126.º período de sesiones. Roma de mayo de Mandato para la realización de un estudio de la gestión de riesgos institucionales (GRI)

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1 Marzo de 2009 S COMITÉ DE FINANZAS 126.º período de sesiones Roma de mayo de 2009 Mandato para la realización de un estudio de la gestión de riesgos institucionales (GRI) RESUMEN EJECUTIVO i) En la medida 3.49 del Plan inmediato de acción (PIA) se pide a la Organización que presente al Comité de Finanzas el mandato para emitir un contrato relativo a la realización de un estudio amplio de la gestión de riesgos institucionales (GRI) y obtenga su conformidad al respecto. El estudio representa la primera fase de un proyecto que comprende dos fases para la aplicación de la GRI a toda la Organización. En este documento se presenta el mandato propuesto para el estudio; en una etapa sucesiva se elaborarán las especificaciones detalladas para el llamado a licitación oficial. ii) El estudio de la GRI evaluará la actual estructura de gestión de riesgos de la Organización a fin de determinar las deficiencias y, sobre la base de la evaluación, elaborar y ensayar un marco adecuado de gestión de riesgos institucionales para la Organización y preparar un plan a fin de aplicar plenamente una GRI para toda la Organización en la segunda fase del proyecto. iii) El éxito en la aplicación de la GRI para la Organización dependerá en gran medida de la disponibilidad de fondos que permitan cubrir plenamente los costos del proyecto. El costo de la fase I (el estudio) se calcula en 1,0 millones de USD, con gastos divididos entre 2009 y El costo de la fase II del proyecto se estima en 1,5 millones de USD, para su terminación en La plena aplicación del proyecto es fundamental para el éxito de la reforma general, ya que la GRI es un componente integral de las iniciativas de reforma emprendidas en el marco del PIA. Medidas que se requieren Se solicita al Comité de Finanzas que examine el mandato para la realización del estudio de GRI y autorice a la Organización a proceder a una licitación para obtener los servicios de una empresa de consultoría de gestión de riesgos que se ocupe de su realización. Contacto: Inspectora General Sra. Amalia Lo Faso Tel.: Para minimizar los efectos de los métodos de trabajo de la FAO en el medio ambiente y contribuir a la neutralidad respecto del clima, se ha publicado un número limitado de ejemplares de este documento. Se ruega a los delegados y observadores que lleven a las reuniones sus copias y que no soliciten otras. La mayor parte de los documentos de reunión de la FAO está disponible en Internet, en el sitio W/K4735/s

2 2 Mejorar el planteamiento de la FAO para la gestión de riesgos Mandato para la GRI INTRODUCCIÓN 1. En el Plan inmediato de acción (PIA) se detallan las medidas que la FAO tiene previsto adoptar en los próximos tres años para aplicar las reformas. La implementación del PIA comprende la aplicación de un marco de gestión de riesgos institucionales (GRI), que tiene por objeto mejorar el enfoque de la FAO respecto de la identificación, priorización, gestión y vigilancia de sus riesgos. El PIA proporciona indicaciones relativas al calendario y a las repercusiones sobre los recursos, en términos de costos y ahorros. 2. En preparación de la aplicación de esta iniciativa, la Oficina del Inspector General de la FAO encargó a una empresa de consultoría en materia de gestión de riesgos la realización de una evaluación de gestión de riesgos institucionales (GRI) para identificar los riesgos de la Organización, determinar las prioridades entre los mismos y evaluar la capacidad de la Organización de ocuparse de la gestión de los riesgos prioritarios. Esta tarea se completará para junio de Servirá como base a partir de la cual emprender la GRI y proporcionará la información necesaria para la preparación de las especificaciones relacionadas con el llamado a licitación. Por consiguiente, el presente mandato se proporciona al Comité con carácter provisional, puesto que quizás tenga que modificarse en función de los resultados de la GRI. 3. En el presente documento se explican los pasos que propone la FAO para aplicar una GRI de toda la Organización. En consecuencia, contiene información sobre los siguientes aspectos del proyecto: alcance, objetivos y productos propuestos; disposiciones para la gestión del proyecto; costos y calendario previstos; probables riesgos y factores críticos de éxito que podrían afectar a su realización satisfactoria. Alcance, objetivos y productos 4. El proyecto de GRI tratará de aportar mejoras cuantificables a las capacidades de gestión de riesgos de la Organización a corto y largo plazo. La GRI proporcionará a la Organización un proceso de gestión de riesgos más estructurado para prever, identificar y gestionar mejor los riesgos que pueden impedirle lograr en forma eficaz y eficiente sus objetivos operativos y satisfacer las expectativas de sus partes interesadas. Se prevé que todo ello se logrará adoptando un enfoque en dos fases: Fase I: se evaluará la actual estructura/marco de gestión de riesgos de la FAO y se determinarán las deficiencias en la estructura; sobre la base de la evaluación, se elaborará y ensayará un marco y estrategia de aplicación de la GRI idóneos para la FAO; y se elaborará un plan de aplicación que se utilizará para aplicar la GRI para toda la Organización en el ámbito de la fase II. El marco de GRI de la FAO debería comprender los objetivos, políticas, procesos, estructura organizativa, presentación de informes y seguimiento, control y disciplina adecuados para mejorar constantemente las capacidades de gestión de riesgos de la Organización; Fase II: plena aplicación de una GRI para toda la Organización utilizando el marco y plan de aplicación elaborados en el ámbito de la fase II. 5. La finalidad de la fase de estudio es establecer las actividades y los beneficios económicos que derivarán del fortalecimiento del enfoque de la FAO respecto de la gestión de riesgos, y elaborar la estrategia necesaria para lograr esos beneficios. Sobre la base de los trabajos que ha emprendido ya la Oficina del Inspector General, esta labor implicará determinar metas y objetivos cuantificables pertinentes de la FAO en su conjunto así como de sus unidades operativas

3 3 de gestión de riesgos, y elaborar un marco revisado de gestión de riesgos, es decir, las políticas, procedimientos, estructuras organizativas y mecanismos de presentación de informes que se estimen necesarios. 6. Los resultados de la fase I (el estudio) proporcionarán la base para elaborar un enfoque revisado de la gestión de riesgos. El elemento fundamental del componente de elaboración de la fase I es utilizar en la mayor medida posible las estructuras y procedimientos ya existentes de la FAO para la gestión de riesgos y, en consecuencia, potenciar al máximo la probabilidad de éxito de todo enfoque revisado de la gestión de riesgos. El componente de elaboración incluirá la experimentación del enfoque propuesto, para confirmar que es viable y obtener un éxito rápido, demostrando que es posible lograr los beneficios. 7. Al concluir la fase I, se preparará un informe que resuma los resultados del estudio, que se presentará al Comité de Finanzas y al Consejo para el verano de El informe debería contener: un resumen de las hipótesis operativas relativas a la elaboración ulterior del enfoque de la FAO de la gestión de riesgos, que incluya los objetivos y beneficios detallados que habrán de lograrse mejorando dicho enfoque de la gestión de riesgos; descripción detallada de un marco adecuado de GRI y del plan de aplicación para toda la Organización; un plan de aplicación de la fase II con plazos y costos precisos, determinando las necesidades de recursos para cualesquiera mecanismos de apoyo, p. ej. tecnología de la información, comunicaciones, programas de capacitación y la dotación de personal de la Organización necesarios para mantener la infraestructura propuesta de gestión de riesgo, y asegurando su adaptación para satisfacer las necesidades cambiantes de la FAO; los productos concretos que se lograrán para el final de la fase de seguimiento (p. ej. registros de riesgos establecidos en los departamentos y las divisiones fundamentales, conjuntos de instrumentos de gestión de riesgos, una terminología acordada de gestión de riesgos, número de personal capacitado en gestión de riesgos, etc.). 8. Tras la aprobación del informe de la fase I por el Comité de Finanzas y el Consejo, se iniciará la fase II. Ésta prevé la introducción gradual de la GRI en toda la Organización conforme al plan de aplicación elaborado en la fase I. 9. La fase II se concluirá con la presentación de un informe al Comité de Finanzas en 2011, en el que se resumirá el trabajo realizado, las enseñanzas aprendidas y las recomendaciones sobre los trabajos que deberá emprender la FAO para mantener y mejorar su enfoque de la gestión de riesgos en el futuro. Disposiciones para la gestión del proyecto 10. La dirección tanto de la fase I como de la fase II del proyecto se encomendarán a una empresa de consultores con experiencia en la aplicación de disciplinas de gestión de riesgos en el sector público internacional. Los consultores trabajarán en colaboración con la FAO. A tal fin, la FAO pondrá a disposición de los consultores, a tiempo completo, dos funcionarios expertos, para prestarles asistencia durante la fase I, que será decisiva para la realización satisfactoria del contrato. Dada su mayor familiaridad con los conceptos de gestión de riesgos, la Oficina del Inspector General participará en medida considerable en el proyecto durante la fase I, pero tratará de desvincularse de forma que para el comienzo de la fase II puedan sustituirle las direcciones técnicas. 11. La gestión de riesgos es una disciplina que se aplica a todas las actividades. En consecuencia, para asegurar la coordinación con otras iniciativas emprendidas en el marco del PIA, en particular, el examen exhaustivo y la gestión basada en los resultados, el proyecto de gestión de riesgos será supervisado por un comité directivo, en el ámbito del actual marco de aplicación del PIA.

4 4 Costos y calendario 12. Las fechas fundamentales y los costos estimados del proyecto de gestión de riesgos se indican en el cuadro que figura a continuación, relativo a los compromisos para la gestión de riesgos en el marco del PIA. Fase del PIA Compromiso del PIA Plazo Costo en USD 3.49 Acuerdo del Comité de Finanzas sobre el mandato para la realización de un estudio amplio de la gestión de riesgos institucionales (fase 1) 3.50 Adjudicación del contrato externo para el estudio (fase I) 3.51 Examen del informe final por la Administración, el Consejo y el Comité de Finanzas 3.52 Preparación del plan de acción para el seguimiento (fase I) 3.53 Examen por el Consejo y el Comité de Finanzas del Plan de acción para el seguimiento Aplicación del Plan de acción para el seguimiento Mayo de 2009 Junio de 2009 Septiembre de Diciembre de millón 1,5 millones Riesgos para la realización satisfactoria del proyecto de mejoramiento de la gestión de riesgos de la FAO 13. En el curso de la preparación del mandato para el proyecto de mejoramiento de la gestión de riesgos, la Oficina del Inspector General emprendió una investigación de las publicaciones sobre el tema y entrevistó a una amplia variedad de profesionales de gestión de riesgos de los sectores público y privado internacionales y nacionales. El enfoque propuesto incorpora, en consecuencia, su asesoramiento y las enseñanzas que han aprendido. 14. No obstante, la investigación determinó cinco riesgos comunes para la aplicación satisfactoria de un programa de mejoramiento de la gestión de los riesgos: la mala gobernanza y la falta del pleno apoyo de la dirección superior; la falta de objetivos y beneficios claramente articulados; expectativas demasiado ambiciosas; falta de integración con la formulación de estrategias y la gestión del rendimiento; y la insuficiencia de recursos. Los desafíos a los que se enfrentará la FAO, determinados en el informe de la EEI (p. ej. las deficiencias en el establecimiento de de los objetivos y las prioridades, las asignaciones presupuestarias, el marco de rendición de cuentas y las comunicaciones horizontales y verticales), junto con las exigencias en materia del tiempo de la Administración derivadas de la respuesta al informe de la EEI, aumentan la probabilidad de que se materialicen en cierta medida estos riesgos en el proyecto de mejora de la gestión de riesgos. 15. Con respecto a los riesgos relacionados con la financiación, las necesidades de recursos financieros para el proyecto se determinaron en el PIA. Los recursos para la fase 1 del proyecto deben haberse garantizado antes de la finalización del llamado a licitación, mientras que los destinados a la fase 2 deben quedar razonablemente asegurados durante el segundo semestre de A fin de reducir la vulnerabilidad del proyecto en otros aspectos, se adoptará un triple enfoque: 1) atención a la elaboración de hipótesis operativas, a fin de enfocar con precisión los

5 5 objetivos y asegurar que los beneficios sean realistas y alcanzables; 2) la inclusión, en el grupo directivo, de los responsables de los componentes del PIA relativos al marco estratégico y la gestión basada en los resultados; y 3) la inclusión de una estimación clara de los posibles gastos de funcionamiento para la gestión de riesgos en el informe del estudio al final de la primera fase del proyecto. Este enfoque se basa en la constatación de que la conclusión del proyecto de mejora de la gestión de riesgos en el verano de 2010 representa el comienzo de un proceso continuo de perfeccionamiento y adaptación del enfoque de la FAO a la gestión de riesgos.

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