PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 NIT PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

2 NIT TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION FORMULACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Sujetos Obligados Que es el Programa de Gestión Documental Política de Gestión Documental Beneficios del Programa de Gestión Documental Prerrequisitos para la elaboración del PGD Con quienes interactúa el área de archivo para la elaboración del PGD? Elaboración y Publicación del PGD 7 2. ALCANCE Formulación de metas Público al cual va dirigido Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestión Documenta Normativos Económicos Administrativos Tecnológicos Gestión del Cambio LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL Planeación Producción Gestión y Trámite Organización Transferencia Disposición de Documentos Preservación a largo plazo Valoración. 17

3 NIT FASES DE IMPLEMENTACION 17 5 PROGRAMAS ESPECIFICOS Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos Programa de Documentos Vitales o Esenciales Programa de Gestión de Documentos Electrónicos Plan Institucional de Capacitación Programa de Auditoría y Control TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL APLICADOS EN LA ENTIDAD Producción documental Recepción de documentos Distribución de documentos Trámite de documentos Organización de documentos Consulta de documentos 24 Anexo: Mapa de Procesos Alcaldía de Bolívar Cauca

4 NIT INTRODUCCIÓN El Programa de Gestión Documental, presenta gran importancia para la Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca por cuanto normaliza todas las fases de la gestión documental: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, valoración, como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación del patrimonio documental de esta entidad Por otro lado resalta la importancia del papel de.los documentos y archivos como lenguaje natural de la administración pública para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. La Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, reguló en su titulo V : Gestión de Documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el cual fueron creadas. En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información El Programa de Gestión Documental de la alcaldía de Bolívar Cauca, se articula con el Componente de: Fortalecimiento Institucional y el Componente Conectividad y Tecnologías de la Información y la Comunicación, cuyo objetivo general es modernizar y mejorar los procesos de gestión institucional mediante la armonización de los sistemas integrados de gestión: El sistema de desarrollo administrativo, sistema de gestión de calidad y el MECI, que permitan ejecutar todos los planes y proyectos que forman parte integral de la administración municipal contemplados en el Plan de Desarrollo. La Alcaldía actualmente está en la etapa de diagnóstico Modelo Estándar de Control Interno MECI-- para la actualización del

5 NIT FORMULACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Sujetos Obligados De conformidad con el artículo 15 Programa de Gestión documental de la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional, las directrices del programa serán aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados: a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital; b) Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control; c) Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público; d) Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función; e) Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos. f) Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público. 1.2 Que es el Programa de Gestión Documental Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. El Programa debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado

6 NIT Política de Gestión Documental La Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca, formulará una política de gestión documental constituida por los componentes descritos en el Artículo Nº 6 del Decreto 2609 de 2012, ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el Plan Estratégico, el Plan de Acción y el Plan Institucional de Archivos PINAR- 1.4 Beneficios del Programa de Gestión Documental Con la adopción del Programa de Gestión Documental, la Alcaldía de Bolívar podrá: Reducir el volumen de documentos innecesarios, independientemente de su soporte y los costos asociados al mantenimiento de información redundante Administrar la información plasmada en documentos para agregar valor a la gestión del conocimiento de la entidad Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de gestión de la entidad Brindar lineamientos en materia de gestión de documentos para la planeación, diseño y operación de los sistemas de información de la Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca, mediante la articulación con los procesos de gestión documental. Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la entidad Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, así como con los procesos de auditoría, seguimiento y control Implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos. Prestar adecuados servicios de archivo. 1.5 Prerrequisitos para la elaboración del Programa de Gestión Documental Formular la política de gestión documental constituida en los componentes descritos en el Artículo Nº 6 del Decreto 2609 de 2012, ajustada a la normativa que regula la entidad, aprobada por la alta dirección y documentada e informada a todo nivel

7 NIT Designar la responsabilidad de la administración y el control de la gestión documental en la Alcaldía Municipal al área o dependencia correspondiente, acorde con el artículo Nº 10 de la Ley 594 de 2000 Contar con profesionales calificados en archivística Conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas para lograr armonizar el PGD con los demás sistemas de gestión de la entidad Realizar un diagnóstico integral teniendo como marco los procesos archivísticos que permita identificar y evaluar los aspectos críticos de la gestión documental de la entidad El uso de buenas prácticas y herramientas como: análisis DOFA, La Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca, tiene conformada la instancia asesora en materia archivística y de gestión documental Comité Interno de Archivo, actualizado mediante decreto 040 de 18 de julio de Establecer la metodología para la planeación e implementación del PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL que defina alcance, objetivos, indicadores, e identifique los riesgos de alto nivel entre otros. Definir estrategias de gestión del cambio, competencia de uso de medios tecnológicos y de confianza con el sistema de gestión documental. Alinear el PGD con las etapas y principios señalados en el Decreto 2609 de 2012, teniendo en cuenta las características y requisitos. Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivísticos: Cuadros de clasificación Documental CCD, Tablas de Retención Documental TRD. 1.6 Con quienes interactúa el área de archivo para la elaboración del PGD? La formulación, aprobación, publicación, implementación y control del PGD implica la coordinada participación del área de archivo con las demás áreas funcionales de la Alcaldía Municipal, entre otras con las siguientes, o las que hagan sus veces: Alta Dirección, área de Tecnologías, Comunicaciones, área de Planeación, área de Talento Humano. Área de Gestión ambiental. Oficina de Control Interno, Oficina de Gestión de la Calidad, oficina Jurídica 1.7 Elaboración y Publicación del PGD En coordinación con las áreas de Planeación, Tecnologías, Gestión de Calidad y Control Interno o quien haga sus veces, iniciar la elaboración del PGD Diseñar el PGD bajo una metodología de formulación de proyectos

8 NIT Presentar el PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL para su aprobación ante el Comité Interno de Archivo de la Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca. Tener en cuenta la estructura definida en el anexo del Decreto 2609 de 2012 Con ocasión de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del derecho del Acceso a la información Pública Nacional, los sujetos obligados deberán adoptar el Programa de Gestión Documental en los términos establecidos por dicha ley y demás disposiciones reglamentarias. 2. ALCANCE La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de archivo total, comprendiendo procesos tales como la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, valoración, y de forma expresa entre otros aspectos la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumentos archivísticos que identifica para la entidad de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción a principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública.. El Programa de Gestión Documental, permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios, lo cual se ve reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna, 2.1 Formulación de Metas: METAS A CORTO PLAZO: Subproceso Gestión Documental Asesorar y capacitar a funcionarios y servidores públicos de la Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca en materia archivística y responsabilidad Realizar 2 reuniones de Comité Interno de Archivo Elaborar certificaciones que sean solicitadas por usuarios internos, externos y Entes de Control Recibir Transferencias Documentales en el Archivo Central

9 NIT Registrar en Ventanilla Única los documentos entrantes previos los requisitos establecidos en la entidad. Enumerar los documentos salientes, previa revisión, de manara consecutiva Realizar la distribución de los documentos de acuerdo a las normas internas de la entidad METAS A MEDIANO PLAZO: Organizar el Archivo de Gestión de la vigencia 2013 del Despacho y del Subproceso Gestión Documental Realizar 2 reuniones de Comité Interno de Archivo Verificación y Seguimiento a la aplicación de Tablas de Retención Documental Instalación del Archivo Histórico en el espacio físico designado Casa de la Cultura Augusto Rivera Garcés Brindar orientación sobre el tema de organización de Fondos Documentales Acumulados, aplicación Instructivo para diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental Coordinar la elaboración de Tablas de Valoración Documental Recibir el 70 % de las Transferencias Documentales en el Archivo Central Registrar el 100% de los documentos entrantes previos los requisitos, en la ventanilla Única Enumerar el 100% de los documentos salientes de manara consecutiva Distribuir el 100% de los documentos de acuerdo a la norma de la entidad. Formular Plan Institucional de Archivos (PINAR) El Programa de Gestión documental se articula con el componente Fortalecimiento Institucional, Programa: Desarrollo Interinstitucional: Modernización de la Estructura Administrativa, según Plan Plurianual del Plan de Desarrollo , con los siguientes metas y objetivos descritos en el documento. Objetivo Producto: Modernizar los Procesos de Gestión Institucional mediante la armonización de los sistemas integrados de gestión. Mejorar la planeación institucional implementando una agenda propia que optimice el trabajo en equipo, las actividades y el tiempo.

10 NIT Desarrollar estrategias que motiven a los servidores y funcionarios públicos para el logro de la visión y misión Capacitar a los funcionarios municipales de acuerdo con el plan Municipal de Capacitación Cualificar la participación, la consulta previa, la veeduría, acciones de cumplimiento entre otras, coordinando entre dependencias, instituciones y comunidad. Avanzar en la implementación del Modelo de Control Interno Avanzar en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad SGC- Metas Producto: 3 Sistemas de Desarrollo Administrativo Sistema de Gestión, Sistema de Gestión de Calidad y MECI 1 Planeación con enfoque de Sistemas Integrados. 3 Estrategias implementadas (motivación, bienestar e incentivos) 4 Capacitaciones realizadas en el cuatrienio 3 mecanismos fortalecidos de participación ciudadana, de Fortalecimiento Sistemas de Información y Publicación, de Organización de Archivo y acceso a la documentación pública. Buzón de Sugerencias, tanto físico como en línea, e implementación de tres (3) servicios de Gobierno en Línea El cumplimiento de los Planes Anuales de Capacitación 1 Equipo SGC conformado y en funcionamiento al 100% con misión concertada, políticas y objetivos de calidad definidos con procesos de calidad levantados según la norma y tres (3) campañas de sensibilización de Cambio de Cultura Organizacional. El Programa de Gestión documental se articula con el componente Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, según Plan Plurianual del Plan de Desarrollo , con las siguientes metas y objetivos descritos en el documento Gestionar para la provisión de la infraestructura de TICs a la Sede Administrativa Municipal. Formar docentes y servidores públicos en el uso de las TICs

11 NIT Mejorar la calidad de la información y de los servicios prestados por medios electrónicos de tal forma que respondan a las necesidades de los ciudadanos, empresas y servidores públicos Promover escenarios de participación en línea para la toma de decisiones de política pública Publicar en el Portal Único de Contratación (Sistema Electrónico para la contratación Pública- SECOP) la información sobre la contratación que adelantan las entidades territoriales., (Decreto 1510 de 2013). Cumplir con los compromisos de capacitación y acompañamiento en el desarrollo de la Estrategia Gobierno en Línea. Articular la Estrategia de Gobierno en Línea con el Modelo Estándar de Control Interno de la Entidad Territorial (Subsistema de Control de Gestión y Subsistema de Control de Evaluación) Implementar sistemas electrónicos de gestión documental, siguiendo los lineamientos de la Política Anti-Trámites y cero papel de Gobierno en Línea. Metas Producto: : 50% 100% 10% del Manual implementado Espacios de: Desarrollo Comunitario (JAC), instituciones educativas, instituciones de salud, instituciones ambientales, grupos productivos, Casa de la Cultura, organizaciones sociales (Afros, indígenas, campesinas) e instancias de l Alcaldía Municipal 100% 48 funcionarios de la Alcaldía formados en temas relacionados en temas relacionados con Gobierno en Línea Dos (2) controles del MECI articulados a la Estrategia de Gobierno en Línea (Gestión y Evaluación) Un (1) Sistema de Software actualizado para Gestión Documental, 30% de reducción del uso del papel en cada una de las dependencias de la Alcaldía de Bolívar Cauca.

12 NIT Público al cual va dirigido El Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Bolívar Cauca, va dirigido a las Entidades Descentralizadas del Gobierno Nacional, Departamental, Órganos de Control, Entidades privadas y públicas, y comunidad en general, Procesos de la Administración Municipal 2.3 Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestión Documental Normativos La Alcaldía de Bolívar Cauca cuenta con el nomograma relacionado con el subproceso gestión documental, el cual está en proceso de actualización. Legislación Colombiana: Ley 594 de 2000: Por medio del cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Titulo V Gestión de Documentos Ley 527 de 1999 Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales Ley 1712 de 2014 Por medio del cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

13 NIT Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 1515 de 2013 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los Archivos Generales de los entes Territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de 2013 Por el cual se corrige el artículo 8º y los literales 5 y 6 del artículo 12 del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación y a los Archivos Generales Territoriales Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Decreto 2364 de 2012 Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones Decreto 2482 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Directiva Presidencial 004 de Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública. Acuerdo 002 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones Acuerdo AGN 004 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, presentación e implementación de las tablas de retención y valoración documental. Acuerdo AGN 005 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Circular Externa AGN 004 de Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos

14 NIT Circular Externa AGN 002 de Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental Circular Externa AGN 005 de Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa Económicos: La Alcaldía de Bolívar deberá garantizar la apropiación de los recursos financieros y en forma específica a través del Plan de Acción de Inversión que permita la ejecución, la implementación y el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades trazadas en el Programa de Gestión documental PGD- a corto, mediano y largo plazo Administrativos. La Alcaldía de Bolívar Cauca, deberá conformar un equipo interdisciplinario, constituido por personal de las áreas de archivo y/o gestión documental, planeación y tecnología para su elaboración e implementación Definir los responsables de asumir el liderazgo de la gestión documental de la entidad y de hacer el seguimiento y actualización del PGD. Definir metodologías para el aseguramiento de la calidad y de la gestión de las comunicaciones Identificar los riesgos y el Plan de Acción para mitigarlos en cuanto a tiempos y recursos Tecnológicos Identificar las herramientas tecnológicas e infraestructura existente para la gestión documental y con el apoyo de los expertos o área de sistemas de la entidad, verificar si es adecuada, actualizada y suficiente. Es importante contar con el inventario de los sistemas y activos de información Identificar y caracterizar los sistemas de información existentes en la Alcaldía Municipal y su producción documental o de información.

15 NIT Verificar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública. Los sujetos obligados deben asegurar que estos: a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad b) Gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas administrativos del sujeto obligado c) En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventanilla en la cual se pueda acceder a la información en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos d) Se encuentren alineados con la estrategia de Gobierno en Línea, o de la que haga sus veces Gestión del Cambio Formular acciones orientadas a que las personas y la cultura de la entidad se ajusten a nuevas dinámicas, estrategias, directrices y mejores prácticas de la gestión documental y al uso y adopción de las tecnologías de la información y las comunicaciones Definir y comunicar claramente las razones que motivan a la entidad para realizar cambios o ajustes en los procesos y actividades de la gestión documental, los objetivos que se pretenden alcanzar con su implantación y los resultados que se esperan en el corto, mediano y largo plazo Identificar los obstáculos y adopción de medidas para eliminar las barreras y la resistencia al cambio Diseñar mecanismos que reduzcan las percepciones negativas y exageradas frente a los cambios. Promover la aceptación racional y emocional de la realidad indicando las ventajas de abandonar prácticas y conductas anteriores. Generar ambientes de confianza que promueva el liderazgo y las acciones de sinergia frente al cambio.

16 NIT Reconocer y aprovechar las personas que demuestren interés, compromiso y sentido de apertura para aprender, reaprender y afrontar nuevos retos de tal forma que se conviertan en aliados y multiplicadores del proceso del cambio. Participar activamente con el área de personal para orientar los procesos de inducción, re-inducción y formación, encaminados al fortalecimiento de las habilidades y competencias del personal en todas las actividades del quehacer archivístico. Identificar las victorias tempranas que se puedan alcanzar con los cambios planteados para la mejora de la gestión documental de la entidad, Fortalecer el grado de apropiación y confianza con los nuevos procesos y la implantación de herramientas tecnológicas y del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo : SGDEA 3. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL. Se refieren a orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo que la alcaldía de Bolívar Cauca debe formular para lograr que los procesos de la gestión documental se desarrollen acorde con los 15 principios del proceso de gestión documental 3.1 Planeación: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de la formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental 3,2 Producción: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. 3.3 Gestión y Trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, de descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

17 NIT Organización: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. 3.5 Transferencia: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. 3.6 Disposición de documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental 3.7 Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. 3.8 Valoración: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final( eliminación o conservación temporal o definitiva) 4. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL La implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano y largo plazo, bajo la responsabilidad del Área de Archivo en coordinación con la Oficina de Control Interno. Comprende las fases de: Elaboración, Ejecución y Puesta en Marcha, Seguimiento, y Mejora.. 5. PROGRAMAS ESPECIFICOS 5.1 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos 5.2 Programa de documentos vitales o esenciales 5.3 Programa de Gestión de documentos Electrónicos 5.4 Programa de Auditoría y Control 5.5 Plan Institucional de Capacitación

18 NIT TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía de Bolívar Cauca, fueron ajustadas y se aprobaron mediante Decreto numero 073 de 27 de noviembre de Mediante Resolución 446 de 31 de diciembre de 2011, se adopta la Tabla de Retención Documental y se dispone su aplicación en la Alcaldía Municipal Mediante Circular 006 de 18 de febrero de 2012, expedida por el Secretario de Gobierno Municipal, se llevó a cabo la socialización de este instrumento, y se hizo entrega de una copia a cada dependencia, posteriormente se remite al correo de los funcionarios para su aplicación En fecha 24 de marzo de 2012, mediante oficio , Se remite al Consejo Departamental de Archivo, un ejemplar de las Tablas de Retención Documental con sus respectivos anexos para lo competente. La Alcaldía de Bolívar Cauca, en el momento está en la etapa de diagnóstico para la actualización del Modelo Estándar de control Interno-MECI-, una vez realizada dicha labor, se estará dando aplicación a las normas actuales. Teniendo en cuanta las normas internas viene aplicando los siguientes procesos: 7. PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL APLICADOS EN LA ENTIDAD 7.1 Producción Documental Marco normativo: Acuerdo 060 de 2001 AGN, Resolución 095 de 2003 Establece pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Alcaldía Municipal, Decreto 2693 de 2012 Establece lineamientos Generales de la Estrategia Gobierno en Línea, Guía de Gestión Documental adoptada en la Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca mediante Resolución 281 de 2012, Circular número 025 de fecha 26 de junio de 2012 Eficiencia Administrativa y Ahorro de Papel expedida por el Despacho de la Alcaldía Municipal. Decreto Nº 048 de 27 de agosto de 2013, Por el cual se Adopta El Código Postal en el Municipio de Bolívar Cauca

19 NIT La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme el desarrollo de las funciones propias de la entidad. Normalización de la producción documental: Identificación de dependencias productoras Definición de tipologías documentales, conforme a los formatos regalados Directrices relacionadas con el número de copias Control de la producción de nuevos documentos Genera los documentos papel bond tamaño carta 75 grm, fuente Arial 12, firmas con bolígrafo de tinta negra, impresión a blanco y negro, tintas que posean estabilidad química, no solubles al contacto con la humedad Las comunicaciones oficiales se elaboran en original y un máximo de 2 copias, original para el destinatario, primera copia para conformar el consecutivo de correspondencia, y la segunda copia para la oficina productora, conservando las márgenes establecidas en la guía de gestión documental vigente existente en la entidad Se utiliza formato estilo bloque extremo El funcionario asignado a la Ventanilla Única de Correspondencia, es el responsable de llevar el registro de firmas de los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones. Los actos administrativos se elaboran en original y una copia, la numeración se hace en forma consecutiva, no se permite enmendar tachar o dejar números pendientes La implementación de la iniciativa Cero Papel en la entidad debe contemplar 4 componentes principales: Los procesos y procedimientos La cultura organizacional El componente normativo y de Gestión Documental El componente de tecnología La entidad deberá promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran como parte de la preparación de la

20 NIT Implementación del modelo de Cero Papel, se recomienda las siguientes condiciones básicas 1. Diseño de un PGD que incorpore la gestión electrónica de documentos 2. Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel 3. Formulación de indicadores; facilitarán posteriores tareas de diagnóstico, a la vez, que permite controlar los avances, e identificar oportunidades de mejora. 4. Equipo Humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la implementación de Cero Papel en la entidad.. Comunicación: Definir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo. Buenas prácticas para reducir el consumo de papel: Todos podemos contribuir adoptando algunos hábitos, en nuestra vida diaria, dentro de la oficina: - Usando el papel de forma racional (reducir) - Fotocopiar e imprimir a doble cara. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son mas cómodos para encarpetar y transportar. La Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca mediante Circular número 025 de fecha 26 de junio de 2012, acogiéndose a la Estrategia denominada CERO PAPEL, ordena a partir de la fecha implementar la práctica de impresión a doble cara en todos los documentos que se produzcan en las dependencias y oficinas de la entidad. 7.2 Recepción de documentos Conjunto de operaciones de verificación y control que la entidad debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. La Alcaldía de Bolívar Cauca, Mediante Resolución 127 de 31 de mayo de 2011 Adopta e Implementa la Ventanilla Única de Archivo y Correspondencia; y se asigna una secretaria asistencial de la planta global, para el desarrollo de las funciones de la misma

21 NIT Horario de Atención: 21 Según Decreto Numero 04 de 12 de enero de 1996 Por el cual se modifica el Horario de Trabajo en la Administración Municipal, establece a partir del 16 de enero de 1996, el siguiente horario de trabajo y atención al público Martes, jueves: de 8:00 A.M a 12:30 M y de 2:00 P.M a 6:00 PM Miércoles, viernes de 8:00 A:M a 1:00 P:M y de 2:00 P.M a 6:00 P:M Sábado de 8:00 A.M a 1:00 P.M El horario de atención al público se encuentra fijado en lugar visible de la Ventanilla Única de la Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca La funcionaria asignado a la Ventanilla Única, recibe la documentación, verifica su destinatario, los anexos, y los datos de origen, que corresponda a lo enunciado, y sean competencia de la entidad, si el documento cumple con los requisitos establecidos, registra y radica en planilla los datos: nombre de la persona y/o entidad remitente, número de radicación, fecha y hora de recibo, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, (si lo amerita) 7.3 Distribución de Documentos Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Marco Normativo del proceso: Decreto 229 de 1995 Sobre servicios postales Decreto 2150 de 1995, Art. 25 Utilización del correo para el envío de información, Acuerdo 060 de 2001 Artículo 3, Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia Clasificación de la comunicaciones Organización de los documentos en casillero Enrutamiento de documentos a dependencia competente Reasignación de documentos mal diseccionados Registro de control de entrega de documentos recibidos

22 NIT Distribución de documentos Internos: Identificación de dependencias Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos Distribución de documentos Enviados: Definición de medios de distribución ( personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web Control de cumplimiento de requisitos del documento Métodos de empaque y embalaje Gestión del correo tradicional : Normal, certificado, especial Control y firma de guías y planilla de entrega Organización de mensajería externa Registro de control de envío de documentos., 7.4 Trámite de Documentos Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa Marco Normativo: Constitución Política Art 23, Decreto 2150 de 1995 Art, 6, 16, 17, 22, Art, 25, Acuerdo 060 de 2001 Art. 3, 6, y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos. En este proceso se señalan las siguientes actividades: - Recepción de solicitud o trámite: Confrontación y diligenciamiento de la planilla de control y ruta de trámite Identificación del trámite

23 NIT Determinación de competencia, según funciones de las dependencias Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta - Respuesta: Análisis de antecedente y compilación de información Proyección y preparación de respuesta Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. El secretario asistencial de la dependencia recibe los documentos, confronta con planilla, entrega al secretario de despacho para que ordene proyectar respuesta,, analiza la solicitud basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, hace acopio de la información necesaria, proyecta respuesta y entrega al jefe de dependencia para su revisión y firma, una vez revisado y firmado entregar el documento en Ventanilla Única para la asignación del consecutivo correspondiente 7.5 Organización de los Documentos Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la entidad como parte integral de los procesos archivísticos. Marco Normativo: Acuerdo 037 de 2002 AGN. Acuerdo 039 de 2002 AGN Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, Acuerdo 042 de 2002 AGN Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental, y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, Acuerdo 02 de 2004, AGN Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados, Circular AGN-DAFP No 004 de 2003 Organización de Historias Laborales, Circular AGN 012 DAFP de 2004 Organización de Historias Laborales, Decreto 2578 de 2012, Art. 24, Inventarios documentales, Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas

24 NIT las Entidades del Estado, Acuerdo 005 de 2013 Por el cual se Establecen los Criterios Básicos para la Clasificación, Ordenación y Descripción de los Archivos en las Entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones públicas, y se dictan otras disposiciones. La Alcaldía Municipal de Bolívar Cauca, aplica los principios de clasificación, ordenación y descripción para la organización de los documentos.. Para clasificar identifica y establece las series documentales que componen cada agrupación documental, (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánicofuncional. Para la ordenación documental, se ubican los documentos dentro de las series, en su respectivo orden Para la descripción documental, se elaboran los inventarios y guías para una fácil identificación y localización. 7.6 Consulta de Documentos Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Marco Normativo: Constitución Política, Art. 20, 27, 74. Ley 4 de 1913, Art 316, 320, Ley 57 de 1985: Artículos 1, y 12 al 27 Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. El funcionario competente atiende al usuario interno o externo, informa al usuario acerca de los requisitos para la consulta, se informa al usuario si la información solicitada no tiene condición de reserva, se facilitan los instrumentos y los medios de consulta, en el evento que se requiera fotocopiar un documento, el funcionario competente realiza la actividad, previa orden del jefe inmediato y se registro en la planilla de salida de documentos que maneja la dependencia.

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