ciclo vital de los documentos en sus etapas de: Archivo de Gestión, el cual está en las oficinas donde permanecen los documentos en su fase inicial luego de su producción y trámite, para ser consultados y de Archivo Central donde se dispondrá de un espacio debidamente administrado en el cual los documentos cumplirán su etapa precaucional y por último en el Archivo Histórico donde la documentación cumple su ciclo vital. La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos y en el Artículo 19 las 14

16 entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Normalizar sistemáticamente el Programa de Gestión Documental en el Municipio de Copacabana para orientar a las dependencias y hacer más eficiente su implantación; coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones con las diferentes dependencias de la Administración y la comunidad para que contribuyan a la calidad y oportunidad en la toma de decisiones. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procedimientos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la Administración Central. Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental. Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de las comunicaciones oficiales en el municipio de Copacabana, para el recibo, despacho y archivo de las mismas. Orientar al servicio de la comunidad y los servidores públicos los recursos informáticos de la Administración Central. 15

17 5.3. ALCANCE Aplica a los funcionarios de la Administración Municipal de Copacabana y los terceros que ejerzan funciones propias de la administración. El presente documento define cómo se generan, organizan y se disponen para su consulta los documentos e información producidos en cada uno de los procesos administrativos, de acuerdo con las etapas del ciclo vital del documento. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN Documentación Activa ARCHIVO CENTRAL Documentación Semi-activa ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Inactiva Valores Primarios Valores secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Histórico Cultural Investigación Científico 6. MARCO NORMATIVO El programa de Gestión Documental del Municipio de Copacabana se ajusta a las diferentes normas relacionadas con el asunto, proferidas por el municipio, así como las que le son directamente aplicables proferidas por El Archivo General de la Nación, el Gobierno Nacional y el Estado, a través de sus diferentes órganos. Las normas que sirven de base, en sus categorías de Constitución Política, leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, circulares, códigos y normas técnicas, son las siguientes: Constitución Política de Colombia Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual 16

18 modo tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetaran la libertad y demás garantías consagradas en la constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Artículo 27. El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardos, el patrimonio arqueológico de la nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. El estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la nación está bajo la protección del estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e 17

19 imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieren tener los grupos étnicos en territorios de riqueza arqueológica. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley. Artículo 94. La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negocios de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta constitución implica responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la constitución y las leyes. Son deberes de la persona y el ciudadano: 1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios. 2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legitimante constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; 5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; 6. Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de justicia; 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; 18

20 9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del estado dentro de conceptos de justicia y equidad Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a este y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantiza los siguientes derechos: De acceso a la información y la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del estado de acuerdo con al representación obtenida en las elecciones para congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del estado frente tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos electorales Artículo 113. Son ramas del poder público la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del estado. Los diferentes órganos del estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines Leyes: Ley 4 de 1993 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. Ley 47 de 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico. Ley 45 de 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios Ley 40 de 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas. Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959 Sobre protección de patrimonio cultural. Ley 39 de 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos. Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clínicas. 19

21 Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor. Ley 57 de 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Ley 63 de 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales. Ley 6 de 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios. Ley 31 de 1992 (Arts.54-55) Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República. Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia. Ley 80 de 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa. Ley 44 de 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios públicos. Ley 136 de 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios. Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79 ). Ley 270 de 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95). Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral 1.5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21). Ley 795 de 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera (Artículo 22). Normas Técnicas Colombianas 20

22 NTC 3723: NTC 4080: NTC 4095: NTC 4436: NTC 5029: NTC 5174: NTC 5238: NTC 5421: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación..micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. Norma General para la Descripción Archivística Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Norma sobre Medición de Archivos. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación. Micrografía medición de densidad de microfilmes NTCGP1000:2009. Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública. ISO 9001:2008. Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno. Acuerdos expedidos por el Archivo General de la Nación Acuerdo 02 de 1996 Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995,que modifica el Acuerdo 7 de junio de 1994 Acuerdo 02 de 1997 Por el cual se prórroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentación de las tablas de retención por parte de los organismos nacionales Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo 06 de 1996 Por el cual se crea el comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación. Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos Acuerdo 08 de 1995 Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación. 21

23 Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación, ordenado por el Decreto 1382 de 1995 Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 12 de 1995 Modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría Acuerdo 15 de 2003 Adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Integración Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se dictan disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio. Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la Nación. Acuerdo 22 de 2000 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos Órganos de Dirección, Coordinación y Asesorías Acuerdo Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, Reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de Acuerdo 38 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Acuerdo 39 de 2002 Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de Acuerdo 41 de 2002 Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de Acuerdo 47 de 2000 Desarrolla el artículo 43 del capítulo V Acceso a los Documentos del Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos Restricciones por razones de Conservación. Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 Conservación de documentos... del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 Conservación de Documentos..., del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos 22

24 Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artículo 49 del título VII Conservación de documentos..., del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artículo 45 Requisitos para la Consulta, del capítulo 5 Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivos. Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Acuerdo 73 de 2000 Por el cual se deroga el acuerdo 046 del 5 de mayo de Decretos: Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de 1954: Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos. Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115) Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5) Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria.(artículo 633) Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33) Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artículo 51) Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96) 23

25 Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable. (Artículos 123 y 134) Decreto 855 de 1994: Contratación Pública (Artículo 3) Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11) Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio. Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29). Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62) Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrónicas. Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1725 de 1997: División de documentos DIAN. (Artículo 54) Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9 información laboral empleados). Decreto 254 de 2000: Expide el régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional (Artículo 39) 24

26 Decreto 2170 de 2002: Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica. Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12) Decreto 221 de 2004: Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa. Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Decreto 1227 de 2005: Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios. Decreto 564 de 2006: Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia urbanística otorgada). Decreto 1126 de 1999: Artículo 1. Integración del Sector Administrativo de Cultura. El Sector Administrativo de Cultura está integrado por el Ministerio de Cultura como organismo rector, el cual tendrá a cargo la orientación del ejercicio de las funciones que competen a sus entidades adscritas y vinculadas, sin perjuicio de las potestades de decisión que le corresponden. Resoluciones: Resolución 142 de 1996 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de la Educación Superior del Sistema Nacional de Archivos. 25

27 Resolución 033 de 1997 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos Eclesiásticos, de Iglesias, Cultos y Religiones. Resolución 147 de 1997 Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Resolución 049 de 1998 Crea el Comité de Gestión de Documentos del Sistema Nacional de Archivos. Resolución 068 de 1998 Por la cual se modifica el numeral 7 del artículo 2 de la Resolución 142 de 1996 Resolución 1995 DE 1999 Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica (Expedida por el Ministerio de Salud) Resolución 081 DE 2001 Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. Resolución 019 de 2003 Reglamenta la Gestión de Documentos del Sistema Nacional de Archivos, creado por la Resolución 049 del 16 de febrero de Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. Resolución 083 de 2004 Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. (Derogada por Resolución 183 de 2004) Resolución 183 de 2004 Por la cual se crea el Comité de Archivo del Archivo General de la Nación (derogo las Resoluciones Nos. 106 de 1995, 228 de 2000 y 083 de 2004) Resolución 023 de 2007 Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de bienes y servicios. 7. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL 7.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS. El Estado colombiano en procura de mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y atención a los ciudadanos, buscó la manera de impulsar la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad como una herramienta de gestión sistemática y 26

28 transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados; la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones, asignadas por el ordenamiento jurídico vigente. Ley 872 de 2003, artículo 1º. 8. TCGP 1000 En este orden de ideas, el Gobierno Nacional, a través del Decreto 4110 de 2004 adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, en la cual se especifican los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a entidades obligadas por la Ley 872 de 2003; ésta se constituye en una herramienta de gestión que permitirá dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las mismas. La norma NTCGP 1000:2004 es una analogía de la norma ISO 9001:2000, y en ella, de manera adicional, se utiliza el término Entidad para hacer referencia a todas aquellas entidades y organismos a los cuales le es aplicable; así mismo, retoma de la norma ISO 9001:2000 la metodología del círculo de calidad conocido como PHVA (Planificar Hacer Verificar Actuar) (ver figura 2 del anexo 1); sin embargo, su propósito no es establecer uniformidad en la estructura y en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades, puesto que reconoce que éstas están influenciadas por diferentes marcos legales, objetivos, estructuras, tamaños, necesidades, procesos, productos y/o los servicios que suministran EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL MUNICIPIO DE COPACABANA La iniciación del proceso de la certificación bajo la norma ISO 9001:2000 se realizó con recursos asignados por instituciones co-financiadoras como la Federación Colombiana de Municipios, VNG Holandesa y la Administración Municipal. Tales recursos fueron ejecutados en formación de líderes, en documentación, en implementación y difusión del Sistema de Gestión de la Calidad con todos los funcionarios de la administración y con la comunidad; en las auditorías externas, en material didáctico, entre otros. La implementación de la norma NTCGP 1000:2004 se realizó con recursos propios. En el 2009, la meta propuesta desde el plan de desarrollo El Tiempo de la Gente era implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004 y sostener el certificado bajo la norma ISO 9001:2000. De acuerdo a ésta última, el 20 de mayo de 2009 se obtuvo la certificación de los procesos misionales y de la prestación de servicios incluyendo: salud, educación, 27

29 desarrollo y bienestar social; vigilancia y control, infraestructura, planeación, hacienda, tránsito y transporte y el proceso inspección. La Administración Municipal tiene a cargo los siguientes procesos: Apoyo, Estratégicos, Misionales y Evaluación. Dentro del proceso de Apoyo se cuenta con cuatro procedimientos: Gestión Jurídica, Gestión de Recurso Físico e Informática, Gestión Administrativa, Contratación de Bienes y Servicios EL CONCEPTO DE CALIDAD EN LA DOCUMENTACIÓN De acuerdo con la bibliografía y con las experiencias consultadas, el concepto de calidad en la documentación (o estudios que aborden específicamente el tema de calidad en la información), es relativamente nuevo y en algunos países es demasiado incipiente. En nuestro país se evidencia el interés que otorga al tema, tanto el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística, como las escuelas y facultades de Bibliotecología y Archivística. Aunque el tema de calidad debe permear todos los procesos institucionales, la parte documental sólo se retoma de manera soslayada al momento de elaborar los Manuales de Calidad, es decir, se ve como un requisito y no como un proceso vital susceptible de mejoramiento y necesario como columna, sobre el cual se sostiene todo desarrollo de calidad. Para María Pinto Molina*, la calidad, en el dominio de la información y de la documentación, estriba en que el cliente (usuario) esté satisfecho no solo en cuanto al contenido de la información suministrada, sino también en cuanto la presentación y el servicio asociados a este suministro. Pensamiento Estratégico Plan Estratégico Considerar al cliente (usuario) como un punto de referencia. Promover la mejora continua de todos los procedimientos y actividades relacionados con la Gestión de Documentos en el municipio. Fomentar el desarrollo e implementación del proceso de Gestión Documental como un activo intangible del municipio. *(Docente de la Facultad de Documentación de la Universidad de Granada (E.), en GESTIÓN DE CALIDAD EN DOCUMENTACIÓN en Internet: Revista de Biblioteconomía y Documentación, Vol. 1, 1998, pps ). 28