GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. ALCANCE 4 3. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO 4 4. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS 4 5. CONTEXTO ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA ORGANICA MISION VISIÓN 6 6. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN PRINCIPIOS DEL PGD 7 7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL NORMATIVOS ECONÓMICOS ADMINISTRATIVOS TECNOLÓGICOS LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN DOCUMENTAL RECEPCION DE DOCUMENTOS DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS TRAMITE DE DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CONSULTA DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS METAS METAS A CORTO PLAZO METAS A MEDIANO PLAZO METAS A LARGO PLAZO ANEXOS BIBLIOGRAFÍA 19 2

3 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD: DIRECCIÓN: Personería Municipal de Berbeo Boyacá Carrera 3 No Segundo Piso Palacio Municipal TELÉFONO: CORREO ELECTRÓNICO FECHA DE APROBACIÓN Seis (06) Febrero de 2015 INSTANCIA DE APROBACIÓN Comité Interno de Archivo VERSIÓN 1 RESPONSABLES Comité Interno de Archivo 1. INTRODUCCIÓN La Ley 594 de Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Teniendo en cuenta que la ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones, en su Artículo 21, establece que las entidades públicas deberán elaborar PROGRAMAS DE GESTIÓN de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo total, comprende procesos archivísticos tales como: La producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación, y la disposición final de los documentos, (Art 22 ley ). En cumplimiento de lo anterior la Personería Municipal de Berbeo requiere elaborar, aprobar y adoptar mediante Resolución el Programa de Gestión Documental. 3

4 2. ALCANCE El programa de gestión documental PGD establece los procedimientos e instrucciones que se deben llevar a cabo durante cada uno de los procesos de la Gestión Documental desarrollados en la Personería Municipal de Berbeo. 3. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO Este documento está dirigido a los funcionarios y demás personal vinculado a la Personería Municipal de Berbeo, así como a todas aquellas personas naturales o jurídicas que requieran radicar o solicitar información en la entidad. 4.1 OBJETIVO GENERAL 4. OBJETIVOS Elaborar el Programa de Gestión Documental para la Personería Municipal de Berbeo en el cual se definan los lineamientos e instrucciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental dentro de la Entidad. 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Dar cabal cumplimiento a la normatividad que rige el Archivo en Colombia aplicándola en los diferentes procesos archivísticos que desarrolla la Personería Municipal de Berbeo. Racionalizar y controlar la producción documental. 5. CONTEXTO ORGANIZACIONAL La Personería Municipal de Berbeo Boyacá es una entidad de control administrativo que ejerce funciones de Ministerio Público con fundamento en la constitución política y la ley; le corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas igualmente vela porque la administración pública sea diligente y eficiente. 4

5 5.1 ESTRUCTURA ORGANICA DESPACHO PERSONERÍA MUNICIPIO DE BERBEO - BOYACÁ SECRETARIA DE LA PERSONERÍA MUNICIPIO DE BERBEO - BOYACÁ 5

6 5.2 MISIÓN Como ente de control propender por el desarrollo y la justicia social producto de un eficiente uso de los recursos públicos y por un adecuado desempeño de la función pública. Promover el conocimiento de los derechos y deberes ciudadanos y la concreción del respeto de los derechos humanos, de modo se potencialice la construcción de un Municipio moderno al servicio de la Comunidad y afianzado en el contexto regional. 5.3 VISIÓN Al culminar el año 2016 llegar a ser una institución con amplia proyección social, promotor del bienestar de la ciudadanía siendo garante de la Constitución y las leyes con miras a proyectar una personería moderna en la medida en que consulte los derechos de la comunidad y el logro de resultados tangibles. 6

7 6. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 6.1 DEFINICIÓN Según el Artículo 15 de la ley 1712 de 2014 el Programa de Gestión Documental es donde se establecen los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. 6.2 PRINCIPIOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD El programa de gestión documental de la Personería Municipal de Berbeo se regirá por los principios contemplados en el Artículo 5 del decreto 2609 de PLANEACIÓN. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. EFICIENCIA. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. ECONOMÍA. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. CONTROL Y SEGUIMIENTO. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. OPORTUNIDAD. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se 7

8 requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. TRANSPARENCIA. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. DISPONIBILIDAD. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. AGRUPACIÓN. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, Subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. VÍNCULO ARCHIVÍSTICO. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. AUTOEVALUACIÓN. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. COORDINACIÓN Y ACCESO. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. CULTURA ARCHIVÍSTICA. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. MODERNIZACIÓN. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de 8

9 gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. INTEROPERABILIDAD. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. ORIENTACIÓN AL CIUDADANO. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. 9

10 7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD 7.1 NORMATIVOS La aprobación del Programa de Gestión Documental, se debe hacer mediante RESOLUCIÓN expedida por la Personería Municipal de Berbeo, previa revisión y validación por parte del Comité Interno de Archivo. LEY 594 DE 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones DECRETO No 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el título V de la ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58,59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión para todas las entidades del estado Demás normas que rigen la gestión del Archivo en Colombia ECONÓMICOS Para la ejecución de las diferentes actividades del Programa de Gestión Documental, la personería municipal cuenta con los recursos de funcionamiento destinados para ello en el presupuesto anual. 7.3 ADMINISTRATIVOS La personería municipal de Berbeo cuenta con el Comité Interno de Archivo, el cual fue creado mediante Resolución N 02 del cinco (05) de Febrero del año 2015, integrado por el Personero Municipal y su secretaria, ya que la entidad cuenta solamente con dos funcionarios. La elaboración y aprobación del programa de gestión documental le corresponde al Comité Interno de Archivo de la Personería. 10

11 7.4 TECNOLÓGICOS Para la implementación del Programa de Gestión Documental, la personería municipal de Berbeo requiere contar de manera permanente con el siguiente soporte tecnológico: SEGURIDAD EN LOS EQUIPOS CON LOS QUE CUENTA LA ENTIDAD: la Personería Municipal de Berbeo tiene dos equipos de cómputo, los cuales cuentan con único usuario y clave de acceso con el fin de garantizar la privacidad de la información. MANTENIMIENTO EN LOS EQUIPOS CON LOS QUE CUENTA LA ENTIDAD: realizar mantenimiento a los equipos de la personería cada vez que se requiera a fin de garantizar su adecuado funcionamiento. 11

12 8. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 8.1 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN DISPOSICIÓN FINAL RECEPCIÓN CONSERVACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL DISTRIBUCIÓN CONSULTA TRÁMITE ORGANIZACIÓN PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Corresponde a las diferentes actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura finalidad área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Comprende las siguientes actividades: 12

13 ACTIVIDADES Creación y diseño de documentos Creación y diseño de formatos, medios y técnicas de impresión. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Aplicación de instructivos para diligenciamiento de formularios. RESPONSABLE Personero Municipal Secretaria de la Personería RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Se refiere a las operaciones de verificación y control que la entidad debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Comprende las siguientes actividades: ACTIVIDADES Recibir y verificar los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo (firma, fecha y hora de recibido). Registrar los documentos recibidos en el Formato Oficios Recibidos, indicando número de radicado (consecutivo), fecha de recibido, nombre de remitente, fecha de respuesta en caso de tratarse de una solicitud y una observación breve del asunto de que trata el documento. RESPONSABLE Secretaría de la Personería 13

14 8.1.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Se refiere a las diferentes actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Comprende las siguientes actividades: ACTIVIDADES Distribución de documentos con mecanismos de control y verificación. Los documentos objeto de distribución son los enviados en los cuales se debe tener en cuenta su clasificación, organización. RESPONSABLE Personero Municipal Secretaria de la Personería TRAMITE DE DOCUMENTOS Se refiere al curso dado a los documentos desde su etapa de producción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Comprende las siguientes actividades: ACTIVIDADES Recepción de solicitud o trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. RESPONSABLE Personero Municipal Secretaria de la Personería 14

15 Análisis y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Comprende las siguientes actividades: ACTIVIDADES Foliar el archivo documental Clasificación del archivo (series y subseries documentales) Ordenar el archivo documental (ubicación física y labores archivísticas) Descripción documental (inventario documental y tablas de retención documental) RESPONSABLE Personero Municipal Secretaria de la Personería CONSULTA DE DOCUMENTOS Se refiere al acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Comprende las siguientes actividades: 15

16 ACTIVIDADES Formulación de la consulta Estrategia de búsqueda Respuesta a la consulta Garantizar el derecho que tienen los ciudadanos a conocer y obtener la información. RESPONSABLE Secretaria de la personería CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Se refiere al conjunto de medidas preventivas y/o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido. Comprende las siguientes actividades: ACTIVIDADES Desarrollar actividades como mantenimiento, control, limpieza de áreas y documentos, apoyo a la producción de documentos, manejo de correspondencia. Garantizar las condiciones físicas para proteger los documentos. RESPONSABLE Secretaria de la personería DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Se refiere a la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención Documental. Comprende las siguientes actividades: 16

17 ACTIVIDADES Aplicación de las tablas de retención documental respecto a los tiempos establecidos para la disposición final de los documentos. RESPONSABLE Personero Municipal Secretaria de la Personería 17

18 9. METAS 9.1. METAS A CORTO PLAZO Actualizar la Tabla de Retención Documental de la Entidad. Revisar la normatividad vigente en términos de archivo y aplicarla METAS A MEDIANO PLAZO Capacitación archivística a los funcionarios de la Personería Municipal. Implementación de la estrategia cero papel. Transferencias Documentales del Archivo de Gestión al Central. Dar a conocer las normas vigentes emitidas por los organismos competentes en materia de archivo, gestión documental cero papel METAS A LARGO PLAZO Capacitación acerca del manejo que se le debe dar a los documentos electrónicos. Elaborar un programa de gestión de documentos electrónicos. Seguimiento a las Tablas de Retención Documental TRD. Elaborar el Plan Institucional de Archivos correspondiente a la entidad PINAR. Actualizar el PGD con el fin de incluir todos los temas relacionados con documento electrónico. 18

19 10. ANEXOS Mapa de procesos de la personería municipal de Berbeo Tabla de retención documental Inventario documental de la Personería Diagnóstico integral de archivos 11. BIBLIOGRAFÍA Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones Decreto 2609 de 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado" Revisó y Aprobó Original firmado por: JORGE ENRIQUE CHAPARRO MORA Personero Municipio Berbeo Boyacá 19

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