PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados

Transcripción

1 PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados Módulo 01 : Sistema Nacional de Control Fiscal Docente: Mariela Pérez

2 PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados Vamos a presentarnos Docente: Mariela Pérez

3 Guía para la presentación Nombre Profesión Ubicación administrativa Cargo Tiempo en el cargo Experiencia en control fiscal Cómo cree que será su participación en la actividad Cómo cree será el trato con sus compañeros Para que le será útil esta actividad en lo personal Para que le será útil esta actividad en su trabajo Docente: Mariela Pérez

4 Pre test

5 Lectura Introductoria

6 6 Objetivo Interpretar el objetivo del Sistema Nacional de Control Fiscal en Venezuela, dados los elementos conceptuales, integrantes, roles, procesos, base legal y de rango sub-legal, que sustentan su conceptualización Evaluación Pre-test (Evaluación diagnóstica) Actividades prácticas(evaluación formativa) Prueba Objetiva(Evaluación final sumativa) 6

7 7 Contenido Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control Unidad 02. Control Interno Unidad 03. Control Fiscal Unidad 04. El control de Estado con visión sistémica 7

8 8 Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control 8

9 9 En esta Unidad se desarrollará la noción de sistema, control y sistema de control, a partir de una visión integradora de las partes que conforman una organización 9

10 10 Reconocer la noción de sistema y control y su vinculación, en términos de la definición y objetivos de un sistema de control 10

11 11 Contenido Noción de Sistema Conceptualización Tipos Componentes Noción de Control Conceptualización Tipos Factores de control Métodos, técnicas y prácticas Importancia Noción de Sistema de Control Conceptualización Partes Mejoramiento continuo 11

12 12 Noción de Sistema Conceptualización Tipos Componentes

13 Actividad práctica Entorno Visión Integración Intereses y valores Cambios 13 13

14 Qué se entiende por Sistema Los acontecimientos dentro de una organización pueden estar o parecer distanciados, sin embargo, es posible que la influencia entre ellos esté oculta y todos estén conectados dentro del mismo patrón, siendo sistemas o formando parte de los mismos como subsistemas No es una tecnología en sí, pero es resultante de ella 14

15 Conceptualización de Sistema Conjunto de elementos relacionados entre sí y con el medio ambiente (Bertalanffy) De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad) 15

16 Conceptualización de Sistema Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo Globalismo o totalidad: Un cambio en uno de los procesos del sistema, con probabilidad produce cambios en los otros, el efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Es por ello que existe una relación de causa-efecto 16

17 Conceptualización de Sistema /relación causa - efecto Los cambios y ajustes en un sistema derivan en dos fenómenos que implican mantenimiento del orden y logro del equilibrio Entropía Homeóstasis 17

18 Sistema Total Una organización podrá ser entendida como un sistema, subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El "sistema total" está representado por todos los componentes y relaciones (internas y externas) necesarias para la realización de un objetivo, dado cierto número de restricciones y condiciones 18

19 Premisas de la teoría de sistemas Los sistemas existen sistemas más grandes dentro de Los sistemas básicamente son abiertos Las funciones de un dependen de su estructura sistema 19

20 Tipos de sistemas /entre otros Físicos Abiertos 20

21 Componentes de los sistemas Insumos o entradas Proceso Producto o salida 21

22 Componentes de los sistemas Entrada Insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema Proceso o procesamiento, procesador o transformador (throughput) Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados 22

23 Componentes de los sistemas (cont ) Salida, producto o resultado (output): Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios 23

24 Componentes de los sistemas Retroalimentación, retroacción o retroinformación Es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio 24

25 25 El modelo de sistema abiertos Procesos Imputs Áreas de contacto con el exterior Fuentes de (Adquisición de inputs y condicionantes recursos): Recursos humanos, recursos financieros e información Transformación Administración (Toma de decisiones, planificación, control y estructuración); producción; mantenimiento y adaptación Outputs Áreas de contacto con el exterior (Transacciones de salida): Ventas de outputs, publicidad y relaciones públicas) Entorno Fuente: B.J., Hodge, W.P Anthony, L.M. Gales (2000). Teoría de la Administración. Mexico: Prentice Hall. 5ta. Edición Oportunidades y condicionantes de los outputs

26 Esquema de relaciones / Con el Entorno Marco legal Cliente o usuario Insumos no financieros Gobierno Insumos Proceso Inputs o entradas Transformación Proveedores Costumbres sociales Órganos reguladores Flujo financiero Competidores Tecnología Producto Outputs o salida 26

27 Esquema de relaciones / En lo Interno Capital humano Insumos Inputs o entradas Tecnología Sistema de Valores y Costumbres Proceso Producto Transformación Outputs o salida Estructura y funciones Sistemas orientados al cumplimiento de la misión, legalidad, criterios de gestión y de información 27

28 Visión sistémica organizacional Productos Usuarios Esquema aplicable a una organización, dependencia dentro de ella, programa, proyecto u operación-cgr- 28

29 Aplicación de la Visión sistémica Modelo: Matriz Insumo Proceso-Producto Actividad práctica 1. Reunirse en equipos de 6 personas 2. Seleccione un proceso para aplicar la matriz e identifique: 2.1 Objetivo o misión de la organización donde se inserta el proceso seleccionado 2.2 Objetivo del proceso objeto del análisis sistémico 2.3 Insumos o entradas del proceso / Proveedores 2.4 Proceso (procedimientos, actividades, tareas) 2.5 Producto / Cliente o usuario 2.6 Criterios de calidad del producto 3. Presentación de resultados por equipo y conclusiones generales del docente 29 29

30 Resumen 1. Sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas que comparten objetivos comunes 2. Los sistemas abiertos presentan intercambio con el ambiente como es el caso de las organizaciones, que por medio de este intercambio restauran su propia energía y reparan las perdidas 3. La teoría de sistemas es una consecuencia de la Teoría General de Sistemas, donde se afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser estudiadas de forma aislada 4. Las organizaciones constituyen una clase de sistema sociotécnico, de tipo abierto que busca el logro de objetivos a través de la interacción con el medio ambiente 5. La organización administrativa está formada por partes y éstas interactúan entre sí para alcanzar los objetivos de la entidad 30

31 Noción de Control Conceptualización Tipos Factores de control Métodos, técnicas y prácticas Importancia 31

32 Actividad Práctica

33 Qué se entiende por control? Una vez conocida la visión sistémica de las organizaciones como un todo integrado e interrelacionado, continuamos con el control, como proceso administrativo inmerso en cada actividad dentro de las organizaciones 33

34 34 La palabra Control Acepciones Sentido 1. Como función coercitiva y restrictiva Impedir indeseables conductas 2. Como verificación Corrección 3. Como comparación con algún estándar de referencia Corrección 4. Como función administrativa Elemento dentro de los procesos administrativos

35 Factores de control Cantidad. controla volúmenes Tiempo controla fechas programadas Costo.. indicador de eficiencia administrativa Calidad. especificaciones de los productos o servicios 35

36 36 Factores de control /formas de medirlos Cantidad Tiempo Costo Calidad Presupuestos Estudios de tiempos Presupuestos Evaluación de la actuación Fechas límite Costo por metro cuadrado Pruebas psicológicas Productos terminados Programas Costos estándar Inspecciones visuales Unidades vendidas Tiempo máquina Pronósticos Coeficientes Unidades rechazadas Horas hombre Contabilidad Rendimiento del personal Inventarios de personal Procedimientos Productividad Informes Estimaciones

37 Tipos de control Previo o Preliminar Concurrente o Concomitante Retroalimentación De gestión 37

38 Métodos, técnicas, procedimientos e instrumentos de control Establecimiento de estándares Medición de resultados Corrección Retroalimentación Presupuestos Reportes Informes Auditoría Control estadístico de los procesos 38

39 Importancia del control Establece medidas Es universal Determina y analiza Identifica los sectores responsables de la administración Proporciona información Reduce costos y ahorra tiempo Su aplicación incide directamente en los resultados de la organización 39

40 Resumen 1. Control es el proceso que se emplea para asegurar que los resultados se ajusten a lo programado 2. Se aplica como coerción, verificación, comprobación o como función administrativa 3. Al controlar se consideran factores cuantitativos (cantidad, tiempo y costo) o cualitativos (calidad) 4. Existen diferentes tipos de controles de acuerdo a la oportunidad en que se apliquen, estos pueden ser: previo o preliminar, concomitante o concurrente, de retro alimentación y de gestión 5. El control se enfoca en las unidades de trabajo o áreas de acción 40

41 Resumen (cont ) 6. Las metodologías, técnicas, procedimientos e instrumentos de control más usados son: establecimiento de estándares, indicadores, medición de resultados, corrección, retroalimentación, presupuesto, auditoría, entre otras 7. El control estadístico de los procesos es una herramienta objetiva para la toma de decisiones que facilita el proceso de mejora en las organizaciones 8. La importancia del control radica en que determina y analiza las causas que pueden originar desviaciones para que no se repitan y se puedan aplicar medidas correctivas efectivas 41

42 Noción de Sistema de Control Conceptualización Componentes Mejoramiento continuo 42

43 Interés de la temática El tema trata del control con una visión sistémica, como premisa para entender el concepto de control interno, que se inserta dentro del sistema organizacional, orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales 43

44 Sistema de control Conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado. Estos sistemas fueron relacionados por primera vez en 1948 por Norbert Wiener y se aplican en esencia para los organismos vivos, las máquinas y las organizaciones 44

45 Componentes de un sistema de control Objetivos, planes, estándares. (Características a ser controladas) Captación y medida del desempeño presente (Sensor) Retroalimentación Retroalimentación Acción correctiva (Efector) Comparación de lo presente frente a los estándares Fuente: Strategic Managemen: Implementation and Recycling. P

46 Mejoramiento continuo o autocontrol El modelo gerencial actual busca adoptar esquemas que aseguren el cumplimiento de los objetivos, en términos de calidad, costo y tiempo, orientados al control de gestión, integrando a todos los sistemas Los sistemas de control indistintamente del área que controlen se relacionan entre ellos, y llevan al mejoramiento organizacional y éste al pasar el tiempo se ajusta a las necesidades y supera el mejoramiento tendiendo al autocontrol 46

47 Resumen 1. Los sistemas de control utilizan diferentes medios (métodos, metodologías, procedimientos, técnicas) que constituyen todos los mecanismos creados por una organización para controlar sus operaciones 2. No hay acuerdo entre los diferentes autores de cuáles son las partes que componen un sistema de control; sin embargo, señalan elementos comunes como son: la definición de objetivos, planes y estándares; la determinación y medida del desempeño presente; la comparación de lo presente frente a los estándares; la acción correctiva, todo dentro de un esquema de retroalimentación y el seguimiento 47