PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 CONCEJO MUNICIPAL Mosquera - Cundinamarca PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MESA DIRECTIVA 2015 Camilo Torres Riaño, Presidente Ermes Arturo Zambrano, Primer Vicepresidente Ivonnet Tapia Gómez, Segundo Vicepresidente Mosquera Cundinamarca, junio 2015 Página 1 de 37

2 CONTROL ACTUALIZACIONES Página 2 de 37

3 Tabla de contenido 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN PROPÓSITO Y ALCANCE OBJETIVOS objetivo general Objetivos específicos; MARCO LEGAL COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL CONSIDERACIONES BÁSICAS PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ETAPAS DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS IMPORTANCIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: FLUJOGRAMA ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS SOPORTE DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LOS DOCUMENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VALORACIÓN DOCUMENTAL TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS CON VALOR PERMANENTE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS PROCESO DE ELIMINACIÓN AUTORIZACIÓN PARA ELIMINACIÓN PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMBIENTES ELECTRÓNICOS INSTRUMENTOS DE CONTROL PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS DE TRABAJO POLITICAS DE OPERACIÓN DOCUMENTOS OFICIALES DE LA CORPORACION Derecho de Petición PRODUCCION DE ACUERDOS Y RESOLUCIONES RECOMENDACIONES GENERALES CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO ORGANIZACION Y DISPOSICION FINAL Archivo de Gestión CONSULTA TERMINOS Y DEFINICIONES Página 3 de 37

4 1. GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIÓN Considerando que el Programa de Gestión Documental se establece como requerimiento según lo indicado en: Decreto 2ó09 de Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado, dispone en su artículo 3º que la gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación. La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual manera, la Ley 594 de 2000 informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Ley Estatutaria 1712 de Ley de transparencia y el derecho del acceso a la información pública nacional. Artículo 15: Programa de Gestión Documental y artículo 17. Sistemas de Información. Se considera que los documentos son de vital importancia para el desarrollo de la entidad y proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de decisiones, la rendición de cuentas, etc., los documentos pueden ser usados como testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se han documentado, además, son considerados como los principios del control de las necesidades fundamentales de un sistema de gestión de calidad. De la estandarización de los procesos, la unificación de los conceptos a nivel institucional y la trazabilidad de la gestión depende en gran medida el adecuado desarrollo de las políticas de gestión documental. Página 4 de 37

5 Con base en lo anterior, se debe elaborar e implementar un Programa de Gestión Documental, fundamentado en los principios y procesos archivísticos, así como en las prácticas operativas, que se puedan optimizar y organizar con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área, resaltando la importancia de los documentos y archivos como lenguaje natural de la administración pública, encaminando al archivo para que sea un verdadero centro de información. El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así, en un factor clave para la optimización de los procesos y el desarrollo de las actividades de autoevaluación que conducen a la mejora continua. El Programa de Gestión Documental, es un instrumento que ofrece, un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se deben aplicar para gestionar los documentos, con un enfoque claro y sencillo; además, permite estandarizar el proceso de Gestión Documental, de manera que las actividades técnicas o procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la preservación de los documentos, siempre se desarrolle de la misma manera. El concejo municipal de Mosquera presenta a continuación el Programa de Gestión Documental como un instrumento archivístico con el cual se pretende contribuir a la eficiencia administrativa de la corporación a través de prácticas de desarrollo encaminadas a la consolidación del modelo de gestión documental óptimo y moderno. 1.2 PROPÓSITO Y ALCANCE La gestión eficiente de la información en las entidades resulta imprescindible para la toma de decisiones, es por esto que los archivos se han convertido en un apoyo fundamental y estratégico; por lo que se ha hecho necesario implementar un Programa de Gestión Documental, que permitan disponer de manera ordenada de toda la Gestión Documental del Concejo Municipal de Mosquera considerándola como un recurso o activo institucional decisivo en el desempeño de la entidad. Página 5 de 37

6 El Programa de Gestión Documental inicia desde la planeación y valoración documental, la producción, recepción, direccionamiento y organización de documentos, distribución, consulta, transferencia y disposición, y preservación; estos últimos tres subprocesos según lo establecido previamente en las tablas de retención y valoración documental. 1.3 OBJETIVOS objetivo general Desarrollar un programa de gestión documental en el Concejo Municipal de Mosquera que permita estandarizar la información que se genera en la entidad, con base en las directrices del Archivo General de la Nación Objetivos específicos; Diagnosticar el estado de la Gestión Documental del Concejo Municipal de Mosquera Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior del Concejo Municipal, a través de lineamientos claros y precisos, que integrados a los procesos del Meci, garanticen la eficiencia de la Gestión y la conservación del patrimonio documental. Definir los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para desarrollar el proceso de Gestión documental Fortalecer la seguridad en los sistemas de información del Concejo Municipal de Mosquera, Cundinamarca para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información. 1.4 MARCO LEGAL A continuación se presenta y señala la compilación de Normas o marco constitucional vigentes relacionada con los archivos; LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000 Producción Documental Ley 527 de Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Página 6 de 37

7 Código Penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre el valor probatorio del documento privado. Acuerdo AGN 060 de Artículos 3, 4, 5, 6, y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Recepción documental Constitución Política. Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Decreto 2150 de Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Distribución y Trámite de documentos. Ley 58 de Reglamentación tramite peticiones. Decreto 01 de Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de Artículos 6, 16, 17, 22, 25. Decreto 1222 de Artículo 33. Derecho de turno. Ley 1437 Código contencioso y de lo administrativo Ley anti trámites. Organización de documentos. Ley 4 de Sobre régimen político y municipal Articulo 289 y 337 Ley 80 de Artículo 55. Artículo 36. Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el sistema Nacional de Archivos, se establece la red nacional de archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del estado. Acuerdo AGN 007 de Artículo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el comité evaluador de documentos en los departamentos, determina su integración y le fija funciones. Página 7 de 37

8 Acuerdo AGN 041 de 2002.Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley General de Archivos, Ley 594 de Acuerdo AGN 015 de Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Acuerdo AGN 02 de Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Circular AGN 07 de Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de Organización y Conservación de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP N 004 de Organización de historias laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de Organización de historias laborales. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar. Resolución AGN 147 de Por la cual se crea el Comité de transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Consulta de documentos. Constitución Política Artículo 20, 27, 74, 112. Ley 4 de Sobre régimen político y municipal. Artículo 315, 316, 320. Ley 57 de Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a documentos públicos. Decreto 01 de Código Contencioso Administrativo, sobre el derecho a la petición de la información. Decreto 2126 de Artículo 51. Reserva Archivo Concejo de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de Requisitos de consulta. Conservación de documentos. Constitución Política. Artículo 8, 95. Ley 80 de Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. Ley 397 de 1997.Ley General de Cultura Artículo 4. Definición de patrimonio Cultural de la Nación. Página 8 de 37

9 Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de imágenes en Movimiento. Decreto 2620 de Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. Acuerdo AGN 007 de Reglamento General de Archivos. Artículo 23. Valoración documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 60. Conservación integral de la documentación de archivos. Acuerdo AGN 11 de Criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo AGN 047 de Acceso a documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo AGN 048 de Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN 049 de Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 050 de Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Disposición final de los documentos. Ley 39 de Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 80 de Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 2527 de Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de Defensa y conservación patrimonio. Decreto 2620 de Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. Artículos 134. Conservación y destrucción de libros. Página 9 de 37

10 Decreto 1515 de 2013 Acuerdo AGN 007 de Reglamento General de Archivos. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. Valoración documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25. Eliminación de documentos que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico. Acuerdo AGN 08 de Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 03 de Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar. NTC Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación. NTC Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. NTC Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. NTC Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación. 2. COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2.1. CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son el concepto de archivo total el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. Página 10 de 37

11 2.2. PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios: a) Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. c) Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. d) Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. e) Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. f) Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. g) Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación h) Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. i) Vínculos archivísticos. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. j) protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. Página 11 de 37

12 k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuaron coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n) Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones o) Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados p) Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). q) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. r) Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. Página 12 de 37

13 2.3. COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes: a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información ETAPAS DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas: a. Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características. b. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. c. Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. d. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información. 2.5 IMPORTANCIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El Programa de Gestión Documental es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la PGD, tales como: Producción, Distribución, Trámite, Consulta, Conservación y Disposición Final de los documentos, por ello Página 13 de 37

14 es importante que se implemente como herramienta esencial en cada proceso archivístico que se desarrolle en el Concejo Municipal de Mosquera, Cundinamarca. 2.6 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL Los procesos de la gestión documental que se deben crear o actualizar en el marco del Programa de Gestión Documental son: a. Producción documental b. Recepción Documental c. Distribución documental d. Trámite Documental e. Organización Documental f. Consulta de documentos g. Conservación h. Disposición final 2.6,1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Con respecto a la producción documental, encontramos dos actividades: 1. Diseño de la documentación requerida para el proceso: se deben identificar los documentos requeridos para esta teniendo en cuenta las actividades que desarrollan las dependencias y el diseño de los procesos. 2. Estandarización de la producción documental: Con el objetivo de establecer la metodología que permita la estandarización en los documentos generados por el Concejo Municipal RECEPCIÓN DOCUMENTAL: El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: Definición del enrutamiento del documento, el método y control de seguimiento TRÁMITE DOCUMENTAL: Serie de pasos a seguir para que una solicitud o información llegue a su destinatario ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución CONSULTA DE DOCUMENTOS: Búsqueda de información en una fuente de documentación basada en criterios de selección. Página 14 de 37

15 2.6.7 CONSERVACIÓN: Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales DISPOSICIÓN FINAL: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. 2.7 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: N RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO 1 Funcionario Concejo Todas las Recibir documento o crear documento 10 minutos Municipal dependencias nuevo 2 Funcionario Concejo Todas las Identificar la serie a la que pertenece 10 minutos Municipal dependencias el documento. De acuerdo con la Tabla de Retención Documental, identificar con cuál de las series propias de la dependencia se asocia el documento. 3 Funcionario Concejo Todas las El documento pertenece a un 10 minutos Municipal dependencias expediente ya creado? Identificar si dentro de los expedientes de la serie existe uno a cuyo trámite contribuye el documento, en caso contrario será necesario abrir un expediente nuevo. SI: Pasa a la actividad 5 NO: Pasa a la actividad 4 4 Funcionario Concejo Todas las Crear expediente nuevo. Abrir la serie 10 minutos Municipal dependencias o tipo documental nuevo que inicia con el documento creado o recibido. 5 Funcionario Concejo Todas las Incluir en la serie o tipo documental 5 minutos Municipal dependencias correspondiente. Agregar el documento dentro dla serie o tipo documental al que alimentará, cuidando de conservar el orden. 6 Funcionario Concejo Municipal Todas las dependencias Alimentar la serie o tipo documental: Integrar todos los documentos referidos al trámite, asunto, o expediente. Al ir agregando documentos debe mantenerse el orden natural, donde el documento con fecha más antigua de producción, será el No determinado Página 15 de 37

16 primero que se encontrará al abril la carpeta y el de fecha más reciente se encontrará al final de la misma. 7 Funcionario Concejo Municipal Todas las dependencias Cerrar la serie o tipo documental. Cuando finalice el trámite que 5 minutos documenta la serie o tipo documental, se cierra la serie o tipo documental, hecho que debe registrarse en la carpeta o unidad de almacenamiento diligenciando en el rótulo el campo Fecha final que responde a la del último documento. Se debe registrar en el inventario o medio dispuesto por el Concejo Municipal la fecha final, a partir de la cual empieza a contar el tiempo de retención establecido en la Tabla de Retención Documental. 8 Funcionario Concejo Municipal Todas las dependencias Revisar y depurar la serie o tipo documental. Al finalizar el trámite y cerrar la serie o tipo documental es el momento más apropiado para realizar una depuración y limpieza del mismo. Verificar la correcta ordenación de los documentos, así como la existencia de duplicidad. Retirar toda aquella documentación considerada como material no archivístico, por ejemplo: plegables, tarjetas de invitación, recortes de prensa, catálogos, copias y fotocopias de documentos entre otros 20 minutos 9 Funcionario Concejo Municipal Todas las dependencias Foliar en el orden en que han llegado los documentos al expediente. Debe hacerse en el extremo superior derecho de cada hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB o B) en forma legible y sin enmendaduras. 15 minutos 10 Funcionario Concejo Municipal Todas las dependencias Mantener actualizada la información de las cajas y carpetas de archivo: Sin excepción todas las carpetas y cajas (u otras unidades de conservación / almacenamiento) deben tener su identificación actualizada de tal forma que permita su ubicación y recuperación. La información básica que deben contener los expedientes es la siguiente: No Determinado Dependencia (unidad administrativa) que genera la serie o tipo documental Código y nombre de la serie / subserie documental a la que pertenece (tomados del Cuadro de Clasificación o Tabla de Retención Documental). Página 16 de 37

17 Descripción dla serie o tipo documental: asunto general o descriptores (metadatos) que de manera clara y sencilla permitan conocer el contenido. Fechas Extremas: fecha del primer y último documento dla serie o tipo documental. Mientras aún este sin cerrar, la fecha final no debe ser diligenciada. Folios: número exacto de folios que conforman la serie o tipo documental. Debido a que la capacidad máxima de una carpeta es alrededor de 200 folios, expedientes muy grandes pueden ocupar dos o tres carpetas, en cuyo caso se identifican los folios por carpeta y se indica que la carpeta es la 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3, por ejemplo. Es recomendable diligenciar este campo solo al finalizar el trámite y cerrar la serie o tipo documental 11 Funcionario Concejo Municipal Todas las dependencias Mantener la organización de las cajas y carpetas de archivo. Realizar una distribución secuencial de izquierda a derecha de los muebles donde se conservan los archivos de gestión, así como numerarlos para facilitar su ubicación. No Determinado 12 Funcionario Concejo Municipal Todas las dependencias Revisar tiempos de retención de los expedientes: Una vez los expedientes hayan cumplido los plazos establecidos en las TRD, (que se cuentan a partir de la fecha de cierre dla serie o tipo documental) se debe practicar la transferencia al archivo central, de conformidad con el procedimiento Transferencias Documentales. 30 inutos 2.8 FLUJOGRAMA Página 17 de 37

18 3. ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS. 3.1 SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos dispuestos en los artículos provistos en este reglamento. 3.2 ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LOS DOCUMENTOS. Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. Página 18 de 37

19 Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier otro medio. 3.3 GESTIÓN DOCUMENTAL. El Concejo Municipal de Mosquera. Tendrá la obligación de implementar la Gestión de Documentos, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). Decreto 2578 del 3 de diciembre del 2012 y Decreto 2609 del 14 de diciembre del ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. La organización de los archivos administrativos del Concejo Municipal de Mosquera, Cundinamarca, estará fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por la unidad de coordinación del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo institucional, así mismo, la Administración debe establecer que cargos están autorizados para firmar la documentación externa e interna, a través del Manual de Funciones. 3.5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. Un Manual de Procesos y Procedimientos, es la forma más útil al momento de la elaboración de oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas existentes para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativa, la cual incluye, entre otros, la leyenda de pie de página que debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección de correo electrónico institucional. Página 19 de 37

20 3.6 VALORACIÓN DOCUMENTAL. El Archivo Institucional, colabora y continuara con la actualización de la respectiva Tabla de Retención Documental a partir de su valoración, una vez sea aprobado y adoptado por el Comité de Archivo. 3.7 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS CON VALOR PERMANENTE. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de selección y valoración que ameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un plan de transferencias al Archivo Institucional, con su tipología documental y series perfectamente identificadas. (Concordancia: Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997). Se procederá por parte del Concejo a realizar las transferencias correspondientes a los años anteriores de los archivos de gestión. Estas transferencias, estarán sujetas y coordinadas en función de los lineamientos presentados en el presente reglamento, y las disposiciones por parte del Consejo Municipal de Archivos. 3.8 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. 3.9 PROCESO DE ELIMINACIÓN. El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las pautas establecidas por la Consejo Municipal de Archivos, previo pronunciamiento del Comité Evaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental, que estará expresado en las Tablas de Retención adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo. Página 20 de 37

21 3.10 AUTORIZACIÓN PARA ELIMINACIÓN. La autorización para eliminación de documentos será de responsabilidad del Comité Interno de Archivo de la Administración, el cual deberá levantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas. El Archivo Interno aprobará o improbará, previo estudio del Comité Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminación presentadas por el funcionario responsable. El Archivo Interno del Concejo Municipal de Mosquera se reserva el derecho de ordenar que se efectúen los muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente. 4. PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMBIENTES ELECTRÓNICOS. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. Las medidas mínimas de conservación preventiva ya largo plazo podrán estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro. 5. INSTRUMENTOS DE CONTROL. Controles. Las unidades de correspondencia procederán en la elaboración de planillas de control, con el fin de garantizar el debido control de la correspondencia. Asimismo, cada dependencia será la responsable de la correspondencia, ésta será distribuida de la siguiente manera: a) Registro de Comunicaciones Oficiales recibidas. b) Distribución de Correspondencia Externa Recibida. c) Envío de Correspondencia Correo Certificado. d) Devolución de Correspondencia. e) Actas Aclaratorias. Página 21 de 37

22 f) Actas de Distribución de Correspondencia Externa Recibida. g) Manuales de procedimientos. h) Reglamento. i) Programa de Gestión Documental. Basados en las disposiciones del Archivo General de la Nación se establecen los siguientes controles para las Unidades de Correspondencia: a. Registro Correspondencia Comunicaciones Oficiales: Será registrada única y exclusivamente por funcionarios del Archivo General del Concejo o los que el Secretario General delegue en desarrollo de estas funciones. b. Distribución de Correspondencia Externa Recibida: Una vez revisada la correspondencia por el Secretario General, se procederá a registrar y distribuir copias y/o originales a su correspondiente destinatario, para su respectivo trámite. c. Control de Correspondencia Enviada: Se refiere a la emitida por cada dependencia del Concejo Municipal, la cual se registrará y enviará por la persona encargada del Archivo General en medio físico, magnético y electrónico, o en su defecto mensajería institucional o mensajería certificada. d. Control de Correspondencia Recibida: Cada dependencia deberá registrar N Documento, Fecha, Asunto, Contenido, Destino y Dirección y responsable del mismo, a la cual se debe dar respuesta en el menor tiempo posible. e. Control de Correspondencia Emitida: Cada dependencia que sea productora de documentos (actas, circulares, cartas y otros), emitirá un número consecutivo diligenciándolo al igual que la fecha, Asunto, Contenido, Destino y responsable del documento. f. Control de Devolución de Correspondencia: El Archivo General, dispondrá de una planilla donde registra la correspondencia que no sea de la competencia de la entidad, redireccionandola y generando el envío de la misma. Página 22 de 37

23 6 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS DE TRABAJO. Los documentos de trabajo, proporcionarán las herramientas necesarias para definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital de los documentos, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Eslabón importante en la estructura del Programa de Gestión Documental, promover su metodología y los procedimientos que oriente armónicamente las labores en la Administración Municipal. De igual modo, señalar la normatividad vigente, metodologías que gracias a la orientación del Archivo General del Municipio y lo reglamentado por el Estado. 6.2 POLITICAS DE OPERACIÓN. Todos los documentos producidos dentro de la entidad deben ser identificados, con el respectivo cargo de quien lo genera, de acuerdo con el manual de funciones. o las obligaciones contractuales.. Todas las comunicaciones oficiales deben ser recepcionadas y radicadas en la ventanilla (única de correspondencia del Concejo Municipal de Mosquera. Para los Acuerdos y Resoluciones no deben existir números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración debe ser asignada en estricto orden numérico y en caso de existir un faltante deberá evidenciarse su anulación dentro del expediente. Teniendo en cuenta que la codificación solo será con números enteros.. Los documentos externos deben ser entregados oportunamente a los funcionarios respectivos y tener un seguimiento del tratamiento respectivo. Las comunicaciones internas deben llevar consecutivos de la Corporación.. Las comunicaciones oficiales físicas deberán ser producidas en un original y máximo dos copias, una para el consecutivo, una para el destinatario y otra para el asunto. Rotular o marcar todos los expedientes de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental y sus respectivas series documentales. Rotular lo archivadores de manera que se identifiquen las gavetas.. No enviar al Archive Central documentos de apoyo. Eliminar, solamente, documentos de apoyo por medio del Comité de Archivo y dejar constancia en acta con inventario de documentos a eliminar. Página 23 de 37

24 Los formatos de origen externo o preestablecido por una aplicación o software no requieren de la presentación y codificación señalada en este documento. 6.3 DOCUMENTOS OFICIALES DE LA CORPORACION Se consideran documentos oficiales: Documentos internos Cartas Actas Informes Proyectos de acuerdo Acuerdos Resoluciones Circulares Certificaciones Constancias Contratos información contable Correspondencia enviada Documentos Externos o Comunicaciones Externas recibidas. Especificaciones técnicas para la producción de documentos Para la producción de documentos oficiales dcl Honorable Concejo Municipal siempre se utilizara el membrete oficial de la Corporación con el encabezado y pie de página. Se producirán en original y máximo dos copias para el consecutivo, destinatario y serie de la cual haga parte integral la comunicación. El tipo de letra que se recomienda usar es la Goudy Old Style, tamaño 13 o 14. El papel debe ser bond de 75 g u otro que contenga las características acordes a la tecnología en uso. La impresión debe ser nítida y con la tinta adecuada que garantice la conservación del documento. Firmar Oi>DO los documentos con bolígrafos cuya tinta sea baja en hierro y de Color negro para la buena conservación dcl documento Derecho de Petición Es aquel derecho que tiene toda persona individual, jurídica o Privada, grupo, organización o asociación para solicitar o reclamar ante las autoridades competentes - normalmente los gobiernos, Entidades Públicas o Privadas, por razones de interés público ya sea individual, general o colectivo. Página 24 de 37

25 Solicitud Derecho de Petición El contenido mínimo de este documento debe contar con los siguientes requisitos: La designación de la autoridad a la que se dirige. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, con indicación de su documento de identidad y la dirección donde recibirá correspondencia, el peticionario podrá agregar en número de fax o la dirección. electrónica (si es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil debe aportar la dirección electrónica). El objeto de la petición Las razones en las que fundamente su petición La relación de los requisitos exigidos por la Ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite. La firma del peticionario (TITULO 2 Capítulo I artículo 16 nuevo Código Contencioso Administrativo) Forma de dar Respuesta Derecho de Petición En este sentido, la notificación personal tiene carácter principal, pues es preferida a cualquier otro tipo de notificación, por cuanto garantiza en forma cierta que el contenido de determinada providencia fue realmente conocido por la persona a quien se debía enterar de ella, por ser la única que surte de manera directa e inmediata con el sujeto de derecho al cual se le quiere enterar de alguna determinación proferida dentro del proceso Se ha reconocido como el primer medio de llevar a conocimiento de los interesados las decisiones que pongan término a un negocio o actuación administrativa El artículo 67 de la Ley 1437 del 2011 Código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo, en cuanto a la notificación personal, señala lo siguiente: Art Las decisiones que pongan fin a una actuación administrativa, se notificarán personalmente al interesado, o a su representante o apoderado o la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. Página 25 de 37

26 Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviara una notificación a la dirección suministrada, al número de fax, o al correo electrónico que figure en el expediente o pueda obtenerse en el registro mercantil, cuando se desconozca la información sobre el destinatario la citación se publicara en la página electrónica o en un lugar de acceso al público durante 5 días.. La constancia del envío se anexará al expediente. El envío se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto. En consecuencia, atendiendo lo dispuesto en el artículo 67 del C.C.A., la notificación personal se realiza en dos etapas: a. Primera etapa: Tras la expedición del acto, la entidad enviará al interesado por correo certificado, en caso de no existir otro medio más eficaz, una citación a la dirección que aquél haya anotado al intervenir por primera vez en la actuación, o en la nueva que figure en comunicación hecha especialmente para tal propósito. La constancia del envío se anexará al expediente. b. Segunda etapa: El interesado atendiendo la citación debe acudir a la entidad para notificarse personalmente y recibir copia íntegra, auténtica y gratuita de la decisión, si ésta es escrita. Cabe recordar, que según el artículo 67 del C.C.A., si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, ésta se realizará a través de la fijación de un edicto. 6.4 PRODUCCION DE ACUERDOS Y RESOLUCIONES Las Resoluciones y Acuerdos se proyectaran de acuerdo con los siguientes parámetros o especificaciones documentales: Tienen definidos las siguientes márgenes. Superior, 3 cm; inferior, 3 cm; lateral derecho, 2 cm y, lateral izquierdo, 3 cm. Deben tener impresos la imagen corporativa del Honorable Concejo Municipal en encabezado y pie de página. El texto del documento debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su optima presentación y cl ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribución y archivo. Página 26 de 37

27 Cuando el Acuerdo y Resolución contenga más de un folio, en el encabezamiento de cada uno de ellos deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad. La hoja final del documento, en la cual vayan las firmas, no podrá ir en blanco y deberá contener una parte sustancial del articulado. Comunicaciones oficiales internas. El secretario será el encargado de asignar el consecutivo para el funcionario que lo requiera, teniendo en cuenta que debe ser producida o elaborada de acuerdo a lo establecido por este manual. Las comunicaciones oficiales físicas deberán ser producidas en un original y máximo dos copias, una para el consecutivo, una para el destinatario y otra para el asunto. Comunicaciones externas recibidas: Recepción de comunicaciones La comunicación externa será recibida en la Recepción del Concejo Municipal de Mosquera, Cundinamarca, donde previo a su recepción se constatara que la comunicación esté dirigida a un funcionario o miembro que actualmente labore en el Honorable Concejo Municipal, verificara los datos de la persona natural o jurídica para su debida respuesta cuando sea necesario. Posteriormente se estampara en la parte superior derecha del documento, el radicado o consecutivo que cada año comenzara en el número 1 y así en orden creciente hasta finalizar la vigencia.. En el registro deberán contemplarse los siguientes datos: número de radicación y fecha, nombre de la persona y entidad, nombre del funcionario. En el caso de recibir correspondencia personal, por ninguna razón esta deberá ser abierta para constatar su contenido, no será radicada y solo se realizara entrega del documento. Distribución y Trámite. Una Vez recibida los documentos, la Secretaria General revisa y firma el cuaderno de distribución de documentos y procede a darle su trámite correspondiente y llevar un control del documento hasta su disposición final. Página 27 de 37

28 7. RECOMENDACIONES GENERALES 7.1 CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO Papelería La correspondencia que produce el Concejo Municipal, como cartas, memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la papelería oficial establecida en original y copia. Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Decretos y Actas) se elaboran en original y una copia en papel bond, color blanco, tamaño carta por ambas caras, con recuadro y logotipo. contra el margen superior izquierdo. Y derecho y con la información de la entidad en el pie de página (el formato se encuentra en la barra de inicio de cada computador de la Entidad. Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, Presentación Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados. El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se recomienda Arial tipo12). La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnología de impresión de que se utilice. Para impresora láser el gramaje de las copias es igual al del original (75grs). La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación. Página 28 de 37

29 La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío de forma inmediata del original, único respaldo de valor probatorio. Para garantizar la permanencia de la información contenida en papel térmico se debe fotocopiar El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectar el documento con este procedimiento. Se debe optar por utilizar el formato de trámite de documentos El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del papel. Una forma de evitar el contacto directo será utilizar una tirilla de papel entres el papel y el gancho. Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la entidad en tamaño carta CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO Uso de mayúsculas y minúsculas Las palabras escritas en mayúscula sostenidas no se dividen. Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran. Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debe exagerar en su uso. En español, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y las estaciones del año, Excepto después de punto y al comienzo del párrafo. Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias Escritura de números Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacios ni con puntos ejemplo: 1983 Página 29 de 37