PLAN DE USO Y APROPIACION DE HERRAMIENTAS DE INTERACCIÓN ENTRE LA ALCALDIA DE GIRARDOT CUNDINAMARCA Y SUS CIUDADANOS

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1 ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT PLAN DE USO Y APROPIACION DE HERRAMIENTAS DE INTERACCIÓN ENTRE LA ALCALDIA DE GIRARDOT CUNDINAMARCA Y SUS CIUDADANOS Presentación: Las herramientas de interacción son mecanismos que permitirán que la comunidad, por medio, de la página web, encuentren herramientas que le permitan interactuar con la administración municipal de manera más fluida. Para ello se disponen de diversos mecanismos como foros, chats, buzón de contacto, PQRs, seguimiento a solicitudes, esquema de búsqueda, suscripción a servicios de información al correo electrónico RSS- encuestas de opinión. De esta manera, las herramientas de interacción son espacios virtuales donde las personas se relacionan abiertamente, como lo harían en el mundo real que al soportarse en la tecnología, reducen muchas de las barreras presentes en los intercambios presenciales, como lo son el espacio, el tiempo, el dinero, la relevancia, entre otros. Objetivo General: Reconocer los momentos críticos en el momento de interrelacionar entre la Alcaldía con los ciudadanos para difundir las estrategias de uso de las herramientas de interacción en la web que den soporte a ese espacio participativo de la administración pública y que brinden información sobre la forma óptima de brindarle un servicio a ciudadanos y empresas y el mismo Estado. Girardot Tiene con qué! Cara. 11 Calle 17 Esquina Palacio Municipal 4to piso, Teléfono Ext.404 fax , Código Postal

2 ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT Objetivos Específicos: 1. Generar un nivel significativo de apropiación en la entidad territorial, en el uso de las herramientas de interacción web para soportar y obtener información alrededor de eventos relevantes para el ciclo de la gestión pública territorial. 2. Definir un plan a mediano y largo plazo de uso de las herramientas de interacción asociado a eventos importantes del ciclo de la gestión pública territorial. Adopción de Mecanismos de interacción web El municipio se permite adoptar los siguientes mecanismos de interacción con sus ciudadanos, con el fin de incentivar la participación ciudadana a través de las tecnologías de información y comunicación TIC. HERRAMIENTA FOROS CORREO ELECTRONICO - SISTEMA DE P.Q.R. CHAT DEFINICION Son espacios de discusión en internet, donde los usuarios intercambian comentarios sobre temas específicos. Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir Peticiones, Quejas, Reclamos escrito y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. El chat, también conocido como cibercharla, designa una comunicación escrita realizada de manera instantánea mediante el uso de un programa y a través dei internet entre dos o más personas ya sea de manera pública a través de los llamados chats públicos (mediante los cuales cualquier usuario puede tener acceso a la conversación) o privada, en los que se comunican 2 personas y actualmente ya es posible que se comuniquen más de dos personas a la vez. Girardot Tiene con qué! Cara. 11 Calle 17 Esquina Palacio Municipal 4to piso, Teléfono Ext.404 fax , Código Postal

3 ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT MEDIOS SOCIALES: TWITTER FACEBOOK YOU TUBE Las redes sociales son estructuras sociales compuestas de grupos de personas, las cuales están conectadas por uno o varios tipos de relaciones, tales como amistad, parentesco, intereses comunes o que comparten conocimientos. Puede haber muchos tipos de lazos entre los nodos. La investigación multidisciplinar ha mostrado que las redes sociales operan en muchos niveles, desde las relaciones de parentesco hasta las Relaciones de organizaciones a nivel estatal (se habla en este caso de Redes políticas), desempeñando un papel crítico en la determinación de la agenda política y el grado en el cual los individuos o las organizaciones alcanzan sus objetivos o reciben influencias. Girardot Tiene con qué! Cara. 11 Calle 17 Esquina Palacio Municipal 4to piso, Teléfono Ext.404 fax , Código Postal

4 ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT Así mismo la administración y sus funcionarios por medio de este documento se comprometen con las siguientes responsabilidades en el uso de los mecanismos de interacción: Ofrecer un buen servicio a los usuarios Brindar información precisa, oportuna y veraz. Utilizar un lenguaje sencillo, claro y respetuoso. Definir y explicar las reglas de funcionamiento de los diferentes mecanismos de interacción a los usuarios. Respetar las reglas de funcionamiento (Por ejemplo, que el tiempo de respuesta a una solicitud sea rápido, en el tiempo determinado y la respuesta clara, de modo que el usuario sepa qué tiene que hacer a continuación). Documentar los ejercicios de interacción que se adelanten, de manera que se constituyan en un insumo de retroalimentación para la administración. Tener en cuenta los aportes y observaciones realizados por la ciudadanía y que se materialicen de diversas maneras (por ejemplo, si son aportes al Plan de Desarrollo, que se incluyan dentro del documento; si son observaciones para mejorar el sitio Web, que se acojan,etc.) Girardot Tiene con qué! Cara. 11 Calle 17 Esquina Palacio Municipal 4to piso, Teléfono Ext.404 fax , Código Postal

5 1. Identificación de momentos coyunturales esenciales en la interacción con los ciudadanos. Con base a lo planteado en la reunión de los integrantes del comité Gobierno En Línea, y según el acta No. 005, el comité Gobierno en Línea identifica los siguientes momentos como claves en la interacción Administration Pública Ciudadanía: Momento Periodicidad Participantes Observaciones al Momento Cada cuanto, o Observaciones y/o Detalles del Nombre del Momento Quiénes Participan? cuando Ocurre? momento Rendición de Cuentas Anual Administración Municipal, Empresarios, comerciantes y ciudadanía en General Foros Educativos Cada 6 meses aproximadamente Administración Municipal Comunidad Educativa del Municipio (Docentes, padres e hijos) Se reúne a toda la comunidad en el coliseo Martha catalina Daniel, se hacen actos culturales y por Dependencias hacen la presentación de los avances de planes, proyectos y programas correspondientes La Convocatoria se hace mancomunadamente con las directivas de la Institución Educativa por medio de los estudiantes. En el foro se trata la temática fijada para ese día igualmente la problemática o inquietudes tanto de los estudiantes como de los padres de familia. 4

6 Entrega de Boletines Educativos Cada 3 meses Comunidad Educativa (Docentes, padres e hijos) Administración Municipal la Convocatoria la realiza las directivas de la Institución Educativa, allí participan funcionarios de la Administración Municipal y la comunidad Educativa Eventos Culturales Trimestral Comunidad en General de todas la edades La convocatoria se realiza a través del Coordinador de Cultura y juventudes y otras dependencias, estos eventos se publican en la página Web del Municipio. 5

7 2. Definición de actividades de uso de herramientas de interacción en cada uno de los momentos identificados Evento Fecha de ocurrencia Herramientas de interacción a implementar Público objetivo a atender Resultados quese esperan obtener Medios de Difusión Con ocurrencia anual Actividades Culturales Anualmente (1 de Mayo, 20 de Julio, 7 de Agosto, 9 octubre, 2 de Diciembre) Redes Sociales chat Comunidad general en Integración y participación de la población tanto del área urbana como rural, junto con la Administración Municipal. Perifoneo, Volantes, Evento en la Página Web. 6

8 Juegos Campesinos Interveredales Fiesta del Campesinos Anualmente mes de Septiembre de Anual mes de Julio Redes Sociales chat Redes Sociales chat comunidad General Comunidad General en en Integración y participación de la población tanto del área urbana como rural, junto con la Administración Municipal. Integración y participación de la población tanto del área urbana como rural, junto con la Administración Municipal. Perifoneo, Volantes, Evento en la página Web. Perifoneo, Notas escritas - Volantes, Evento en la página Web. Liquidación Impuesto Industria comercio del de y Anual Mes de Enero Chat Comerciantes de todo el Municipio Informar sobre la fecha límite para efectuar el pago del impuesto Perifoneo, Volantes - Notas escritas Página Web. Liquidación de Impuesto Predial Anual mes de Enero Chat Propietarios de bienes inmuebles Informar sobre la fecha para efectuar el pago del Impuesto, así mismo descuentos por el oportuno pago Perifoneo Notas escritas - Volantes - Página Web. 7

9 Ferias y fiestas del Municipio partir de julio a Diciembre. Comerciantes, líderes comunales Actividades a desarrollar durante los días del evento. Participación de quienes participan dando sus opiniones y preferencias para su organización. Con ocurrencia cada dos años o más Formulación del Plan de Desarrollo Cada 4 Años, en el primer trimestre de inicio de Administración Chat Empresarios, comerciantes ciudadanía General y en Participación masiva de toda la comunidad Perifoneo, Notas escritas - Volantes 8

10 Elección de los Presidentes de las Juntas de Acción Comunal de cada Vereda del Municipio Cada 4 años primer trimestre del inicio de la Administración Chat Comunidad urbana y rural Elegir la Junta de Acción Comunal de los barrios y veredas del municipio. Perifoneo, Notas Escritas - volantes 9

11 3. Registro de experiencias. Con el fin de sistematizar y retroalimentar las experiencias del uso de las herramientas de interacción se acoge el siguiente esquema de registro de las actividades mencionadas en cada uno de los momentos identificados: Evaluador Momento: Fecha: Lugar Hora: Participantes: Criteri ooooo Impresiones Positivas: Detalle N de personas que participaron 1500 aprox. Elección y Posesión de alcalde de Girardot 01 de Enero de 2012 Iglesia la Catedral H: 09:00 a.m. Comunidad de todas los B a r r i o s Administración Municipal Hay liderazgo por parte del alcalde, confianza entre la Administración y su comunidad Aspectos por Mejorar: Conclusiones: Recomendaciones: Evidencias Gráficas (Fotos, pantallazos, folletos, etc.): Calle 17 Carrera 11 Esquina Piso 4to - Telefax ext. 306 / mediosonline@girardot-cundinamarca.gov.co CHIVOR ES POSIBLE 9

12 Criterio Detalle Evaluador Momento: Fecha: Lugar Hora: Participantes: Impresiones Positivas: Aspectos por Mejorar: Conclusiones: Recomendaciones: N de personas que participaron 400 aprox. Inauguración Punto Vive Digital FASE 0 IE POLICARPA Octubre 2013 IE POLICARPA SALAVARRIETA H: 11:00 a.m. Comunidad del barrio Kennedy, estudiantes, medios de comunicación Administración Municipal Participación activa de la comunidad, satisfacción de la comunidad con respecto a la funcionalidad, capacitaciones, servicios. Coordinar mejor los horarios de la inauguraciones Vincular más a la comunidad en estas reuniones Evidencias Gráficas (Fotos, pantallazos, folletos, etc.): Calle 17 Carrera 11 Esquina Piso 4to - Telefax ext. 306 / mediosonline@girardot-cundinamarca.gov.co CHIVOR ES POSIBLE 10