Universidad Tecnológica de Panamá Departamento de Proveeduría y Compras Procedimiento de Adquisición de bienes o servicios al contado

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1 Universidad Tecnológica de Departamento de Proveeduría y Procedimiento de Adquisición de bienes o servicios al contado Código: Página: 1 de 5 1. Introducción: Este procedimiento es relativo a la adquisición de bienes o servicios al contado. 2. Objetivos del procedimiento: realizar el tramite para la adquisición de bienes y servicios por pagos directo o al contado(cheques) 3. Campo de aplicación: 4. Definiciones: -cheque: documento de pago canjeable. 5. Referencias: Ley N 56 de Ley de Contrataciones Públicas(decreto N 18 de 25 de enero de 1996). Manual de usuario del modulo de compras del Siaff. Dirección de Informática. Manual de Procedimientos administrativos y Fiscales para los contratos o menores(m-13.96). Contraloría General de la República de. Ley No. 32 del 8 de noviembre de Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica. Código Fiscal, Marzo, Decreto Ejecutivo No. 18 del 25 de enero de 1996 por el cual se reglamenta la Ley No 56 del 27 de diciembre de 1995, que regula la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia. Fecha de actualización:28/11/2003. Documentado: Ing. Aranzazu Berbey Álvarez. Oficial de Calidad Institucional.

2 Página: 2 de 5 1. El departamento de Proveeduría y : genera y emite la Orden de Compra. Realiza el registro de salida en el sistema de recorrido. Remite la Orden de Compra con su expediente completo a la Dirección de Finanzas para la confección de Cheque, mediante una nota. 2. La Dirección de Finanzas: recibe el expediente completo de la Orden de Compra, realiza el registro de entrada en el sistema de recorrido y lo remite al departamento de Tesorería. 3. Departamento de Tesorería: Confecciona el cheque para pago directo, lo remite a la Dirección de Finanzas. 4. La Dirección de Finanzas: recibe y registra su salida en el sistema de recorrido del Siaff. Remite la Orden de Compra y Cheque al Departamento de Presupuesto. 5. El Departamento de Presupuesto: recibe la documentación y registra su entrada en el sistema de recorrido. Realiza el compromiso presupuestario de la Orden de Compra y Cheque, con sus respectivos sellos. Registra la salida en el sistema de recorrido del Siaff. Remite la Orden de Compra y Cheque, a la Vicerrectoría Administrativa 6. Vicerrectoría Administrativa: Firma las ordenes de Compra mayores a $ Si el monto de la Orden de Compra es mayor a $ se envía a Rectoría. Si el monto de la Orden de Compra es menor a $ se envía a Control fiscal. Realiza los registro de salida de la Vicerrectoría y la entrada de la Rectoría en el sistema de recorrido. 7. Rectoría: Recibe la Orden de Compra y Cheque. Firma las ordenes de compras mayores a $ y Cheques mayores a $ 3, Remite la Orden de Compra y Cheque a la Vicerrectoría Administrativa. 8. Vicerrectoría Administrativa: Recibe la Orden de Compra y cheque y registra en el sistema de recorrido la salida de Rectoría y la entrada a la Vicerrectoría. Envía Orden de Compra y Cheque a Control Fiscal

3 Página: 3 de 5 9. Control Fiscal: Recibe la Orden de Compra y Cheque y realiza los registros de entrada en el sistema de recorrido. El jefe revisa y firma la Orden de Compra y el Cheque. Realiza los registros de salida de Orden de Compra y la envía a la Dirección de Finanzas. 10. La Dirección de Finanzas: recibe la Orden de Compra y Cheque y realiza los registros de entrada en el sistema de recorrido. Desprende del expediente la Copia Amarilla de la Orden de Compra y la remite al Departamento de Contabilidad. 11. Si el lugar de entrega descrito en la Orden de Compra es Almacén General o una Unidad Administrativa de la Sede, Edificio de las oficinas administrativas(orillac) o Edificio No. 1, deberá enviar a la Caja Sede: 12. Si el lugar de entrega descrito en la Orden de Compra es Tocumen, deberán enviar mediante nota a la Dirección de Tocumen y con copia al : 13. Si el lugar de entrega descrito en la Orden de compra es un Centro Regional, deberá enviar mediante nota al Centro regional correspondiente y con copia al y a la Coordinación de los Centros Regionales: - Copia Verde de la Orden de Compra - Copia Celeste del Comprobante de Distribución

4 Página: 4 de La Dirección de Finanzas registra la salida del expediente en el libro y remite al Departamento de Proveeduría y lo que quede del expediente. 15. el : Recibe el expediente y registra su entrada en el sistema de recorrido. Envía una fotocopia de la Orden de Compra al Almacén General, Tocumen o la Unidad Solicitante, dependiendo del lugar de entrega. Llama al Proveedor para que retire la orden de compra. El Proveedor firma de recibido y se calcula la fecha de vencimiento de la Orden de compra. Se le entrega al Proveedor la Copia Verde de la Orden de Compra y se registra en el sistema la fecha de entrega. Se le da seguimiento a la entrega con la copia celeste de la Orden de Compra. 16. El Almacén General o Almacén Tocumen: Recibe los bienes o servicios del Proveedor, los cuales están especificados en la Orden de Compra. El Proveedor deberá presentar la copia verde de la Orden de Compra y factura. El almacenista sella y firma la factura. Retiene la Copia Verde de la Orden de Compra y fotocopia de la factura para registros y tramites correspondientes y confección del Comprobante de Entrega. Se entrega al Proveedor la factura original para que retire el Cheque en la Caja Sede o Extensión Tocumen según sea el caso. 17. El Almacén General: Si la entrega del bien o servicio es en una Unidad Administrativa, el Almacén General deberá coordinar con la Unidad el despacho del mismo. La Unidad Administrativa recibe los bienes o servicios y firma la factura de recibido conforme El Almacén General firma y sella la factura. Realiza los registros de despacho en el sistema y saca fotocopia de la factura para registros y tramite pertinentes. Le indica al Proveedor que retire el Cheque en la Caja Sede

5 Procedimiento de Ajuste de Orden de Compra Código: Página: 5 de 5 7. Manejo y archivo de procedimientos: Cada destinatario área es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su consulta, revisión o puesta al día. 8. Anexos: Referencia Adicional del Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios al Contado. Se ha anexado esta referencia adicional con fines metodológicos-descriptivos para facilitar aún más el entendimiento de este procedimiento. Fecha de actualización:28/11/2003revisado: Ing. Aranzazu Berbey Álvarez. Oficial de Calidad Institucional Ing. Ricardo Rivera Jefe del Depto. de Proveeduría y Ing. Dalys Guevara Directora Administrativa

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