Asunto: APROBACIÓN DE PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN

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1 Asunto: APROBACIÓN DE PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN Andrés Patricio Ycaza Mantilla INSTITUTO ECUATORIANO DE PROPIEDAD INTELECTUAL Augusto X. Espinosa A. MINISTERIO DE EDUCACIÓN a Magíster Carina Vance Mafla Ministra MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Carlos Esteban López Zambrano INSTITUTO NACIONAL DE LA MERITOCRACIA Carlos Hugo Naranjo Jácome INSTITUTO NACIONAL DE METEOROLOGÍA E HIDROLOGÍA Cecilia Vaca Jones Ministra Coordinadora de Desarrollo Social MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE DESARROLLO SOCIAL a Doctora Diana Helena Maria Almeida Ubidia Directora Ejecutiva INSTITUTO NACIONAL DE DONACIÓN Y TRANSPLANTES DE ÓRGANOS TEJIDOS Y CÉLULAS Esteban Albornoz Vintimilla MINISTERIO DE ELECTRICIDAD Y ENERGÍA RENOVABLE 1/7

2 Fausto Eduardo Herrera Nicolalde de Finanzas MINISTERIO DE FINANZAS Francisco Velasco Andrade MINISTERIO DE CULTURA Y PATRIMONIO a Economista Gabriela Rosero Moncayo Secretaria Técnica de Cooperación Internacional SECRETARÍA TÉCNICA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Guillaume Long MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE CONOCIMIENTO Y TALENTO HUMANO Actuario Harvey Spencer Sánchez Restrepo INSTITUTO NACIONAL DE EVALUACIÓN EDUCATIVA Jaime Guerrero Ruíz de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información MINISTERIO DE TELECOMUNICACIONES Y DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Javier Ponce Cevallos MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA, ACUACULTURA Y PESCA José Francisco Cevallos Villavicencio MINISTERIO DEL DEPORTE 2/7

3 José Ricardo Serrano Salgado MINISTERIO DEL INTERIOR José Rosero Moncayo INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS Juan Aguirre Ribadeneira Director General SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA Klever Arturo Mejía Granizo Director General del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público SERVICIO DE GESTIÓN INMOBILIARIA DEL SECTOR PÚBLICO, INMOBILIAR a Licenciada Lucia Chiriboga Vega Directora Ejecutiva INSTITUTO NACIONAL DE PATRIMONIO CULTURAL Licenciado Luis Fabian Guano Quille Secretario SECRETARÍA NACIONAL DE GESTIÓN DE LA POLÍTICA Magíster Manuel Eduardo Echeverría Castro Jefe de Oficina Comercial en Miami INSTITUTO DE PROMOCIÓN DE EXPORTACIONES E INVERSIONES EXTRANJERAS PRO ECUADOR Marco Gustavo Calvopiña Vega Gerente General - Empresa Pública de Hidrocarburos, EP Petroecuador MINISTERIO DE RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES a Doctora María del Pilar Cornejo de Grunauer 3/7

4 Secretaria de Gestión de Riesgos SECRETARÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS a Abogada María Gracia Abad Moreno Directora Talento Humano - Agrocalidad MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA, ACUACULTURA Y PESCA a Magíster Maria Isabel Cruz Amaluisa Gerente General INSTITUTO ECUATORIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y BECAS Patricio Rivera Yánez Coordinador MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE LA POLÍTICA ECONÓMICA Pedro Kleber Merizalde Pavón MINISTERIO DE RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES Pedro Xavier Cárdenas Moncayo Director General SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR Rafael Poveda Bonilla Coordinador MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE LOS SECTORES ESTRATÉGICOS Ramiro González Jaramillo de Industrias y Productividad MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD René Ramírez Gallegos Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR, CIENCIA Y TECNOLOGÍA 4/7

5 Ricardo Patiño Aroca de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y MOVILIDAD HUMANA Rodrigo Vélez V. Secretario Ejecutivo CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS ita Ingeniera Sandra Paulina Paz Ojeda Directora Ejecutiva SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL Víctor Emiliano Campoverde Encalada Gerente General CORPORACIÓN DEL SEGURO DE DEPÓSITOS Walter Hipólito Solís Valarezo Secretario del Agua SECRETARÍA DEL AGUA En su Despacho De mi consideración: El literal b del artículo 15 del Estatuto de Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva indica que la Secretaría Nacional de la Administración Pública -SNAP- tiene la atribución de ejercer rectoría en materia de políticas públicas de mejora de eficiencia, eficacia, calidad, desarrollo institucional e innovación del Estado; y según el literal j, podrá controlar la ejecución de propuestas, proyectos de mejora y modernización de la gestión pública. Mediante Decreto Ejecutivo No. 1346, de 31 de octubre de 2012, se transfieren las funciones del Archivo Intermedio a la SNAP. Para el ejercicio de estas funciones se incorporo en la estructura de nuestra institucióan a la Dirección de Archivo de la Administración Pública. El artículo 2 del Decreto Ejecutivo N.- 149, publicado en el Suplemento del Registro 5/7

6 Oficial 146 de 18 de diciembre del 2013, establece que la SNAP será la entidad rectora en materia de Gobierno Electrónico, para toda la Función Ejecutiva, por lo cual establecerá políticas, directrices, normas y lineamientos necesarios para su implementación. Adicionalmente, la Disposición General Primera de este Decreto establece que la SNAP aprobará toda política, plan, programa o proyecto de gobierno electrónico de las entidades de la Función Ejecutiva. El Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaría Nacional de Administración Pública establece que las atribuciones y responsabilidades de la Dirección de Archivo de la Administración Pública son: 1. Establecer los procedimientos de la gestión de archivos para las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; 2. Elaborar e implementar manuales, procedimientos y normas técnicas para la gestión del archivo, manejo documental, racionalización de la gestión documental, conservación, custodia y mantenimiento de documentos; 3. Dictar recomendaciones para mejorar la administración documental en las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; 4. Elaborar propuestas y proyectos de digitalización de los archivos bajo su custodia, así como los de las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; y, 5. Las demás establecidas en leyes, reglamentos u otras normas del ordenamiento jurídico. En el mismo Estatuto se establece que la Subsecretaría de Gobierno Electrónico tiene, entre otras, las siguientes atribuciones: 1. Controlar la aplicación de las políticas públicas de software libre, software público, estándares abiertos, datos abiertos, información pública e interoperabilidad gubernamental; 2. Aprobar los proyectos de Gobierno Electrónico de las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y Dependiente de la Función Ejecutiva que sobrepasen el valor de cincuenta salarios mínimos unificados; y, 3. Evaluar de manera ex - ante y ex post el impacto del Plan de Gobierno Electrónico así como de los programas y proyectos que forman parte del parque de soluciones de Gobierno Electrónico. Con las consideraciones antes mencionadas la Secretaria Nacional de la Administración Pública establece los siguientes lineamientos y directrices para la digitalización documental: 1. Las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y dependiente de la Función Ejecutiva deberán contar con los siguientes requisitos previo a la aprobación de los proyectos de digitalización documental: a. Cuadro de Clasificación Documental aprobada por la Comisión de Gestión Documental y Archivo de cada entidad. 6/7

7 b. Tabla de Plazos de Conservación Documental aprobada por la Comisión de Gestión Documental y Archivo de cada entidad. c. La documentación física organizada, clasificada, foliada, inventariada y expurgada parcialmente. 2. Una vez que se cuente con los requisitos mencionados, las entidades de la Función Ejecutiva deberán enviar sus proyectos o términos de referencia, que se refieran a la digitalización documental, a la Subsecretaría de Gobierno Electrónico para que sean valorados conforme corresponda. Este es el mecanismo por el cual se aprobará, a las Instituciones de la Función Ejecutiva, la contratación de proyectos de digitalización de documentos y archivos, quedando expresamente prohibido realizar estas contrataciones sin cumplir con este procedimiento. Con sentimiento de distinguida consideración. Atentamente, Documento firmado electrónicamente Ing. Leonardo Javier Reyes Bernal, Mba SUBSECRETARIO GENERAL DE GESTIÓN PÚBLICA Copia: Juan Carlos Galarza Oleas Subsecretario de Innovación para la Gestión a Abogada Daysi Mercedes Guerrero Cangui Directora del Archivo de la Administración Pública (E) Christian Antonio Estay Niculcar Subsecretario de Gobierno Electrónico Claudio Marcelo Arcos Proaño Subsecretario de Innovación para la Gestión, Subrogante aa/dg/ca/mf 7/7

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