PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "P.G.D" DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE EL GUAMO - TOLIMA 2013

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1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "P.G.D" DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE EL GUAMO - TOLIMA 2013 Versión 1

2 INTRODUCCION La Alcaldía Municipal del Guamo Tolima TODOS UNIDOS POR EL GUAMO ha promovido la integración, la organización, el manejo, el Uso y la disposición del archivo en la descripción directa del valor del documento, mediante la presentación del Programa de Gestión Documental, el cual busca crear una sinergia en la integración de nuevas tecnologías en los procesos de Gestión de Documental en aras de garantizar la transparencia y eficiencia administrativa en los procesos del estado, el patrimonio cultural, la identidad nacional y la protección del medio ambiente. Este documento pretende determinar un complemento y estudio ante los procesos archivísticos encaminados al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. Determinado en facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área. Organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno del archivo. Promueve por optimizar y llevar más fácilmente a dar respuesta a solicitudes, a obtener la localización a través de las estructuras documentales. Un compromiso de la actual administración es dirigir los esfuerzos hacia el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la administración municipal del Guamo Tolima.

3 ALCANCE Es brindar las directrices que integren la gestión documental en bienestar de la responsabilidad del funcionario en el uso, manejo, disposición, del valor del documento en cada una de las etapas o ciclo de vida de la información que reposa en ellos, integrando los procesos de producción, recepción, distribución, trámite y conservación como compromiso hacia la eficiencia, eficacia de la función pública ante las diversas necesidades de la información o requerimientos.

4 OBJETIVO GENERAL Aportar los lineamientos establecidos por el A.G.N para la organización de documentos y archivos durante el ciclo de vida (A.G; A.C, A.H); como aplicación directa a la creación, normalización y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior de la Alcaldía Municipal del Guamo Tolima, desde la producción hasta su disposición final, independiente del soporte en que se encuentre (análoga o digital). OBJETIVOS ESPECIFICOS Brindar conocimientos sobre el estado de la Gestión Documental de administración municipal de El Guamo- Tolima. Atender, normalizar los procesos de Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización y Consulta. Implementar, direccionar el uso y aplicación de las Tablas de Retención Documental. Implementar las mejores prácticas en política Cero Papel. Implementar las mejores prácticas en materia de seguridad de la información y de los datos. Establecer en el funcionario la responsabilidad del cuidado y custodia de la documentación como aplicar cada uno de los procesos archivísticos (cronología, alineación, perforación, higiene y desinfección e identificación). Aplicar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

5 LINEAMIENTOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ADMINISTRACION PÚBLICA ALCALDIA DE EL GUAMO- TOLIMA La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos, establece los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento *Archivo de Gestión, *Archivo Central y *Archivo Histórico. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o recibe documentos en cumplimiento de sus funciones. Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Igualmente la Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión. Determinación y selección de soportes documentales (CD-ROM, DVD, discos duros, microfilme). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental.

6 RECEPCIÓN DOCUMENTAL Todas las comunicaciones que sean allegados a la Alcaldía Municipal del Guamo Tolima, deberán ser radicadas en la Ventanilla Única, ubicada en la Oficina del Despacho del Alcalde Municipal. El procedimiento a seguir será el siguiente: Se revisa que la comunicación efectivamente vaya dirigida a la Alcaldía Municipal. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios como: correo tradicional, fax o correo electrónico, lo cual deberá estar regulado en los manuales de procesos y procedimientos. Se debe verificar que la documentación esté completa, que corresponda a lo enunciado y sea de competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Observar que las solicitudes cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de Verificar que contenga los anexos descritos si es el caso. Está prohibido recepcionar solicitudes o peticiones en dependencias diferentes a la Ventanilla Única.

7 RADICACIÓN DE DOCUMENTOS Verificados los pasos anteriores de la correspondencia que se allegue, se procederá a radicar mediante la Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, teniendo en cuenta lo siguiente: Dejar constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Radicar el documento en la Ventanilla Única, de acuerdo a la numeración consecutiva. Impresión de sello el cual consta de los siguientes datos: Membrete de la empresa, espacio para el número de radicación, fecha y hora de recibo. Se dispone realizar el Registro en planillas de radicación y control. Queda establecido que tan pronto se socialice las T.R.D se establecerá en la recepción del documento el Numero de la serie documental que corresponda de acuerdo a la unidad administrativa. Se debe indicar el número de la dependencia a la cual se enviara el documento de acuerdo al asunto del mismo. Para ello cada unidad administrativa tiene asignado un código que la identifica, así: Ventanilla Única De Recepción - Tramite Documentación

8 DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Procedimientos que se deben tener en cuenta para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario: Antes de enviar la documentación a la (s) dependencia (s) respectiva (s) se efectúa el registro en el libro radicador con los datos de fecha, asunto, remitente, disposición de respuesta, numero de radicado para ser firmado por el responsable de la unidad administrativa. El funcionario responsable del manejo de la Ventanilla Única, realiza la distribución de la documentación, y la registra en el programa respectivo. Se imprimirá la planilla donde se relaciona el asunto de cada petición y el nombre del funcionario responsable para darle el trámite respectivo a la misma. El mensajero (citador) procede a clasificar la documentación, y deberá ser entregada en cada despacho de manera oportuna. Imagen ventana V. Única sobre remitir documentación Imagen de expedición de planilla distribución correspondencia

9 La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: Distribución De Documentos Internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. La correspondencia se envía directamente a la dependencia que se indique en el destinatario, así el asunto tratado no corresponda a ella. En este caso, conociendo el ASUNTO y la destinación competente la Ventanilla Única, extraerá fotocopia y remitirá a la dependencia que puede dar con el objetivo, promulgación planteada con el fin de brindar y surgir el trámite. Este distribución se radica en planillas de Registro de control de entrega de documentos internos Distribución De Documentos Externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos direccionados a cada dependencia. Enrutamiento de documentos a la dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos Distribución De Documentos Enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones., Organización mensajería externa, Registro de control de envío de documento

10 TRÁMITE DEL DOCUMENTO En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: Recepción de la petición o comunicación, para lo cual se deberá firmar la planilla de control.. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. Grado de responsabilidad del trámite Respuestas oportunas Confiable el acervo de lo expuesto en contestación al asunto solicitado Atención legal especialmente a la documentación judicial o procesos jurídicos (derechos de petición, requerimientos, certificaciones, registros de información entes de control). Formulación e indagación del material expuesto en el trámite de y hacia la respuesta emanada en cada solicitud. Seguimiento, control del diligenciamiento del trámite. Compromiso de divulgación ante funcionario de nivel más alto sobre asuntos que requieren más atención, o dispone de sentido jurídico predominante en sanciones de ley.

11 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la entidad ADMINISTRATIVA ALCALDIA GUAMO - TOLIMA, como parte integral de los procesos archivísticos (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Clasificación Documental Clasificación documental. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad Identificación de unidades administrativas y funcionales Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subserie documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Relaciones entre unidades documentales, series, subserie y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.

12 Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa. Disposición y utilización de las T.V.D y T.R.D La aplicación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental es de vital importancia en los procesos archivísticos, ya que establece el término de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Imagen Archivo Dependencia de Comisaria

13 Contexto Para La Organización En El Archivo Total De La Alcaldía Guamo Tolima Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. Para estos efectos, la retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Actividades: Elaboración de inventarios documentales. Organización y entrega de transferencias documentales. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD Aportar los elementos, enseres, materiales para la realización de la clasificación

14 CONSULTA DOCUMENTAL Definición: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta.

15 Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido Actividades Del Proceso De Conservación Documental La Administración Municipal debe garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, a través del suministro de muebles y equipos que contribuyan a la conservación de los mismos. La dependencia integrara sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. (Papel, Magnético, E Informáticos)

16 El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas en RELACION a las T.R.D. En este proceso la actividad más importante consiste en la implementación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva a las siguientes acciones: Diagnóstico integral del archivo. Sensibilización y toma de conciencia,.a través de capacitaciones. Prevención y atención de desastres, para salvaguardar los bienes y la documentación que reposa en las instalaciones del Palacio Municipal. Inspección y mantenimiento de las instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de áreas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, re-almacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Apoyo a la reproducción (en escala de mínima producción). Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia en atención documental. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

17 DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental, Actividades Del Proceso En los formatos de las Tablas de Retención Documental, encontramos la columna Disposición Final, la cual hace referencia a la serie o subserie que se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación. Conservación Total: Es la conservación permanente de una serie, se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. Eliminación: La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. Microfilmación o digitalización: Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. Selección: Consiste en escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. Aplicación de método elegido.

18 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican: En Archivos de Gestión Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. En Archivo Central En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas. En Archivo Histórico Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de Conservación permanente Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados que cumplen con el P.G.D ARCHIVO de gestion atendiendo T.R.D Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación disposiciion final ARCHIVO CENTRAL Organización, Consulta Conservación Disposición final de documentos. ARCHIVO HISTORICO Organización Consulta Conservación Disposición final de documentos.

19 MANUAL DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Con el presente MANUAL se pretende establecer actividades, responsabilidades y controles para normalizar el proceso de transferencias de documentos físicos de los Archivos de Gestión a la Secretaria General- Gestión Documental de la Alcaldía Municipal de EL GUAMO - TOLIMA, previo concepto del Comité Interno De Archivo y en concordancia con las Tablas de Retención Documental. Este procedimiento se inicia con la elaboración del cronograma de Transferencia y termina con el envío oportuno de la documentación de las dependencias productoras a Las Instalaciones Del Archivo (central e Histórico) ubicado en el Barrio San Martin denominado campamento Municipal, una vez se hayan cumplido los tiempos de retención señalados en las Tablas de Retención Documenta Transferencias: Documento emitido por la disposición de las T.R.D analizado con el comité interno de ARCHIVO, cuya finalidad es remitir al Archivo Central al finalizar cada vigencia en el que establecen las fechas de las transferencias y el nombre de la dependencia que lo realiza. Se establece que las transferencias serán realizadas en la segunda semana de inicio de año. En conformidad a ciclo de retención documental. En las transferencias se evaluara los conceptos y deberán haber realizado las acciones de Unidad De Conservación: Elementos tales como: A-Z (No se utilizaran- salvo sea solicitado por alguna entidad de control), carpetas legajos, pastas, empastados, carpetas---etc., en el que se disponen físicamente los documentos en los archivos de cada Oficina Productora. Oficinas Productoras: Dependencias que generan y transfieren los documentos registró en formatos respectivos

20 Eliminaciones Primarias: Son aquellas que se efectúan en los archivos de gestión aplicándolos tiempos y procedimientos de las Tablas de Retención de documentos o el proceso de valoración y depuración. Eliminaciones Secundarias: Las efectuadas en el archivo Central de la entidad. Transferencia Documental: La transferencia de documentos, es un procedimiento archivístico y consiste en el traslado de los documentos de un archivo en el vencimiento de los periodos de retención, establecidos por la Comisión de Archivos. Documento Medio de soporte de la información producida o recibida por la Institución. Inventario Documental: es el que se realiza de manera periódica y que permite conocer en cualquier momento el estado real del fondo documental de las dependencias y la entidad. Depuración Documental: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Tabla De Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Valor Primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Permanente O Secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

21 Requisitos Para Las Transferencias Documentales Para los propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: Las transferencias documentales son de estricto cumplimiento y ser realizarán en las fechas establecidas en el cronograma de Transferencias. En casos excepcionales, El Comité Interno De Archivo, autorizará y aprobará su reprogramación. Que el personal responsable de los Archivos de gestión esté capacitado y tengan el conocimiento acerca de transferencia documental. Lineamientos Para Efectuar Las Transferencias Todos los documentos originales, sea cual sea su soporte, que constituyan un testimonio de las funciones y actividades que la Alcaldía municipal de El Guamo - Tolima tiene encomendadas. No se transferirán al Archivo Central, las copias - fotocopias, las reproducciones y los borradores de documentos, documentos de apoyo, referencias de manuales Operaciones Previas A La Transferencia revisión de la primera labor debe ser la revisión de todos los documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos: Comprobar que los expedientes están debidamente organizados y ordenados, según el sistema de ordenación que corresponda a cada tipo de expedientes. Comprobar que cada expediente esté completo y no falte ningún documento. Eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los originales. eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y todos aquellos elementos que sean perjudiciales para la conservación del papel, así como las fundas de plástico, clasificadores, etc. Foliar los documentos para controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta

22 última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (lapicero) de tinta negra insoluble. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de lacara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. No se deben foliar las pastas ni las hojasguarda en blanco

23 Ordenación documental PROCESOS ARCHIVISTICOS PARA LA DISPOSICION ADECUADA DEL ARCHIVO DE LA ALCALDIA DE EL GUAMO - TOLIMA La actividad de ordenación documental será realizada por el responsable del archivo y el funcionario que manipule, cree, instaure la carpeta. Ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada serie o subserie, en sus respectivas unidades de conservación (carpetas) y respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el documento más antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es el último documento de la carpeta. Documentos que la conforman Serie Documental Subserie Cronología Documental Se seguirá la Ordenación Cronológica. Nota: Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se tiene en cuenta la fecha de radicación del documento.

24 Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos. Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes. Los faxes en papel térmico se deben remplazar por fotocopias del mismo documento. Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como ganchos de cosedora, ganchos de legajar y clip. Alineación documental Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde superior de cada folio.

25 Perforación documental Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio. Antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan información en forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados. Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador plástico, cerciorándose que los documentos correspondan a una serie o subserie. Foliación Documental La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir números, como tampoco adicionar subíndices. La foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente.

26 Los documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser la entregada de la carpeta a los responsables del Archivo de Gestión de cada dependencia, quienes deben verificar la foliación. Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B, iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. Ordenación En Cajas Los expedientes, una vez revisados, se introducirán en cajas de archivo inactivo No. 12, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

27 El número de expedientes que se introduzca en cada caja dependerá de su grosor, procurando que no quede ni excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni demasiado vacía, lo que favorecería la deformación de los documentos. Debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si esto ocurre se solucionará con una adecuada señalización. Las Cajas enviadas deben estar identificadas con un rótulo, el cual se pega en la cara frontal de la Caja. Los campos que se deben diligenciar en dicho rótulo son: FONDO DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA SERIE SUBSERIE CODIGO NOMBRE EXPEDIENTE FECHA INICIAL FECHA FINAL No. DE FOLIOS CAJA No.

28 Responsabilidades del Uso y Préstamo de Expedientes Todos los usuarios internos, en su condición de funcionarios públicos, son responsables disciplinaria, administrativa, civil y penalmente del manejo de los documentos y responderán por los expedientes mientras estén a su cargo y aparezca boleta de préstamo firmada por su uso o Servicio (Acuerdo N0 07 de junio 29 de 1994 del Archivo General de la Nación, Reglamento General De Archivos Ley 594 De 2000). El tiempo máximo de uso de un expediente por parte de un usuario interno, en calidad de préstamo, será de diez (10) días hábiles. En caso de que el funcionario requiera tener el expediente en su poder durante un tiempo superior, debe renovar la fecha de préstamo en la Ficha Afuera ó en el Modulo de Préstamo. Cuando un funcionario tenga en su poder uno o más expediente y se encuentre en alguna de las situaciones administrativas establecidas por la ley, tal como incapacidad, comisión de servicios, vacaciones, licencia, suspensión, etc., deberá devolver al Grupo de Archivo los expedientes que figuren a su cargo y de ser necesario solicitar la renovación del préstamo una vez expirada la situación administrativa. Ahora bien, ningún funcionario podrá retirarse definitivamente de la entidad hasta tanto NO se encuentre a paz y salvo con el archivo de la Entidad, esto es, que no tenga expedientes a su cargo &/o no haya registrado el inventario documental. Límite en el número de expedientes a préstamo Ningún funcionario, salvo autorización expresa de los Jefes de Área, podrá conservar en su poder más de tres (3) Expedientes &yo carpetas. Prohibiciones Como principio general, los funcionarios usuarios de los expedientes no podrán prestarlos o cederlos a otras personas o funcionarios mientras los tengan a su servicio, ni desglosar documentos del expediente, toda vez que alteran el orden cronológico y secuencial de los mismos, ocasionando desorden en el conjunto y creando un alto riesgo en la conservación de los documentos del expediente por posible pérdida. En caso de que se presente la necesidad inevitable de prestar o ceder el expediente a otro funcionario, quien lo tenga en

29 su poder deberá realizar el respectivo traslado renovando en el sistema de préstamo (Modulo) o Ficha Afuera. El incumplimiento de lo aquí previsto dará lugar a la sanción disciplinaria correspondiente, de acuerdo a la ley 734 de 2000.

30 ANEXOS DE APLICACIÓN DE NORMA A.G.N Y de responsabilidad Administrativa

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35 PLAN DE TRABAJO Todos los funcionarios de la Administración Municipal, deberán aplicar los siguientes procedimientos: Conservar y custodiar las comunicaciones que le sean entregadas. Atender el manejo adecuado de la documentación, conectando la producción con la gestión del mismo (T.R.D). Informar sobre acciones multiplicadoras, el dar agilidad de los actos procesos, querellas, indagaciones, rendición de cuentas, informes y asesoramientos, en el documento como en el archivo físico (documentos) como en los electrónicos en vez de mantenerlo como una función aislada, se debe integrar las acciones en búsqueda de solución del Asunto como la disposición hacia la reducción papel. Crear cronograma de capacitaciones a funcionarios generar consciencia sobre los diversos valores del documento mediante la elaboración de afiches. EL PLAN DE TRABAJO Dara inicio a una exhaustiva labor en la Organización Documental Planteando para cada Mes actuando en: La clasificación documental que reposa en cada dependencia actuando con T.R.D. Identificando la documentación apoyo Ordenación Documental. Selección Documental - Higiene y desinfección documental. Foliación Rotulaciones respectivas Transferencia Proceso de Consulta y Valoración documental, a cada ITEM se le efectuara seguimiento, atención y registro en sentido de responsabilidad contractual del funcionario a cargo de la documentación.

36 A Corto y Mediano Plazo. DIRECTRICES PARA IMPLEMENTAR EL PLAN DE LABORES EN BIENESTAR DEL ARCHIVO Capacitación archivística a los servidores públicos de la Alcaldía Guamo. Socializar, implementar, actuar y desarrollar procesos con directriz Cero Papel. Capacitar al personal en cuanto al manejo y aplicación de las TRD. Realización de las transferencias documentales, Aplicación y seguimiento de los procesos de archivo atendiendo programa de cronológico de visita a cada una de las dependencias. Capacitar al personal en el manejo del programa ACCESS, con el fin de implementar Procesos de Sistematización de la Gestión Documental. A Alargo Plazo. Conservar la documentación en medios electrónicos, atendiendo el ciclo de vida de la información. (A.G A.C A.H). Actualizaciones necesarias en T.R.D. Restauración, Modificación, Construcción y Dotación de la parte de infraestructura donde se ubica el archivo Central e Histórico. Aplicación de un sistema de mensajería interna, a través de la página Web de la entidad.

37 w. e l g u a m o - t o l i m a. g o v. c o

38 w. e l g u a m o - t o l i m a. g o v. c o

39 w. e l g u a m o - t o l i m a. g o v. c o

40 w. e l g u a m o - t o l i m a. g o v. c o

41 GLOSARIO ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. AUTOMATIZACIÓN: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo. ARCHIVAMIENTO WEB (WEBARCHIVING): Proceso de recolección de fracciones o partes de la World Wide Web y la garantía de que la colección se conserva en un archivo o sistema de información para futuros investigadores, historiadores y público en general. ACCESIBILIDAD: *. La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras. *. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de catálogos, índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas. *. Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

42 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. DOCUMENTO(S) (RECORDS): Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Según la Unesco, el patrimonio documental consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior, plantea que dicho patrimonio está conformado por: Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido textual puede haber sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra, etc. Piezas no textuales: dibujos, grabados, mapas o partituras. Piezas audiovisuales: películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma analógica o numérica, con medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar información donde se consigna el contenido. Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrónicos forman el contenido. Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o conjunto de archivos. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

43 DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos. Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona o entidad pública o privada que preste servicios públicos, en el transcurso de su gestión y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla información de la institución; por un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en archivos electrónicos. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización V conservación. GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS MANAGEMENT): Gestión documental. Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

44 HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA: Documento que contiene información detallada acerca de una colección específica de documentos o registros dentro del archivo de una institución. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. REGISTRO (REGISTRATION): Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en el sistema. SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT): Conjunto de programas, utilizados para recuperar V almacenar documentos electrónicos V/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS SYSTEM); SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: *. Programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. *. Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos

45 ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reguladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. AGN: Es un establecimiento público del orden nacional para servir a la comunidad y garantizar los principios, derechos y deberes constitucionales, encargado de: Formular, orientar y controlar la política archivística. Coordinar el Sistema Nacional de Archivos. Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia. AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Es un conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones. ARCHIVALIA: Es la segunda edad de los documentos, en la cual estos han cumplido su fin y se conservan como soporte a la administración que les dio origen, así como por razones fiscales, contables o técnicas mientras perdura el interés de su productor. ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. ARCHIVO CENTRAL: Es un conjunto de documentos organizados según unidades académico administrativas que los producen y transfieren desde su archivo de gestión. Constituye la segunda fase del sistema, en ella se resguardan por un tiempo prudencial los documentos para su consulta semi permanente. ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

46 ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. BIBLIOTECA: Lugar donde se conservan los libros ordenados su lectura o consulta. Toda unidad formalmente establecida y habilitada con personal y recursos para proporcionar servicios bibliotecarios y de información. BULA: Es un documento sellado con plomo sobre asuntos políticos o religiosos en cuyo caso, si está autentificada con el sello papal, recibe el nombre de bula papal o bula pontificia. CATALOGO: Series ordenadas de todos los materiales o asuntos que manejan un archivo, o bien de las entidades físicas y morales que intervienen en la tramitación de ellos. CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. CONSULTA DOCUMENTAL: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. CUSTODIA DOCUMENTAL: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

47 DATO: Antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de una cosa o para deducir las consecuencias mismas de un hecho. DECRETO 4124 DE 2004: Por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados. Define el sistema nacional de archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que por ser confidencial la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Proporciona información precisa sobre la documentación para identificar su contenido y explicar su contexto que la produjo así como la numeración de las características y elementos informativos de cada conjunto documental. DIGITALIZACIÓN: Conversión de material analógico a formato digital para su almacenamiento en una computadora. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. DOCUMENTO BORRADOR: Documento provisional previo al original. DOCUMENTO COPIA: Ejemplar de un documento cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan y que cumplen el objetivo para el cual fue destinado.

48 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. DOCUMENTO DISPOSITIVO: Abarca la identificación y descripción de las series de documentos, el establecimiento de programas de retención y disposición de documentos de valor permanente a los archivos. DOCUMENTO FACILITATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. DOCUMENTO MINUTA: Bosquejo (transcribir) o esquema de asuntos que se volcán al original. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios. DOCUMENTOS SUSTANTIVOS: son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institución. Por ejemplo, en un teatro, los programas de funciones artísticas, en una empresa de transportes, las tarifas. DOCUMENTO VITAL: Son aquellos que poseen un valor crítico para su empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos documentos vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico. DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.