Guía de Usuario Agendamiento de Video Conferencias Versión 1.2 Diciembre 2014

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1 Guía de Usuario Agendamiento de Video Conferencias Versión 1.2 Diciembre 2014

2 Control de Cambios Fecha Versión Cambiado por Secciones Afectadas Razón de cambio 10/07/ Fabián Acero García Pagina Web SIVE. Agendamiento de Video Conferencias. Administración de contenido página SIVE. 12/07/ Fabián Acero García Administración de recursos de las salas. Manual version 1.0 Adición funcionalidad de manejo de recursos de salas 02/12/ Harold Davila Todas Licitacion sive 2015 Este documento contiene información de negocio propiedad de e-solutions Ltda. No está escrito.

3 TABLA DE CONTENIDO 1 SOBRE ESTE DOCUMENTO Propósito del documento Audiencia Convenciones INTRODUCCIÓN Objetivo General Objetivos Específicos PORTAL WEB SIVE Video En Vivo Boletines Ingreso a cuenta de usuario ROLES Y PERFILES DE USUARIOS CONSULTA DE AGENDA DE VIDEO CONFERENCIAS Modo Gráfico Modo Lista Consultar detalle de una Video Conferencia SOLICITUD DE VIDEO CONFERENCIAS Formulario de solicitud de VC Notificaciones de eventos GESTIÓN DE VIDEO CONFERENCIAS Estados de un evento o VC Cambio de estado de una VC Asociación de Streams y Videos Registro de asistencia ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDO DEL PORTAL Y RECURSOS Borrar archivos o carpetas Crear carpetas Subir archivo Editar archivo Administración de recursos Tipos de recursos Adicionar un recurso a la sala Borra un recurso de la sala Editar los datos de un recurso Este documento contiene información de negocio propiedad de e-solutions Ltda. No está escrito.

4 1 SOBRE ESTE DOCUMENTO 1.1 Propósito del documento Mediante este documento se podrá administrar y utilizar la solución de solicitud y agendamiento de Video Conferencias VC del SENA. 1.2 Audiencia Este documento está orientado a los usuarios de la herramienta por parte del SENA, que requieran conocer la forma adecuada de solicitar y agendar una Video Conferencia VC. 1.3 Convenciones En el documento y en la herramienta se han creado algunos símbolos que permiten asociar correctamente la funcionalidad que se está dando. Estos son los símbolos usados en el documento y en la página Web de agendamiento: El símbolo, permite exportar reportes a archivos formato Excel.

5 2 INTRODUCCIÓN La herramienta de agendamiento de Video Conferencias es una solución para solicitar y gestionar las solicitudes de Video Conferencia VC, requeridas por los usuarios del SENA. La herramienta tiene como fin controlar el uso los recursos tecnológicos disponibles para la realización de las VC en las distintas sedes del SENA y así saber cuál es la disponibilidad tecnológica para la realización de las mismas. 2.1 Objetivo General Mediante este documento se ofrecen las soluciones de Video Agenda para las salas de Videoconferencia, Videoteca para acceder las grabaciones de las Videoconferencias del SENA y Video Streaming para visualizar en tiempo real las videoconferencias del SENA. 2.2 Objetivos Específicos Los objetivos específicos de la propuesta se enuncian a continuación de acuerdo a la información suministrada por el SENA. Especificaciones Generales Soporta autenticación de Directorio Activo mediante LDAP La plataforma soporta 700 usuarios concurrentes Permite búsqueda por TAGs predefinidos Administración de marcas de agua para los videos (solo aplica en las reproducciones en PC) Contraseña para reproducir videos en algunos eventos Permite recibir contenido de streaming de dispositivos externos (previo a validación de compatibilidad) Permite asociar documentos de apoyo a los eventos como presentaciones o documentos o imágenes y que puedan ser descargados por los usuarios finales. Permite hacer comentarios sobre los eventos o videoconferencias (se requiere que sea un usuario autenticado para poder identificar a quien cree el comentario) Creación y administración de categorías Calificación de los eventos o videos Visualización de eventos o videos según categorías por los mas recientes, mas vistos, mejor calificado, mas comentado.

6 Video Agenda Inventario de Recursos de las Salas Formato de Solicitud de Videoconferencia Agendamiento de Salas de Videoconferencia Control de Disponibilidad de Salas Control de Videoconferencias simultaneas (5) Perfilamiento de Usuarios o Usuario Final (acceso al público en general) o Usuario Administrador SENA o Usuario Administrador Proveedor o Usuario Operador de Sala (administrador local de recursos) Notificaciones a los Usuarios Mantenimientos en las Salas Visualización de Agendamientos de Videoconferencia o Diario o Semanal o Mensual Modulo para subir contenido específicamente de los banners y los flyers por parte del SENA Videoteca Repositorio de Videos de las Videoconferencias realizadas por el proveedor para el cliente SENA Integración con la Video Agenda para poder visualizar las videoconferencias históricas Visualización en PCs y dispositivos móviles con sistema operativo Android, Windows Mobile, OS Phone de Apple (Ipad, Ipod, Iphone). Modulo para que sean subidos los videos por parte del Proveedor luego de que se hayan terminados las videoconferencias Videostreaming Visualización en dispositivos de escritorio, laptop y móviles con sistema operativo Android, Windows Mobile, OS Phone de Apple (Ipad, Ipod, Iphone) en tiempo real mediante streaming de las videoconferencias que este trasmitiendo el SENA, máximo 5 al mismo tiempo. Integración con la pagina de Video Agenda para que los clientes finales puedan accederlas entrando a la página Web. Modulo para que los operadores del Proveedor puedan relacionar una videoconferencia en línea con una videoconferencia agendada en el momento que activen el envío de streaming.

7 3 PORTAL WEB SIVE 1. Encabezado. 2. Menú de navegación. 3. Banner de publicidad. 4. Buscador de VC. 5. Calendario mensual del agendamiento de VC. 6. Listado de Próximos eventos. 7. Enlaces externos de interés. 8. Panel de contenido principal (por defecto aparecen los últimos eventos de VC o VC en vivo).

8 3.1 Video En Vivo En la opción de Video En Vivo, cualquier usuario podrá visualizar las últimas 5 video conferencias que se realizaron o se estén realizando en vivo. Tal y como se muestra a continuación el usuario tiene a su disposición una pequeña descripción del contenido de la video conferencia. Imagen Descripción Video en Vivo quiere decir que el video se está trasmitiendo en el momento mismo en el que el usuario entró a la página. Video quiere decir que el video de la conferencia corresponde a una conferencia pasada.

9 Cuándo el usuario da clic sobre una de las Video Conferencias listadas, aparecerá inmediatamente la ficha técnica y el reproductor de video de dicha Video Conferencia, tal y como se muestra a continuación: Allí el usuario podrá obtener toda la información referente a la Video Conferencia, así como la URL para poderla compartir con otros usuarios interesados. 3.2 Boletines La opción de Boletines contiene toda la información de las Video Conferencias realizadas semana a semana durante el transcurso del año y que los usuarios pueden consultar para su información. Cuándo el usuario selecciona la fecha del boletín que desea consultar, éste aparecerá en el panel de contenido tal y como se muestra a continuación.

10 3.3 Ingreso a cuenta de usuario Para ingresar a una cuenta de usuario el usuario debe dar clic en la última opción del menú llamada Login como se muestra a continuación.

11

12 4 ROLES Y PERFILES DE USUARIOS Se detectaron al menos los siguientes perfiles para el agendamiento de videoconferencias: Usuario Final (acceso al público en general) Es el usuario que solicita la Videoconferencia al SENA Usuario Administrador SENA Usuario del SENA que puede aprobar, cancelar y modificar videoconferencias en la página de agendamiento. Usuario Administrador Claro Usuario Claro que define el número máximo de videoconferencias simultaneas permitidas, puede validar si los recursos están disponibles y que las videoconferencias programadas están listas para funcionar y operar correctamente de acuerdo al estado de cada una de ellas.

13 5 CONSULTA DE AGENDA DE VIDEO CONFERENCIAS La visualización de las videoconferencias en la página de agendamiento se asemeja a los sistemas de correo estándar como Outlook, thunderbird o como lo maneja Google Calendar. La analogía para esta solución es que cada sala es como la agenda de cada persona y la videoconferencia como el evento a ser programado. Los usuarios de la página de agendamiento de acuerdo a su perfil podrán realizar solicitudes, verificar el estado de una videoconferencia de manera intuitiva y fácil en el control de agendamientos, se pueden hacer búsquedas de videoconferencias por nombre, fecha, sala y estado. Para visualizar la agenda se debe acceder a la opción Ver Agenda en el menú principal, como se muestra a continuación. A continuación el usuario podrá visualizar el calendario en el panel de contenido. Existen dos formas de visualizar los eventos registrados en el calendario, el modo gráfico y el modo lista. 5.1 Modo Gráfico

14 1. Modos de visualización de la agenda, Vista Calendario Gráfica, Vista Listado. 2. Navegación Mes, Semana, Día. 3. Navegación entre meses, semanas o días. 4. Visualización de eventos en el calendario. 5.2 Modo Lista 1. Intervalo de fechas de consulta de eventos. 2. Condicional de intervalo de fechas. Si no se encuentra seleccionado traerá todos los eventos registrados en el sistema. 3. Exportación de los eventos consultados a Excel. 4. Paginación de registros de eventos. 5. Listado de eventos consultados. Contiene el Título, Ciudad de realización, Fechas de inicio y fin y solicitante de la Video Conferencia. 5.3 Consultar detalle de una Video Conferencia. Para consultar la ficha técnica de una Video Conferencia tanto en la vista gráfica, como en la vista de lista el usuario debe hacer clic sobre el evento como se muestra a continuación.

15 1. Nueva pestaña que contiene el detalle del evento. 2. Pestaña de ficha técnica. 3. Pestaña de reproductor de video. (Solo aparece si hay un video o stream asociado al evento). 4. Ficha técnica que contiene toda la información referente a la Video Conferencia, además del link de acceso web. Este documento contiene información de negocio propiedad de e-solutions Ltda. No está

16 6 SOLICITUD DE VIDEO CONFERENCIAS Para solicitar una Video Conferencia se debe acceder a la opción Servicios -> Solicitud de VC en el menú principal, como se muestra a continuación. A continuación el usuario podrá visualizar el formulario de solicitud de Video Conferencia, con todos los datos requeridos para realizar la solicitud. 6.1 Formulario de solicitud de VC

17 1. Datos de Video Conferencia. Título, Objetivo, Temas a tratar, Público Objetivo, Inicio y Fin de la Video Conferencia, Punto de emisión principal, Puntos receptores, Privada, Copiar a, Tipo, Tecnologías y Herramientas. 2. Datos de expositores. Nombre y cargo del o los expositores encargados de dictar la Video Conferencia. 3. Datos del solicitante. Tipo de documento, Número de identificación, Nombre, Cargo, Dependencia, Número IP, Móvil, Correo electrónico. 4. Datos del responsable. Tipo de documento, Número de identificación, Nombre, Cargo, Número IP, Móvil, Correo electrónico. 6.2 Notificaciones de eventos. Las notificaciones son enviadas en cada parte del proceso de solicitud y gestión de una VC, con el fin de dar a conocer el estado de una solicitud al usuario final, indicando a su vez a los operadores de cada una de las salas, sobre cuáles son los requerimientos para la realización de una videoconferencia. Las notificaciones son útiles también para generar alertas en caso de que no estén disponibles los recursos necesarios para la operación adecuada de la videoconferencia.

18 7 GESTIÓN DE VIDEO CONFERENCIAS 7.1 Estados de un evento o VC. Los eventos o VC que se encuentran registrados en la agenda se identifican con algunos colores de acuerdo al estado en el que se encuentre el mismo, y los cuales se explican a continuación. Nombre Descripción Color Solicitada La VC se encuentra en estado solicitado y pendiente de aprobación por parte del administrador SENA. Aprobada La VC fue aprobada por el administrador SENA y está disponible para la asociación de multimedia. Cancelada La VC fue cancelada por algún motivo después de haber sido aprobada. Rechazada La solicitud de VC es rechazada, y no se realiza. En Curso La VC actualmente está realizándose. Ejecutada La VC ya se realizó satisfactoriamente. 7.2 Cambio de estado de una VC Después de que el usuario diligencia el formulario y lo envía, esta solicitud es notificada por correo electrónico a las personas interesadas y queda registrada como un evento en estado Solicitado, para que un usuario administrador con el rol SENA determine si se aprueba o no su la solicitud de VC, como se muestra en la siguiente imagen. La opción de Datos del Evento solo aparece cuándo el usuario es administrador, además como se puede ver en la imagen anterior el administrador también cuenta con las dos opciones del perfil público. El usuario con rol SENA es el único que puede

19 cambiar el estado de un evento y es quien tiene el criterio de aprobar o rechazar un evento solicitado. Cuándo el usuario cambia de estado el evento éste genera a su vez una notificación por correo electrónico. 7.3 Asociación de Streams y Videos Después de que la solicitud de VC sea aprobada por el administrador SENA, el administrador Claro puede asociar a la VC recursos multimedia como Video Streaming o Video en Vivo, como se muestra a continuación. 1. Asociación de videos consultados de un FTP asignado para el almacenamiento de los mismos. Estos videos son las grabaciones de las VC que se han realizado anteriormente. 2. Asociación de un Streaming en Vivo. El administrador Claro, puede asociar uno de los 5 canales habilitados para la realización de conferencias en vivo. 7.4 Registro de asistencia Para registrar la asistencia de un evento siga las siguientes instrucciones. 1. Ingrese al sistema con usuario con el rol del SENA. 2. Consulte la agenda para acceder a los eventos del mes.

20 A continuación seleccione en la agenda el evento en el que desea registrar asistencia y de clic sobre el evento, luego seleccione la pestaña de asistencia como se muestra a continuación. En la pestaña de asistencia el usuario podrá registrar los asistentes de la Video Conferencia como si estuviera trabajando en una hoja de Excel. NOTA: El registro de asistencia es realizado por aquellos usuarios con rol del SENA.

21 8 ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDO DEL PORTAL Y RECURSOS La administración de contenido permite que el usuario administrador con el rol SENA, pueda tener el control sobre los banners, enlaces externos y publicación de boletines en el portal web. Una vez el usuario SENA se autentica en el portal, aparecerá una opción en el menú de administración, tal y como se muestra a continuación. Todos los módulos de administración de contenido cuentan con la opción de subir, eliminar y editar archivos, una vez el usuario de clic en cualquiera de los administradores, éste se visualizará en el panel de contenido, tal y como se muestra en la imagen siguiente. 1. Acciones del administrador. De izquierda a derecha, Refrescar, Borrar Archivo, Crear Carpeta, Subir Archivo. 2. Navegador de archivos y directorios. 3. Edición de nombre, enlace y tipo de enlace de la imagen.

22 8.1 Borrar archivos o carpetas Para borrar un archivo desde el administrador de contenido, siga las siguientes instrucciones. 1- Seleccione el archive o carpeta a ser eliminado. 2- De clic en el botón de Borrar. 3- Oprima el botón Ok, para confirmar que desea eliminar el archivo o carpeta. NOTA: Tenga en cuenta que una vez eliminado un archivo o carpeta, éste no tendrá la opción de ser recuperado nuevamente. Debe estar seguro al borrar un archivo o carpeta desde el administrador. 8.2 Crear carpetas Para crear una carpeta desde el administrador de contenido, siga las siguientes instrucciones.

23 1- Seleccione la ruta donde desea crear la carpeta. 2- De clic en el botón de Crear Carpeta. 3- Aparecerá una ventana emergente solicitando el nombre de la nueva carpeta. Digite un nombre y de clic en el botón Ok. La nueva carpeta quedará creada en la ruta que el usuario haya seleccionado. 8.3 Subir archivo Para subir un archivo al servidor de sive desde el administrador de contenido, siga las siguientes instrucciones. 1- Seleccione la carpeta donde desea subir el archivo.

24 2- De clic en el botón Subir Archivo. 3- A continuación aparecerá un explorador donde el usuario podrá seleccionar un archivo para subir al servidor. 8.4 Editar archivo Para editar un archivo desde el administrador de contenido, siga las siguientes instrucciones. Tenga en cuenta que solo los archivos pueden ser editados. 1. Seleccione el archivo que será editado. 2. Aparecerá a la derecha un formulario de edición. En éste formulario podrá cambiar el nombre del archivo, y darle una URL o Enlace que puede ser de tipo interno o externo. Los enlaces de tipo interno se abren en la misma ventana, mientras que los de tipo externo en una ventana nueva. NOTA: El campo de Enlace solo funciona con las opciones de banner y enlaces externos, el menú toma estos campos por defecto con la ruta que tenga la imagen en la estructura de directorios. 8.5 Administración de recursos Para administrar los recursos de las salas siga las siguientes instrucciones. Tenga en cuenta que solo el usuario con rol del SENA pueden acceder a ésta opción. 1. Ingrese al sistema como administrador SENA. 2. Seleccione en el menú de administración la opción de recursos.

25 A continuación en el panel de contenido se mostrará un navegador de recursos donde el administrador podrá navegar y administrar los recursos como se muestra a continuación. 1. Convenciones de tipos de recursos. 2. Opción para refrescar el árbol de navegación. 3. Árbol de navegación Tipos de recursos Icono Computador Portátil. Chat interactivo. Tablero interactivo. Videostream. Grabación. Descripción

26 8.5.2 Adicionar un recurso a la sala Para adicionar un nuevo recurso una sala, primero seleccione la sala y luego de clic derecho sobre la misma como se muestra a continuación. 1. Seleccione la opción de adicionar. 2. Aparecerá un formulario en la parte derecha solicitando los datos del nuevo recurso. Llene los campos y de clic en el botón aceptar. El recurso quedará registrado en la sala Borra un recurso de la sala Para borrar un recurso de la sala, primero seleccione el recurso de la sala y luego de clic derecho como se muestra a continuación.

27 1. Seleccione la opción de remover. 2. Confirme si desea o no borrar el recurso de la sala Editar los datos de un recurso Para editar un recurso de la sala, primero seleccione el recurso de la sala y luego de clic derecho como se muestra a continuación.

28 1. Seleccione la opción de editar. 2. Aparecerá un formulario en la parte derecha con los datos del recurso. Modifique los campos y de clic en el botón aceptar. El recurso quedará actualizado. Este documento contiene información de negocio propiedad de e-solutions Ltda. No está

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