POS FÍGARO ABRIL 2005 MANUAL DE USUARIO PRONTO Servicio al Cliente Opción 1 Operaciones Opción 2 Soporte Técnico Opción 4

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1 POS FÍGARO MANUAL DE USUARIO ABRIL PRONTO By: Juan M. Cuesta Servicio al Cliente Opción 1 Operaciones Opción 2 Soporte Técnico Opción 4

2 ÍNDICE DE CONTENIDO ÍNDICE DE CONTENIDO... 2 SEGURIDAD...3 A) INSTRUCCIONES GENERALES PARA ENVIO DE DINERO A CÓMO ENVIAR?...4 2A REMITENTE...4 3A CREACIÓN DE REMITENTE...6 4A REGISTROS NUEVOS...6 5A DATOS FINALES DEL ENVÍO...7 6A DINERO A ENVIAR...7 7A DATO INCORRECTO ANTES DE ENVIAR...7 8A ENVÍO ELECTRÓNICO Y BUSCAR ACTUALIZACIONES...8 B) MODIFICAR O CANCELAR TRANSACCIONES B CÓMO CANCELAR?...9 2B SELECCIÓN DE TRANSACCIÓN A MODIFICAR B HOJA DE TRANSACCIÓN B CONSULTA DEL ESTADO DE TRANSACCIONES...11 C) REPORTES C REPORTE DIARIO DE VENTAS C REPORTE DE VARIAS PÁGINAS C REPORTE DE CUENTAS POR PAGAR...16 D) CAMBIOS EN LA BASE DE DATOS D CÓMO CORREGIR REGISTROS EN LA BASE DE DATOS D SELECCIÓN DE REGISTROS D CAMBIOS EN BASE DE DATOS E INACTIVACIÓN...17 E) CONSULTAS E TASA DE CAMBIO E INFORMACIÓN DE CORRESPONSALES E COTIZACIONES E FÁCIL ACCESO A COTIZACIONES E ESTADO DE LA TRANSACCIÓN (STATUS) A BACKUP A USUARIOS A SELECCIÓN DE IMPRESORA A CÓDIGOS DE ESTADO (STATUS) DE LA TRANSACCIÓN...21 FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 2

3 SEGURIDAD En esta pantalla el usuario de la agencia debe proveer la información requerida de NOMBRE DE USUARIO y CONTRASEÑA (Password). Fácil acceso a su programa de envios: 1) Escribir la identificación o nombre del usuario. 2) Presionar la Tecla <Enter> en el teclado (o use el ratón, mouse). 3) Escribir la palabra clave, Password. 4) Presionar <Enter>. MENU PRINCIPAL FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 3

4 A) INSTRUCCIONES GENERALES PARA ENVIO DE DINERO 1A Cómo Enviar? Para empezar a realizar una transacción (Envío), presione <Enter> sobre Entrada de Transacción (Alt + E), luego y a continuación aparecerá esta ventana. 2A Remitente Aquí tiene las siguientes opciones de búsqueda de remitente: 1. POR NOMBRE. Puede digitar el nombre de la persona que va a enviar y seleccionar el nombre de la lista que aparecerá automáticamente. 2. POR APELLIDO. 3. POR CALLE. 4. POR TELÉFONO. Elija las opciones deseadas usando las flechas del teclado El botón <Enter> mueve de casilla a casilla y selecciona El botón <Esc> salida a cualquiera de las ventanas FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 4

5 Nombre y Dirección de Tienda. Crédito disponible. Número del último envío. Fecha y hora última transacción fue hecha. Fecha y hora de la última sincronización. Número de envíos pendientes por transmitir. FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 5

6 3A Creación de Remitente Para crear un nuevo remitente presione <Enter> sobre Nuevo Rem. (Alt + V) 4A Registros Nuevos Llene los espacios en blanco con los datos personales del remitente. Escriba el nombre y presione <Enter>. Haga lo mismo para el apellido, 2do apellido, No., Calle, Apto. Si conoce el código postal, no necesita llenar los datos de Ciudad, Estado y País; al escribir el código postal estos datos serán dados automáticamente. Al terminar presione Salvar, y luego, llene los datos del Beneficiario, presione Salvar. Luego, prosiga con la transacción. FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 6

7 5A Datos Finales del Envío Llene los datos correspondientes del envío. Elija el Tipo de Servicio: domicilio, oficina, banco, depósito o depósito general. 6A Dinero A Enviar Llene los datos de dinero a enviar, y el pago recibido del cliente. Luego, verifique los datos con el cliente y presione Salvar (ALT + S). Presionando <Enter> puede llegar al botón Salvar. Note que no podrá salvar a menos que estén todos los datos, incluyendo el Pago de la transacción. 7A Dato Incorrecto Antes De Enviar Si necesita hacer algún tipo de cambio en los datos personales del remitente o del beneficiario y no ha salvado la transacción, presione Modificar Rem., Alt+F (o Modificar Ben, Alt + M). FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 7

8 Los datos de Depósito a Banco se podrán digitar después de presionar Salvar. Siempre y cuando el tipo de servicio sea Banco o Depósito. Escriba el nombre del banco y número de cuenta. Si no tiene el número de cuenta escriba VENTANILLA. La casilla de Tipo de Cuenta tiene dos opciones: corriente y ahorros. Si no sabe el tipo de cuenta o es servicio de Ventanilla, puede dejarla en blanco, presione Salvar. 8A Envío Electrónico Y Buscar actualizaciones Cuando considere apropiado enviar electrónicamente las ordenes de envío salvadas, presione Sincronizar, en el menú principal de opciones, para enviar las ordenes de envío a su destino. Cada vez que la agencia se comunica con la central por el medio del método anterior, el sistema recoge automáticamente las actualizaciones pendientes para ella en la Oficina Central (nuevas tasas, cambios en países, ciudades, etc.). FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 8

9 B) MODIFICAR O CANCELAR TRANSACCIONES 1B Cómo Cancelar? Para cancelar el envío y/o modificar los datos del envío (nombre o dirección del remitente o beneficiario) en la FACTURA a transmitir (no sincronizada o no enviada), seleccione en el menú principal Modificar/Consulta Transacciones (Alt + T). Aparecerá la ventana aquí mostrada. Tendrá la opción de buscar por el número de la Transacción (señalado en la figura con la flecha) o por el nombre, apellido, calle o teléfono del remitente. o También, tiene la opción de buscar las transacciones por fecha, estado de transmisión de cancelación. FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 9

10 2B Selección De Transacción A Modificar Tendrá la opción de ver los diferentes envíos que ha hecho y los que están pendientes de ser transmitidos (dependiendo de la búsqueda realizada). Selecciónelo presionando <Enter> Seleccione el envío a consultar. 3B Hoja de Transacción En esta pantalla da la opción de: 1. Cancelar el envío, 2. Modificar datos del Remitente o del Beneficiario, 3. Reimprimir la factura, 4. Verificar el estado de la transacción, 5. Re-iniciar búsqueda 6. Verificar el estatus de la transacción. Historial de la transacción. 7. Detalles del Banco para el depósito. 8. Ver transacción anterior o posterior FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 10

11 En la opción de Detalles puede observar el número de cuenta, el banco donde se hará el depósito del dinero. 4B Consulta del Estado de Transacciones Siga los pasos 1B a 3B. Después de desplegada toda la información en la parte inferior dar un clic (#6 en sección 3B) en la opción Estatus. Ahí, usted puede observar el historial de la transacción seleccionada. Al presionar Estatus activa la conexión Figaro al módulo de Servicio al Cliente. Al presionar Yes tendrá la siguiente ventana: FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 11

12 Seleccionar con un clic la opción a utilizar, las cuales pueden ser: a) Si solicita una CANCELACION después de dar un clic en la opción aparecerá una pantalla en la cual debe explicar las razones por las cuales realiza esta solicitud y cuando esté completamente seguro de esto, entonces déle un clic para proceder, Inmediatamente ya esta completamente realizada la solicitud. b) Si se solicita una MODIFICACION, debe de dar un clic en la opción de solicitud de modificación, y colocarse en el campo de la información que se quiere modificar. SOLO SE PERMITE MODIFICAR: Cambio de Beneficiario, Cambio de Número de Teléfono del Beneficiario y, Cambio de dirección del Beneficiario. Proceda a escribir las nuevas informaciones, dé un clic en salvar, luego le saldrá una nueva pantalla donde se le preguntará, usted solicita la modificación de la transaccion X? FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 12

13 Favor de confirmar lo requerido dé un clic en Proceder. La solicitud de modificación está terminada. En el espacio en blanco deberá escribir el motivo de la solicitud de modificación. c) Notas: Para ver los resultados de las solicitudes de CAN/MOD lo pueden hacer a través de la opción de NOTAS, dando un clic sobre ésta donde aparecerá el historial completo del estatus, así como el proceso y/o avance de la solicitud realizada. FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 13

14 OBSERVACIONES (FAVOR LEER DETENIDAMENTE): 1) Una vez realizada su solicitud vía sistema, ya no tendrá que enviar solicitud por escrito, ni llenar ningún formulario. Tampoco necesitará realizar llamada a nuestra oficina principal para confirmar la llegada de su solicitud. 2) Solamente se aceptan modificaciones de: NOMBRE DEL BENEFICIARIO, NUMERO DE TELEFONO DEL BENEFICIARIO, Y DIRECCION DEL BENEFICIARIO. 3) El tiempo de respuesta de las solicitudes dependerá del tiempo de respuesta de los corresponsales, así como del horario de servicio del corresponsal, por lo que recomendamos consulte periódicamente esta opción en el sistema para saber el estatus de su solicitud. 4) En el caso de las solicitudes de CANCELACIONES tienen que esperar por la confirmación y/o aprobación de la misma por parte de nuestra Oficina Principal, para realizar devoluciones de dinero. DEVOLUCIONES DE DINERO NO APROBADAS Y/O CONFIRMADAS POR NUESTRA OFICINA PRINCIPAL SERAN RESPONSABILIDAD EXCLUSIVA DE LA PARTE QUE LA REALIZE SIN ESTA APROBACION. 5) PARA REALIZAR UNA DEVOLUCION DE DINERO DEBEN DE ESPERAR EL NUMERO DE CANCELACION EL CUAL LES AUTORIZA Y A LA VEZ LES CONFIRMA LA APROBACION DE LA CANCELACION DE LA TRANSACCION. Cualquier información adicional que necesite, favor solicitarla a nuestros Departamentos de Servicio al Cliente o Soporte Técnico al FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 14

15 C) REPORTES 1C Reporte Diario de Ventas Para imprimir el reporte de ventas, presione Reportes en la hoja de opciones. Seleccione Daily Sales Report. Para obtener el reporte del día, la Fecha Inicial debe coincidir con la Fecha Final. Seleccione el nombre del usuario y presione Ok. Para obtener un reporte semanal, especifique en Fecha Ini. el día inicial de la semana y en Fecha Fin. el día final de la semana cuyo reporte será impreso. Asegúrese de seleccionar todos los usuarios ( Todas ). Presione OK. 2C Reporte de Varias Páginas Si el reporte tiene más de una página use la barra de mover la ventana. Para mover la ventana FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 15

16 3C Reporte de Cuentas por Pagar Para imprimir el reporte de ventas, presione Cuentas por Pagar en la hoja de opciones. Presione Yes para conectar con el departamento de Cuentas por Cobrar de la Compañia. Puede obtener el reporte de acuerdo a fechas o por número de transacción. Al solicitar el reporte por fechas, elija la fecha inicial y final, luego presione OK. Use la barra de navegación para mover la ventana. FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 16

17 D) CAMBIOS EN LA BASE DE DATOS 1D Cómo Corregir Registros En La Base De Datos Para corregir algún dato personal del remitente o del beneficiario, presione en el menú principal la opción Remitentes/Beneficiarios (Alt + B). Aparecerá esta pantalla. 2D Selección de Registros Busque el nombre del remitente al cual se le modificarán los datos. Aquí tendrá la oportunidad de efectuar cambios de los datos del remitente al presionar Modificar Rem. (Alt + F) También podrá añadir un nuevo remitente o beneficiario. Si la modificación que se desea hacer es del beneficiario, entonces tiene que buscar el remitente de ese beneficiario, y luego presione Buscar Ben. (Alt + B), y podrá seleccionar el beneficiario cuyos datos serán modificados. 3 D Cambios En Base De Datos e Inactivación Presione Modificar y realice los cambios. Luego, presione Salvar, una vez realizados los cambios. Para inactivar un remitente o beneficiario seleccione la ventanilla Estatus y seleccione la opción Inactivo. FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 17

18 1 E Tasa De Cambio En el menú principal, presione Entrar Transacciones (Alt + E). Presione Tasa y luego elija el país y ciudad, e inmediatamente la ventana mostrará las cotizaciones. Presione Salida para volver a la ventana principal. E) CONSULTAS 2 E Información De Corresponsales Para saber detalles de los corresponsales, Presione Entrar Transacciones y luego presione Corresponsal. Elija el País, Ciudad, Corresponsal y Sucursal, e inmediatamente la información será mostrada. Presione Salida al terminar. FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 18

19 3E Cotizaciones Para cotizar una transacción presione Entrar Transacciones y seleccione Cotización. Al terminar la cotización presione Salida o Reiniciar, si desea hacer otra. 4E Fácil acceso a Cotizaciones Otra forma de visualizar la opción anterior es en la hoja de opciones principal. Presionando el icono señalado (Alt + Z). 5E Estado De La Transacción (Status) (Ver tema B, 3B, punto 6) FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 19

20 6A BACKUP Cada vez que presione Salida, para cerrar el programa FIGARO 2.0, aparecerá la ventana de Backup. Esto sirve para almacenar la base de datos en un disco (31/2 Floppy Disk), para ser utilizado en caso de emergencia. En ocasiones, la computadora puede experimentar problemas en el disco duro y las informaciones podrían perderse sin posibilidad de recuperarlas. Esta nueva característica de FIGARO 2.0 previene este problema. Procure realizar BACKUP diariamente, al final del día, preferiblemente. 7A USUARIOS Para agregar usuario o modificar uno existente presione en la hoja principal Usuarios y aparecerá la siguiente ventana. Para añadir un nuevo usuario presione Adicionar, para modificar uno ya existente Editar. Tenga presente esto: 1) NOMBRE DE USUARIO Y CLAVE DEBEN DE ESTAR EN MAYUSCULA 2) ELIJA UN IDIOMA CONVENIENTE 3) HAY DOS NIVELES DE USUARIO: NIVEL 1 (DE ACCESO LIMITADO) Y NIVEL 2 (DE ACCESO COMPLETO) 4) RECUERDE ACTIVAR EL USUARIO AL MARCAR LA CASILLA CORRESPONDIENTE. FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 20

21 8A Selección de Impresora Si sistema comparte más de una impresora utilice esta opción para seleccionar la impresora que utilizará Fígaro Algunas impresoras al ser instaladas cambian la configuración y convierten la impresora en la predeterminada para el uso (default). OPCION NO DISPONIBLE TODAVIA 9A Códigos De Estado (Status) De La Transacción CAN COH COS COC CPO CPS DEL ERR FOL MOD OK PEN SYN TRR TRN = CANCELADO = RETENIDO POR AUDITORIA (LEGAL) = SUSPENDIDO (LEGAL) = CANCELADO POR EL DEPARTAMENTO LEGAL = RETENIDO POR DEPARTAMENTO LEGAL = CANCELADO POR EL PUNTO DE VENTA = ENTREGADO = ERROR EN LA ENTREGA = FOLIO = MODIFICADO = NO TRANSMITIDO A CORRESPONSAL = PENDIENTE POR PAGAR = TRANSMITIDO (SINCRONIZADO) = LISTO PARA TRANSMITIR AL CORRESPONSAL = TRANSMITIDO A CORRESPONSAL FIGARO User s Manual (Spanish) FHD - JMC 21

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