Expediente CONDICIONES PARTICULARES PARA LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE SAP BW

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1 Expediente CONDICIONES PARTICULARES PARA LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE SAP BW Paseo de la Habana, Madrid. España Tel.: Fax:

2 1 OBJETO DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ENTORNO TECNOLÓGICO ALCANCE MEDIOS REQUERIDOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DURACIÓN IMPORTE MÁXIMO SOLVENCIA TÉCNICA REFERENCIAS SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA CRITERIOS DE VALORACIÓN CRITERIOS EXCLUYENTES CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA VALORACIÓN ECONÓMICA CONTENIDO DE OFERTAS OFERTA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA OFERTA ECONÓMICA PRESENTACIÓN DE OFERTAS... 7 Condiciones particulares para los servicios de mantenimiento de SAP BW 2

3 1 OBJETO El objeto del presente documento es establecer las condiciones particulares necesarias para la selección de una empresa para la realización de los servicios de mantenimiento de SAP BW de ineco. 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ineco dispone de una plataforma de Data Warehouse implantada mediante el producto SAP BW. Este sistema se implantó en ineco en el año 2004 después de un proceso de selección de producto y está en uso desde entonces. Inicialmente se instaló la versión 3.1 pero en la actualidad se ha ido actualizando hasta la versión 7.0. Esta plataforma es un elemento más del Sistema de Gestión corporativo de la compañía y se utiliza para la generación de informes para Dirección, Cuadro de Mando y Balanced Score Card (BSC). Constituye un complemento al resto de sistemas operacionales o transaccionales orientado al tratamiento de información estratégica. El alcance actual del proyecto incluye los datamart (conjunto de cubos, informes, procesos de carga relacionados con un área de negocio) de: Recursos humanos. Finanzas y Control de gestión. Proyectos. Calidad. La información que compone los datamart se obtiene, mediante cargas periódicas programadas, de las siguientes fuentes: SAP FI/CO/MM v4.7c. SAP HCM v4.7c (componentes PY-ES, PA y PD). Sistema de gestión de proyectos a medida de ineco (SICI). Ficheros Excel con indicadores de calidad de los proyectos. Diversos ficheros Excel con metas. En este momento se está en estudio la incorporación de otros módulos como: Servicios generales: a partir de diversos módulos de inventario implementados mediante sistemas a medida. Sfera: sistema de Formación a medida. Orión: plataforma de gestión documental corporativa, en el producto EMC Documentum. Plataformas de tecnología: sistemas de almacenamiento, monitorización de comunicaciones, etc. Sobre esta base de información se han creado varios cuadros de mando y un BSC corporativo. Los primeros se generan mediante consultas y se publican a través de la herramienta Business Explorer. El cuadro de mando estratégico está implementado en el módulo SEM. Desde la implantación del sistema, La División de Tecnologías de la Información (DTI) de ineco se encarga del mantenimiento y soporte del sistema con la colaboración de una empresa especialista. 1.2 ENTORNO TECNOLÓGICO Los trabajos se realizarán para la versión de SAP BW 7.x, que es la instalada en ineco, sobre base de datos Oracle v9.2. El sistema operativo es Linux Suse. Los desarrollos a medida de ineco están implementados sobre base de datos Microsoft SQL Server El sistema SAP se ha configurado con dos entornos operativos: desarrollo y producción. El sistema SQL Server se ha configurado en tres entornos operativos: desarrollo, integración y producción. La administración del sistema así como los trasportes entre entornos operativos serán responsabilidad de ineco. Los programas de extracción desde la base de datos de los desarrollos a medida corporativos (SQL Server) serán responsabilidad de ineco. Todos los trabajos se realizarán en el entorno de desarrollo y se validarán antes de su transporte para la explotación en el entorno de producción. Condiciones particulares para los servicios de mantenimiento de SAP BW 3

4 2 ALCANCE Las actividades a realizar serán como mínimo las incluidas en los apartados siguientes: Soporte: actividades periódicas de revisión y apoyo a la carga de información en el sistema y la elaboración de los cuadros de mando e informes mensuales. Mantenimiento evolutivo: desarrollo de nuevas funcionalidades derivadas del cambio de requisitos internos de la compañía. o Mantenimiento del modelo de información creando nuevas estructuras de cubos o modificando las existentes. o Revisión y corrección del proceso de carga desde SAP Business Suite (usando o extendiendo extractores estándar) o desde otras fuentes (SICI, ficheros Excel, etc). o o Correcciones en informes, así como elaboración de nuevas consultas. Definición del modelo conceptual (multicubos) e informes que integre información de diferentes datamart. Mantenimiento básico: o Colaboración en la aplicación de notas OSS (Online Service System) de SAP relativas a cambios de versión del producto. La empresa adjudicataria deberá informar sobre aquellas notas que sean aplicables a la instalación por su contenido funcional. Para la realización de este servicio se contratará una bolsa de horas que se irá utilizando mediante la asignación de paquetes de trabajo solicitados por ineco. La empresa adjudicataria presentará la valoración de jornadas necesarias para la realización de los mismos, que será validada por el responsable del contrato por parte de la DTI. Se propone una bolsa de 96 jornadas a repartir durante los 12 meses de duración de cada anualidad del contrato. Los servicios de transferencia de conocimiento (de entrada y/o salida del servicio) estarán incluidos en estas jornadas anuales, siendo obligatoria la realización de un mínimo de 5 jornadas para información a la empresa entrante en el caso de que no se renueven los servicios con la empresa adjudicataria, y un máximo de 10 jornadas para la preparación del inicio del mismo. 3 MEDIOS REQUERIDOS El adjudicatario deberá aportar los medios humanos, técnicos y materiales necesarios para la correcta ejecución del servicio. 4 TÉRMINOS Y CONDICIONES La empresa adjudicataria deberá estar capacitada para el desarrollo, como mínimo, de los trabajos indicados y requeridos en el presente documento y según la legislación vigente. Será por cuenta del adjudicatario todos los devengos de su personal destinado a la realización de dichos trabajos, incluidos seguros sociales, horas extraordinarias e impuestos que estén regulados actualmente o que se aprueben durante el periodo de la prestación. Los trabajos no se considerarán definitivos hasta que no estén revisados y aprobados por ineco en su totalidad, debiéndose hacer todas las correcciones y modificaciones que ineco estime conveniente. En el caso de subcontrataciones o colaboraciones externas, deberán indicarse en la oferta expresamente las partes del contrato objeto de ella e incluirse la documentación que acredite por escrito el correspondiente compromiso, indicando el nombre de las empresas subcontratistas o colaboradoras, acompañando sus referencias y concretando el porcentaje que representa cada servicio a realizar por terceros sobre la totalidad del presupuesto. Serán de aplicación las condiciones generales de contratación publicadas en el perfil del contratante de ineco (www.ineco.es) y en la Plataforma de Contratación del Estado (www.contrataciondelestado.es). Las empresas licitantes podrán solicitar aclaraciones o información adicional por escrito en una (1) lista cerrada de puntos que deberá incluir: Número de pregunta. Concepto debidamente especificado. Justificación de la pregunta y/o impacto en la oferta a presentar. Tanto la solicitud del documento de información detallada, como la lista de preguntas, así como una descripción mínima de la empresa ofertante (máximo un página) deberán ser enviadas por correo electrónico. Condiciones particulares para los servicios de mantenimiento de SAP BW 4

5 La respuesta será realizada por ineco por mismo medio, que podrá rehusar la contestación a cualquiera de los puntos en caso de no considerarlos pertinentes al objetivo de esta oferta. ineco podrá seleccionar reuniones personales con las empresas licitantes para la defensa de la oferta y en caso de considerarlo necesario. El servicio debe prestarse mediante conexión remota con los sistemas de ineco, con la posibilidad de realizarse de forma presencial en alguna de las oficinas de la compañía si esto fuese necesario. Se estudiará la forma de conectar las redes corporativas de ineco y de la empresa adjudicataria para que se pueda prestar el servicio de forma adecuada en términos de rendimiento, seguridad y confidencialidad. Para dicha tarea se propone el establecimiento de una VPN mediante túneles IpSec. Las tareas del mantenimiento evolutivo serán solicitadas por el responsable del proyecto de ineco. Dichas tareas serán facturadas mensualmente por el adjudicatario. La gestión de las acciones específicas que se definan a lo largo de la prestación del servicio se realizará siguiendo el procedimiento definido en el siguiente esquema: Todos los entregables realizados en el proyecto serán propiedad de ineco. 5 DURACIÓN El plazo de ejecución del servicio será de un máximo de doce (12) meses. El mantenimiento anual podrá ser prorrogado un máximo de una anualidad adicional al expirar el mantenimiento del primer año. 6 IMPORTE MÁXIMO El importe máximo que ineco abonará a la empresa adjudicataria por los conceptos derivados de su prestación asciende a la cantidad de EUROS, IVA no incluido. En ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto máximo, quedando limitado a las necesidades reales de la empresa. Todas las ofertas que excedan de dichas cantidades serán desestimadas. 7 SOLVENCIA TÉCNICA 7.1 REFERENCIAS Relación suscrita por un representante legal de la empresa en la que se recojan los principales servicios o trabajos realizados en los últimos tres años que incluya una descripción del proyecto, importe, fechas y beneficiarios públicos o privados de la misma, destacando los proyectos similares al descrito en las presentes condiciones técnicas. Será condición indispensable tener al menos tres referencias en servicios de mantenimiento de BW incluyendo datamarts con información de RRHH (módulo HCM), y al menos dos referencias con datamarts de información contable (módulos FI/CO). Condiciones particulares para los servicios de mantenimiento de SAP BW 5

6 8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA En caso de no estar registrado en el momento de presentar la oferta, la solvencia económica y financiera del contratista deberá acreditarse aportando y renovando cada seis meses: Informe de Instituciones financieras con los que el participante en la negociación haya mantenido posiciones de activo o de pasivo significativas en los tres últimos ejercicios que indique al menos los siguientes extremos: o Cumplimiento de los compromisos de reembolso de operaciones de crédito. o Evaluación global de la entidad. Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de las obligaciones tributarias. Certificado Oficial de hallarse al corriente del cumplimiento de sus obligaciones de la seguridad social. Certificado acreditativo de la vigencia y cobertura de la póliza de seguro de responsabilidad civil. 9 CRITERIOS DE VALORACIÓN Las ofertas recibidas se clasificarán de acuerdo a su valoración técnica y económica, resultando adjudicataria la que obtenga mayor puntuación de la suma de las dos. La puntuación que se aplicará serán 30 puntos para la parte técnica y 70 puntos para la parte económica. 9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES Será motivo de exclusión las siguientes causas: No estar dado de alta en el registro de proveedores de ineco, o en su defecto no adjuntar un compromiso de hacerlo en el plazo de quince (15) días naturales a partir de que ineco se lo requiera. No aportar los medios requeridos en el punto 3. No cumplir los requisitos de solvencia establecidos en los apartados 7 y CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA Los criterios de valoración serán de acuerdo a lo siguiente: VALORACIÓN TÉCNICA (30 puntos) Metodología y niveles de servicio (15 puntos) Se valorará de 0 a 15 puntos conforme a su adecuación a los requisitos establecidos en el apartado 2. Se asignará un máximo de 15 puntos si la metodología y los acuerdos de nivel de servicio son óptimos para los objetivos y alcance del proyecto Equipo de trabajo (15 puntos) Se valorará de 0 a 15 puntos, si la composición y cualificación del equipo de trabajo del adjudicatario es óptimo para la realización de las actividades del proyecto, otorgándose: 5 puntos si se dispone al menos de 3 técnicos certificados en BW. 10 puntos si se dispone al menos de 5 técnicos certificados en BW. 15 puntos si se dispone al menos de 10 técnicos certificados en BW. 9.3 VALORACIÓN ECONÓMICA El aspecto económico se valorará en función del presupuesto o presupuestos ofertados por cada licitador, de acuerdo con la siguiente formulación: 70 Baja de la oferta ó ó á ó 30 Se considerará oferta desproporcionada aquella que sea un 20 % inferior a la media de las ofertas presentadas. En este caso se podrá solicitar informe de detalle que justifique su oferta económica. La oferta quedará descartada en el caso de que se considere que se trata de una oferta temeraria, que pondría en riesgo el buen término de los trabajos. Las ofertas consideradas temerarias no se considerarán para la determinación de la oferta más económica. Condiciones particulares para los servicios de mantenimiento de SAP BW 6

7 10 CONTENIDO DE OFERTAS La documentación deberá ser suficiente para poder valorar la solvencia y cumplir con todos los requerimientos presentes, y en particular lo expresado en los siguientes puntos: 10.1 OFERTA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA Documentación Técnica La propuesta deberá contener una memoria técnica que describa el planteamiento del adjudicatario en relación con el proyecto que incluirá al menos los siguientes contenidos: Descripción detallada del servicio que realizará la empresa ofertante, donde se deberá incluir el nivel de servicio que se pretenda ofrecer, tiempo de respuesta para resolver problemas, disponibilidad horaria del servicio de atención, personal asignado al servicio, etc. Definición del equipo de trabajo que va a participar en la realización de los trabajos. Es imprescindible detallar todos los perfiles implicados así como el número de jornadas equivalente incluidas. Currículum vitae del personal tipo a incorporar en el proyecto. Las empresas ofertantes deberán presentar la documentación necesarias para demostrar su experiencia en proyectos de características similares. Todo lo anterior, en coherencia con los medios humanos y materiales propuestos y las prescripciones establecidas en las presentes condiciones técnicas Documentación Administrativa Con el fin de agilizar la redacción del contrato, en caso de que la empresa resulte adjudicataria, es necesario adjuntar la siguiente documentación: Datos de la empresa: Razón social, NIF, objeto de la empresa (copia de estatutos y/o modificaciones), domicilio social. Datos del firmante en nombre de la empresa: Nombre y apellidos, copia o referencia de la escritura de designación de cargo o apoderamiento para la firma del contrato, NIF (fotocopia). Adicionalmente, será necesario incluir el resto de documentación que acredite el cumplimiento de todos los requisitos exigidos en el presente documento OFERTA ECONÓMICA La oferta económica deberá presentar los precios unitarios de todas las partidas incluidas. La propuesta económica deberá estar firmada por el representante legal de la empresa ofertante y deberá contener el coste total de los trabajos para el plazo previsto de actuación. Las cantidades recogidas en dicha propuesta deberán expresarse con y sin IVA. 11 PRESENTACIÓN DE OFERTAS Todas las ofertas deberán enviarse en soporte electrónico a la siguiente dirección: El fichero que contenga la oferta económica se identificará como O.E.-nº expediente-proveedor y el fichero con la oferta técnica se identificará como O.T.-nº expediente-proveedor. En caso de que cualquiera de los ficheros supere los 15 Mb, podrá remitirse en soporte electrónico (CD) a: Unidad de Compras y Contratación (ineco) Paseo de la Habana, Madrid En ambos caso se deberá hacer referencia al número de expediente que figura en la publicación en la página web de Ineco. La oferta técnica y la oferta económica deberán presentarse en ficheros separados, sin que se haga referencia a la propuesta económica dentro de la propuesta técnica. En caso de incumplimiento de los requisitos establecidos en el presente apartado, relativos al envío de las ofertas a una dirección distinta de la indicada, el ofertante podrá quedar excluido de la presente licitación. Condiciones particulares para los servicios de mantenimiento de SAP BW 7

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