LA COMUNICACIÓN VIRTUAL: Una forma eficiente y eficaz de comunicación, control y simplificación de trámites.

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1 LA COMUNICACIÓN VIRTUAL: Una forma eficiente y eficaz de comunicación, control y simplificación de trámites. Pedro Sayago Rojas Director Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Pedrosayago@cccucuta.org.co Simplificación de Trámites: Los antecedentes normativos de la existencia y funciones de la actual Dirección de Ordenamiento Jurídico, encargada de las funciones relacionadas con la simplificación del ordenamiento jurídico se encuentran contenidos en los Decretos 2157 de 1992, 2618 de 2000, 2490 de 2002 y el que rige actualmente el Decreto 200 de Centro de Atención Empresarial: Es un programa dirigido al sector empresarial, a través de los Centros de Atención de Atención Empresarial, CAE's, que tiene como objetivos integrar las empresas del sector informal al desarrollo formal de actividades mercantiles, facilitar la entrada de nuevas empresas, mejorar el acceso a la información sobre trámites y minimizar los pagos, diligencias, requisitos y plazos que deben realizar los empresarios. El proyecto es impulsado a escala nacional por el Banco Interamericano de Desarrollo, BID y las Cámaras de Comercio y Alcaldías de Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Cartagena y Medellín. La implementación del programa demandó una inversión de US $ , de los cuales el BID aportó un crédito no reembolsable de US $ y las Cámaras y Alcaldías US $ La Cámara de Comercio de Cali invertirá la suma de US $ a 30 meses. Este programa nació como una respuesta al alto nivel de informalidad de las empresas establecidas en el país que llega al 50 % del total, problema generado, en buena parte, por la obligación de diligenciar numerosos formularios para su formalización, la ausencia de coordinación y de intercambio de información entre las instituciones públicas y la falta de nivelación tecnológica en sistemas de información.

2 La segunda etapa de este programa se extendió a once ciudades más de Colombia entre las que se encuentra Cúcuta y que la fecha con recursos propios y del Gobierno de la Países Bajos se han invertido $ 91 millones de pesos para los años 2007 y Que es un CAE? Un CAE es un Centro de Atención Empresarial o VENTANILLA ÚNICA, es un servicio concebido por la Cámara de Comercio para la prestación de servicios simplificado de creación y fortalecimiento de empresa. Que comprende un CAE? Comprende obligatoriamente cuatro elementos básicos de atención: 1) Información; 2) Asesoría; 3) Terminales de Autoconsulta y 4) Ventanilla Única. Ventanilla Única: Fase final o tercera de las anteriores en la cual el empresario realiza la transacción en las mismas ventanillas actuales de atención con que cuenta la Cámara de Comercio. OBJETIVOS DE CAE: 1.- CON UN SOLO DOCUMENTO 2.- EN UN MISMO LUGAR 3.- EN BREVE TIEMPO, y, 4,.-CON EL MÍNIMO COSTO CONVENIOS EXISTENTES: 1.- Convenio suscrito con el Hospital Universitario Erasmo Meoz para el pago y recaudación de la Estampilla Pro Hospital. 2.- Convenio en trámite con la Gobernación para el pago y recaudo del Impuesto de Timbre. 2

3 Requerimientos tecnológicos de la Alcaldía Detalle Características Responsable Ppto. Estimado Fecha Inicio Fecha Entrega Servidor Internet Tipo Rack - 2 D.D. 73 GB - 2 GB RAM - Procesador Intel Xeon 4G C.C.C / 08/ / 09/ 2007 Canal dedicado Internet 512 Mínimo o ADSL con IP fija Alcaldía 13/ 08/ / 09/ 2007 Implementar software que enrute al Servidor de I y C mediante WS con su respectiva trazabilidad Alcaldía 13/ 08/ / 09/ 2007 Implementar software de Uso de Suelos Confecámaras C.C.C. 01/ 05/ / 08/ 2007 Implementar Modelo de datos para cargue en el Aplicativo de Uso de Suelos * Alquiler 3 equipos - 3 meses * Convenio Pasantía Estudiantes Ing.Civil o afines * Contratación Líder Implementación Alcaldía $3' C.C.C. $7' / 08/ / 10/ 2007 PC con Internet para actualización US Pentium IV C.C.C / 03/ / 08/

4 Requerimientos tecnológicos de la Cámara de Comercio de Cúcuta Call Center Detalle Características Confecámaras C.C.C. Telefonos IP Cysco 2940 Software Recurso Humano Digiturno Call Center 2 Operadores Sede Ppal 2 Tableros Generales 1 12 tableros individuales (8 Cajas - 4 asesores empresariales) 5 Sede Av. Cero Abogado Asesor Portal 13 terminales virtuales (Software) 5 1 Terminal Virtual - Impresora 2 señalización - General 12 señalizaciones - Individual 1 señalización - Orientador 1 Lantronix - Interface de red 1 Terminal Virtual - Impresora 1 Tablero general 4 Terminales virtuales 1 Señalización - General 3 Señalizaciones - Individual 1 señalización - Orientador 1 Lantronix - Interface de red 3 Tableros Individuales Equipos 13 PCS 6 7 Sede Principal Sede Av. Cero CAPACITACION Uso de Suelos Industria y Comercio Servicio Al Cliente Digiturno Proceso CAE Manejo del Portal 1 Orientador 2 Asesores Empresariales 2 Terminales de Autoconsulta 2 Informadores Call Center 1 abogado contacto portal 1 Orientador 1 Asesor Empresarial 2 Ventanillas únicas 1 Terminal de Auto consulta Alcaldía Alcaldía Universidad Sergio Arboleda CIEL Universidad Sergio Arboleda Universidad Sergio Arboleda 4

5 PROPUESTA SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES (VENTANILLA ÚNICA PARALELO PROCEDIMIENTO ACTUAL CON VENTANILLA ÚNICA REFERENTE A INVERSIÓN Nº Actividad Requisitos/Gastos/Pagos Inversión (Actual) Inversión (Propuesta) Industria y Comercio 1 Presentar en la ventanilla los documentos correspondientes. 1. Fotocopia del registro de la Cámara de Comercio. 2. Fotocopia de la Cédula del representante legal. $ 500 $ Transporte $ Cancela en los bancos habilitados para el pago. 1. Régimen Común 2. Régimen simplificado $ $ Recibe y continúa con el trámite. Transporte $ Total 1. Régimen Común 2. Régimen simplificado $ $ $ - $ - TOTAL INVERSION DE CONSTITUCIÓN RÉGIMEN COMÚN $ $ RÉGIMEN SIMPLIFICADO $ $

6 Sistema de Producción Documental: Según el Programa de Gestión de la Calidad ISO 9000 para el CINDOCCC, se estableció una serie de formatos que miden la calidad de la presentación en los memorandos, circulares, cartas, etc., esto con el fin de mejorar la imagen corporativa. De acuerdo al control de calidad que se realiza en el CINDOCCC, se analizó que aun no hay unidad de criterios para la elaboración de correspondencia, por esta razón se organizó el siguiente Taller para cumplir con el objetivo del PGC ISO 9000 Qué es un programa de Gestión Documental Proceso archivístico sistemático encaminado al Desde su origen hasta su destino final Con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. Eficiente, eficaz y efectivo manejo y Organización de la documentación producida y recibida por la Cámara 6

7 ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL NORMALIZAR Producción o Recepción DISPOSICI ÓN FINAL Preservación Temporal Trámite Protección Distribución Eliminació n Conservac ión Permanent Consulta Retención Almacenamiento Recuperación Por qué el Programa de Gestión Documental Ley 594 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS CAMARAS DE COMERCIO COMITÉ DE ARCHIVO 7

8 Comunicación escrita interna Los memoran solo los firma el Director Ejecutivo y Directores de DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECTORA CENTRO CONCILIACION memorando DIRECTOR REGISTROS PÚBLICOS memorando DIRECTOR EJECUTIVO Hacia Los demás funcionario s DIRECTOR COMUNICACIONES DIRECTOR PROMOCION Y DESARROLLO Comunicado Interno Numeración consecutiva independiente COORDINADORAS DE CALIDAD DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECTORA CENTRO CONCILIACION ASISTENTES Comunicado Interno DIRECTOR REGISTROS PÚBLICOS Comunicado Interno CONTADORA JEFES DE ÁREA DIRECTOR COMUNICACIONES DIRECTOR PROMOCION Y DESARROLLO Hacia y desde los demás funcionarios 8

9 Comunicaciones Externas De la Cámara de Comercio de Cúcuta Personas Naturales Entidades Públicas Empresas Privadas Proveedores Firmas autorizadas en las cartas comerciales y circulares externas 10 - Presidente 100 Director Ejecutivo 200 Directora Administrativ a y Financiera 300 Director Registros Públicos 400 Director Promoción y Desarrollo 500 Dirección Comunicación 330 Directora Conciliación y Arbitraje 311 Asistente Registro ESAL 312 Abogada Aux. Embargos 410 Jefe Unidad de Afiliados Conciliadores Árbitros 9

10 Sistema de Gestión Documental MERCURIO: OBJETIVO GENERAL El proyecto Gestión Electrónica Documental consiste en la automatización de los procesos corporativos soportados en gestión de documentos e información; entregando beneficios de trámite y consulta eficiente, y manteniendo la seguridad e integridad de los documentos que ingresan, circulan y salen de la CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA. BENEFICIOS ESPERADOS REDUCCION DE COSTOS / AÑO (Millones de pesos) Demandas, sanciones y multas Personal de Archivo documental Mensajería interna, local y nacional Suministros e insumos para impresoras, copiadoras y faxes Optimización de procesos soportados en gestión documental Reducción del espacio físico destinado a Archivo MEJORAMIENTO ATENCION A CLIENTES Respuesta a clientes en los tiempos establecidos por Ley Consulta simultánea y en línea de los documentos por los Usuarios, sin importar su cantidad y ubicación física Reducción de tiempos de espera INCREMENTO DE LOS NIVELES DE CONTROL Monitoreo en línea de las actividades realizadas por el personal Control centralizado y en línea de la documentación Métricas de desempeño Informes de Gestión ALTO NIVEL DE SEGURIDAD Accesos restringidos por dependencia, tipo de expediente y subcarpeta Documentos encriptados Protección de documentos Firmas electrónicas y digitales AHORROS ECONOMICOS EN PAPELERIA Ejecución Presupuesto 2007 $ Ejecución Presupuesto 2008 $ Ahorro $

11 COMO RADICAR UN DOCUMENTO INTERNO POR WORKFLOW En la Cámara de Comercio de Cúcuta existen las siguientes rutas de trabajo (workflow) implementadas en el Sistema de Gestión Documental MERCURIO 1. CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS DE MAYOR Y MENOR CUANTIA 2. EJECUCIÓN PAGOS A PROVEEDORES 3. SOLICITUD DE TIQUETES 4. SOLICITUD DE GASTOS DE VIAJE 5. SOLICITUD COMPRA POR CAJA MENOR 6. REPRESENTACION INSTITUCIONAL La plantilla o formato establecido por el Sistema de Gestión de Calidad ISO9000 en el proceso de Contratación es la SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO PRIMER PASO: RADICAR LA SOLICITUD DE PEDIDO INTERNA INGRESE EL USUARIO Y LA CLAVE / UNA VEZ EN LA PÁGINA PRINCIPAL SELECCIONE /MENU PRINCIPAL / RADICACIÓN / DOCUMENTO INTERNO Diligenciar la Ficha de Radicación Documento Interno: Cuando este diligenciando la ficha tenga en cuenta lo siguiente 11

12 Seleccione la plantilla indicada En el campo enviado por seleccione el nombre del Director Ejecutivo En el campo de asunto seleccione alguno de los siguientes códigos de asunto. el sistema automáticamente diligencia el resto de campos. CÓDIGO ASUNTO PLANTILLA OBSERVACIÓN 006 AUXILIO PARA FUNCIONARIOS COMUNICADO INTERNO Se utiliza para tramitar Auxilio educativo para funcionario o hijos de funcionarios, Auxilio 088 PAGOS A PROVEEDORES 160 SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACIÓN 150 SOLICITUD DE COMPRA DE TIQUETES AEREOS / TERRESTRES 152 SOLICITUD DE GASTOS DE VIAJES 208 COMPRA POR CAJA MENOR 267 REEMBOLSO DE CAJA MENOR SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO SOLICITUD Y LEGALIZACION DE GASTOS DE VIAJE SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO COMUNICADO INTERNO funerario, Auxilio de lentes. Esta ruta se inicia en la ventanilla de recepción de correspondencia del CINDOCCC cuando se reciben facturas o Cuentas de Cobro. Se utiliza para tramitar absolutamente todas las compras o contrataciones de algún bien o servicio de mayor o menor cuantía en la Cámara de Comercio de Cúcuta Se utiliza para tramitar la compra de tiquetes aéreos o terrestres. Se utiliza para solicitar gastos de viaje. Se utiliza para solicitar compra o gasto menor de $ (CAJA MENOR) Lo utilizan los funcionarios que manejen la caja menor. En el campo de Referencia: indique resumidamente que esta solicitando, este dato sirve para una posterior consulta. En el campo de Observaciones, anexos y folios es opcional. Verifique la información digitada y GUARDE. SEGÚN PASO: ELABORAR LA SOLICITUD DE PEDIDO INTERNA MENU / PRINCIPALES / Crear/indexar imagen Algunos campos del formato ya vienen diligenciados, complete el formato con toda la información solicitada. Por ejemplo: 12

13 El campo de los Códigos de programa, centro de costos y rubro, siempre deben ir diligenciados, debe averiguarlos con la secretaria de cada departamento, profesional coordinador del programa o profesional de presupuesto. En el campo Detalle, especifique exactamente que bien o servicio necesita, Ej. Características, color, tamaño, cantidad, referencia, marca, cantidad. En el precio aproximado, averiguar con la sección de compras en el listado maestro de precios el valor de los artículos, solicitar una cotización al proveedor y generar una respuesta solicitando el pedido interno. En el campo Justificación: redacte el porque solicita el bien o servicio. En el campo observaciones: indique el nombre y NIT proveedor. Si es un proveedor nuevo anexe el RUT Por seguridad informática usted debe guardar el documento (en este caso la solicitud de pedido interna) en un directorio de su PC, el sistema nombra el archivo automáticamente con el número de radicado. El sistema le solicita actualizar los cambios en el servidor; pique en examinar busque la ruta del directorio en el PC y actualice. NOTA: tenga en cuenta: cada vez que usted le haga algún cambio al documento (en este caso la solicitud de pedido interna) actualice los cambios en el servidor. TECER PASO: DAR GESTIÓN A LA SOLICITUD DE PEDIDO INTERNA MENU / GESTIÓN Primero envíe una copia al Director del Departamento al cual usted pertenece para el visto bueno ( Menú/Gestión/Copias/Usuarios Mercurio/ busque por el código de usuario o nombre/ seleccione/ aceptar Segundo, cuando el Director de Departamento de el visto bueno por medio de un comentario, envíe una copia al Director Ejecutivo (Menú/ Gestión/Copias/ Usuarios Mercurio/ busque por el código de usuario o nombre/ seleccione/ aceptar. Debe esperar hasta que el Director Ejecutivo firme para iniciar el proceso de compra o contratación, o sea iniciar el workflow Ruta de Compra o Contratación. Tercero, ya firmada la Solicitud de Pedido Interna por el Director Ejecutivo inicie la Ruta. (Menú/Gestión/Enviar a Destino/ workflow). Este paso mucha de las veces se olvida y por este pequeño detalle nunca les llegara el pedido solicitado. 13