ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Transcripción

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2 ORDEN DEL DÍA Objetivo de la sesión. Reforzamiento de conocimientos del SGC. Estructura documental del SGC. Qué hacer y qué no hacer en una Auditoría del SGC. Ventajas de tener un sistema documentado. Beneficios al obtener una certificación.

3 OBJETIVOS Tener los elementos necesarios para responder adecuadamente a un auditor de sistemas de calidad. Autoevaluar y reforzar los conocimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL LISTA DE DOCUMENTACIÓN DEL SGC DOCUMENTO CÓDIGO RESPONSABLE REVISIÓN MANUALES Manual de Gestión de la Calidad MC01 RD 0 Manual de Planeación de la Calidad MPC01 RD 0 Manual de Organización N/A RD 0 PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS NORMATIVOS Control de Documentos y Registros PDI01 RD 0 Auditorías Internas de Calidad PDI02 RD 0 Control de Servicio No Conforme PDI03 RD 0 Acciones Correctivas y Preventivas PDI04 RD 0 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO BÁSICO DE SERVICIOS ACADÉMICOS Actualización y Desarrollo del Plan de Estudios PSA01 ECDP 0 Solicitud, Selección y Confirmación de Campos Clínicos PSA02 JD 0 Estudios de Factibilidad PSA03 JD 0 INSTRUCCIONES DE TRABAJO INSTRUCCIONES DE TRABAJO DEL PROCESO BÁSICO DE SERVICIOS ACADÉMICOS Programa de Iniciación a la Vida Universitaria I01 PSA 07 CPA 0 Programas PRONABES Y Bécalos (DGOSE) I02 PSA 07 CPA 0 Programa de Alta Exigencia Académica, PAEA (DGOSE) I03 PSA 07 CPA 0 REGISTROS RESPONSABLE CONSERVACIÓN NO.REV. RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Solicitud y Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas. RD Archivo 0 1 año Destrucción Avance de Acciones. RD Archivo 0 1 año Destrucción 4

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6 QUÉ HACER QUÉ NO HACER EN UNA AUDITORÍA DEL SGC? Antes de la Auditoría Durante la Auditoría Después de la Auditoría

7 QUÉ HACER QUÉ NO HACER EN UNA AUDITORÍA DEL SGC? Antes de la Auditoría

8 QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?

9 QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?

10 QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?

11 QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?

12 QUÉ HACER QUÉ NO HACER EN UNA AUDITORÍA DEL SGC Durante la Auditoría

13 QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?

14 QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA? ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA Manejar perfectamente el portal del SGC en internet. Tener los registros de todos los procesos ordenados y localizables en el momento en que me los pidan. Tener orden y limpieza física de toda mi área de trabajo.

15 QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA? ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA Ser honesto, sin propasar el sentido común. Demostrar cortesía y educación al responder. No echar la culpa a otros de lo que desconozco. Responder exclusivamente lo que me preguntan, ni de más ni de menos. No contestar si no te es clara la pregunta y solicitar al auditor que replantee la pregunta.

16 QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA? ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA Responder solamente lo que conozco, no tratar de contestar por otra persona, ni pedir que otro responda por lo que yo debo saber. No involucrar a otros y menos si no estoy seguro de lo que digo. Evitar interrupciones mientras seamos auditados (teléfono, mail, messenger, otras personas).

17 QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA? ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA La información que proporciono o no al auditor es mi responsabilidad y de nadie más. No hacer preguntas relacionadas con el SGC al auditor. Si nos surge alguna duda en relación al SGC es mejor anotarla y consultarla después con el Representante de la Dirección.

18 QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA? ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA Saber explicar cómo realizo mi trabajo conforme lo establece mi procedimiento, no decir que así no lo hago yo o que el documento tiene errores. Tomar nota de las observaciones hechas por el auditor. Sobre todo defender nuestro SGC y demostrar convencimiento y seguridad en su utilización.

19 QUÉ HACER QUÉ NO HACER EN UNA AUDITORÍA DEL SGC Después de la Auditoría

20 QUÉ HACER DESPUÉS DE LA AUDITORÍA? Hacer un recuento de lo ocurrido en la auditoría. Revisar las anotaciones que tomamos de las observaciones hechas por los auditores. Analizar el Informe de auditoría y elaborar las solicitudes de acción viables, en función de las no conformidades u observaciones hechas. Aplicar el procedimiento de Acciones correctivas y preventivas PDI04, identificando las causas, plan de actividades de corrección y generando las evidencias necesarias para mostrar a los auditores hasta lograr su cierre en el tiempo previsto. CERTIFICADO ISO-9001:2008

21 VENTAJAS DE TENER UN SISTEMA DOCUMENTADO Se cuenta con información actualizada en las áreas donde es necesaria. Se conoce en dónde se encuentra la información para consulta. Se elimina la documentación obsoleta. Proporciona la información necesaria e indispensable para la realización de las actividades diarias del personal. En caso de existir alguna desviación en el proceso, se sabe cómo actuar. Se obtiene información importante para la toma de acciones correctivas y preventivas.

22 BENEFICIOS DE UTILIZAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Mejora la documentación. Facilita la inducción del personal. Facilita un cambio cultural positivo. Da seguridad al desarrollar las actividades. Mejora la comunicación interna. Da prestigio de la organización.