Oficio de Comunicación de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No DR1JA, del 15 de diciembre de 2006.

Transcripción

1 Informe: Examen Especial al Proceso de Emisión y Recaudación de Títulos de Crédito de la Dirección Regional Litoral Sur del Servicio de Rentas Internas. Período: 1 de enero de 2004 al 28 de febrero de Código: AISRI Oficio de Comunicación de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No DR1JA, del 15 de diciembre de RESULTADOS DEL EXAMEN Indicadores de Gestión Al Director Nacional de Desarrollo institucional: 1. Se servirá disponer al responsable de la unidad de Planificación y Control de Gestión de la Dirección Nacional, analice y estudie los índices que la sub unidad de Cobranzas de la Dirección Regional Norte dispone, a fin de seleccionar y sugerir indicadores de gestión que fueren aplicables y convenientes, considerando los recursos y condiciones de la sub unidad de Cobranzas de la Regional Litoral Sur, lo cual permitirá contar con una herramienta de control de gestión que oriente la evaluación de la calidad del proceso de cobro de obligaciones tributarias. Facilidades de pago del Sistema Nacional de Cobranzas 2. Se dignará disponer al usuario responsable del Sistema Nacional de Cobranzas, que en coordinación con los responsables de las sub unidades de Cobranzas a nivel nacional y el Administrador Informático del sistema, analicen la propuesta establecida por la sub unidad de Cobranzas de la Regional Litoral Sur en el Requerimiento de mejoras al módulo de facilidades de pago y otras similares que se presenten. Personal de la sub unidad de Cobranzas A la responsable Nacional de Recursos Humanos: 3. Conjuntamente con el responsable de la unidad Financiera Tributaria analizarán la actual asignación de personal de la sub unidad de Cobranzas de la Regional Litoral Sur con la finalidad de determinar si es procedente y necesario un incremento de personal en la misma; parte del antes citado análisis deberá incluir una comparación con otras sub unidades de Cobranzas de Regionales de similares características. 1 / 5

2 Ubicación Física de la sub unidad de Cobranzas Al responsable Nacional de Adquisiciones y Servicios Generales: 4. En coordinación con el responsable de la unidad Administrativa Financiera de la Regional Litoral Sur analizará e implementará la mejor opción (reubicación, división de áreas mediante paneles modulares u otra) que permita dotar a la sub unidad de Cobrazas de un ambiente apropiado para el desarrollo del trabajo y con seguridades físicas que precautelen la documentación. Archivo de Gestión de la sub unidad de Cobranzas de la Regional Litoral Sur Al responsable Nacional de Adquisiciones y Servicios Generales: 5. Conjuntamente con la Secretaría Regional efectuarán las diligencias necesarias para dotar de un adecuado espacio físico al Archivo Central de la Regional Litoral Sur, a fin de que organice y custodie la documentación transferida de las unidades administrativas de la Regional y desarrolle su gestión bajo los principios de eficiencia y efectividad. Al responsable de la unidad Administrativa Financiera de la Regional Litoral Sur: 6. Implementará las medidas necesarias para mejorar las seguridades físicas de las instalaciones destinadas al archivo de documentos de la sub unidad de Cobranzas de la Regional Litoral Sur, a efectos de mejorar su custodia. Al responsable de la sub unidad de Cobranzas de la Regional Litoral Sur: 7. Una vez que el Archivo Central de la Regional Litoral Sur cuente con el debido espacio físico programará y realizará la entrega de la documentación que ya no sea necesaria para las habituales labores de la unidad a su cargo, optimizando así el espacio físico. Manual de Cobranzas - Intervención de Fedatarios Fiscales en Procesos de Cobro Al responsable Nacional de la unidad de Análisis Organizacional: 8. En coordinación con el responsable de la unidad Financiera Tributaria revisará y actualizará el Manual de Cobranzas, con la finalidad de someterlo posteriormente al proceso definido para análisis y aprobación de manuales o guías referenciales de procedimientos. Al revisar dicho Manual, en la parte relacionada con Fedatarios Fiscales intervendrá el respectivo responsable. 2 / 5

3 Capacitación al Personal de la sub unidad de Cobranzas A la responsable Nacional de Recursos Humanos: 9. Efectuará un análisis de detección de necesidades de capacitación para el personal de las sub unidades de Cobranzas con la finalidad de concretar los cursos de capacitación, para el año 2006 y siguientes, que permitirán optimizar sus habilidades y destrezas, considerando el alto nivel técnico que se requiere para el ejercicio de sus funciones. Control Interno Informático Seguridad de claves de acceso al Sistema Nacional de Cobranzas 10. Continuará y culminará el proceso de configuración de los controles de claves de acceso para todos los usuarios de los aplicativos de la entidad, a fin de cumplir con las seguridades definidas en la política institucional, entre ellas las relacionadas con: Número de días en que se debe presentar un mensaje de alerta que indique que la clave de acceso va a expirar. Longitud de la clave de acceso (mínima y máxima). Validación para que el usuario (login) y clave (password) del usuario no sean iguales. Validación para que una nueva clave no sea igual a la clave expirada. Periodicidad en el cambio de las claves de acceso. Combinación alfanumérica en las claves de acceso. Políticas de bloqueo para intentos fallidos de acceso no autorizados. A la responsable Nacional de la unidad de Recursos Humanos: 11. Conjuntamente con la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico programará e implementará un plan de difusión y control del cumplimiento de la Política de uso de claves, una vez que se haya configurado las restricciones de acceso implementadas en la base de datos para todos los usuarios. Servicio de correo electrónico Interno (outlook) 12. Solicitará al responsable de la unidad de Soporte Informático de la Regional Litoral Sur la configuración de la clave de acceso al servicio de correo electrónico interno para aquellos usuarios que no dispongan de la citada seguridad. 3 / 5

4 Políticas Informáticas institucionales 13. Designará a un funcionario de su dirección para que analice y de ser factible tecnológicamente implemente una política de red que restrinja automáticamente el cambio de papel tapiz y protector de pantalla configurados en los equipos informáticos del personal de la institución. Al responsable Administrativo Financiero de la Regional Litoral Sur: 14. Solicitará a los responsables de las diferentes unidades y sub unidades de su regional vigilen que el personal a su cargo cumpla la Política uso de equipos informáticos, incluyendo las disposiciones de uso de papel tapiz (wall paper) y protector de pantalla (screen saver) institucionales. Asignación de Obligaciones a los usuarios del Sistema Nacional de Cobranzas 15. Conjuntamente con el usuario responsable del Sistema Nacional de Cobranzas y los funcionarios de la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico del área de Control de Calidad, verificarán en la fase de pruebas del aplicativo, que lo solicitado respecto a la asignación de obligaciones sea implementado de acuerdo a las necesidades expuestas en el requerimiento funcional presentado por la unidad de Control Financiero mediante memorando No. NAC-CFIM-COB , del 27 de abril de Opciones de Consulta del Sistema Nacional de Cobranzas 16. Conjuntamente con el usuario responsable del Sistema Nacional de Cobranzas analizará el aplicativo para identificar los aspectos susceptibles de una depuración, incluyendo entre otros aspectos sus: opciones, pantallas, campos y otros que ya no sean utilizados para la gestión de cobro. Se deberá considerar de manera específica los campos Código Notificación y Número Notificación. Una vez realizado lo antes mencionado solicitará a la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico se proceda con la citada depuración como parte del mantenimiento periódico del sistema. 17. Solicitará a la Dirección de Desarrollo Tecnológico que en el Sistema Nacional de Cobranzas, se revise el error producido en el despliegue de determinadas deudas en la opción Control de Deuda / Consulta de Obligaciones - pantalla Saldos de Obligación, de tal manera que los usuarios correspondientes puedan consultar la información adecuadamente. 4 / 5

5 Reportes del Sistema Nacional de Cobranzas 18. Solicitará al usuario responsable del Sistema Nacional de Cobranzas que efectúe un análisis de depuración de reportes del aplicativo, de tal manera que posteriormente se solicite a la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico la eliminación de los reportes innecesarios y la habilitación de aquellos que sí son de utilidad para la gestión de cobranzas. Información Mantenida en Archivos de Excel Al responsable de la sub unidad de Cobranzas de la Regional Litoral Sur: 19. Solicitará al Soporte Técnico Informático de la Regional Litoral Sur que programe y ejecute una obtención periódica de respaldos (backup) de la información más relevante de la gestión de cobranzas que se mantenga en archivos de excel grabados en computadoras de escritorio (desktop) de los respectivos analistas. La información mantenida en archivos de excel por ser poco voluminosa podría ser respaldada en otros medios distintos de las cintas magnéticas, tales como discos compactos (cd`s). La presente recomendación deberá ser cumplida de acuerdo con lo establecido en la Guía Referencial de Respaldos de Información, aprobada el 22 de marzo de / 5