Comité Asesor Gubernamental

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1 Comité Asesor Gubernamental Reglas del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC 23 de junio de 2015 Antecedentes Se han previsto en el presupuesto de la ICANN fondos para viajes a cada una de las reuniones de la ICANN para treinta (30) miembros del GAC oriundos de países en desarrollo, pequeños Estados insulares en desarrollo (PEID) y países menos adelantados (PMA). Se prevén cinco (5) lugares adicionales para organizaciones preaprobadas, actualmente incluidas la Comisión de la Unión Africana, la Unión de Telecomunicaciones del Caribe y la Nueva Alianza para el Desarrollo de África (NEPAD). Los países elegibles se toman de una lista basada en la clasificación del Banco Mundial de economías de ingresos bajos, medios- bajos y medios- altos, además de la clasificación de las Naciones Unidas de pequeños Estados insulares en desarrollo (PEID) y países menos adelantados (PMA) que se basa en criterios que van más allá de la evaluación económica del Banco Mundial. Si hubiera más solicitudes que lugares disponibles, se les dará prioridad a los miembros del GAC oriundos de PEID, PMA y países de ingresos bajos. Para ser una organización preaprobada, ésta debe estar dedicada a los intereses de los PEID/PMA, no debe contar con miembros de la OCDE y debe estar radicada o tener su sede central en un PEID/PMA. El apoyo financiero para viajes que se ofrece a los miembros del GAC incluye el costo de los pasajes aéreos (clase económica), el alojamiento durante los días que dure la reunión de la ICANN, incluidas las reuniones del GAC convocadas fuera de las fechas establecidas para la reunión, y un monto de viáticos establecido para cada ciudad correspondiente a los días de estadía efectiva. Todos los preparativos de viaje, incluido el seguro de viaje si fuese necesario, se realizan a través del Equipo de la Unidad Constitutiva de Viajes (CTT) de la ICANN; sin embargo, la elaboración de las pautas y el proceso de selección serán definidos por el GAC. Nótese que es responsabilidad del miembro del GAC obtener las visas necesarias (para el país de destino o los países de tránsito) antes de que el CTT de la ICANN compre los pasajes en su nombre; no obstante, podrá brindarse el itinerario para ayudar al miembro del GAC a completar su solicitud de visa. Pautas del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC A. Comité de Selección del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC El Comité de Selección del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC está integrado por un Presidente y todos los Vicepresidentes (hasta cinco) del GAC, y cuenta con el respaldo de la Secretaría del GAC y del personal de apoyo al GAC.

2 En el caso de que un vicepresidente también solicite apoyo financiero para viajar, éste no participará en el proceso de selección. Si todos los vicepresidentes o todos menos uno solicitan apoyo financiero para viajar, el Presidente del GAC incluirá en el Comité de Selección a otros representantes de los miembros del GAC, según corresponda. El Comité de Selección del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC tiene la responsabilidad de, antes de cada reunión, convocar a la presentación de manifestaciones de interés (EOI) por parte de los miembros del GAC para recibir apoyo financiero para viajar. El Comité de Selección evaluará las EOI sobre la base de los criterios de elegibilidad y selección establecidos, y hará la selección. El Comité de Selección tiene la responsabilidad de notificar a los candidatos seleccionados y al CTT cuáles son los miembros del GAC que recibirán apoyo financiero para cada reunión de la ICANN. B. Criterios de elegibilidad y selección 1) Sólo aquellos miembros del GAC que pertenezcan a alguna de las categorías de la clasificación del Banco Mundial de economías de ingresos bajos, medios- bajos y medios- altos, además de la clasificación de las Naciones Unidas de pequeños Estados insulares en desarrollo (PEID) y países menos adelantados (PMA), son elegibles para recibir apoyo financiero para tres reuniones consecutivas como máximo. Si hubiera más solicitudes que lugares disponibles, se les dará prioridad a los miembros del GAC oriundos de PEID, PMA y países de ingresos bajos. 2) El beneficiario debe ser un representante autorizado de su país ante el GAC según lo previsto en este enlace. 3) El Programa sólo brinda apoyo financiero a un miembro del GAC de cada país por reunión. 4) Este Programa normalmente está disponible para los miembros del GAC, pero las solicitudes de miembros no pertenecientes a dicho comité pueden ser consideradas caso por caso, teniendo en cuenta otras fuentes de financiación de la ICANN. 5) Podrá darse consideración prioritaria a un determinado postulante según la sede de la reunión del GAC a fin de incrementar la participación de una región en particular. 6) Podrá darse consideración prioritaria a los postulantes que tengan un cargo electo en el GAC o que hayan sido designados para dirigir el trabajo del GAC sobre un tema en particular. 7) Los miembros del GAC pueden solicitar apoyo financiero parcial (por ejemplo, pasajes aéreos solamente, hotel solamente u hotel y viáticos solamente). C. Proceso de selección El Comité de Selección tiene la responsabilidad de seleccionar a los candidatos de acuerdo con los criterios de elegibilidad y selección establecidos. El Comité de Selección informará a los miembros del GAC quiénes fueron seleccionados para recibir apoyo financiero. El Comité de Selección también comunicará al CTT de la ICANN los nombres de los miembros del GAC seleccionados para recibir apoyo financiero así como también sus datos de contacto. A los efectos de contribuir a la planificación del GAC, se recomienda que la selección de candidatos que califican para recibir apoyo financiero para viajar se realice al menos ocho (8) semanas antes de la reunión programada.

3 El CTT de la ICANN también tendrá la responsabilidad de contactar a los candidatos del GAC seleccionados y de facilitar los preparativos de viaje necesarios. D. Términos y condiciones Los siguientes términos y condiciones constituyen las reglas vigentes desarrolladas para el Programa de Becas de la ICANN a fin de cumplir con los requerimientos de dicha organización en materia de responsabilidad y transparencia, y registros de auditorías. Estos términos y condiciones se aplican al Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC. 1. Transporte a. Todos los pasajes aéreos, independientemente de la duración del viaje, son de clase económica. b. Los viajes serán reservados por la ICANN a través de su agente de viajes. La ICANN no comprará ningún pasaje para el beneficiario del GAC hasta tanto éste tenga en su poder todos los documentos de viaje necesarios, incluidas las visas correspondientes y las visas para pasajeros en tránsito, y haya proporcionado a la ICANN copias en PDF de dicha documentación. Los miembros del GAC deberán solicitar las visas necesarias con bastante antelación a la reunión. c. Los miembros del GAC no tienen permitido organizar su propio itinerario, ni se espera que lo hagan, y tampoco tienen permitido modificar o extender el itinerario definido por el agente de viajes de la ICANN. d. La ICANN no será responsable de ninguna pérdida ni de ningún gasto (incluidos los pasajes aéreos) del postulante por demoras de viaje de éste producto de información inexacta provista por el postulante, demoras en presentar los formularios correspondientes ante las autoridades pertinentes o denegación de visa por parte de las autoridades del país anfitrión o del país de tránsito. 2. Subvención a. Para las reuniones de la ICANN, se pondrá a disposición un monto fijo de viáticos para cada ciudad en dólares estadounidenses (USD). De ser posible, los viáticos se abonarán mediante transferencia a una cuenta bancaria designada por el beneficiario, al menos una semana antes del comienzo de la reunión de la ICANN. Dado que los viáticos se basan en las fechas de arribo y partida más los días de viaje que correspondan, el plan de viaje debe estar definido y los datos bancarios enviados al menos tres semanas antes de la reunión de la ICANN. b. La ICANN sólo cubrirá el costo de una habitación de hotel (incluido el desayuno cuando sea posible) directamente en el hotel socio de la reunión establecido por el agente de viajes de la ICANN. Todos y cada uno de los recargos del hotel (por ejemplo, llamadas telefónicas, servicio a la habitación, lavandería, películas) son responsabilidad del miembro del GAC. El hotel puede solicitar al miembro del GAC una tarjeta de crédito como garantía de pago de estos gastos. Es responsabilidad de quien viaja contar con una tarjeta de crédito o un depósito en efectivo como garantía de pago de dichos gastos. 3. Legislación nacional y local a. Durante el viaje patrocinado por el Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC, es responsabilidad del miembro del GAC cumplir con todas las leyes nacionales y locales de los países a los que viajará (incluidas, entre otras, las relacionadas con inmigración, impuestos, aduana, empleo y control de cambio de moneda extranjera). b. Es responsabilidad del miembro del GAC cumplir con todas las regulaciones (incluidas las relacionadas con la obtención de visas y la aplicación obligatoria de vacunas) de los países visitados.

4 c. La ICANN no es responsable de obtener las visas para los miembros del GAC, pero cubrirá, tras la presentación de los recibos correspondientes, los gastos (tasas para la obtención de visas, envío de pasaportes por correo) efectuados por los miembros del GAC para solicitar y obtener las visas necesarias (incluida la visa para pasajeros en tránsito). Se espera que los miembros del GAC presenten la solicitud de visa con bastante antelación a la reunión. d. A pedido de los interesados, la ICANN proporcionará una carta de invitación vía formulario en la cual se invitará al miembro del GAC a la reunión de la ICANN para la que se le ha otorgado apoyo financiero. e. La ICANN no considerará ningún reclamo presentado por el miembro del GAC o por terceros sobre permisos de trabajo u otros costos relacionados con el cumplimiento de la legislación nacional de ningún país del mundo. f. La ICANN es una corporación de beneficio público sin ánimo de lucro constituida en California, Estados Unidos, y, por lo tanto, debe cumplir con todas las leyes y regulaciones de California y de los Estados Unidos. 4. Documentos de viaje necesarios Cada miembro del GAC debe tener en su poder los siguientes documentos antes de que la ICANN realice las reservas para el viaje (pasajes aéreos y hotel): a. Pasaporte válido. b. Documentos de viaje requeridos por el país de origen del miembro del GAC y por el país anfitrión de la reunión. Es posible que se necesite una visa de entrada. Es muy IMPORTANTE que el miembro del GAC verifique esto con su dependencia consular local. c. Es probable que necesite una visa para pasajeros en tránsito si el vuelo hace escala en alguna ciudad o en algún país. Los miembros del GAC deben verificar lo anterior con su oficina consular local. d. Los miembros del GAC siempre deben llevar consigo un comprobante del seguro médico. El seguro médico NO es suministrado por la ICANN. **El nombre que figure en todos los documentos de viaje del miembro del GAC debe coincidir con el nombre que figure en su pasaporte válido.** 5. Salud y seguridad personales a. La adquisición y el pago de todo tipo de seguro, incluido, entre otros, el seguro de viaje, es exclusiva responsabilidad del miembro del GAC. b. La presentación de reclamos contra una compañía aseguradora (incluidos los costos pertinentes) es responsabilidad del miembro del GAC. c. La ICANN no es responsable ni de la salud ni de la seguridad ni de las pertenencias del miembro del GAC. d. Cada uno de los miembros del GAC es el responsable exclusivo de mantener la integridad de su salud y de su seguridad durante el período que sea miembro de dicho comité. e. La ICANN sugiere firmemente a los miembros del GAC que consulten y cumplan las recomendaciones de las autoridades diplomáticas y consulares de su país de nacionalidad, referentes a las condiciones de viaje y a la seguridad de los viajeros, aplicables a los países que se visitarán en el marco del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC. No es responsabilidad de la ICANN informar ni brindar recomendaciones a los postulantes o a los miembros del GAC sobre las condiciones de viaje o la seguridad de los viajeros. f. En caso de que las autoridades pertinentes recomendaran no viajar a los destinos seleccionados y que el miembro del GAC decidiera no hacerlo, éste deberá informar su decisión de inmediato al administrador del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC. Esta cláusula tiene por objeto limitar, cuando sea posible, el pago de multas y la pérdida de fondos impuestos por los

5 agentes de viajes por cancelaciones. g. Asimismo, la ICANN recomienda firmemente a los miembros del GAC que se asesoren con personal médico cualificado respecto de los posibles riesgos para la salud en las áreas que se visitarán. Como parte de los preparativos para el viaje, los miembros del GAC deben recibir, por su cuenta y cargo, todas las vacunas obligatorias y recomendadas así como también la profilaxis contra la malaria si viajan a una zona donde esta enfermedad es endémica. TENGA EN CUENTA QUE ALGUNAS REGIONES DE TRÁNSITO PUEDEN REQUERIR DETERMINADAS VACUNAS O UN PLAZO DE VACUNACIÓN ESPECÍFICO ANTES DEL VIAJE DEBIDO A SU REGIÓN DE PROCEDENCIA. 6. Otras cláusulas a. Se requiere a los miembros del GAC beneficiados por el Programa de Apoyo Financiero para Viajes que asistan y participen activamente en todas las reuniones del GAC y de la ICANN. b. Se solicitará a los miembros del GAC que completen un formulario de retroalimentación sobre la calidad del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC propiamente dicho y que lo envíen a la ICANN. c. Los miembros del GAC pueden solicitar apoyo financiero parcial (por ejemplo, pasajes aéreos solamente u hotel solamente). En cualquier caso, el postulante deberá indicar todo requerimiento específico durante el proceso de solicitud. 7. Prórroga Si un postulante ha sido aceptado en calidad de miembro del GAC para recibir apoyo financiero para asistir a una reunión de la ICANN en particular y, debido a circunstancias imprevistas atenuantes, no puede asistir a esa reunión, la ICANN podría, si el postulante lo solicitara por escrito, a su exclusivo criterio y teniendo en cuenta todos los factores relevantes, considerar volver a presentar esa solicitud de apoyo financiero a fin de que sea considerada para la próxima reunión de la ICANN. 8. Incumplimiento de los términos y condiciones Si un miembro del GAC incumpliera cualquiera de los términos y condiciones del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC antes detallados y ante la sugerencia o el acuerdo del Comité de Selección del Programa de Apoyo Financiero para Viajes del GAC, la ICANN, ante la sugerencia del Presidente del GAC, se reserva el derecho de determinar el curso de acción apropiado, incluidas, entre otras, las siguientes acciones: (i) dar por finalizado el apoyo financiero antes de la finalización de la reunión; (ii) adelantar la partida del miembro del GAC del Programa y de la reunión de la ICANN; y/o (iii) solicitar al miembro del GAC que cubra los costos de los gastos.

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