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1 OBJETIVO: RESPONSABLE: PARTICIPANTES: POLITICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO: CARACTERIZACION PROCESO CÓDIGO: GD-CP-001 Página 1 de 6 Desarrollar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo, organización eficiente y efectiva de la documentación producida y recibida por la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL desde su origen hasta su destino final, facilitando su consulta, conservación, y utilización de la memoria institucional. SECRETARIO GENERAL Y JURIDICO TODOS LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL La depuración documental del archivo central debe realizarse como mínimo una vez al año. Cada dependencia clasificará y archivará sus unidades documentales series, subseries y tipos de conformidad con lo establecido en la tablas de retención documental adoptadas para el departamento. Se debe tener en cuenta que para la organización de los registros se conservará el orden establecido en las Tablas de Retención Documental. Los periodos de retención de los registros se estipula en las Tablas de Retención y Listado Maestro de Registros. Se deberá realizar la transferencia documental, al menos trimestralmente por cada una de las dependencias. REQUISITOS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: Constitución Política de Colombia Decreto 3200 de 2008 Ley 594:2000 Circulares Archivo General de la Nación Norma ICONTEC 3393, 049, 039 Decreto 4124 de 2004 Acuerdo No. 039 de 2002: Lineamientos para las TRD Mini manual No. 04 : Manual de elaboración de tablas de retención y transferencia de archivo Acuerdo No. 049 de 2000: Condiciones de edificios y locales destinados para archivo (Ver Normograma del Proceso) REQUISITOS DEL CLIENTE: Oportunidad, Confiabilidad, Veracidad, Eficiencia, Eficacia y Transparencia

2 Página 2 de 6 PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Entidades Públicas Normatividad PLANEACION DE ACTIVIDADES Cronograma de Todos los Procesos INCLUYE. actividades Planeación Estratégica Control Interno Mejora Continua Gestión Humana Proceso Gestión Contractual Proceso Gestión Administrativa y Financiera Plan Anual estratégico y de inversiones (PAEI) Informes de Auditorias Acciones de Mejora Resultados de Auditorias Mapa Riesgos Personal Competente Adquisición Bienes y Servicios Disponibilidad de Recursos Suministro Bienes y Servicios CRONOGRAMA DE ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CRONOGRAMA DEL PLAN DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DE CADA DEPENDENCIA. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, INCLUYE: ELABORACIÓN Y REVISION LISTADOS MAESTROS DE DOCUMENTOS, REGISTROS Todos los Procesos Documentos de RECIBO Y RADICACIÓN correspondencia recibidos o DE LA presentados por usuarios CORRESPONDENCIA QUE internos o externos de la INGRESA A LA EDAT. Entidad DIGITALIZACIÓN O Documentación producida en ESCANEO DE LA desarrollo de los Procesos DOCUMENTACIÓN DE Lineamientos gestión Documental Tablas de retención documental actualizadas y aprobadas Listados Maestros de Documentos y Registros Reglamento de Archivo Documentos organizados, depurados y clasificados Documentos debidamente conservados Documentos para conservación total (CT), eliminación (E), Microfilmación/ digitalización (M/D), Selección (S)

3 Página 3 de 6 ENTRADA Y SALIDA DE LA EDAT. DISTRIBUCIÓN O REPARTO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE INGRESA POR CORRESPONDENCIA A LA EDAT. RECIBO Y RADICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA QUE SALE DE LA EDAT PARA SU REMISIÓN A USUARIOS INTERNOS O EXTERNOS. DEPURACION Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTACION Análisis de indicadores Acciones Correctivas Acciones preventivas Planes de mejoramiento Formato Inventario documental (Transferencia Primaria y Archivo Central) Planillas de correspondencia interna y externa Actas de Comité de Archivo TRD Ajustadas CONSERVACION DE DOCUMENTACION Y DEFINICION DE DISPOSICION FINAL EFECTUAR SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO ASESORIA A LAS DEPENDENCIAS EN EL MANEJO Y

4 Página 4 de 6 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION ACTUALIZACION DE INVENTARIOS DOCUMENTALES RECIBO Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS PRODUCIDAS POR LA ENTIDAD. RECIBO DE LAS TRANSFERENCIA S DOCUMENTALES PRIMARIAS DE CADA DEPENDENCIA HACIA EL ARCHIVO CENTRAL PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE BUSQUEDA EN INVENTARIOS DOCUMENTALES. ACTUALIZACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DEL

5 Página 5 de 6 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. REALIZACIÓN DE CAPACITACIONES A LOS FUNCIONARIOS CON PROPOSITO DE MEJORAR EL SERVICIO. DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO REQUISITOS MECI 1000:2014 DOCUMENTOS REQUISITOS NTCGP 1000:2009 GD-MA-001 Manual de Gestión Documental 4.1 GD-PR-001 Control de Documentos GD-PR-002 Control de Registros Formatos GD-FO-001 GD-FO

6 Hardware Software Infraestructura Recursos Físicos Talento Humano CARACTERIZACION PROCESO CÓDIGO: GD-CP-001 Página 6 de 6 RECURSOS PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION PUNTOS DE CONTROL Inventario documental Tablas de retención documental (trd) actualizadas Atención de las consultas documentales Organización de expedientes Oportunidad en la consulta de documentos RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO: Ver Mapa de Riesgos Auditorias Revisión por la Dirección Uso de Tablas de Retención documental aprobadas IDENTIFICACION DE CAMBIOS Version Página Descripción del cambio

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